Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse
Een groep studenten voor een school

PCOU Willibrord bepaalt de toekomst van het onderwijs door slimme automatisering

Hans van der Meer

Hans van der Meer

Manager Microsoft 365

Leestijd, 6 min.

“Het draait allemaal om lesgeven en tijd geven aan de docenten, zodat ze tijd kunnen geven aan de studenten. Als we IT eenvoudig kunnen maken, is dat mijn doel, mijn ding.”

Peter Schep, ICT Manager bij PCOU Willibrord Foundation, legt uit waarom hij gelooft dat efficiënte IT centraal staat in het leren en ontwikkelen van zowel docenten als studenten. Net als Peter is de stichting een voorstander van het integreren van innovatieve technologie in het onderwijs.

Het doel van de stichting, die 41 scholen in de stad Utrecht beheert, is ervoor te zorgen dat studenten het beste onderwijs en de beste middelen krijgen. Een manier waarop de leden van de stichting geloven dat dit mogelijk is, is door middel van hybride leren – waarbij technologie wordt gebruikt om een naadloze combinatie van afstands- en klassikaal onderwijs mogelijk te maken.

Vóór COVID-19 varieerde de technologie in elke school. “Er zijn hele kleine scholen en hele grote scholen”, vat Peter samen. “Er zijn een aantal erg technisch ingestelde scholen waar iedereen een laptop heeft, en sommige scholen werken alleen met boeken. Elke school heeft een andere kijk op de manier waarop ze lesgeven.”

Tot begin 2020 had elke school een eigen gedecentraliseerde structuur, waardoor het voor de stichting moeilijk was om haar processen te standaardiseren en de gegevens van verschillende studenteninformatiesystemen (SIS) te verzamelen en te beheren. Dus begonnen Peter en zijn team een proces om alle gegevens van de scholen naar een gecentraliseerde infrastructuur te verplaatsen. Door deze nieuwe, flexibele architectuur konden de scholen zich beter concentreren op het onderwijs, terwijl één gecentraliseerd team voor de IT zorgde.

Op dat moment wist Peter niet hoe belangrijk deze stap zou zijn om een andere uitdaging aan te pakken die voor de deur stond.

Een wereldwijde pandemie versnelt de digitalisering

Kort nadat de nieuwe gecentraliseerde infrastructuur er was, sloeg COVID-19 toe. De stichting moest snel handelen om zich aan te passen aan een nieuwe realiteit binnen het onderwijs. Het was niet meer mogelijk om ter plaatse les te blijven geven aan studenten.

Voorafgaand aan de pandemie had slechts één school Microsoft 365 geïnstalleerd om leren op afstand mogelijk te maken. Oorspronkelijk was het plan geweest om deze technologie geleidelijk uit te rollen als, en wanneer, een school besloot het onderwijs te willen digitaliseren, maar dit was niet langer praktisch.

“De docenten waren op zoek naar een methode om te blijven lesgeven, en de enige manier om dit te doen was digitaal”, zegt Peter. “Dus zijn we begonnen met het uitrollen van de nieuwe technologie door Microsoft 365 met Microsoft Teams te implementeren in 31 basisscholen en 3 middelbare scholen. We moesten het traditionele klassikale onderwijs omdraaien.”

Van maart tot juli begon het team van Peter de technologie in elke school te implementeren en de docenten te leren hoe ze Microsoft Teams en andere Microsoft 365-applicaties moesten gebruiken om te profiteren van de mogelijkheden ervan. Het was een proces dat slechts ongeveer zes dagen per school in beslag nam. “We hebben webinars gemaakt en geleid, zodat de docenten via e-learning konden leren hoe ze de nieuwe technologie konden gebruiken. We deelden ook documenten rond Microsoft Teams, om de docenten te laten zien hoe ze onderwerpen kunnen benaderen of tests voor de studenten kunnen maken.”

Dit proces stelde docenten in staat om online op een nieuwe en flexibele manier les te geven. Maar terwijl het initiëren van hybride leren op zoveel mogelijk scholen binnen de stichting het leren op afstand mogelijk maakte, stonden Peter en zijn team voor andere uitdagingen.

Contingentie opbouwen door automatisering

Toen de zomer aanbrak, maakte de wereldwijde pandemie nog steeds een groot deel uit van het leven van de Utrechters, en het ICT-team van PCOU Willibrord realiseerde zich dat ze een duurzamere langetermijnoplossing voor werken op afstand moesten creëren, mocht er weer een crisis toeslaan.

Nu Microsoft Teams op de meeste scholen was geïnstalleerd, moest de stichting een manier vinden om de logistiek van het organiseren van duizenden studenten en docenten in klassen af te handelen, een voorheen handmatig proces dat aan het einde van elk schooljaar werd afgerond.

