Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse

Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

Remco de Kramer

Remco de Kramer

Product Marketing Manager Microsoft 365

Leestijd, 7 min.

Binnen enkele minuten belde de gemeente Katwijk met Microsoft Teams in plaats van de traditionele PBX-centrale. “De overgang was de snelste die ik ooit zag!” Projectleider ICT Gemeente Katwijk Steven Shukrula kijkt tevreden terug hoe soepel de ommekeer verliep en hoe goed het communicatie- en samenwerkingsplatform zijn collega’s nu en in de toekomst ondersteunt.

 

“Microsoft Teams biedt meervoudig gemak”
Steven Shukrula – Projectleider ICT Gemeente Katwijk

 

De rol van telefonie noemt Steven Shukrula een belangrijk proces voor de gemeente Katwijk. “Het is één van de belangrijkste vormen van communicatie met burgers en collega’s onderling, daarom moet het solide en toekomstgericht zijn.” De PBX-centrale was aan vervanging toe en die vervanging moest beter aansluiten bij op afstand werken en hybride werkscenario’s. Bovendien was de gemeente Katwijk op zoek naar een flexibel en toekomstbestendig systeem.

Innovatief, flexibel en gebruiksvriendelijk

Nederland zat volledig in lockdown toen Shukrula en zijn team zagen dat Microsoft Teams in korte tijd razend populair werd, ook onder medewerkers. “Microsoft Teams was al bekend bij collega’s. Het is een gebruiksvriendelijk en innovatief communicatieplatform. Je kunt er niet alleen mee bellen, maar ook volledig mee samenwerken zoals videovergaderen, veilig bestanden delen, gemiste vergaderingen terugzien en nog veel meer. Bovendien passen we eenvoudig de bereikbaarheid van de gemeente en haar medewerkers aan. Collega’s regelen met Teams hun eigen bereikbaarheid en dat past in de filosofie van onze gemeente waarin we de verantwoordelijk bij de medewerkers zelf leggen.”

In een kwartier over op Teams

Zodoende was de keuze gemaakt en was het tijd voor de migratie. Werd dit een traject van weken of maanden met parallelle systemen werken? “Nee, de overgang was de snelste die ik ooit heb gezien en is uitermate soepel en zo goed als probleemloos verlopen! Hoewel er nog wat gebruikers achteraf gekoppeld moesten, verliep de overgang goed.” Zo’n relatief vlekkeloze overgang kan natuurlijk niet zonder gedegen voorbereiding. Daarom koos de gemeente Katwijk voor Ask Roger! als IT-partner, die ervaring heeft met Teams-migratietrajecten. “Zoals altijd gingen we ook hier via een beproefd stappenplan aan de slag: Road to Success,” zegt Richard Mafficioli, accountmanager overheid van Ask Roger!. “Het draait niet alleen om IT, maar het gaat iedereen aan. Daarom nemen we iedereen mee van de inspiratiesessies tot en met een grondig migratieplan, training, adoptie en natuurlijk support en continue verbetering. Bij elke stap staat de gebruiker en de toegevoegde waarde centraal. Op die manier laten we niets aan het toeval over.”

Er ging niets mis bij de overgang

Ondanks een nauwkeurige voorbereiding kan er altijd iets misgaan, daarom had Shukrula collega’s van zes disciplines in de technische ruimte verzameld op het moment van de waarheid. Maar dat was helemaal niet nodig. “Dezelfde dag hebben we de PBX-centrale nog ten grave gedragen. Nu vraagt de nieuwe technologie nog even meer inspanning dan de voorgaande situatie, maar dat is ook logisch als je nog maar net een paar maanden onderweg bent. Ik verwacht dat we, in de nabije toekomst, stukken minder beheerlast hebben dan hiervoor.”

