Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse
Contextual image of woman inside working on Surface Pro 7
Leestijd, 7 min.

De coronacrisis houdt je werknemers nu al weken thuis. Gelukkig staan jouw bedrijf en je werknemers allerminst stil. Dankzij allerlei verschillende tools konden ze snel videovergaderingen opzetten, bestanden met elkaar delen en projectgroepen aanmaken. Nu we aan de slag zijn is het tijd voor IT & security besluitvormers om naar de toekomst te kijken. Past de manier waarop werknemers thuiswerken binnen het IT-beleid en zijn alle bedrijfsbestanden eigenlijk wel veilig?

En ineens moesten we allemaal thuiswerken. Zolderkamers, tuinhuisjes en kinderkamers werden omgedoopt tot werkplek. Een computer en smartphone hadden alle collega’s al. En gelukkig lopen wij Nederlanders voorop in de wereld op het gebied van digitale vaardigheden. Wij downloaden snel vanuit de appstore populaire software zoals Zoom op onze telefoon of computer. Ook klikken wij gerust op de link in de uitnodiging van je collega. Een groot bestand versturen en chatten? Een chat-gebaseerde werkomgeving? Voor elke handeling kan je kiezen uit meerdere programma’s, maar is dat verstandig? Past het binnen het security en compliance beleid van onze organisatie? Aan de andere kant, dit beleid hield er waarschijnlijk geen rekening mee dat alle medewerkers nu vanuit huis werken…

Tijd dus voor een moment van bezinning. Wij zetten vijf aandachtspunten van het werken met verschillende losstaande thuiswerkapplicaties voor je op een rij.

1. Productiviteit nu niet optimaal

Voor (video/audio) online vergaderen, bestanden delen, chat-gebaseerde samenwerkomgevingen en telefonie zijn allerlei handige, afzonderlijke softwareprogramma’s beschikbaar die bovendien ook nog gratis zijn. We kennen ze allemaal privé, en daarom is het een kleine stap om ze ook voor werk te gebruiken. Maar al deze handige hulpmiddelen hebben een paar nadelen. Zij integreren beperkt met elkaar. Collega’s moeten hierdoor allerlei extra handelingen uitvoeren om informatie te delen, te zoeken en samen te stellen… en was die link van dat deelplatform alweer verlopen? Dan kun je weer opnieuw beginnen. Volgens de Total Economic Impact Studie van Forrester kost dit je collega’s al snel 4 uur per week.

2. Geen grip op voorwaarden en ook niet op je gegevens

Sommige software is niet goedgekeurd door IT- en legal afdelingen, en niet zonder reden. Niemand leest de voorwaarden bij de installatie van deze applicaties. Waar komen je data te staan? Wat doen chatdiensten met de metadata: de gegevens van wanneer je wie belt? Wat gebeurt er met je adresboek en de foto’s en films die je doorstuurt? Worden ze automatisch bewaard? Maar waar staan ze dan? En als iemand uit dienst gaat, waar staan diens bedrijfsgegevens? Dankzij deze handige thuiswerktools missen bedrijven de grip op hun gegevens.

3. Compliancy en security van thuiswerkapplicaties niet altijd goed geregeld

Bescherming van persoonsgegevens is tegenwoordig goed gereguleerd. Daarom heeft een bedrijf alle tools en data tegen het licht gehouden om te kijken of alles compliant is. Komen er compliancy gerelateerde verzoeken binnen en worden meerdere losstaande samenwerkingsoplossingen gebruikt? Dan moet IT deze over meerdere ‘clouds’ verwijderen als dit mogelijk is. Dit kost het de IT afdeling meer tijd en het risico dat data ‘vergeten’ worden neemt toe. Het belang van security met al die gijzelsoftware en gevaarlijke mails die circuleren neemt tevens toe. Maar wat zijn de risico’s nu we met z’n allen thuiswerken? Het massale thuiswerken blijken hoogtijdagen voor hackers te zijn. Het probleem is dat niet alle communicatiesoftware altijd de beste cybersecurity meekrijgt. En dat is een direct gevaar voor de dataveiligheid van jouw bedrijf. Lees meer over onze toewijding aan privacy en security in Microsoft Teams als onderdeel van Microsoft 365.

