Vanuit huis en kantoor weer gelijkwaardig vergaderen

‘Niemand werkt nog vijf dagen op kantoor, mensen werken vijf dagen thuis.’ Als iemand dit meer dan twee jaar geleden zo ter discussie had gesteld, waren we nu nog niet uitgepraat. Ook wij niet. De manier waarop we werken als gevolg van de pandemie is 180 graden veranderd. Gelukkig is er inmiddels een betere ‘hybride’ balans: mensen combineren werken thuis met werken op kantoor. Het roept de vraag op: hoe goed past de vergaderruimte nog in deze nieuwe manier van werken? Op dit moment laat slechts 6% van de vergaderzalen op kantoor deelnemers vanuit huis als gelijkwaardige deelnemen aan de vergadering¹. Vergaderzalen lopen achter op de realiteit. Met grote gevolgen.

Ervaring

In Nederland vergaderen we nogal wat. Ons werk wordt complexer en kennis zit verspreid over de organisatie. Kenniswerkers zitten gemiddeld in 10 virtuele teams. Maar hoe vergader je nu als er, zeg 4 mensen fysiek op kantoor werken en 5 werknemers vanaf een andere locatie deelnemen aan dezelfde vergadering? We hebben inmiddels allemaal ervaren wat er misgaat. Deelnemers zijn niet verstaanbaar, reacties zijn niet zichtbaar op het moment dat er een beeldscherm gedeeld wordt. De meeste vergaderingen starten 10 minuten te laat doordat de ‘techniek’ niet werkt. Het gevolg: mensen haken simpelweg af door een gebrek aan betrokkenheid en interactie. En kun je ze dat kwalijk nemen?

Hybride vergaderen

Met Teams Rooms neemt een vergaderkamer deel aan een meeting. Net als een persoon dit doet. Hierdoor maak je de vergaderervaring inclusief en schaalbaar. Iedereen doet echt mee, authentiek contact, ongeacht waar je bent, op gelijkwaardige basis. Teams Rooms is geen nieuwe technologie. Wel nieuw is dat organisaties die hybride werk omarmen alle vergaderkamers hiermee uit kunnen rusten. Daarnaast zijn diverse nieuwe functionaliteiten toegevoegd, gericht op het stimuleren van interactie tussen gebruikers. Alles is simpel in gebruik. Meebewegende, intelligente camera’s. Speech-to-text met zelfs stemherkenning. Video’s en presentaties delen terwijl je de reacties van de deelnemers registreert. Gezichtsherkenning en naamsvermelding als iemand het woord neemt… het zijn zomaar wat slimme functies die vergaderen eigenlijk makkelijker en effectiever maken. Alle neuzen dezelfde kant op, iedere stem telt, ongeacht vanuit welke locatie een medewerker deelneemt. Wie weet leidt Teams Rooms op termijn wel tot iets minder vergaderen.

Samenspel

Met Teams Rooms is vergaderen eigenlijk makkelijker dan ooit tevoren. Er is voor ieder type vergaderkamer een oplossing. Van klein tot groot. Van een klassieke conferentie setup tot een snelle brainstorm. Zo brengt Teams Rooms de hele organisatie weer bij elkaar. Het is niet alleen de verantwoordelijkheid van de IT-afdeling, het valt niet enkel onder beleid van Human Resource en Facility Services. Het gaat om het samenspel tussen al deze afdelingen. Alleen dan kan de organisatie hybride werk goed organiseren en profiteert iedereen van de voordelen.

Ervaar hybride vergaderen zelf

We nemen je op ons kantoor op Schiphol mee in de wereld van hybride werken. We starten in onze Immersive Suite, een unieke 360 graden ervaring. Daarna neem je deel aan een Teams Rooms demovergadering en je ontdekt zelf hoe technologie barrières beslecht die hybride vergaderen in de weg staan en dat gelijkwaardig contact weer leidt tot 1+1=3. We sluiten af met specifieke productuitleg. Er is volop ruimte voor discussie. Zoals gezegd is het mogelijk maken van hybride vergaderen een samenspel. Werk je bij IT? Neem dan een collega mee van Human Resource of Facility Services of vice versa. Spreekt deze Engels? Let op de voertaal van de sessies.

Wacht niet te lang

Het aantal plaatsen per sessie is beperkt tot 8 met maximaal 2 deelnemers per klant. Er worden meerdere sessies georganiseerd maar wees er snel bij, vol is helaas vol, je komt dan op een wachtlijst. De sessies worden gegeven door partners in samenwerking met Microsoft. Geef je nu op, laat ons je voorkeursdatum en tijdstip weten. Je ontvangt dan van ons een uitnodiging.

Vragen over deze hybrid meeting experience? Stel ze hier.
Deelnemen aan een remote sessie? Schrijf je in voor een Discover Workshop.
Meer lezen? Download deze gids hoe je Teams naar vergaderzalen brengt.

Microsoft geeft partners de mogelijkheid om organisaties te ondersteunen bij de start van hybride vergaderen. Bijvoorbeeld een (deels) door Microsoft vergoede Impact Analyse, installatie van de eerste twee kamers, een pilotproject of korting op Teams Room licenties. Partners die de sessies geven zijn lid van het Microsoft’s Meeting Room Partner Program (MRPP) en kunnen kunnen beoordelen of je organisatie hiervoor in aanmerking komt. Meer weten over de partners? Klik op de naam om hun aanbod te bekijken; Communicativ, Kinly , KPN, Wortell.