Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse

Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

Remco de Kramer

Remco de Kramer

Product Marketing Manager Microsoft 365

Leestijd, 7 min.

Binnen enkele minuten belde de gemeente Katwijk met Microsoft Teams in plaats van de traditionele PBX-centrale. “De overgang was de snelste die ik ooit zag!” Projectleider ICT Gemeente Katwijk Steven Shukrula kijkt tevreden terug hoe soepel de ommekeer verliep en hoe goed het communicatie- en samenwerkingsplatform zijn collega’s nu en in de toekomst ondersteunt.

 

“Microsoft Teams biedt meervoudig gemak”
Steven Shukrula – Projectleider ICT Gemeente Katwijk

 

De rol van telefonie noemt Steven Shukrula een belangrijk proces voor de gemeente Katwijk. “Het is één van de belangrijkste vormen van communicatie met burgers en collega’s onderling, daarom moet het solide en toekomstgericht zijn.” De PBX-centrale was aan vervanging toe en die vervanging moest beter aansluiten bij op afstand werken en hybride werkscenario’s. Bovendien was de gemeente Katwijk op zoek naar een flexibel en toekomstbestendig systeem.

Innovatief, flexibel en gebruiksvriendelijk

Nederland zat volledig in lockdown toen Shukrula en zijn team zagen dat Microsoft Teams in korte tijd razend populair werd, ook onder medewerkers. “Microsoft Teams was al bekend bij collega’s. Het is een gebruiksvriendelijk en innovatief communicatieplatform. Je kunt er niet alleen mee bellen, maar ook volledig mee samenwerken zoals videovergaderen, veilig bestanden delen, gemiste vergaderingen terugzien en nog veel meer. Bovendien passen we eenvoudig de bereikbaarheid van de gemeente en haar medewerkers aan. Collega’s regelen met Teams hun eigen bereikbaarheid en dat past in de filosofie van onze gemeente waarin we de verantwoordelijk bij de medewerkers zelf leggen.”

In een kwartier over op Teams

Zodoende was de keuze gemaakt en was het tijd voor de migratie. Werd dit een traject van weken of maanden met parallelle systemen werken? “Nee, de overgang was de snelste die ik ooit heb gezien en is uitermate soepel en zo goed als probleemloos verlopen! Hoewel er nog wat gebruikers achteraf gekoppeld moesten, verliep de overgang goed.” Zo’n relatief vlekkeloze overgang kan natuurlijk niet zonder gedegen voorbereiding. Daarom koos de gemeente Katwijk voor Ask Roger! als IT-partner, die ervaring heeft met Teams-migratietrajecten. “Zoals altijd gingen we ook hier via een beproefd stappenplan aan de slag: Road to Success,” zegt Richard Mafficioli, accountmanager overheid van Ask Roger!. “Het draait niet alleen om IT, maar het gaat iedereen aan. Daarom nemen we iedereen mee van de inspiratiesessies tot en met een grondig migratieplan, training, adoptie en natuurlijk support en continue verbetering. Bij elke stap staat de gebruiker en de toegevoegde waarde centraal. Op die manier laten we niets aan het toeval over.”

Er ging niets mis bij de overgang

Ondanks een nauwkeurige voorbereiding kan er altijd iets misgaan, daarom had Shukrula collega’s van zes disciplines in de technische ruimte verzameld op het moment van de waarheid. Maar dat was helemaal niet nodig. “Dezelfde dag hebben we de PBX-centrale nog ten grave gedragen. Nu vraagt de nieuwe technologie nog even meer inspanning dan de voorgaande situatie, maar dat is ook logisch als je nog maar net een paar maanden onderweg bent. Ik verwacht dat we, in de nabije toekomst, stukken minder beheerlast hebben dan hiervoor.”