Vertrouwen in kwaliteit en doorontwikkeling

Het is natuurlijk altijd goed als kosten dalen, maar de gemeente koos niet voor Teams vanuit besparingsoverwegingen. Shukrula vindt innovatiekracht en gebruiksgemak doorslaggevend. “Het gaat erom dat het product werkt voor mensen en toekomstperspectief biedt. Het is een Microsoft-product en daarom hebben we vertrouwen op het gebied van kwaliteit en doorontwikkeling. Er zit een goed beleid achter. Ook niet onbelangrijk: deze technologie maakt het dagelijkse werk voor mensen gemakkelijker!”

Teams biedt meervoudig gemak

Shukrula voorzag geen problemen bij het gebruik en dat bleek te kloppen: “Teams werkt intuïtief en was vóór de invoering bij de gemeente al ingeburgerd. De meesten videobelden tijdens de corona-quarantaine, maar nu gingen ze intern en extern bellen en gebeld worden met de smartphone Teams-app en hun pc’s.  Onze ervaring hiermee is positief, je selecteert heel gemakkelijk contacten uit je lijst en boem, je hebt een gesprek. Ben je in gesprek en heb je extra hulp nodig, dan bel je er gemakkelijk iemand bij. Doorschakelen is een koud kunstje, net als het instellen van je voicemail en je beschikbaarheid. Het biedt meervoudig gemak.”

Piketdienst? Zo verschoven!

Om bij calamiteiten direct actie te ondernemen moet er altijd iemand van de gemeente beschikbaar zijn. Om de piketdienst te wisselen, moesten ambtenaren voorheen de centrale bellen en een pincode invoeren.  Nu zet iemand uit de groep gewoon een digitaal schuifje om waardoor die direct klaar is voor de piketdienst. Het handige schuifje bespaart nu ook veel tijd voor communicatiemedewerkers, boa’s en buitendienstmedewerkers! Deze functie had in het begin last van kinderziektes, maar die zijn na verloop van tijd verholpen. Toch is er nog een punt van aandacht. Als iemand belt naar zo’n call que en het gesprek wordt gemist, kun je nog niet nagaan wie er heeft gebeld. Shukrula hoopt dat dit in de nabije toekomst wordt opgelost.

Altijd het juiste nummer meesturen

Teams geeft de gemeente nu de keuzevrijheid waar het naar op zoek was. De oude PBX-centrale bracht de gemeente in een communicatiespagaat omdat nummers buiten de centrale stonden. “Als ambtenaren burgers bellen met hun eigen 06-nummer, dan worden ze midden in de nacht teruggebeld. Bellen ze met een afgeschermd nummer, dan neemt niemand op. Als collega’s nu met hun smartphone via Teams burgers bellen, dan zien ze het algemene nummer van de gemeente. Collega’s kunnen overigens ook altijd kiezen om alsnog hun 06-nummer mee te sturen”

Bookings borgt nabelafspraken en het serviceniveau

Burgers verwachten bereikbaarheid, maar ook dat ze teruggebeld worden. Momenteel komen terugbelverzoeken in allerlei vormen terug: post-its, e-mails of mondelinge afspraken. Shukrula wil deze dienstverlening met Microsoft Bookings optimaliseren: doen wat je belooft. “Nu weten we niet of mensen altijd op tijd worden teruggebeld. Met deze planningstool gaan de afspraken in één systeem terechtkomen waardoor we geen afspraken uit het oog verliezen. Bovendien kunnen we zien of burgers bijtijds worden teruggebeld en er dus aan afspraken wordt voldaan.”

Bruggen, deuren en nog veel meer in Teams

Teams is voor de gemeente Katwijk nu het communicatiemiddel tussen mensen, maar dat wordt het ook tussen mens en machine. Nu staan de faxen, liften, deurknoppen en bruggen nog buiten Teams, deze moeten in de nabije toekomst met Teams integreren. Op die manier komt Teams centraal te staan in de communicatie tussen mensen onderling én tussen mens en machines. Dit past in het toekomstperspectief van Shukrula. “Ik ben een grote voorstander om alle communicatieprocessen eenvoudig en overzichtelijk te maken. Daarom wordt Teams leidend voor álle communicatie van de gemeente.”

