Werknemers over de hele wereld ondersteunen met een virtuele bureaubladoplossing

“Het is altijd goed om te zien dat je de juiste technologische keuzes hebt gemaakt en als er dan iets moet gebeuren, dat ook kan gebeuren.”

Stefan De Boer, Global IT Head bij arbeidsbemiddelaar Brunel, vertelt over de filosofie van zijn bedrijf om nieuwe technologieën te omarmen en hoe het bedrijf zich hierdoor snel kon aanpassen aan werken op afstand tijdens de COVID-19-crisis.

“We waren een van de eerste bedrijven wereldwijd die volledig naar de cloud migreerde met Azure en we zijn al een paar keer eerder de eerste geweest met nieuwe technologie”, zegt hij.

“Niemand zag COVID-19 aankomen, maar onze vroegtijdige investering in de cloud betekende dat we al een wereldwijd netwerk via Azure hadden en over voldoende bandbreedte beschikten om iedereen op afstand te laten werken. Dat gaf ons een echte voorsprong op het gebied van technologie. Nu hadden we alleen een manier nodig om de bedrijfscontinuïteit te garanderen, om te blijven bemiddelen en werven voor onze klanten en de 13.000 mensen op onze loonlijst te kunnen betalen.”

Early adopters van nieuwe technologieën

Brunel is gevestigd in Nederland en biedt personeelsoplossingen voor bedrijven over de hele wereld met een focus op hernieuwbare energie en de olie- en gasindustrie. De organisatie heeft momenteel ongeveer 1.800 werknemers in 38 landen in dienst, samen met 13.000 gedetacheerde medewerkers die centraal vanuit het hoofdkantoor in Amsterdam worden aangestuurd.

Als marktleider in de uitzendsector is Brunel altijd een early adopter van nieuwe technologieën geweest om hun infrastructuur te verbeteren. Dit gaat terug tot 2011, toen het bedrijf de eerste versies van Microsoft Dynamics en Microsoft Office implementeerde met de hulp van Microsoft-partner SaaSplaza, en meer recentelijk in 2017 toen het bedrijf als een van de eerste internationale organisaties elke server naar de cloud migreerde.

“Voor ons was het meer dan alleen data opslaan. We wilden een veilige omgeving creëren waar iedereen veilig toegang had tot hun bestanden en applicaties vanaf elk apparaat, waar ook ter wereld”, zegt Stefan.

“Toen we in oktober 2019 Windows Virtual Desktop ontdekten, wisten we meteen dat dit een goed product voor ons zou zijn. We zijn dan ook meteen een project gestart met SaaSplaza om dit te implementeren. Dat was althans het doel van ons project, totdat COVID-19 uitbrak. Binnen drie weken hadden we alle 100 kantoren over de hele wereld gesloten, waardoor we geen tijd hadden voor de geplande uitrol.”

Een virtueel kantoor in de cloud creëren

“Hoewel we deze oplossing voor werken op afstand al vóór COVID-19 aan het plannen waren, hadden we niet genoeg apparaten om van de ene dag op de andere over te stappen”, vertelt Stefan over de implementatieproblemen waarmee zijn team in 2020 werd geconfronteerd.

Brunel had echter wel een groot voordeel op softwaregebied. Nu hun systemen al in de cloud draaiden en platforms zoals Microsoft Teams en SharePoint al volledig waren uitgerold, was het bedrijf in staat om zich snel aan te passen en Windows Virtual Desktop zonder veel stress of vertraging te implementeren.

Hiermee worden werknemers die Windows Virtual Desktop op een persoonlijk apparaat gebruiken, beschermd door dezelfde Microsoft-beveiligingsfuncties als elke andere Brunel-laptop, waardoor er een naadloze oplossing voor werken op afstand ontstaat die het bedrijf draaiend houdt.

“De basiselementen van een platform voor externe bureaubladen waren al aanwezig, dus we moesten onze mensen alleen nog vertellen hoe ze dat konden gebruiken,” zegt hij. “De meeste mensen hadden een eigen laptop en waren bekend met de Microsoft 365-tools, en we hebben een intern samenwerkingsplatform opgezet om werknemers te trainen die ondersteuning nodig hebben.

De invoeringsfase verliep zo snel dat we het niveau van bedrijfscontinuïteit konden handhaven dat we nodig hadden, wat alleen maar aantoont hoe belangrijk het is om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen in de markt zodat je overal op bent voorbereid.

De voordelen van werken op afstand

Nu Windows Virtual Desktop volledig was geïmplementeerd, duurde het niet lang voordat werknemers bij Brunel hun nieuwe omgeving voor werken op afstand omarmden, wat bleek uit de overweldigende positieve reacties voor IT en thuiswerken bij een recent onderzoek naar werknemerstevredenheid.

“Voor mij is het grootste voordeel dat Microsoft 365 volledig is opgenomen in de oplossing, dus het maakt niet meer uit of iemand thuis op een laptop werkt of op kantoor op een desktop”, zegt Stefan. “Applicaties als Teams zijn klaar voor gebruik wanneer je ze nodig hebt en we gebruiken ook dezelfde beveiligingsmaatregelen over de hele wereld als iedereen met hetzelfde virtuele platform werkt.”

Terugkijkend op een moeilijk jaar gelooft Stefan dat het succes van Brunel niet mogelijk zou zijn geweest zonder een nauwe samenwerking met SaaSplaza en Microsoft. Een belangrijk ecosysteem tussen de drie bedrijven dat helpt bij het coördineren van nieuwe innovaties en ervoor zorgt dat alles op de juiste manier wordt geïmplementeerd.

“Je hebt intern nooit alle kennis die je nodig hebt, maar door strategisch samen te werken kunnen we de specialismen inhuren die we nodig hebben”, zegt hij.

“Soms moeten we iemand vinden die ervaring heeft in het overstappen naar de cloud en andere keren lenen we technici om een nieuw systeem te implementeren. Maar het gaat altijd om samen toewerken naar een gemeenschappelijk doel en een roadmap opstellen die volgens iedereen de juiste richting uitgaat.”

Een bedrijf dat nooit stilstaat

Nu Brunel naar de toekomst kijkt, heeft het bedrijf een aantal samenwerkingsprojecten met Microsoft gepland voor 2021. Zo wil Brunel hun Power Platform-oplossing aanpassen met een roboticalaag, de Azure-dataservices beter benutten en een reeks nieuwe modules toevoegen aan hun CRM-platform. Een strategische roadmap die in lijn ligt met hun vooruitstrevende bedrijfsfilosofie om nieuwe technologieën te omarmen.

“Dat zijn drie grote programma’s voor 2021 die veel waarde zullen toevoegen aan ons bedrijf. En met de hulp van Microsoft en SaaSplaza hebben we de nodige ondersteuning om alles soepel te laten verlopen”, zegt Stefan.

“Als je een early adopter bent, weet je dat niet alles vanaf dag één voor je beschikbaar is. Maar ons teammotto is om het gewoon te doen en eventuele problemen te omzeilen als en wanneer ze optreden. Er zal altijd wel een reden zijn om het niet te doen, maar dat mag je niet weerhouden van innoveren en altijd op zoek zijn naar nieuwe manieren om te verbeteren.”