Vertrouwen in kwaliteit en doorontwikkeling

Het is natuurlijk altijd goed als kosten dalen, maar de gemeente koos niet voor Teams vanuit besparingsoverwegingen. Shukrula vindt innovatiekracht en gebruiksgemak doorslaggevend. “Het gaat erom dat het product werkt voor mensen en toekomstperspectief biedt. Het is een Microsoft-product en daarom hebben we vertrouwen op het gebied van kwaliteit en doorontwikkeling. Er zit een goed beleid achter. Ook niet onbelangrijk: deze technologie maakt het dagelijkse werk voor mensen gemakkelijker!”

Teams biedt meervoudig gemak

Shukrula voorzag geen problemen bij het gebruik en dat bleek te kloppen: “Teams werkt intuïtief en was vóór de invoering bij de gemeente al ingeburgerd. De meesten videobelden tijdens de corona-quarantaine, maar nu gingen ze intern en extern bellen en gebeld worden met de smartphone Teams-app en hun pc’s.  Onze ervaring hiermee is positief, je selecteert heel gemakkelijk contacten uit je lijst en boem, je hebt een gesprek. Ben je in gesprek en heb je extra hulp nodig, dan bel je er gemakkelijk iemand bij. Doorschakelen is een koud kunstje, net als het instellen van je voicemail en je beschikbaarheid. Het biedt meervoudig gemak.”

Piketdienst? Zo verschoven!

Om bij calamiteiten direct actie te ondernemen moet er altijd iemand van de gemeente beschikbaar zijn. Om de piketdienst te wisselen, moesten ambtenaren voorheen de centrale bellen en een pincode invoeren.  Nu zet iemand uit de groep gewoon een digitaal schuifje om waardoor die direct klaar is voor de piketdienst. Het handige schuifje bespaart nu ook veel tijd voor communicatiemedewerkers, boa’s en buitendienstmedewerkers! Deze functie had in het begin last van kinderziektes, maar die zijn na verloop van tijd verholpen. Toch is er nog een punt van aandacht. Als iemand belt naar zo’n call que en het gesprek wordt gemist, kun je nog niet nagaan wie er heeft gebeld. Shukrula hoopt dat dit in de nabije toekomst wordt opgelost.

Altijd het juiste nummer meesturen

Teams geeft de gemeente nu de keuzevrijheid waar het naar op zoek was. De oude PBX-centrale bracht de gemeente in een communicatiespagaat omdat nummers buiten de centrale stonden. “Als ambtenaren burgers bellen met hun eigen 06-nummer, dan worden ze midden in de nacht teruggebeld. Bellen ze met een afgeschermd nummer, dan neemt niemand op. Als collega’s nu met hun smartphone via Teams burgers bellen, dan zien ze het algemene nummer van de gemeente. Collega’s kunnen overigens ook altijd kiezen om alsnog hun 06-nummer mee te sturen”

Bookings borgt nabelafspraken en het serviceniveau

Burgers verwachten bereikbaarheid, maar ook dat ze teruggebeld worden. Momenteel komen terugbelverzoeken in allerlei vormen terug: post-its, e-mails of mondelinge afspraken. Shukrula wil deze dienstverlening met Microsoft Bookings optimaliseren: doen wat je belooft. “Nu weten we niet of mensen altijd op tijd worden teruggebeld. Met deze planningstool gaan de afspraken in één systeem terechtkomen waardoor we geen afspraken uit het oog verliezen. Bovendien kunnen we zien of burgers bijtijds worden teruggebeld en er dus aan afspraken wordt voldaan.”

Bruggen, deuren en nog veel meer in Teams

Teams is voor de gemeente Katwijk nu het communicatiemiddel tussen mensen, maar dat wordt het ook tussen mens en machine. Nu staan de faxen, liften, deurknoppen en bruggen nog buiten Teams, deze moeten in de nabije toekomst met Teams integreren. Op die manier komt Teams centraal te staan in de communicatie tussen mensen onderling én tussen mens en machines. Dit past in het toekomstperspectief van Shukrula. “Ik ben een grote voorstander om alle communicatieprocessen eenvoudig en overzichtelijk te maken. Daarom wordt Teams leidend voor álle communicatie van de gemeente.”

