Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse
Een groep studenten voor een school

PCOU Willibrord bepaalt de toekomst van het onderwijs door slimme automatisering

Hans van der Meer

Hans van der Meer

Manager Microsoft 365

Leestijd, 6 min.

“Het draait allemaal om lesgeven en tijd geven aan de docenten, zodat ze tijd kunnen geven aan de studenten. Als we IT eenvoudig kunnen maken, is dat mijn doel, mijn ding.”

Peter Schep, ICT Manager bij PCOU Willibrord Foundation, legt uit waarom hij gelooft dat efficiënte IT centraal staat in het leren en ontwikkelen van zowel docenten als studenten. Net als Peter is de stichting een voorstander van het integreren van innovatieve technologie in het onderwijs.

Het doel van de stichting, die 41 scholen in de stad Utrecht beheert, is ervoor te zorgen dat studenten het beste onderwijs en de beste middelen krijgen. Een manier waarop de leden van de stichting geloven dat dit mogelijk is, is door middel van hybride leren – waarbij technologie wordt gebruikt om een naadloze combinatie van afstands- en klassikaal onderwijs mogelijk te maken.

Vóór COVID-19 varieerde de technologie in elke school. “Er zijn hele kleine scholen en hele grote scholen”, vat Peter samen. “Er zijn een aantal erg technisch ingestelde scholen waar iedereen een laptop heeft, en sommige scholen werken alleen met boeken. Elke school heeft een andere kijk op de manier waarop ze lesgeven.”

Tot begin 2020 had elke school een eigen gedecentraliseerde structuur, waardoor het voor de stichting moeilijk was om haar processen te standaardiseren en de gegevens van verschillende studenteninformatiesystemen (SIS) te verzamelen en te beheren. Dus begonnen Peter en zijn team een proces om alle gegevens van de scholen naar een gecentraliseerde infrastructuur te verplaatsen. Door deze nieuwe, flexibele architectuur konden de scholen zich beter concentreren op het onderwijs, terwijl één gecentraliseerd team voor de IT zorgde.

Op dat moment wist Peter niet hoe belangrijk deze stap zou zijn om een andere uitdaging aan te pakken die voor de deur stond.

Een wereldwijde pandemie versnelt de digitalisering

Kort nadat de nieuwe gecentraliseerde infrastructuur er was, sloeg COVID-19 toe. De stichting moest snel handelen om zich aan te passen aan een nieuwe realiteit binnen het onderwijs. Het was niet meer mogelijk om ter plaatse les te blijven geven aan studenten.

Voorafgaand aan de pandemie had slechts één school Microsoft 365 geïnstalleerd om leren op afstand mogelijk te maken. Oorspronkelijk was het plan geweest om deze technologie geleidelijk uit te rollen als, en wanneer, een school besloot het onderwijs te willen digitaliseren, maar dit was niet langer praktisch.

“De docenten waren op zoek naar een methode om te blijven lesgeven, en de enige manier om dit te doen was digitaal”, zegt Peter. “Dus zijn we begonnen met het uitrollen van de nieuwe technologie door Microsoft 365 met Microsoft Teams te implementeren in 31 basisscholen en 3 middelbare scholen. We moesten het traditionele klassikale onderwijs omdraaien.”

Van maart tot juli begon het team van Peter de technologie in elke school te implementeren en de docenten te leren hoe ze Microsoft Teams en andere Microsoft 365-applicaties moesten gebruiken om te profiteren van de mogelijkheden ervan. Het was een proces dat slechts ongeveer zes dagen per school in beslag nam. “We hebben webinars gemaakt en geleid, zodat de docenten via e-learning konden leren hoe ze de nieuwe technologie konden gebruiken. We deelden ook documenten rond Microsoft Teams, om de docenten te laten zien hoe ze onderwerpen kunnen benaderen of tests voor de studenten kunnen maken.”

Dit proces stelde docenten in staat om online op een nieuwe en flexibele manier les te geven. Maar terwijl het initiëren van hybride leren op zoveel mogelijk scholen binnen de stichting het leren op afstand mogelijk maakte, stonden Peter en zijn team voor andere uitdagingen.

Contingentie opbouwen door automatisering

Toen de zomer aanbrak, maakte de wereldwijde pandemie nog steeds een groot deel uit van het leven van de Utrechters, en het ICT-team van PCOU Willibrord realiseerde zich dat ze een duurzamere langetermijnoplossing voor werken op afstand moesten creëren, mocht er weer een crisis toeslaan.

Nu Microsoft Teams op de meeste scholen was geïnstalleerd, moest de stichting een manier vinden om de logistiek van het organiseren van duizenden studenten en docenten in klassen af te handelen, een voorheen handmatig proces dat aan het einde van elk schooljaar werd afgerond.

Hiervoor werkten Peter en zijn team samen met Microsoft-partner SPEYK om een strategie te bedenken en uit te voeren waarmee ze de schooladministratiesoftware (SIS), met de gegevens over de studenten, docenten en klassen, konden verbinden met een gecentraliseerd en geautomatiseerd systeem.