4. Hoe gratis duur werd

Niet alle programma’s die je collega’s thuis gebruiken, zijn geschikt voor zakelijk gebruik of voldoen aan de hoogste standaarden. Ze zijn ‘gratis’, maar beperkt in mogelijkheden. Wil je met meer mensen videobellen, meer functies binnen een chat-applicatie of grotere bestanden versturen en die langer dan een week kunnen aanbieden? Dan moet je betalen. Daar lopen veel collega’s pas later tegenaan, op het moment dat ze allemaal al gewend zijn aan deze tools. Voor je het weet vragen je collega’s aan IT om een betaalde dienst aan te schaffen, omdat iedereen er mee werkt. Of wanneer een collega over een bedrijfscreditcard beschikt is de upgrade naar de betaalde dienst binnen enkele klikken gemaakt. Als je organisatie van meerdere losstaande softwareapplicaties gebruik maakt, die vaak functionele overlap hebben, wordt er dubbel betaald. Dan wordt gratis ineens wél duur.

5. Thuiswerkapplicaties gaan hun eigen weg

De IT-afdeling wil het aantal softwareapplicaties van verschillende aanbieders het liefst zo klein mogelijk houden en niet zonder reden. Zij krijgen te maken met een wirwar van licenties, contracten en updates. Daarnaast ontstaat het probleem dat er gewerkt moet worden met diverse beheeromgevingen, als deze al beschikbaar zijn voor de IT-afdeling. Hierdoor hebben ze geen grip op de software of kost het meer inspanning om deze te krijgen. Bij vrijwel alle clouddiensten worden applicaties gewoon van de ene op de andere dag geüpdatet zonder dat IT wordt geïnformeerd. Medewerkers benaderen IT voor support en deze is meer tijd kwijt om voor alle applicaties ondersteuning te bieden aan gebruikers. Daarnaast kan het zijn dat updates niet in lijn zijn met het IT-beleid en nog meer overlappende functionaliteiten introduceren. Dit is veelal niet te voorkomen want gratis software is er niet op gericht om IT-afdelingen controle te geven.

Microsoft 365 geeft een efficiënte én veilige thuiswerkplek

Werk thuis met tools die standaard wel de functionaliteit, governance én security goed regelen. Met Microsoft 365 werk je met pc’s, Macs en alle populaire smartphones waar en wanneer je wil. Dat doe je onder andere met de bekende Office programma’s als Word, Outlook, PowerPoint en Excel. En dankzij Teams hoef je geen gebruik meer te maken van al die ‘handige’ thuiswerkapplicaties. Microsoft Teams kan precies hetzelfde, maar geeft standaard wel alle functies die zo handig zijn.

Gemak, integratie en innovatie

Projectgroepen aanmaken, chatten, bellen, bestanden delen en samenwerken gaat op zijn minst net zo gemakkelijk! En er komen continu nieuwe functies en applicaties bij. Omdat alle toepassingen binnen Microsoft 365 geïntegreerd zijn, ben je weinig tijd kwijt aan het opzoeken en delen van informatie: alles staat in een applicatie! Wil je in een project samen een document maken? Er is maar één versie, waardoor je niet meer hoeft te zoeken of op elkaar hoeft te wachten. En omdat alle tools onder dezelfde voorwaarden hangen, wordt de securityafdeling hier ook blij van.

Microsoft 365 is goed beveiligd

Je IT-medewerkers krijgen met Microsoft 365 een transparante licentiestructuur. In de meeste licenties zitten de functionaliteiten die losstaande samenwerkingsapplicaties bieden al inbegrepen, het is niet nodig om deze additioneel aan te schaffen. Binnen de handige beheeromgeving managen ze toegangsrechten en data op alle devices centraal over de gehele Microsoft 365 suite, wel zo veilig. Omdat Microsoft 365 continu innoveert en zich laat inspireren door wat bedrijven willen en wat de markt biedt, krijgen collega’s snel de nieuwste handige functies.

Microsoft-partners helpen jou vooruit

De kracht van Microsoft 365 zit ‘m niet alleen in de verscheidenheid, de veiligheid en het gebruiksgemak van de applicaties. Het zit ‘m voornamelijk in het netwerk van wel 7.000 Nederlandse Microsoft partners. Deze grote en kleine bedrijven helpen jouw bedrijf alles uit je software en mensen te halen, zodat iedereen nog efficiënter en veiliger werkt. Ze denken niet vanuit het product, maar ze kijken naar jouw bedrijfsprocessen en werkwijzen. Daarop kiezen ze relevante applicaties en helpen met trainingen zodat de thuiswerkplekken van jouw collega’s ook écht goed zijn.

Schaduw-IT in kaart brengen?