Tips voor een succesvolle overstap

Zonder werkende internetverbinding kun je via Teams niet bellen en gebeld worden. Wil je dat je overstap slaagt is, dan moet volgens Shukrula de wifi-dekking binnen je gebouw goed geregeld zijn. Heb je dit niet goed voor elkaar, dan loop je de kans dat medewerkers de verandering negatief ervaren. Van haperende of uitvallende verbindingen wordt niemand blij. Het doel is juist een betere ervaring. En dat is niet gemakkelijk omdat de overgang naar een andere manier van werken voor velen best ingrijpend is.

Ludieke video’s helpen bij veranderen

Bij de gemeente Katwijk ging de overstap van traditionele, vaste telefoon naar headset en computer eigenlijk heel soepel. Maar waar lag dat precies aan? Omdat Teams al was ingeburgerd, collega’s de beste headsets van Shukrula kregen of juist zijn videotrilogie? “Ik geloof niet in een bommetje gooien en wegduiken. Je moet verandertrajecten altijd goed en persoonlijk aanpakken. Daarom gingen we video’s maken. De videotrilogie Ze gaan verdwijnen! Dat gaat echt niet gebeuren! Goed verbonden! Het mysterie ontrafeld was niet alleen leuk om te maken, maar werd ook goed bekeken en gebruikt. In de video’s speelden een aantal ambassadeurs mee: collega’s die enthousiast aan de slag gaan gingen met Teams en dat ook uitdragen naar de rest van de organisatie. Volgens Shukrula zijn ambassadeurs bij veranderprojecten cruciaal:  “Ze waren mijn ogen en oren en hebben een enorm positieve bijdrage geleverd aan de overstap én in de video’s.”

Persoonlijke begeleiding werkt

De video’s waren een grote hit, maar Shukrula vindt het met verandertrajecten het allerbelangrijkste om dicht bij je mensen te blijven. “Je moet letterlijk naast ze staan en vragen of het goed gaat. Druk ze op het hart dat ze vooral ook moeten zeggen als het niet goed gaat. “Met deze aanpak, ondersteund door een innovatief, robuust communicatief platform, houdt Shukrula de gemeente en haar burgers optimaal aangesloten. Nu en in de toekomst.

Transformeer ook je werkplekken

Biedt jouw organisatie werkplekken waarmee collega’s optimaal op afstand samenwerken? Je wil maximale productiviteit en werkplezier, maar natuurlijk wel veilig. Ontdek met de gepersonaliseerde, interactieve Workplace Transformation Workshops hoe jij je werkplekken toekomstgericht maakt. Meld je aan voor één of meer van de ontspannen, leuke en vooral leerzame workshops.

Haal alles uit je team en organisatie.

Plan een Microsoft Discover workshop voor jouw organisatie of neem contact op voor meer informatie.

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Educatie

  • een groep mensen die aan een lijst zitten

    AMOS maakt het verschil met technologie.

    AMOS (Amsterdamse Oecumenische Scholengroep) is een scholengemeenschap met 29 basisscholen in Amsterdam. Het verlagen van werkdruk en het verbeteren van de onderwijskwaliteit staan voorop bij AMOS. Maar hoe kies je een apparaat dat bijdraagt aan het behalen van deze doelen? En waar moet je rekening mee houden? Altijd een vaste plek achter het bureau?  Traditioneel […]

  • Surface in education, woman with Surface tablet

    Surface voor het onderwijs

    Een geschikte Surface voor iedereen in het onderwijs Het onderwijs is de afgelopen periode flink veranderd. Nieuwe leervormen, zoals het hybride leren en virtuele lessen, hebben hun intrede gedaan. De nieuwe situatie stelt hoge eisen aan de technologie die wordt gebruikt. Microsoft Surface helpt de verschillende rollen binnen het onderwijs vooruit, door veiligheid te optimaliseren, het […]