Tips voor een succesvolle overstap

Zonder werkende internetverbinding kun je via Teams niet bellen en gebeld worden. Wil je dat je overstap slaagt is, dan moet volgens Shukrula de wifi-dekking binnen je gebouw goed geregeld zijn. Heb je dit niet goed voor elkaar, dan loop je de kans dat medewerkers de verandering negatief ervaren. Van haperende of uitvallende verbindingen wordt niemand blij. Het doel is juist een betere ervaring. En dat is niet gemakkelijk omdat de overgang naar een andere manier van werken voor velen best ingrijpend is.

Ludieke video’s helpen bij veranderen

Bij de gemeente Katwijk ging de overstap van traditionele, vaste telefoon naar headset en computer eigenlijk heel soepel. Maar waar lag dat precies aan? Omdat Teams al was ingeburgerd, collega’s de beste headsets van Shukrula kregen of juist zijn videotrilogie? “Ik geloof niet in een bommetje gooien en wegduiken. Je moet verandertrajecten altijd goed en persoonlijk aanpakken. Daarom gingen we video’s maken. De videotrilogie Ze gaan verdwijnen! Dat gaat echt niet gebeuren! Goed verbonden! Het mysterie ontrafeld was niet alleen leuk om te maken, maar werd ook goed bekeken en gebruikt. In de video’s speelden een aantal ambassadeurs mee: collega’s die enthousiast aan de slag gaan gingen met Teams en dat ook uitdragen naar de rest van de organisatie. Volgens Shukrula zijn ambassadeurs bij veranderprojecten cruciaal:  “Ze waren mijn ogen en oren en hebben een enorm positieve bijdrage geleverd aan de overstap én in de video’s.”

Persoonlijke begeleiding werkt

De video’s waren een grote hit, maar Shukrula vindt het met verandertrajecten het allerbelangrijkste om dicht bij je mensen te blijven. “Je moet letterlijk naast ze staan en vragen of het goed gaat. Druk ze op het hart dat ze vooral ook moeten zeggen als het niet goed gaat. “Met deze aanpak, ondersteund door een innovatief, robuust communicatief platform, houdt Shukrula de gemeente en haar burgers optimaal aangesloten. Nu en in de toekomst.

Transformeer ook je werkplekken

Biedt jouw organisatie werkplekken waarmee collega’s optimaal op afstand samenwerken? Je wil maximale productiviteit en werkplezier, maar natuurlijk wel veilig. Ontdek met de gepersonaliseerde, interactieve Workplace Transformation Workshops hoe jij je werkplekken toekomstgericht maakt. Meld je aan voor één of meer van de ontspannen, leuke en vooral leerzame workshops.

Haal alles uit je team en organisatie.

Plan een Microsoft Discover workshop voor jouw organisatie of neem contact op voor meer informatie.

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Educatie

  • een mensenzitting bij een lijst die een laptopcomputer met behulp van

    Beter digitaal onderwijs met Surface

    Digitale middelen en les op afstand zijn niet meer weg te denken uit het onderwijs. Maar welk apparaat werkt het best voor docenten, leerlingen, studenten én IT-beheer? Microsoft Surface helpt de verschillende rollen binnen het onderwijs vooruit,  door veiligheid te optimaliseren, het beheer tot een koud kunstje te maken en Surface Pen die de hersenen […]

  • een vrouw zit aan een tafel en gebruikt een laptop

    VSNU: coördinatie van de digitale transformatie van alle Nederlandse universiteiten in één weekend

    “Wat we tijdens deze crisis hebben geleerd, is dat nieuwe technologie niet alleen verandert hoe je werkt, maar ook de mensen en de cultuur verandert. Daarbij heeft iedereen ondersteuning nodig.” Reinout van Brakel, Domeinleider Accountability bij de Vereniging van Universiteiten in Nederland (VSNU), vertelt over de grote rol die technologie speelt bij de noodzakelijke aanpassingen […]

