Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse

Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

Remco de Kramer

Remco de Kramer

Product Marketing Manager Microsoft 365

Leestijd, 7 min.

Binnen enkele minuten belde de gemeente Katwijk met Microsoft Teams in plaats van de traditionele PBX-centrale. “De overgang was de snelste die ik ooit zag!” Projectleider ICT Gemeente Katwijk Steven Shukrula kijkt tevreden terug hoe soepel de ommekeer verliep en hoe goed het communicatie- en samenwerkingsplatform zijn collega’s nu en in de toekomst ondersteunt.

 

“Microsoft Teams biedt meervoudig gemak”
Steven Shukrula – Projectleider ICT Gemeente Katwijk

 

De rol van telefonie noemt Steven Shukrula een belangrijk proces voor de gemeente Katwijk. “Het is één van de belangrijkste vormen van communicatie met burgers en collega’s onderling, daarom moet het solide en toekomstgericht zijn.” De PBX-centrale was aan vervanging toe en die vervanging moest beter aansluiten bij op afstand werken en hybride werkscenario’s. Bovendien was de gemeente Katwijk op zoek naar een flexibel en toekomstbestendig systeem.

Innovatief, flexibel en gebruiksvriendelijk

Nederland zat volledig in lockdown toen Shukrula en zijn team zagen dat Microsoft Teams in korte tijd razend populair werd, ook onder medewerkers. “Microsoft Teams was al bekend bij collega’s. Het is een gebruiksvriendelijk en innovatief communicatieplatform. Je kunt er niet alleen mee bellen, maar ook volledig mee samenwerken zoals videovergaderen, veilig bestanden delen, gemiste vergaderingen terugzien en nog veel meer. Bovendien passen we eenvoudig de bereikbaarheid van de gemeente en haar medewerkers aan. Collega’s regelen met Teams hun eigen bereikbaarheid en dat past in de filosofie van onze gemeente waarin we de verantwoordelijk bij de medewerkers zelf leggen.”

In een kwartier over op Teams

Zodoende was de keuze gemaakt en was het tijd voor de migratie. Werd dit een traject van weken of maanden met parallelle systemen werken? “Nee, de overgang was de snelste die ik ooit heb gezien en is uitermate soepel en zo goed als probleemloos verlopen! Hoewel er nog wat gebruikers achteraf gekoppeld moesten, verliep de overgang goed.” Zo’n relatief vlekkeloze overgang kan natuurlijk niet zonder gedegen voorbereiding. Daarom koos de gemeente Katwijk voor Ask Roger! als IT-partner, die ervaring heeft met Teams-migratietrajecten. “Zoals altijd gingen we ook hier via een beproefd stappenplan aan de slag: Road to Success,” zegt Richard Mafficioli, accountmanager overheid van Ask Roger!. “Het draait niet alleen om IT, maar het gaat iedereen aan. Daarom nemen we iedereen mee van de inspiratiesessies tot en met een grondig migratieplan, training, adoptie en natuurlijk support en continue verbetering. Bij elke stap staat de gebruiker en de toegevoegde waarde centraal. Op die manier laten we niets aan het toeval over.”

Er ging niets mis bij de overgang

Ondanks een nauwkeurige voorbereiding kan er altijd iets misgaan, daarom had Shukrula collega’s van zes disciplines in de technische ruimte verzameld op het moment van de waarheid. Maar dat was helemaal niet nodig. “Dezelfde dag hebben we de PBX-centrale nog ten grave gedragen. Nu vraagt de nieuwe technologie nog even meer inspanning dan de voorgaande situatie, maar dat is ook logisch als je nog maar net een paar maanden onderweg bent. Ik verwacht dat we, in de nabije toekomst, stukken minder beheerlast hebben dan hiervoor.”

Vertrouwen in kwaliteit en doorontwikkeling

Het is natuurlijk altijd goed als kosten dalen, maar de gemeente koos niet voor Teams vanuit besparingsoverwegingen. Shukrula vindt innovatiekracht en gebruiksgemak doorslaggevend. “Het gaat erom dat het product werkt voor mensen en toekomstperspectief biedt. Het is een Microsoft-product en daarom hebben we vertrouwen op het gebied van kwaliteit en doorontwikkeling. Er zit een goed beleid achter. Ook niet onbelangrijk: deze technologie maakt het dagelijkse werk voor mensen gemakkelijker!”