“We spraken met SPEYK omdat we wisten dat als we iets op die bron konden aansluiten en het aan Teams konden verstrekken, we 5.000 digitale lessen zouden kunnen maken, die altijd up-to-date en nauwkeurig zijn”, voegt Peter toe.

“Toen COVID-19 kwam, vroeg Peter ons hoe we afstandsonderwijs in de scholen konden faciliteren”, zegt Erwin Peters, Sales & Marketing Manager bij SPEYK. “We dachten erover na hoe we de hybride onderwijsoplossing over meerdere schooljaren duurzaam konden maken. Dat is toen we begonnen met het project om Microsoft School Data Sync te implementeren, waarmee we het SIS aan Teams konden koppelen om een geautomatiseerde overgang van het ene schooljaar naar het andere te creëren.

We werkten samen met een van onze consultants om gegevens uit het SIS te implementeren en te analyseren. We hebben het vervolgens vertaald naar een organisatiestructuur die past bij de scholen als onderdeel van de hybride wedergeboorte.”

Dit gecentraliseerde SIS, geïntegreerd met Microsoft School Data Sync, staat centraal in het efficiënte dagelijkse beheer van lessen. “Als een docent COVID-19 heeft of niet kan werken,” legt Peter uit, “kunnen we de docent in het SIS vervangen en verandert er niets voor de student. Ze kunnen nog steeds de les volgen zoals ze dat normaal in het schoolgebouw of op afstand zouden doen en er is een leraar. Zodat we permanente educatie kunnen bieden.”

Microsoft School Data Sync zorgt ervoor dat leren op afstand op PCOU Willibrord-scholen soepel verloopt van het einde van het schooljaar tot het begin van het volgende. Dankzij deze eenvoudige, vaste standaardtechnologie heeft het team van Peter in het schooljaar 2020-2021 8.359 klasgroepen kunnen maken binnen Microsoft Teams met 9.369 leerlingen en 678 docenten die aan die klassen zijn gekoppeld. Door de geautomatiseerde werking zijn voorheen handmatige processen nu handiger, sneller en veiliger.

Een traditionele sector begint te evolueren

De komende jaren werken Peter en zijn team aan de implementatie van voorspellende analyses en een chatbot-functie, en onderzoeken ze hoe kunstmatige intelligentie leraren kan helpen om efficiënter te worden qua tijd.

PCOU Willibrord gaat er prat op te blijven investeren in innovatie, en daarom staan Peter en zijn team altijd open voor nieuwe technologie. Ik ben op zoek naar partners die coole dingen doen met een passie voor onderwijs”, vertelt hij. “Het is altijd met Microsoft-technologie en altijd met cloudtechnologie.”

Voor veel traditionele scholen in de stad Utrecht is er lange tijd een terughoudendheid geweest om hybride manieren van leren en onderwijzen toe te passen, uit angst om hun identiteitsgevoel te verliezen. Maar terwijl PCOU Willibrord blijft reageren en zich blijft aanpassen aan een steeds veranderende onderwijsomgeving, beginnen andere scholen te volgen.

“Ik denk dat ze nu dringend moeten veranderen. Elke school denkt na over hoe ze de volgende digitale stap kan zetten, en iedereen raadt aan om naar één omgeving te verhuizen. Als je flexibele ICT kunt bieden, kun je je ook aanpassen aan het onderwijsproces. Zo simpel is het.”

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Educatie

  • Surface in education, woman with Surface tablet

    Surface voor het onderwijs

    Een geschikte Surface voor iedereen in het onderwijs Het onderwijs is de afgelopen periode flink veranderd. Nieuwe leervormen, zoals het hybride leren en virtuele lessen, hebben hun intrede gedaan. De nieuwe situatie stelt hoge eisen aan de technologie die wordt gebruikt. Microsoft Surface helpt de verschillende rollen binnen het onderwijs vooruit, door veiligheid te optimaliseren, het […]

  • Jouw Microsoft 365 onderwijs-cloud kan niet zonder extra back-up

    Jouw Microsoft 365 onderwijs-cloud kan niet zonder extra back-up

    Onderwijs is steeds vaker online, waardoor de hoeveelheid data van onderwijsinstellingen explosief toeneemt. Helaas stijgt ook het aantal geslaagde ransomware-aanvallen. Als het mis gaat, moet je weer snel bij je data kunnen zodat de lessen kunnen doorgaan. Hoe zorg je dat je je gegevens veilig bewaart en back-upt zodat je klaar bent voor het geval […]

Financiële dienstverlening

  • Man with Surface Studio 2+

    Microsoft Surface in de financiële dienstverlening

    Een logische keuze voor een branche met specifieke eisen Dat organisaties in de financiële dienstverlening specifieke (en hoge) eisen stellen aan technologie is niet verrassend. Er worden bijvoorbeeld specifieke voorwaarden gesteld aan beveiliging en compliance. Tegelijkertijd spelen er nieuwe ontwikkelingen, zoals het hybride werken. Welke rol kan Surface hierin spelen? Een belangrijke ontwikkeling voor organisaties […]