Financiële dienstverlening

  • Man with Surface Studio 2+

    Microsoft Surface in de financiële dienstverlening

    Een logische keuze voor een branche met specifieke eisen Dat organisaties in de financiële dienstverlening specifieke (en hoge) eisen stellen aan technologie is niet verrassend. Er worden bijvoorbeeld specifieke voorwaarden gesteld aan beveiliging en compliance. Tegelijkertijd spelen er nieuwe ontwikkelingen, zoals het hybride werken. Welke rol kan Surface hierin spelen? Een belangrijke ontwikkeling voor organisaties […]

Overheid

Productie

  • iemand zit aan een bureau met een laptop op tafel

    Mijn menselijk leiderschaps kompas in tijden van somberheid

    Microsoft’s Max Tchapeyou biedt een zeer persoonlijk standpunt, verwijzend naar de zes manieren waarop hij effectiever – en positiever – met zijn team heeft gewerkt.

  • Surface in manufacturing, man with Surface Duo

    Surface in Manufacturing

    The benefits of Surface In a manufacturing environment, like a factory, users often have stringent demands for their hardware. In developing Surface, we pay close attention to the different environments in which Surface can be used and seek to ensure that people can work optimally with the right technology. What can Surface do for manufacturing? […]

Retail

  • Surface in retail, man and woman at counter

    Surface in Retail

    The benefits of Surface Retail organizations face many different changes and challenges, but encounter lots of opportunities too. Good examples include e-commerce opportunities, as well as relatively new retail formulas such as pop-up stores and pick-up locations, which all come with their own technological requirements. Surface truly comes into its own in these situations. The […]

  • Foto van iemand die van achteren gezien wordt terwijl hij een Teams-vergadering bijwoont met 2 collega's waarbij een stof voor meubels wordt besproken.

    Zuiver: ondersteuning van de bedrijfsvoering en cultuur door middel van technologie

    “Sinds de verhuizing naar de cloud gelden er geen beperkingen meer. Zonder deze technologie hadden we de groei die we nu hebben zeker niet gezien.” Jaap Landsaat, CFO en Head of IT bij de Nederlandse meubelontwerper Zuiver, vertelt over de diepgaande impact die technologie heeft gehad op het bedrijf waarvan hij meer dan twintig jaar […]

Zorg

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digitale transformatie

Klantverhalen

  • een groep mensen die aan een lijst zitten

    AMOS maakt het verschil met technologie.

    AMOS (Amsterdamse Oecumenische Scholengroep) is een scholengemeenschap met 29 basisscholen in Amsterdam. Het verlagen van werkdruk en het verbeteren van de onderwijskwaliteit staan voorop bij AMOS. Maar hoe kies je een apparaat dat bijdraagt aan het behalen van deze doelen? En waar moet je rekening mee houden? Altijd een vaste plek achter het bureau?  Traditioneel […]

Partners

  • Dad baking with kids using HPSpectrex360

    We are here for our partners

    At Microsoft, as part of our response to the impact of COVID-19, we have shifted tens of thousands of employees to working remotely. Many of our partners and customers have asked us to share the details of how we enable remote work for such a large workforce. We wanted to share with you some of […]

Pers / Nieuws

Security & Privacy

  • Twee mensen die voor een computer zitten en staan

    De dreiging van schaduw-IT onschadelijk maken

    Een van de grootste bedreigingen voor de veiligheid van bedrijven komt van binnenuit. Ben je opgewassen tegen de dreiging van schaduw-IT? Het uitgebreide rapport Anders Werken van Microsoft laat zien dat verandering de nieuwe norm wordt voor alle bedrijven. De uitdagingen op het gebied van beveiliging zijn niet alleen afkomstig van buiten het bedrijf, maar […]

Tips

Webinars

  • Vanuit huis en kantoor weer gelijkwaardig vergaderen

    Vanuit huis en kantoor weer gelijkwaardig vergaderen

    ‘Niemand werkt nog vijf dagen op kantoor, mensen werken vijf dagen thuis.’ Als iemand dit meer dan twee jaar geleden zo ter discussie had gesteld, waren we nu nog niet uitgepraat. Ook wij niet. De manier waarop we werken als gevolg van de pandemie is 180 graden veranderd. Gelukkig is er inmiddels een betere ‘hybride’ […]