Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse
Contextual image of woman inside working on Surface Pro 7
Leestijd, 7 min.

De coronacrisis houdt je werknemers nu al weken thuis. Gelukkig staan jouw bedrijf en je werknemers allerminst stil. Dankzij allerlei verschillende tools konden ze snel videovergaderingen opzetten, bestanden met elkaar delen en projectgroepen aanmaken. Nu we aan de slag zijn is het tijd voor IT & security besluitvormers om naar de toekomst te kijken. Past de manier waarop werknemers thuiswerken binnen het IT-beleid en zijn alle bedrijfsbestanden eigenlijk wel veilig?

En ineens moesten we allemaal thuiswerken. Zolderkamers, tuinhuisjes en kinderkamers werden omgedoopt tot werkplek. Een computer en smartphone hadden alle collega’s al. En gelukkig lopen wij Nederlanders voorop in de wereld op het gebied van digitale vaardigheden. Wij downloaden snel vanuit de appstore populaire software zoals Zoom op onze telefoon of computer. Ook klikken wij gerust op de link in de uitnodiging van je collega. Een groot bestand versturen en chatten? Een chat-gebaseerde werkomgeving? Voor elke handeling kan je kiezen uit meerdere programma’s, maar is dat verstandig? Past het binnen het security en compliance beleid van onze organisatie? Aan de andere kant, dit beleid hield er waarschijnlijk geen rekening mee dat alle medewerkers nu vanuit huis werken…

Tijd dus voor een moment van bezinning. Wij zetten vijf aandachtspunten van het werken met verschillende losstaande thuiswerkapplicaties voor je op een rij.

1. Productiviteit nu niet optimaal

Voor (video/audio) online vergaderen, bestanden delen, chat-gebaseerde samenwerkomgevingen en telefonie zijn allerlei handige, afzonderlijke softwareprogramma’s beschikbaar die bovendien ook nog gratis zijn. We kennen ze allemaal privé, en daarom is het een kleine stap om ze ook voor werk te gebruiken. Maar al deze handige hulpmiddelen hebben een paar nadelen. Zij integreren beperkt met elkaar. Collega’s moeten hierdoor allerlei extra handelingen uitvoeren om informatie te delen, te zoeken en samen te stellen… en was die link van dat deelplatform alweer verlopen? Dan kun je weer opnieuw beginnen. Volgens de Total Economic Impact Studie van Forrester kost dit je collega’s al snel 4 uur per week.

2. Geen grip op voorwaarden en ook niet op je gegevens

Sommige software is niet goedgekeurd door IT- en legal afdelingen, en niet zonder reden. Niemand leest de voorwaarden bij de installatie van deze applicaties. Waar komen je data te staan? Wat doen chatdiensten met de metadata: de gegevens van wanneer je wie belt? Wat gebeurt er met je adresboek en de foto’s en films die je doorstuurt? Worden ze automatisch bewaard? Maar waar staan ze dan? En als iemand uit dienst gaat, waar staan diens bedrijfsgegevens? Dankzij deze handige thuiswerktools missen bedrijven de grip op hun gegevens.

3. Compliancy en security van thuiswerkapplicaties niet altijd goed geregeld

Bescherming van persoonsgegevens is tegenwoordig goed gereguleerd. Daarom heeft een bedrijf alle tools en data tegen het licht gehouden om te kijken of alles compliant is. Komen er compliancy gerelateerde verzoeken binnen en worden meerdere losstaande samenwerkingsoplossingen gebruikt? Dan moet IT deze over meerdere ‘clouds’ verwijderen als dit mogelijk is. Dit kost het de IT afdeling meer tijd en het risico dat data ‘vergeten’ worden neemt toe. Het belang van security met al die gijzelsoftware en gevaarlijke mails die circuleren neemt tevens toe. Maar wat zijn de risico’s nu we met z’n allen thuiswerken? Het massale thuiswerken blijken hoogtijdagen voor hackers te zijn. Het probleem is dat niet alle communicatiesoftware altijd de beste cybersecurity meekrijgt. En dat is een direct gevaar voor de dataveiligheid van jouw bedrijf. Lees meer over onze toewijding aan privacy en security in Microsoft Teams als onderdeel van Microsoft 365.