Hiervoor werkten Peter en zijn team samen met Microsoft-partner SPEYK om een strategie te bedenken en uit te voeren waarmee ze de schooladministratiesoftware (SIS), met de gegevens over de studenten, docenten en klassen, konden verbinden met een gecentraliseerd en geautomatiseerd systeem.

“We spraken met SPEYK omdat we wisten dat als we iets op die bron konden aansluiten en het aan Teams konden verstrekken, we 5.000 digitale lessen zouden kunnen maken, die altijd up-to-date en nauwkeurig zijn”, voegt Peter toe.

“Toen COVID-19 kwam, vroeg Peter ons hoe we afstandsonderwijs in de scholen konden faciliteren”, zegt Erwin Peters, Sales & Marketing Manager bij SPEYK. “We dachten erover na hoe we de hybride onderwijsoplossing over meerdere schooljaren duurzaam konden maken. Dat is toen we begonnen met het project om Microsoft School Data Sync te implementeren, waarmee we het SIS aan Teams konden koppelen om een geautomatiseerde overgang van het ene schooljaar naar het andere te creëren.

We werkten samen met een van onze consultants om gegevens uit het SIS te implementeren en te analyseren. We hebben het vervolgens vertaald naar een organisatiestructuur die past bij de scholen als onderdeel van de hybride wedergeboorte.”

Dit gecentraliseerde SIS, geïntegreerd met Microsoft School Data Sync, staat centraal in het efficiënte dagelijkse beheer van lessen. “Als een docent COVID-19 heeft of niet kan werken,” legt Peter uit, “kunnen we de docent in het SIS vervangen en verandert er niets voor de student. Ze kunnen nog steeds de les volgen zoals ze dat normaal in het schoolgebouw of op afstand zouden doen en er is een leraar. Zodat we permanente educatie kunnen bieden.”

Microsoft School Data Sync zorgt ervoor dat leren op afstand op PCOU Willibrord-scholen soepel verloopt van het einde van het schooljaar tot het begin van het volgende. Dankzij deze eenvoudige, vaste standaardtechnologie heeft het team van Peter in het schooljaar 2020-2021 8.359 klasgroepen kunnen maken binnen Microsoft Teams met 9.369 leerlingen en 678 docenten die aan die klassen zijn gekoppeld. Door de geautomatiseerde werking zijn voorheen handmatige processen nu handiger, sneller en veiliger.

Een traditionele sector begint te evolueren

De komende jaren werken Peter en zijn team aan de implementatie van voorspellende analyses en een chatbot-functie, en onderzoeken ze hoe kunstmatige intelligentie leraren kan helpen om efficiënter te worden qua tijd.

PCOU Willibrord gaat er prat op te blijven investeren in innovatie, en daarom staan Peter en zijn team altijd open voor nieuwe technologie. Ik ben op zoek naar partners die coole dingen doen met een passie voor onderwijs”, vertelt hij. “Het is altijd met Microsoft-technologie en altijd met cloudtechnologie.”

Voor veel traditionele scholen in de stad Utrecht is er lange tijd een terughoudendheid geweest om hybride manieren van leren en onderwijzen toe te passen, uit angst om hun identiteitsgevoel te verliezen. Maar terwijl PCOU Willibrord blijft reageren en zich blijft aanpassen aan een steeds veranderende onderwijsomgeving, beginnen andere scholen te volgen.

“Ik denk dat ze nu dringend moeten veranderen. Elke school denkt na over hoe ze de volgende digitale stap kan zetten, en iedereen raadt aan om naar één omgeving te verhuizen. Als je flexibele ICT kunt bieden, kun je je ook aanpassen aan het onderwijsproces. Zo simpel is het.”

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Educatie

  • Surface in education, woman with Surface tablet

    Surface voor het onderwijs

    Een geschikte Surface voor iedereen in het onderwijs Het onderwijs is de afgelopen periode flink veranderd. Nieuwe leervormen, zoals het hybride leren en virtuele lessen, hebben hun intrede gedaan. De nieuwe situatie stelt hoge eisen aan de technologie die wordt gebruikt. Microsoft Surface helpt de verschillende rollen binnen het onderwijs vooruit, door veiligheid te optimaliseren, het […]

  • Iemand die wat uitlegt aan een ander | Booking met Power Apps

    Terug naar de werkplaats: hoe organiseren wij Room Booking met Power Apps?