Government

  • Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Binnen enkele minuten belde de gemeente Katwijk met Microsoft Teams in plaats van de traditionele PBX-centrale. “De overgang was de snelste die ik ooit zag!” Projectleider ICT Gemeente Katwijk Steven Shukrula kijkt tevreden terug hoe soepel de ommekeer verliep en hoe goed het communicatie- en samenwerkingsplatform zijn collega’s nu en in de toekomst ondersteunt.   […]

Overheid

Productie

  • Surface in manufacturing, man with Surface Duo

    Surface voor productiebedrijven

    De voordelen van Surface Bij productiebedrijven, zoals een fabriek, worden hoge eisen gesteld aan de gebruikte hardware. Bij de ontwikkeling van Surface houden we rekening met de verschillende omgevingen waarin Surface kan worden gebruikt én zorgen we ervoor dat collega’s optimaal kunnen werken met de juiste technologie. Welke rol speelt Surface binnen productiebedrijven? Verschillende uitdagingen […]

  • Surface in manufacturing, man with Surface Duo

    Surface in Manufacturing

    The benefits of Surface In a manufacturing environment, like a factory, users often have stringent demands for their hardware. In developing Surface, we pay close attention to the different environments in which Surface can be used and seek to ensure that people can work optimally with the right technology. What can Surface do for manufacturing? […]

Retail

Zorg

  • Psychologenpraktijk Timmers

    Hardware haalt barrière weg tussen cliënt en psycholoog

    Vijftien verschillende platformen kennen en onderhouden: dat was voor psychologen bij Psychologenpraktijk Timmers de werkelijkheid voordat de organisatie besloot serieus te investeren in de digitale praktijk. Een digitale praktijk die intuïtief moet voelen, en waar hardware geen onnodige barrière optrekt tussen cliënt en psycholoog. Praktijkhouders Dagmar Timmers en Gerda van Reenen vertellen over hun succesvolle […]

  • Enterprise team achieving in modern workplace.

    Zorgverlener Abrona: privacy groter dan de AVG

    Abrona nam het belang van privacy en databescherming al eerder op in zijn it-visie.

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digitale transformatie

  • Iemand die voor een laptopcomputer zit

    Digitale transformatie met een oerknal en hoe je dat voor elkaar krijgt

    Tegenwoordig bestaat een ‘normale gang van zaken’ niet meer. Verandering en innovatie zijn de nieuwe norm. Denk maar aan de veranderingen die je organisatie op dit moment doormaakt met nieuwe technologie en technieken die om nieuwe houdingen en verwachtingen vragen van zowel medewerkers als klanten. Alles verandert. Het enige wat al die veranderingen gemeen hebben, […]

Klantverhalen

  • Iemand die voor een laptopcomputer zit

    Digitale transformatie met een oerknal en hoe je dat voor elkaar krijgt

    Tegenwoordig bestaat een ‘normale gang van zaken’ niet meer. Verandering en innovatie zijn de nieuwe norm. Denk maar aan de veranderingen die je organisatie op dit moment doormaakt met nieuwe technologie en technieken die om nieuwe houdingen en verwachtingen vragen van zowel medewerkers als klanten. Alles verandert. Het enige wat al die veranderingen gemeen hebben, […]

Partners

  • Dad baking with kids using HPSpectrex360

    We are here for our partners

    At Microsoft, as part of our response to the impact of COVID-19, we have shifted tens of thousands of employees to working remotely. Many of our partners and customers have asked us to share the details of how we enable remote work for such a large workforce. We wanted to share with you some of […]

Pers / Nieuws

Security & Privacy

Tips

  • YSBtYW4gYW5kIGEgd29tYW4gc2l0dGluZyBhdCBhIHRhYmxl

    5 redenen waarom u vanaf vandaag Microsoft Teams moet gaan gebruiken

    Samenwerking en teamwork zijn de onderscheidende kenmerken voor moderne organisaties. Sinds de lancering is Microsoft Teams de snelst groeiende app in de geschiedenis van Microsoft geworden met meer dan 330.000 bedrijven wereldwijd die er gebruik van maken. Als je bij een van deze bedrijven werkt, ontdek je waarschijnlijk elke dag nieuwe manieren om de app […]

Webinars

  • een mensenzitting bij een lijst die een laptopcomputer met behulp van

    Beter digitaal onderwijs met Surface

    Digitale middelen en les op afstand zijn niet meer weg te denken uit het onderwijs. Maar welk apparaat werkt het best voor docenten, leerlingen, studenten én IT-beheer? Microsoft Surface helpt de verschillende rollen binnen het onderwijs vooruit,  door veiligheid te optimaliseren, het beheer tot een koud kunstje te maken en Surface Pen die de hersenen […]