Wil je als IT-afdeling ontdekken welke schaduw-IT applicaties actief zijn en deze managen? Overweeg dan om Microsoft Cloud App Security in te zetten en de hulp van een Microsoft partner hierbij in te schakelen. Nu de eerste weken achter ons liggen en collega’s gaan wennen aan thuiswerken, is dit het moment om de dialoog binnen IT en security over schaduw-IT te voeren en het beleid opnieuw te bepalen.

Spoedcursus in Microsoft Teams

Volg gratis een spoedcursus in Microsoft Teams

Gratis infographic: Bereik samen meer met Microsoft 365 Business

Ontdek hoe Microsoft 365 Business je werknemers kan ondersteunen

Educatie

  • Surface in de klas

    Besteed je tijd aan je leerlingen en niet aan administratie

    Als docent weet je, net als andere Nederlanders, niet beter dan dat je privé de meeste zaken online regelt. Toch lijken de meeste klaslokalen uit een ander tijdperk te komen. Pen en papier is vaak nog aan de orde van de dag en administratieve processen duren vaak langer dan zou moeten. Niet heel efficiënt, helemaal […]

  • Een AVG-handleiding voor universiteiten

    Een AVG-handleiding voor universiteiten

    De nieuwe Europese wet 'Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)' wordt 25 mei van kracht. In dit gratis eBook wordt uitgelegd welke stappen je kan nemen om je universiteit te laten voldoen aan de regelgeving. Ook bevat het andere nuttige informatie. Je universiteit is op reis Je universiteit is op reis. Een doorlopende reis met veel deelnemers: […]

Finance

  • CFO going over numbers in a meeting using the Surface Hub. Business attire

    Digital skills tillen accountancy naar een hoger niveau

    Accountants in het mkb hebben veel meer in hun mars dan alleen het controleren van cijfers en de betrouwbaarheid van financiële informatie garanderen. Door hun horizon te verbreden, moderne technologie omarmen en de positie als vertrouwenspersoon nog beter te benutten worden ze een financiële coach. Digitale technologie waaronder big data, analytics en AI gecombineerd met […]

  • een man en een vrouw zitten in een conference room

    From outsourcing to cloud sourcing

    Capgemini and Microsoft leverage strategic partnership to enable Data Center Transformation with Microsoft Azure for Dutch clients Many organizations are looking to modernize their infrastructure and applications to enable digital transformation, reduce infrastructure footprint and cost, and increase flexibility. End-to-end digital transformation requires a secure, robust, and decomplexified infrastructure. However, it is no secret that […]

Government

  • Blik op de toekomst met Surface Pro

    Blik op de toekomst met Surface Pro

    Werken voor de overheid heeft tegenwoordig een goed imago. Digitale toepassingen en ontwikkelingen volgen elkaar in deze sector in rap tempo op. Ze worden ingezet om processen en dienstverlening te stroomlijnen, de toegankelijkheid voor burgers te vergroten en maatschappelijke trends te signaleren. Een valkuil die je vaak tegenkomt wanneer de ontwikkelingen te snel gaan om […]

  • Het accountguard logo

    Microsoft AccountGuard biedt bescherming aan democratische processen in Europa

    Organisaties die zich bezighouden met onze democratische processen moeten toegang hebben tot de nieuwste en meest betrouwbare technologie op het gebied van cyberveiligheid. Microsoft is er namelijk van overtuigd dat het beschermen van democratische processen, zoals de verkiezingen, van cruciaal belang is voor de stabiliteit van onze democratieën. Door de toenemende inspanningen van onder andere […]

Manufacturing

Retail

Zorg

  • Iemand die voor een laptopcomputer zit

    Digitale transformatie met een oerknal en hoe je dat voor elkaar krijgt

    Tegenwoordig bestaat een ‘normale gang van zaken’ niet meer. Verandering en innovatie zijn de nieuwe norm. Denk maar aan de veranderingen die je organisatie op dit moment doormaakt met nieuwe technologie en technieken die om nieuwe houdingen en verwachtingen vragen van zowel medewerkers als klanten. Alles verandert. Het enige wat al die veranderingen gemeen hebben, […]

  • Een foto van het Savant kantoor

    Het Barbapapa-model van Savant Zorg

    Flexibiliteit en veilig werken met Office 365 en Enterprise Mobility en Security Automatisering behoort werknemers niet te belemmeren bij de uitvoering van hun taken, maar hun werkzaamheden juist te vereenvoudigen. Bij Savant Zorg zijn ze daar met hulp van Cloud Life en Microsoft uitstekend in geslaagd. Joris van den Eijnden, Manager ICT en Functionaris Gegevensbescherming: […]