4. Hoe gratis duur werd

Niet alle programma’s die je collega’s thuis gebruiken, zijn geschikt voor zakelijk gebruik of voldoen aan de hoogste standaarden. Ze zijn ‘gratis’, maar beperkt in mogelijkheden. Wil je met meer mensen videobellen, meer functies binnen een chat-applicatie of grotere bestanden versturen en die langer dan een week kunnen aanbieden? Dan moet je betalen. Daar lopen veel collega’s pas later tegenaan, op het moment dat ze allemaal al gewend zijn aan deze tools. Voor je het weet vragen je collega’s aan IT om een betaalde dienst aan te schaffen, omdat iedereen er mee werkt. Of wanneer een collega over een bedrijfscreditcard beschikt is de upgrade naar de betaalde dienst binnen enkele klikken gemaakt. Als je organisatie van meerdere losstaande softwareapplicaties gebruik maakt, die vaak functionele overlap hebben, wordt er dubbel betaald. Dan wordt gratis ineens wél duur.

5. Thuiswerkapplicaties gaan hun eigen weg

De IT-afdeling wil het aantal softwareapplicaties van verschillende aanbieders het liefst zo klein mogelijk houden en niet zonder reden. Zij krijgen te maken met een wirwar van licenties, contracten en updates. Daarnaast ontstaat het probleem dat er gewerkt moet worden met diverse beheeromgevingen, als deze al beschikbaar zijn voor de IT-afdeling. Hierdoor hebben ze geen grip op de software of kost het meer inspanning om deze te krijgen. Bij vrijwel alle clouddiensten worden applicaties gewoon van de ene op de andere dag geüpdatet zonder dat IT wordt geïnformeerd. Medewerkers benaderen IT voor support en deze is meer tijd kwijt om voor alle applicaties ondersteuning te bieden aan gebruikers. Daarnaast kan het zijn dat updates niet in lijn zijn met het IT-beleid en nog meer overlappende functionaliteiten introduceren. Dit is veelal niet te voorkomen want gratis software is er niet op gericht om IT-afdelingen controle te geven.

Microsoft 365 geeft een efficiënte én veilige thuiswerkplek

Werk thuis met tools die standaard wel de functionaliteit, governance én security goed regelen. Met Microsoft 365 werk je met pc’s, Macs en alle populaire smartphones waar en wanneer je wil. Dat doe je onder andere met de bekende Office programma’s als Word, Outlook, PowerPoint en Excel. En dankzij Teams hoef je geen gebruik meer te maken van al die ‘handige’ thuiswerkapplicaties. Microsoft Teams kan precies hetzelfde, maar geeft standaard wel alle functies die zo handig zijn.

Gemak, integratie en innovatie

Projectgroepen aanmaken, chatten, bellen, bestanden delen en samenwerken gaat op zijn minst net zo gemakkelijk! En er komen continu nieuwe functies en applicaties bij. Omdat alle toepassingen binnen Microsoft 365 geïntegreerd zijn, ben je weinig tijd kwijt aan het opzoeken en delen van informatie: alles staat in een applicatie! Wil je in een project samen een document maken? Er is maar één versie, waardoor je niet meer hoeft te zoeken of op elkaar hoeft te wachten. En omdat alle tools onder dezelfde voorwaarden hangen, wordt de securityafdeling hier ook blij van.