Teams biedt meervoudig gemak

Shukrula voorzag geen problemen bij het gebruik en dat bleek te kloppen: “Teams werkt intuïtief en was vóór de invoering bij de gemeente al ingeburgerd. De meesten videobelden tijdens de corona-quarantaine, maar nu gingen ze intern en extern bellen en gebeld worden met de smartphone Teams-app en hun pc’s.  Onze ervaring hiermee is positief, je selecteert heel gemakkelijk contacten uit je lijst en boem, je hebt een gesprek. Ben je in gesprek en heb je extra hulp nodig, dan bel je er gemakkelijk iemand bij. Doorschakelen is een koud kunstje, net als het instellen van je voicemail en je beschikbaarheid. Het biedt meervoudig gemak.”

Piketdienst? Zo verschoven!

Om bij calamiteiten direct actie te ondernemen moet er altijd iemand van de gemeente beschikbaar zijn. Om de piketdienst te wisselen, moesten ambtenaren voorheen de centrale bellen en een pincode invoeren.  Nu zet iemand uit de groep gewoon een digitaal schuifje om waardoor die direct klaar is voor de piketdienst. Het handige schuifje bespaart nu ook veel tijd voor communicatiemedewerkers, boa’s en buitendienstmedewerkers! Deze functie had in het begin last van kinderziektes, maar die zijn na verloop van tijd verholpen. Toch is er nog een punt van aandacht. Als iemand belt naar zo’n call que en het gesprek wordt gemist, kun je nog niet nagaan wie er heeft gebeld. Shukrula hoopt dat dit in de nabije toekomst wordt opgelost.

Altijd het juiste nummer meesturen

Teams geeft de gemeente nu de keuzevrijheid waar het naar op zoek was. De oude PBX-centrale bracht de gemeente in een communicatiespagaat omdat nummers buiten de centrale stonden. “Als ambtenaren burgers bellen met hun eigen 06-nummer, dan worden ze midden in de nacht teruggebeld. Bellen ze met een afgeschermd nummer, dan neemt niemand op. Als collega’s nu met hun smartphone via Teams burgers bellen, dan zien ze het algemene nummer van de gemeente. Collega’s kunnen overigens ook altijd kiezen om alsnog hun 06-nummer mee te sturen”

Bookings borgt nabelafspraken en het serviceniveau

Burgers verwachten bereikbaarheid, maar ook dat ze teruggebeld worden. Momenteel komen terugbelverzoeken in allerlei vormen terug: post-its, e-mails of mondelinge afspraken. Shukrula wil deze dienstverlening met Microsoft Bookings optimaliseren: doen wat je belooft. “Nu weten we niet of mensen altijd op tijd worden teruggebeld. Met deze planningstool gaan de afspraken in één systeem terechtkomen waardoor we geen afspraken uit het oog verliezen. Bovendien kunnen we zien of burgers bijtijds worden teruggebeld en er dus aan afspraken wordt voldaan.”

Bruggen, deuren en nog veel meer in Teams

Teams is voor de gemeente Katwijk nu het communicatiemiddel tussen mensen, maar dat wordt het ook tussen mens en machine. Nu staan de faxen, liften, deurknoppen en bruggen nog buiten Teams, deze moeten in de nabije toekomst met Teams integreren. Op die manier komt Teams centraal te staan in de communicatie tussen mensen onderling én tussen mens en machines. Dit past in het toekomstperspectief van Shukrula. “Ik ben een grote voorstander om alle communicatieprocessen eenvoudig en overzichtelijk te maken. Daarom wordt Teams leidend voor álle communicatie van de gemeente.”

