Raad van State: een virtuele rechtszaal opzetten met een oplossing voor werken op afstand

“Deze situatie heeft bewezen dat je met de juiste middelen, ondersteuning en overtuiging de helft van de bureaus in je gebouw kunt verwijderen – en in die zin denk ik niet dat we ooit nog 700 mensen tegelijkertijd op kantoor zullen zien.”

Ron Lamers, Projectmanager bij de Raad van State, praat over de technologische versnelling door COVID-19 en de manier waarop een oplossing voor werken op afstand zijn organisatie voorgoed heeft veranderd.

“De Raad van State is een van de oudste overheidsorganisaties in Nederland en heeft twee primaire taken: het adviseren van regering en parlement over wetgeving en bestuur, en het rechtspreken als hoogste bestuursrechter”, legt Lamers uit.

“Dit zijn zeer intelligente mensen die de voorkeur geven aan de traditionele manier van werken – juristen en rechters spreken elkaar persoonlijk en dat is iets dat volgens niemand door technologie kon worden vervangen.

“Dat was althans de mening voor COVID-19.”

Een traditionele overheidsorganisatie

De Raad van State is een constitutioneel adviesorgaan voor de regering met daarin leden van de koninklijke familie en door de kroon benoemde leden met een politieke, diplomatieke of militaire achtergrond.

De Raad heeft circa 700 mensen in dienst, voornamelijk juristen of rechters, met ongeveer 40 procent administratief personeel zoals IT-medewerkers en griffiers. Met een klein IT-landschap, samengesteld uit enkele verouderde systemen, heeft de Raad van State werken op afstand door medewerkers altijd ontmoedigd. Maar toen de beperkingen als gevolg van COVID-19 mensen beletten om op kantoor te komen, moest de Raad snel een aantal beslissingen nemen om iedereen in staat te stellen vanuit huis te blijven werken – wat begon met een overstap naar de cloud.

“Er komt een moment dat je een beslissing moet nemen – investeren we in onze datacenters of gaan we uitbesteden aan een externe partij?”, aldus Lamers.

“Dat werd de drijvende kracht achter ons project ‘Reis naar de cloud’, dat we begin 2020 zijn gestart om de mogelijkheden van Azure en Windows Virtual Desktop te onderzoeken.”

400 telewerkers in een paar weken

De Raad van State heeft in 2017 voor het eerst geëxperimenteerd met Azure als onderdeel van een klein proefproject, voor het maken van een applicatie waarmee juristen worden geholpen online beroep aan te tekenen. Maar door zorgen op het gebied van beveiliging met betrekking tot data in de cloud heeft de Raad verder geen actie ondernomen met het platform. Pas toen de nieuwe cloudvisie voor 2020 werd aangekondigd, werd Azure opnieuw goed beoordeeld in het kader van de ‘Reis naar de cloud’.

“Vóór COVID-19 wilden we al onze applicaties al naar de cloud te verplaatsen, dus besloten we ook na te gaan hoe thuiswerkers geholpen konden worden met Azure en Windows Virtual Desktop”, legt Lamers uit.

“Voor onze vorige tool voor werken op afstand waren tot 15 nieuwe servers nodig om iedereen op afstand te ondersteunen, wat maanden zou duren om in te voeren. Maar met Azure beschikken we over de flexibiliteit om veel sneller op te schalen in de cloud en meer servers of services toe te voegen waar en wanneer we die nodig hebben.

“Met de steun van Microsoft hebben we een week voor de lockdown door de Nederlandse overheid een proof of concept voor zo’n 30 gebruikers uitgevoerd”, zegt hij. “Twee weken later groeide dat uit naar 250 gebruikers en inmiddels kan ons systeem 400 sessies aan. Het is een enorme verbetering en heeft ons geholpen een immense achterstand bij de afhandeling van zaken te voorkomen toen COVID-19 toesloeg.”