Microsoft 365 is goed beveiligd

Je IT-medewerkers krijgen met Microsoft 365 een transparante licentiestructuur. In de meeste licenties zitten de functionaliteiten die losstaande samenwerkingsapplicaties bieden al inbegrepen, het is niet nodig om deze additioneel aan te schaffen. Binnen de handige beheeromgeving managen ze toegangsrechten en data op alle devices centraal over de gehele Microsoft 365 suite, wel zo veilig. Omdat Microsoft 365 continu innoveert en zich laat inspireren door wat bedrijven willen en wat de markt biedt, krijgen collega’s snel de nieuwste handige functies.

Microsoft-partners helpen jou vooruit

De kracht van Microsoft 365 zit ‘m niet alleen in de verscheidenheid, de veiligheid en het gebruiksgemak van de applicaties. Het zit ‘m voornamelijk in het netwerk van wel 7.000 Nederlandse Microsoft partners. Deze grote en kleine bedrijven helpen jouw bedrijf alles uit je software en mensen te halen, zodat iedereen nog efficiënter en veiliger werkt. Ze denken niet vanuit het product, maar ze kijken naar jouw bedrijfsprocessen en werkwijzen. Daarop kiezen ze relevante applicaties en helpen met trainingen zodat de thuiswerkplekken van jouw collega’s ook écht goed zijn.

Schaduw-IT in kaart brengen?

Wil je als IT-afdeling ontdekken welke schaduw-IT applicaties actief zijn en deze managen? Overweeg dan om Microsoft Cloud App Security in te zetten en de hulp van een Microsoft partner hierbij in te schakelen. Nu de eerste weken achter ons liggen en collega’s gaan wennen aan thuiswerken, is dit het moment om de dialoog binnen IT en security over schaduw-IT te voeren en het beleid opnieuw te bepalen.

Spoedcursus in Microsoft Teams

Volg gratis een spoedcursus in Microsoft Teams

Gratis infographic: Bereik samen meer met Microsoft 365 Business

Ontdek hoe Microsoft 365 Business je werknemers kan ondersteunen

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Educatie

  • een groep mensen die aan een lijst zitten

    AMOS maakt het verschil met technologie

    AMOS (Amsterdamse Oecumenische Scholengroep) is een scholengemeenschap met 29 basisscholen in Amsterdam. Het verlagen van werkdruk en het verbeteren van de onderwijskwaliteit staan voorop bij AMOS. Maar hoe kies je een apparaat dat bijdraagt aan het behalen van deze doelen? En waar moet je rekening mee houden? Altijd een vaste plek achter het bureau?  Traditioneel […]

  • Een AVG-handleiding voor scholen

    Een AVG-handleiding voor scholen

    De nieuwe Europese wet ‘Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)’ is sinds 25 mei 2018 van kracht. In onderstaande gratis eBook wordt uitgelegd welke stappen je kan nemen om je school te laten voldoen aan de regelgeving. Ook bevat het andere nuttige informatie. Je school op reis Je school is op reis. Een doorlopende reis met veel […]

Financiële dienstverlening

  • 5 tips voor digitale financiële dienstverlening

    5 tips voor digitale financiële dienstverlening

    Van video-overleg en slim plannen tot online samenwerken en veilig werken: graag geven we je 5 tips om het meeste te halen uit de mogelijkheden die ICT biedt voor boekhouders. Digitalisering verandert de wereld, drastisch en in een hoog tempo. Dat heeft ook gevolgen voor het werk van boekhouders: vrijwel alle communicatie verloopt digitaal, databases […]

  • Kansen voor de moderne boekhouder

    Kansen voor de moderne boekhouder

    De wereld van boekhouding is sinds de digitalisering snel en rigoureus veranderd. Juist die ontwikkelingen bieden de boekhouder van nu veel kansen. Je zult vaak merken dat je klanten steeds meer zelf kunnen, met dank aan de digitalisering. Neem populaire boekhoudprogramma’s als Moneybird en Gekko. Zelf facturen sturen, bonnen inboeken, btw-aangiftes berekenen én jaarrekeningen maken: […]