Tips voor een succesvolle overstap

Zonder werkende internetverbinding kun je via Teams niet bellen en gebeld worden. Wil je dat je overstap slaagt is, dan moet volgens Shukrula de wifi-dekking binnen je gebouw goed geregeld zijn. Heb je dit niet goed voor elkaar, dan loop je de kans dat medewerkers de verandering negatief ervaren. Van haperende of uitvallende verbindingen wordt niemand blij. Het doel is juist een betere ervaring. En dat is niet gemakkelijk omdat de overgang naar een andere manier van werken voor velen best ingrijpend is.

Ludieke video’s helpen bij veranderen

Bij de gemeente Katwijk ging de overstap van traditionele, vaste telefoon naar headset en computer eigenlijk heel soepel. Maar waar lag dat precies aan? Omdat Teams al was ingeburgerd, collega’s de beste headsets van Shukrula kregen of juist zijn videotrilogie? “Ik geloof niet in een bommetje gooien en wegduiken. Je moet verandertrajecten altijd goed en persoonlijk aanpakken. Daarom gingen we video’s maken. De videotrilogie Ze gaan verdwijnen! Dat gaat echt niet gebeuren! Goed verbonden! Het mysterie ontrafeld was niet alleen leuk om te maken, maar werd ook goed bekeken en gebruikt. In de video’s speelden een aantal ambassadeurs mee: collega’s die enthousiast aan de slag gaan gingen met Teams en dat ook uitdragen naar de rest van de organisatie. Volgens Shukrula zijn ambassadeurs bij veranderprojecten cruciaal:  “Ze waren mijn ogen en oren en hebben een enorm positieve bijdrage geleverd aan de overstap én in de video’s.”

Persoonlijke begeleiding werkt

De video’s waren een grote hit, maar Shukrula vindt het met verandertrajecten het allerbelangrijkste om dicht bij je mensen te blijven. “Je moet letterlijk naast ze staan en vragen of het goed gaat. Druk ze op het hart dat ze vooral ook moeten zeggen als het niet goed gaat. “Met deze aanpak, ondersteund door een innovatief, robuust communicatief platform, houdt Shukrula de gemeente en haar burgers optimaal aangesloten. Nu en in de toekomst.

Transformeer ook je werkplekken

Biedt jouw organisatie werkplekken waarmee collega’s optimaal op afstand samenwerken? Je wil maximale productiviteit en werkplezier, maar natuurlijk wel veilig. Ontdek met de gepersonaliseerde, interactieve Workplace Transformation Workshops hoe jij je werkplekken toekomstgericht maakt. Meld je aan voor één of meer van de ontspannen, leuke en vooral leerzame workshops.

Haal alles uit je team en organisatie.

Plan een Microsoft Discover workshop voor jouw organisatie of neem contact op voor meer informatie.

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Educatie

  • students behind desk with laptop

    5x Microsoft Office 365 tips voor studenten

    Of het nu gaat om een presentatie in PowerPoint, een verslag in Word of aantekeningen in OneNote; als student kan je Office 365 bijna niet meer wegdenken. En de applicaties zitten ook vol handige functionaliteiten, die je waarschijnlijk nog niet kent! We zetten in dit artikel 5 slimme Office 365 tips op een rijtje.  Tip #1 – Typen? […]

  • Iemand die voor een laptopcomputer zit

    SSVOZ: onderwijs op afstand dat aansluit bij de individuele leerling

    Wanneer deze periode van leren op afstand wordt geëvalueerd, krijgen sommige technieken die we hebben gebruikt ongetwijfeld een vaste plek in de klaslokalen van de nabije toekomst. Antoon Fens, Coördinator ICT bij de Stichting Stedelijk Voortgezet Onderwijs Zoetermeer (SSVOZ), leg uit dat technologie een cruciale rol heeft gespeeld voor het onderwijs in Nederland tijdens de […]

Financiële dienstverlening

  • 216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft graag een rol in speelt. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien welke oplossingen ondernemers helpen de volgende stap te zetten om zo meer uit hun onderneming […]