Overheid

  • Verhoog je digitale weerbaarheid in 3 stappen

    Verhoog je digitale weerbaarheid in 3 stappen

    Uit het nieuwe tweejaarlijkse Dreigingsbeeld van de Informatiebeveiligingsdienst (IBD) van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) blijkt dat de digitale weerbaarheid bij gemeenten achterblijft. Het aantal cyberaanvallen op Nederlandse gemeenten is het afgelopen jaar sterk toegenomen. Van 150 in 2021 naar 300 incidenten nu. De afgelopen twee jaar waren er zeker vijf grote cyberincidenten. Ook zijn […]

  • Veelgehoord: wat kunnen we nu wel/niet met de publieke cloud?

    Veelgehoord: wat kunnen we nu wel/niet met de publieke cloud?

    Als overheid naar de cloud gaan, kan dat zomaar? Veel lijkt onduidelijk, maar is het uiteindelijk niet. Er zijn gewoon regels. Volgens het Rijksbrede cloudbeleid 2022 mogen overheidsdiensten ‘onder voorwaarden’ publieke clouddiensen inzetten. Daarbij zijn veiligheidsrisico’s vooraf altijd leidend. Wat voor risico loop je? In het geval van staatsgeheimen mag er nooit gebruik worden gemaakt […]

Productie

Retail

Zorg

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digitale transformatie

  • Een operatieteam in actie

    Maasstad Ziekenhuis: Werken als één medisch team tijdens een crisis

    In tijden van crisis rekent een organisatie erop dat het leiderschap het voortouw neemt. Toen COVID-19 zich begin 2020 door heel Europa verspreidde, maakte de CEO van het Maasstad Ziekenhuis Peter Langenbach zich op om de reactie op de crisis te coördineren zoals hij altijd deed, door aanwezig en zichtbaar te zijn en te vertrouwen […]

Klantverhalen

  • een groep mensen die aan een lijst zitten

    AMOS maakt het verschil met technologie

    AMOS (Amsterdamse Oecumenische Scholengroep) is een scholengemeenschap met 29 basisscholen in Amsterdam. Het verlagen van werkdruk en het verbeteren van de onderwijskwaliteit staan voorop bij AMOS. Maar hoe kies je een apparaat dat bijdraagt aan het behalen van deze doelen? En waar moet je rekening mee houden? Altijd een vaste plek achter het bureau?  Traditioneel […]

Partners

  • Dad baking with kids using HPSpectrex360

    We are here for our partners

    At Microsoft, as part of our response to the impact of COVID-19, we have shifted tens of thousands of employees to working remotely. Many of our partners and customers have asked us to share the details of how we enable remote work for such a large workforce. We wanted to share with you some of […]

Pers / Nieuws

Security & Privacy

Tips

  • een man in een gestreept overhemd kijkt naar de camera

    9 manieren waarop Microsoft IT hun medewerkers helpt bij thuiswerken

    Van Milaan tot Puget Sound zijn tienduizenden Microsoft-medewerkers thuis aan het werk als gevolg van de COVID-19-uitbraak. Veel klanten hebben ons gevraagd hoe we samenwerking en werken op afstand mogelijk maken voor zo’n groot aantal medewerkers. Hier zijn de negen belangrijkste factoren vanuit het oogpunt van compliance en beveiliging: 1. Gebruikersidentiteit en -toegang Het begint allemaal met […]

Webinars

  • een mensenzitting bij een lijst die een laptopcomputer met behulp van

    Beter digitaal onderwijs met Surface

    Digitale middelen en les op afstand zijn niet meer weg te denken uit het onderwijs. Maar welk apparaat werkt het best voor docenten, leerlingen, studenten én IT-beheer? Microsoft Surface helpt de verschillende rollen binnen het onderwijs vooruit,  door veiligheid te optimaliseren, het beheer tot een koud kunstje te maken en Surface Pen die de hersenen […]