Overheid

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

  • Overheid, maak mogelijk dat ambtenaren altijd en overal veilig kunnen werken

    Overheid, maak mogelijk dat ambtenaren altijd en overal veilig kunnen werken

    In mei 2016 bevestigde het Openbaar Ministerie dat de privé-emailbox van minister Henk Kamp was gehackt. Door de aangifte werd duidelijk dat Kamp zeer regelmatig werkdocumenten doorstuurt naar zijn Gmail-account. Sterker nog: de minister gaf in een reactie aan dat zolang het voor hem productiever is om werkdocumenten naar zijn privé-mail te blijven sturen, hij dat […]

Productie

Retail

  • man en vrouw staan in winkel

    Hoe digitaal is jouw winkelpersoneel?

    Verhoog de klantbeleving door veiliger en beter te samen werken Verkoopmedewerkers zijn het uithangbord van de retail-organisatie. Wanneer klanten goed worden geholpen in jouw winkel, is de kans zeer groot dat ze terugkomen. Wanneer deze klanten hun positieve ervaring delen met vrienden en familie worden ze een loyale ambassadeur van jouw merk. Vereiste is natuurlijk […]

  • Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Sinds de oprichting in 2010 is HeadBrands voortdurend uitgebreid. Het bedrijf is snel gegroeid en is nu de leidende kappersgroothandel op de Scandinavische markt. HeadBrands had een moderne IT-oplossing nodig om de productiviteit van het bedrijf te verhogen en de samenwerking zowel binnen het bedrijf als extern te verbeteren. De oplossing was om het grootste […]

Zorg

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digitale transformatie

Klantverhalen

  • Technologie voor de ultieme fine dining ervaring

    Technologie voor de ultieme fine dining ervaring

    Fine dining draait om de kleinste details. Het kennen van je gasten en inspelen op hun verwachtingen is van groot belang. Dit is immers hoe je een voorsprong krijgt op de concurrentie. Daarnaast is het belangrijk dat je personeel kan doen waar het goed in is. De chef bereidt de mooiste gerechten, de sommelier selecteert […]

Partners

  • Dad baking with kids using HPSpectrex360

    We are here for our partners

    At Microsoft, as part of our response to the impact of COVID-19, we have shifted tens of thousands of employees to working remotely. Many of our partners and customers have asked us to share the details of how we enable remote work for such a large workforce. We wanted to share with you some of […]

Pers

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Pers / Nieuws

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Security & Privacy

  • Brad Smith bij het Vredespaleis in Den Haag

    De noodzaak van Digitale Vrede in een tijdperk van cyberdreiging

    Over de noodzaak van digitale vrede in een tijdperk van cyberdreiging Vorig jaar werden wereldwijd meer dan een miljard mensen getroffen door een cyberaanval of digitaal misdrijf. Als je het zelf niet overkwam, ken je vast wel iemand anders die wel slachtoffer werd. Recent wereldwijd uitgevoerd onderzoek toont aan dat burgers in uiteenlopende landen zich […]

Tips

  • Werkt jouw organisatie nog met Office 2007?

    Werkt jouw organisatie nog met Office 2007?

    Veel werknemers stappen terug in de tijd als ze naar kantoor gaan. Verouderde apparaten en software zorgen ervoor dat ze niet het beste uit hun dag kunnen halen. Maar er zijn ook risico’s verbonden aan het werken met verouderde systemen. Cybercriminaliteit is niet alleen sterk toegenomen in de laatste jaren, het neemt ook steeds vaker […]

Webinars

  • een mensenzitting bij een lijst die een laptopcomputer met behulp van

    Beter digitaal onderwijs met Surface

    Digitale middelen en les op afstand zijn niet meer weg te denken uit het onderwijs. Maar welk apparaat werkt het best voor docenten, leerlingen, studenten én IT-beheer? Microsoft Surface helpt de verschillende rollen binnen het onderwijs vooruit,  door veiligheid te optimaliseren, het beheer tot een koud kunstje te maken en Surface Pen die de hersenen […]