Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse
Een groot oud gebouw met veel ramen

Raad van State: een virtuele rechtszaal opzetten met een oplossing voor werken op afstand

Jeffrey Vermeulen

Jeffrey Vermeulen

Business Group Lead – Cloud & Enterprise

Leestijd, 6 min.

“Deze situatie heeft bewezen dat je met de juiste middelen, ondersteuning en overtuiging de helft van de bureaus in je gebouw kunt verwijderen – en in die zin denk ik niet dat we ooit nog 700 mensen tegelijkertijd op kantoor zullen zien.”

Ron Lamers, Projectmanager bij de Raad van State, praat over de technologische versnelling door COVID-19 en de manier waarop een oplossing voor werken op afstand zijn organisatie voorgoed heeft veranderd.

“De Raad van State is een van de oudste overheidsorganisaties in Nederland en heeft twee primaire taken: het adviseren van regering en parlement over wetgeving en bestuur, en het rechtspreken als hoogste bestuursrechter”, legt Lamers uit.

“Dit zijn zeer intelligente mensen die de voorkeur geven aan de traditionele manier van werken – juristen en rechters spreken elkaar persoonlijk en dat is iets dat volgens niemand door technologie kon worden vervangen.

“Dat was althans de mening voor COVID-19.”

Een traditionele overheidsorganisatie

De Raad van State is een constitutioneel adviesorgaan voor de regering met daarin leden van de koninklijke familie en door de kroon benoemde leden met een politieke, diplomatieke of militaire achtergrond.

De Raad heeft circa 700 mensen in dienst, voornamelijk juristen of rechters, met ongeveer 40 procent administratief personeel zoals IT-medewerkers en griffiers. Met een klein IT-landschap, samengesteld uit enkele verouderde systemen, heeft de Raad van State werken op afstand door medewerkers altijd ontmoedigd. Maar toen de beperkingen als gevolg van COVID-19 mensen beletten om op kantoor te komen, moest de Raad snel een aantal beslissingen nemen om iedereen in staat te stellen vanuit huis te blijven werken – wat begon met een overstap naar de cloud.

“Er komt een moment dat je een beslissing moet nemen – investeren we in onze datacenters of gaan we uitbesteden aan een externe partij?”, aldus Lamers.

“Dat werd de drijvende kracht achter ons project ‘Reis naar de cloud’, dat we begin 2020 zijn gestart om de mogelijkheden van Azure en Windows Virtual Desktop te onderzoeken.”

400 telewerkers in een paar weken

De Raad van State heeft in 2017 voor het eerst geëxperimenteerd met Azure als onderdeel van een klein proefproject, voor het maken van een applicatie waarmee juristen worden geholpen online beroep aan te tekenen. Maar door zorgen op het gebied van beveiliging met betrekking tot data in de cloud heeft de Raad verder geen actie ondernomen met het platform. Pas toen de nieuwe cloudvisie voor 2020 werd aangekondigd, werd Azure opnieuw goed beoordeeld in het kader van de ‘Reis naar de cloud’.

“Vóór COVID-19 wilden we al onze applicaties al naar de cloud te verplaatsen, dus besloten we ook na te gaan hoe thuiswerkers geholpen konden worden met Azure en Windows Virtual Desktop”, legt Lamers uit.

“Voor onze vorige tool voor werken op afstand waren tot 15 nieuwe servers nodig om iedereen op afstand te ondersteunen, wat maanden zou duren om in te voeren. Maar met Azure beschikken we over de flexibiliteit om veel sneller op te schalen in de cloud en meer servers of services toe te voegen waar en wanneer we die nodig hebben.

“Met de steun van Microsoft hebben we een week voor de lockdown door de Nederlandse overheid een proof of concept voor zo’n 30 gebruikers uitgevoerd”, zegt hij. “Twee weken later groeide dat uit naar 250 gebruikers en inmiddels kan ons systeem 400 sessies aan. Het is een enorme verbetering en heeft ons geholpen een immense achterstand bij de afhandeling van zaken te voorkomen toen COVID-19 toesloeg.”

