Wolters Kluwer navigeert soepel door verandering

Wolters Kluwer weet hoe ze door veranderingen moet navigeren. Het bedrijf, dat al 185 jaar bestaat, is blijven bloeien omdat het begrijpt dat transformatie vereist dat men dicht bij de veranderende behoeften van professionals blijft. Met klantgerichtheid als leidraad heeft het bedrijf de digitalisering omarmd en is nu wereldwijd marktleider in het leveren van de beste professionele informatie, deskundig inzicht, softwareoplossingen en diensten die de waarde en efficiëntie van het werk vergroten en de resultaten voor professionals overal verbeteren.

Om nieuwe waarde te leveren aan klanten via haar juridische en regelgevende informatieoplossingen, heeft Wolters Kluwer Legal & Regulatory nauw samengewerkt met klanten om hun meest complexe uitdagingen te begrijpen en op te lossen. Als onderdeel hiervan zagen zij echte waarde in het creëren van een nieuwe oplossing die Wolters Kluwer’s diepgaande branche- en domeinexpertise kan integreren met moderne productiviteitstools. Wolters Kluwer Legal & Regulatory werkte daarom samen met het Modern Work Customer Co-Innovation team van Microsoft om een baanbrekende oplossing voor de verbetering van de juridische workflow te ontwikkelen door haar winnende content te integreren met Microsoft 365.

Dankzij deze innovatieve oplossing kunnen juridische professionals nu efficiënter werken en er zeker van zijn dat ze snel precies vinden wat ze nodig hebben terwijl ze aan een zaak werken.
Peter Backx: Vice President van Global Product Management, Wolters Kluwer Legal & Regulatory

Een winnende combinatie

Bij het ontwerpen van de oplossing analyseerden de gezamenlijke Wolters Kluwer Legal & Regulatory en Microsoft Modern Work Customer Co-Innovation teams de juridische workflows om de meest essentiële tools te identificeren die in de advocatuur worden gebruikt om te bepalen hoe de processen het best kunnen worden gestroomlijnd. Het gezamenlijke team stelde vast dat juridische professionals het meest zouden profiteren van een oplossing die Wolters Kluwer juridische content, Microsoft 365 productiviteitstools en documentbeheersystemen verenigt. Dus ontwikkelde het team zijn oplossing door de uitgebreide content van Wolters Kluwer en de eigen interne juridische content repository van een kantoor in SharePoint te integreren met document authoring en reviewing in Microsoft Word.

Peter Backx, Vice President of Global Product Management bij Wolters Kluwer Legal & Regulatory, herinnert zich: “De overgrote meerderheid van de juridische professionals gebruikt Microsoft-tools om documenten te maken en samen te werken met klanten. We realiseerden ons dat als we een echte ecosysteembrede workflowoplossing wilden ontwikkelen, samenwerking met Microsoft en het benutten van de expertise en ervaring van wereldklasse de sleutel tot ons succes zou zijn.”

Marian Möhren, Senior Product Technology Manager bij Wolters Kluwer Legal & Regulatory voegt toe: “Workflows in de juridische sector centreren zich rond documenten – dat is een belangrijk gebied waar waarde wordt gecreëerd. Om de juridische workflows te verbeteren, was het dus logisch om met Microsoft Word te beginnen.”

Workflows in de juridische sector draaien om documenten – een belangrijk gebied waar waarde wordt gecreëerd. Om de juridische workflows te verbeteren, was het dus logisch om met Microsoft Word te beginnen.
Marian Möhren: Senior Product Technology Manager, Wolters Kluwer Legal & Regulatory

De juiste inhoud in context

De oplossing is een Word-add-in die relevante, waardevolle juridische inhoud verzamelt en aanbiedt, waaruit professionals onmiddellijk kunnen putten bij het beoordelen van documenten. De oplossing analyseert de in SharePoint opgeslagen documenten van een bedrijf met behulp van een machine learning-model dat is getraind om de inhoud van verschillende juridische documenten te herkennen. De oplossing slaat vervolgens de resulterende metadata die bij deze documenten horen op in de database van de oplossing. Op basis van het taalmodel van de oplossing en het scoren van overeenkomsten, levert de oplossing vervolgens automatisch de meest relevante vergelijkbare inhoud aan juridische professionals wanneer zij documenten in Word bekijken.

Tegelijkertijd gebruikt de oplossing ook de inzichten die zij verkrijgt uit geopende documenten om automatisch de uitgebreide eigen content van Wolters Kluwer te bevragen. Met behulp van een API presenteert de oplossing de beste matches uit Wolters Kluwer’s portfolio in termen van relevant juridisch commentaar en analyses die overeenkomen met de inhoud van het document. Op deze manier brengt de oplossing het beste van de interne kennis van een kantoor en het meest bruikbare externe onderzoek en de expertise van Wolters Kluwer samen, om de meest relevante en toepasselijke ondersteunende juridische content aan professionals in context te bieden.

Het gebruik van de oplossing verbetert de workflow en de focus van juridische professionals aanzienlijk, omdat ze tijdens het beoordelen van een document niet tussen schermen en applicaties hoeven te navigeren. Möhren verklaart: “Dankzij de integratie van onze oplossing met Microsoft Word hoeven juristen hun documenten niet te verlaten en de context waarin ze werken niet te verliezen om juridisch onderzoek te doen. In plaats daarvan kunnen ze naadloos werken terwijl ze toegang hebben tot het best mogelijke inzicht en commentaar.”