  • Tips van financiële koplopers over de cloud

    Tips van financiële koplopers over de cloud

    Steeds meer boekhouders en administratiekantoren gaan over naar de cloud om hun werk te doen. 216 Accountants deelt in deze blog een aantal inzichten en tips. Zo kun je een zo groot mogelijk succes maken van de overstap naar de cloud – voor jou én je klanten. E-mails, gezamenlijke spreadsheets, vergaderingen, agenda’s, todo-lijsten, aantekeningen, scans: […]

Overheid

Productie

Retail

Zorg

  • een mens met een tablet in een stockroom

    De zorg sneller ontzorgen met het Power Platform

    De vergrijzing, hoge administratieve druk én COVID-19 maken het de zorg niet gemakkelijk. Het digitaliseren van allerlei processen helpt de zorg efficiënter en laagdrempeliger aan te bieden. Dankzij een software revolutie automatiseer je nu veel sneller en tegen lagere kosten. Hierdoor gaat de zorg de uitdagingen effectief te lijf en houden we Nederland geestelijk en […]

  • Veilig mailverkeer in de zorg

    Veilig mailverkeer in de zorg

    Nederlandse zorginstellingen en ziekenhuizen communiceren steeds vaker digitaal met hun patiënten of cliënten. Dat gebeurt op diverse manieren, waaronder via email – en daar komen ook risico’s bij. Denk bijvoorbeeld aan fouten door menselijk handelen. In 2017 zijn zo’n 10.000 datalekken gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Bij bijna de helft van de datalekken die […]

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digitale transformatie

Klantverhalen

  • Hoe moderne werkplek oplossingen Zweedse managers vooruithelpt

    Hoe moderne werkplek oplossingen Zweedse managers vooruithelpt

    Gebrek aan consistentie maakt efficiënte bedrijfsvoering altijd lastiger. Ledarna, een vakbond voor leidinggevenden in heel Zweden, ondervond dit zelf toen het aantal medewerkers uitgroeide tot boven de 170. Dankzij de modernisering van bestaande tools en systemen kon het bedrijf zijn processen stroomlijnen en de samenwerking verbeteren, de beveiliging verhogen en nieuwe mogelijkheden voor innovatie scheppen. […]

Partners

  • Office 365 – Partner of Record

    Office 365 – Partner of Record

      In deze blog post leggen we uit hoe je als Microsoft Partner er voor kunt zorgen dat je in de Office 365 omgeving van je klant staat vermeld als Partner of Record en waarom dat handig is.   1) Log in op de Office 365 omgeving van de klant. 2) Klik links op het […]

Pers

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Pers / Nieuws

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Security & Privacy

  • Bescherm jezelf tegen phishing-aanvallen

    Bescherm jezelf tegen phishing-aanvallen

    De wereld is de afgelopen weken als gevolg van de COVID-19 pandemie onmiskenbaar veranderd. De crisis haalt op vele manieren het beste in mensen naar boven, maar er wordt helaas ook misbruik van gemaakt. Cybercriminelen gebruiken angst en informatiebehoefte van mensen bij phishing-aanvallen, en stelen gevoelige informatie of verspreiden malware om zo geld te verdienen. […]

Tips

  • 3 onmisbare tips om je verhaal tot leven te brengen met Sway

    3 onmisbare tips om je verhaal tot leven te brengen met Sway

    In dit blog geef ik je elke maand tips & tricks om optimaal van Microsoft Office gebruik te maken. Deze keer: Sway. Met Sway breng je in een mum van tijd persoonlijke verhalen, vakantiecollages en blogs tot leven. Wat doe jij met je vakantiefoto’s? Je kent het ongetwijfeld: je gaat op vakantie en komt thuis […]

Webinars

  • een mensenzitting bij een lijst die een laptopcomputer met behulp van

    Beter digitaal onderwijs met Surface

    Digitale middelen en les op afstand zijn niet meer weg te denken uit het onderwijs. Maar welk apparaat werkt het best voor docenten, leerlingen, studenten én IT-beheer? Microsoft Surface helpt de verschillende rollen binnen het onderwijs vooruit,  door veiligheid te optimaliseren, het beheer tot een koud kunstje te maken en Surface Pen die de hersenen […]