De mensen werden geholpen vanuit huis toegang te krijgen tot hun desktopcomputer, maar de Raad van State moest ook de veiligheid en dataopslag borgen – een zaak van hoge prioriteit voor de Raad. Daardoor werd het opleiden van personeel een cruciaal onderdeel van deze digitale transformatie.

“Niemand heeft toestemming om ook maar een velletje papier mee het gebouw uit te nemen, dus je kunt je voorstellen wat een grote stap een migratie van de hele organisatie naar een virtuele wereld is geweest”, voegt Lamers toe.

“We hebben workshops georganiseerd om iedereen te informeren over zaken als meervoudige verificatie en Microsoft Teams. Vervolgens kregen ze de vrijheid om deze nieuwe tools aan hun eigen manier van werken aan te passen en konden we erop vertrouwen dat elk chat- en videogesprek veilig was.”

Een cultuur voor werken op afstand ontwikkelen

Nu Windows Virtual Desktop in de hele Raad van State is geïmplementeerd, kan de Raad zijn taken op een veilige en beveiligde manier blijven uitvoeren. Een verschuiving naar werken op afstand die de organisatie volgens Lamers zeker toekomstbestendig maakt.

“Veel van ons werk kan vanuit huis worden gedaan, maar de bespreking van de eigenlijke zaken moet nog steeds in de rechtszaal plaatsvinden”, zegt hij. “De gebouwen zijn aangepast aan de regels rond afstand houden, dus een rechtszaal waarin 60-80 mensen konden plaatsnemen, biedt nu plaats aan 20 mensen. Via Teams kunnen alle anderen virtueel deelnemen en op een groot scherm worden weergegeven, zodat ze nog steeds deel van de discussie kunnen uitmaken.”

Lamers vult aan: “De Raad heeft voorheen nooit een audiovisueel team gehad maar dit team is nu een belangrijk onderdeel van de organisatie doordat het al die camera’s, schermen en apparaten draaiend houdt – en in die zin denk ik niet dat we ooit naar de oude toestand zullen terugkeren.”

Sinds mei 2018 moet de Raad ook nadenken over regels van de AVG rond persoonsgegevens, waardoor er onzekerheden ontstonden over het werken met externe partijen en de kwetsbaarheid van belangrijke data van cliënten. Maar na zorgvuldige en grondige gesprekken op hoog niveau tussen overheidsfunctionarissen en vertegenwoordigers van Microsoft, kon de Raad van State zijn data met vertrouwen migreren naar de cloud.

“We hebben een vertrouwensrelatie opgebouwd met Microsoft en zijn nu van mening dat onze data in Azure veiliger is dan op locatie”, aldus Lamers.

“Microsoft kan meer geld uitgeven aan het beveiligen van de eigen omgeving en servers dan de Raad, en met alle Microsoft-tools die we gebruiken, ligt het vertrouwen veel dieper dan alleen bij het gebruik van Azure.”

Inzicht in het belang van technologie

“We zijn erg trots op wat we hebben weten te bereiken en onze inspanningen hebben bijgedragen aan een verandering in de manier van denken over technologie door de Raad”, vertelt Lamers, terwijl hij de invloed van de gebeurtenissen van dit jaar op toekomstige projecten beschrijft.

“Zonder de samenwerking met Microsoft waren we niet zo succesvol geweest”, zegt hij. “En we willen nu nieuwe laptops en mobiele apparaten uitrollen die op afstand beheerd worden via Intune. Bovendien willen we onze ontwikkel- en testomgeving verplaatsen naar Azure.”