De lat hoger leggen

Op basis van de feedback die tijdens de co-innovatiepilootfase is verkregen, gelooft Wolters Kluwer dat klanten die de oplossing gebruiken, zullen merken dat deze zowel efficiëntie als een hoger kwaliteitsniveau voor hun juridisch werk oplevert. Traditioneel zouden juridische professionals moeten schakelen om individueel databases te doorzoeken om de beste en meest relevante bronnen te vinden. Nu doet de oplossing dit zware werk voor hen, waardoor professionals al hun inspanningen kunnen richten op het produceren van hun best mogelijke juridische werk.

De oplossing verhoogt niet alleen de efficiëntie, maar ook de kwaliteit van het juridische werk. Het machine learning model kan vinden wat reguliere zoekopdrachten missen, omdat het onmiddellijk alle content repositories scant en doorzoekt op basis van zowel trefwoorden als de gelijkenis van semantische metadata. Daardoor vindt de oplossing de meest relevante citaten die van toepassing zijn op het beoordeelde document. Backx: “De cognitieve diensten en semantische zoekfunctie van de oplossing vinden documenten die bij normale zoekacties met dezelfde trefwoorden worden gemist, wat het resultaat van het werk verbetert.”

Deze mogelijkheid helpt juridische professionals een belangrijke hindernis te overwinnen. Als ze alleen zoeken naar wat ze al kennen, kunnen ze belangrijke zaken of beslissingen missen die ze nog nooit zijn tegengekomen. En hun zoekopdrachten kunnen mislukken als ze specifieke details van een zaak vergeten of als de gezochte juridische termen enigszins afwijken. Möhren: “Vroeger was de enige manier om iets te vinden dat je je specifieke zaaktitels en juridische termen moest herinneren, maar nu vindt de oplossing automatisch alles wat relevant is.”

Bij juridisch werk betekent het vinden van de juiste uitspraak of precedent vaak het verschil tussen het winnen en verliezen van een zaak. Juridische professionals kunnen de oplossing gebruiken om toegang te krijgen tot alle documenten en beslissingen die ze nodig hebben, wanneer ze die nodig hebben. Möhren: “De grootste angst van juristen is dat ze iets missen dat de tegenpartij tegen hen kan gebruiken. Het gebruik van de oplossing helpt dat te voorkomen. De kwaliteit is beter omdat je automatisch meer juridische argumenten, juridische referenties en juridische concepten krijgt aangereikt.”

De waarde die de oplossing al heeft laten zien, heeft ervoor gezorgd dat deze binnenkort zijn weg zal vinden van de co-innovatie pilot fase naar opname in Wolters Kluwer’s nieuwe Microsoft Word add-in portfolio genaamd Legal Assist. De waarde die de oplossing tot nu toe heeft opgeleverd, zet Wolters Kluwer er bovendien toe aan om andere productiviteitstools van Microsoft te analyseren en mogelijk aan het toepassingsgebied van de oplossing toe te voegen. Nu de juridische wereld bijvoorbeeld steeds meer gebruik maakt van Microsoft Teams, is Wolters Kluwer van plan haar Legal Assist-aanbod uit te breiden met Teams in de workflow. Juridische professionals die samenwerken in Teams kunnen profiteren van het feit dat de oplossing relevante en tijdige content aanbiedt terwijl ze werken.

Het bedrijf heeft ook Microsoft Viva Topics geïdentificeerd als een andere potentiële toevoeging. Viva Topics sluit al aan bij de oplossing doordat het toepasselijke content vindt. Het biedt meer waarde voor klanten van Legal Assist omdat het belangrijke contextuele content suggesties levert aan mensen die in andere sferen van Microsoft 365 werken. Juridische professionals die content lezen of misschien in gesprek zijn met collega’s voor strategie of planning kunnen ook profiteren van zeer toepasselijke, in-context juridische content, zowel uit interne repositories als uit het portfolio van Wolters Kluwer.

De grootste angst van juridische professionals is iets te missen dat de tegenpartij tegen hen kan gebruiken. Het gebruik van de oplossing helpt dat te voorkomen.
Marian Möhren: Senior Product Technology Manager, Wolters Kluwer Legal & Regulatory

Door juridische professionals tegemoet te komen waar en hoe ze werken, levert Wolters Kluwer best-in-class workflowverbeteringen en voegt het echte waarde toe voor advocaten en hun resultaten. Backx concludeert: “De oplossing wordt ondersteund door klantenonderzoek. Iedereen waardeert dat het in Word staat, dat het logisch is en dat het werkt. Dankzij deze innovatieve oplossing kunnen juridische professionals nu efficiënter werken en er zeker van zijn dat ze snel precies vinden wat ze nodig hebben terwijl ze aan een zaak werken.”

Doe meer, met minder

De huidige, dynamische tijden zorgen ervoor dat je als organisatie kritisch moet kijken naar de kosten en tijd die IT besteedt aan het beheren van de alsmaar complexere IT-infrastructuur. Juist op dat vlak kan Microsoft 365 een belangrijke rol spelen. Benieuwd hoe? Lees het in ons artikel Microsoft 365: Doe meer, met minder of bekijk onze video over hoe je meer kunt doen met minder.