De mensen werden geholpen vanuit huis toegang te krijgen tot hun desktopcomputer, maar de Raad van State moest ook de veiligheid en dataopslag borgen – een zaak van hoge prioriteit voor de Raad. Daardoor werd het opleiden van personeel een cruciaal onderdeel van deze digitale transformatie.

“Niemand heeft toestemming om ook maar een velletje papier mee het gebouw uit te nemen, dus je kunt je voorstellen wat een grote stap een migratie van de hele organisatie naar een virtuele wereld is geweest”, voegt Lamers toe.

“We hebben workshops georganiseerd om iedereen te informeren over zaken als meervoudige verificatie en Microsoft Teams. Vervolgens kregen ze de vrijheid om deze nieuwe tools aan hun eigen manier van werken aan te passen en konden we erop vertrouwen dat elk chat- en videogesprek veilig was.”

Een cultuur voor werken op afstand ontwikkelen

Nu Windows Virtual Desktop in de hele Raad van State is geïmplementeerd, kan de Raad zijn taken op een veilige en beveiligde manier blijven uitvoeren. Een verschuiving naar werken op afstand die de organisatie volgens Lamers zeker toekomstbestendig maakt.

“Veel van ons werk kan vanuit huis worden gedaan, maar de bespreking van de eigenlijke zaken moet nog steeds in de rechtszaal plaatsvinden”, zegt hij. “De gebouwen zijn aangepast aan de regels rond afstand houden, dus een rechtszaal waarin 60-80 mensen konden plaatsnemen, biedt nu plaats aan 20 mensen. Via Teams kunnen alle anderen virtueel deelnemen en op een groot scherm worden weergegeven, zodat ze nog steeds deel van de discussie kunnen uitmaken.”

Lamers vult aan: “De Raad heeft voorheen nooit een audiovisueel team gehad maar dit team is nu een belangrijk onderdeel van de organisatie doordat het al die camera’s, schermen en apparaten draaiend houdt – en in die zin denk ik niet dat we ooit naar de oude toestand zullen terugkeren.”

Sinds mei 2018 moet de Raad ook nadenken over regels van de AVG rond persoonsgegevens, waardoor er onzekerheden ontstonden over het werken met externe partijen en de kwetsbaarheid van belangrijke data van cliënten. Maar na zorgvuldige en grondige gesprekken op hoog niveau tussen overheidsfunctionarissen en vertegenwoordigers van Microsoft, kon de Raad van State zijn data met vertrouwen migreren naar de cloud.

“We hebben een vertrouwensrelatie opgebouwd met Microsoft en zijn nu van mening dat onze data in Azure veiliger is dan op locatie”, aldus Lamers.

“Microsoft kan meer geld uitgeven aan het beveiligen van de eigen omgeving en servers dan de Raad, en met alle Microsoft-tools die we gebruiken, ligt het vertrouwen veel dieper dan alleen bij het gebruik van Azure.”

Inzicht in het belang van technologie

“We zijn erg trots op wat we hebben weten te bereiken en onze inspanningen hebben bijgedragen aan een verandering in de manier van denken over technologie door de Raad”, vertelt Lamers, terwijl hij de invloed van de gebeurtenissen van dit jaar op toekomstige projecten beschrijft.

“Zonder de samenwerking met Microsoft waren we niet zo succesvol geweest”, zegt hij. “En we willen nu nieuwe laptops en mobiele apparaten uitrollen die op afstand beheerd worden via Intune. Bovendien willen we onze ontwikkel- en testomgeving verplaatsen naar Azure.”

“Overheidsorganisaties zijn altijd slecht geweest in snel werken. Dat komt door alle regelgeving die in acht moet worden genomen. Maar nu zijn we allemaal afhankelijk van IT – dus als we feiten kunnen geven om te laten zien hoe een project waarde toevoegt voor de Raad, kunnen we sneller goedkeuring krijgen om verder te gaan.”