“Overheidsorganisaties zijn altijd slecht geweest in snel werken. Dat komt door alle regelgeving die in acht moet worden genomen. Maar nu zijn we allemaal afhankelijk van IT – dus als we feiten kunnen geven om te laten zien hoe een project waarde toevoegt voor de Raad, kunnen we sneller goedkeuring krijgen om verder te gaan.”

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Educatie

Government

  • Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Binnen enkele minuten belde de gemeente Katwijk met Microsoft Teams in plaats van de traditionele PBX-centrale. “De overgang was de snelste die ik ooit zag!” Projectleider ICT Gemeente Katwijk Steven Shukrula kijkt tevreden terug hoe soepel de ommekeer verliep en hoe goed het communicatie- en samenwerkingsplatform zijn collega’s nu en in de toekomst ondersteunt.   […]

Overheid

Productie

Retail

  • Foto van iemand die van achteren gezien wordt terwijl hij een Teams-vergadering bijwoont met 2 collega's waarbij een stof voor meubels wordt besproken.

    Zuiver: ondersteuning van de bedrijfsvoering en cultuur door middel van technologie

    “Sinds de verhuizing naar de cloud gelden er geen beperkingen meer. Zonder deze technologie hadden we de groei die we nu hebben zeker niet gezien.” Jaap Landsaat, CFO en Head of IT bij de Nederlandse meubelontwerper Zuiver, vertelt over de diepgaande impact die technologie heeft gehad op het bedrijf waarvan hij meer dan twintig jaar […]

  • Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Sinds de oprichting in 2010 is HeadBrands voortdurend uitgebreid. Het bedrijf is snel gegroeid en is nu de leidende kappersgroothandel op de Scandinavische markt. HeadBrands had een moderne IT-oplossing nodig om de productiviteit van het bedrijf te verhogen en de samenwerking zowel binnen het bedrijf als extern te verbeteren. De oplossing was om het grootste […]

Zorg

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digitale transformatie

Klantverhalen

  • Iemand die voor een laptopcomputer zit

    Digitale transformatie met een oerknal en hoe je dat voor elkaar krijgt

    Tegenwoordig bestaat een ‘normale gang van zaken’ niet meer. Verandering en innovatie zijn de nieuwe norm. Denk maar aan de veranderingen die je organisatie op dit moment doormaakt met nieuwe technologie en technieken die om nieuwe houdingen en verwachtingen vragen van zowel medewerkers als klanten. Alles verandert. Het enige wat al die veranderingen gemeen hebben, […]

Partners

  • Dad baking with kids using HPSpectrex360

    We are here for our partners

    At Microsoft, as part of our response to the impact of COVID-19, we have shifted tens of thousands of employees to working remotely. Many of our partners and customers have asked us to share the details of how we enable remote work for such a large workforce. We wanted to share with you some of […]

Pers / Nieuws

Security & Privacy

Tips

  • YSBtYW4gYW5kIGEgd29tYW4gc2l0dGluZyBhdCBhIHRhYmxl

    5 redenen waarom u vanaf vandaag Microsoft Teams moet gaan gebruiken

    Samenwerking en teamwork zijn de onderscheidende kenmerken voor moderne organisaties. Sinds de lancering is Microsoft Teams de snelst groeiende app in de geschiedenis van Microsoft geworden met meer dan 330.000 bedrijven wereldwijd die er gebruik van maken. Als je bij een van deze bedrijven werkt, ontdek je waarschijnlijk elke dag nieuwe manieren om de app […]

Webinars

  • Vanuit huis en kantoor weer gelijkwaardig vergaderen

    Vanuit huis en kantoor weer gelijkwaardig vergaderen

    ‘Niemand werkt nog vijf dagen op kantoor, mensen werken vijf dagen thuis.’ Als iemand dit meer dan twee jaar geleden zo ter discussie had gesteld, waren we nu nog niet uitgepraat. Ook wij niet. De manier waarop we werken als gevolg van de pandemie is 180 graden veranderd. Gelukkig is er inmiddels een betere ‘hybride’ […]