    Na twee jaar thuiswerken bewegen wij ons weer terug naar het kantoor, die er vaak anders uitziet dan aan het begin van de pandemie. Vaste zitplekken en dagelijks bezoek zijn verleden tijd, aangezien we gewend zijn geraakt aan de flexibiliteit en efficiëntie van het werken vanuit huis. Hybride werken blijkt de toekomst te zijn. Om […]

Financiële dienstverlening

  • Man with Surface Studio 2+

    Microsoft Surface in de financiële dienstverlening

    Een logische keuze voor een branche met specifieke eisen Dat organisaties in de financiële dienstverlening specifieke (en hoge) eisen stellen aan technologie is niet verrassend. Er worden bijvoorbeeld specifieke voorwaarden gesteld aan beveiliging en compliance. Tegelijkertijd spelen er nieuwe ontwikkelingen, zoals het hybride werken. Welke rol kan Surface hierin spelen? Een belangrijke ontwikkeling voor organisaties […]

Government

  • Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Binnen enkele minuten belde de gemeente Katwijk met Microsoft Teams in plaats van de traditionele PBX-centrale. “De overgang was de snelste die ik ooit zag!” Projectleider ICT Gemeente Katwijk Steven Shukrula kijkt tevreden terug hoe soepel de ommekeer verliep en hoe goed het communicatie- en samenwerkingsplatform zijn collega’s nu en in de toekomst ondersteunt.   […]

Overheid

  • Een groot oud gebouw met veel ramen

    Raad van State: een virtuele rechtszaal opzetten met een oplossing voor werken op afstand

    “Deze situatie heeft bewezen dat je met de juiste middelen, ondersteuning en overtuiging de helft van de bureaus in je gebouw kunt verwijderen – en in die zin denk ik niet dat we ooit nog 700 mensen tegelijkertijd op kantoor zullen zien.” Ron Lamers, Projectmanager bij de Raad van State, praat over de technologische versnelling […]

  • Two people walking with Surface

    Surface voor overheidsinstanties

    De voordelen van Surface De overheid heeft te maken met verschillende veranderingen op de werkvloer. Zo wordt vaker ingezet op het hybride werken. Een mooie ontwikkeling, maar medewerkers hebben hiervoor wel de juiste ondersteuning nodig. Ook kijken meer overheidsinstanties kritisch naar de kernprocessen, met als doel de dienstverlening aan burgers te verbeteren. Overheidsmedewerkers zijn steeds […]

Productie

  • iemand zit aan een bureau met een laptop op tafel

    Mijn menselijk leiderschaps kompas in tijden van somberheid

    Microsoft’s Max Tchapeyou biedt een zeer persoonlijk standpunt, verwijzend naar de zes manieren waarop hij effectiever – en positiever – met zijn team heeft gewerkt.

  • Surface in manufacturing, man with Surface Duo

    Surface in Manufacturing

    The benefits of Surface In a manufacturing environment, like a factory, users often have stringent demands for their hardware. In developing Surface, we pay close attention to the different environments in which Surface can be used and seek to ensure that people can work optimally with the right technology. What can Surface do for manufacturing? […]

Retail

  • Surface in retail, man and woman at counter

    Surface in Retail

    The benefits of Surface Retail organizations face many different changes and challenges, but encounter lots of opportunities too. Good examples include e-commerce opportunities, as well as relatively new retail formulas such as pop-up stores and pick-up locations, which all come with their own technological requirements. Surface truly comes into its own in these situations. The […]

  • Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Sinds de oprichting in 2010 is HeadBrands voortdurend uitgebreid. Het bedrijf is snel gegroeid en is nu de leidende kappersgroothandel op de Scandinavische markt. HeadBrands had een moderne IT-oplossing nodig om de productiviteit van het bedrijf te verhogen en de samenwerking zowel binnen het bedrijf als extern te verbeteren. De oplossing was om het grootste […]

Zorg

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digitale transformatie

Klantverhalen

  • een groep mensen die aan een lijst zitten

    AMOS maakt het verschil met technologie.

    AMOS (Amsterdamse Oecumenische Scholengroep) is een scholengemeenschap met 29 basisscholen in Amsterdam. Het verlagen van werkdruk en het verbeteren van de onderwijskwaliteit staan voorop bij AMOS. Maar hoe kies je een apparaat dat bijdraagt aan het behalen van deze doelen? En waar moet je rekening mee houden? Altijd een vaste plek achter het bureau?  Traditioneel […]

Partners

  • Woman executive working on Surface Hub 2S in Whiteboard with Surface Hub 2 Pen

    Ontdek de Surface reseller website

      Ontdek hoe je onze Surface reseller website gebruikt, en volg onze instructies om soepele inlog mogelijk te maken. Haal voordeel uit de Surface reseller website Speciaal voor al onze Surface resellers hebben we een unieke Surface website ontwikkelt. Deze website geeft naast meer informatie over onze devices, ook assets voor marketing en informatie over […]

Pers / Nieuws

Security & Privacy

Tips

  • iemand zit aan een tafel en gebruikt een laptop

    Succesvol en veilig vergaderen met Microsoft Teams

    Nu veel mensen vanuit huis werken, is het belangrijker dan ooit om onze vaardigheden voor werken of afstand aan te scherpen en productief te blijven. Het aantal mensen dat succesvol en veilig samenwerkt via Microsoft Teams, is flink gestegen. Maar of je nog niet eerder met de tool hebt gewerkt of al vergaderingen houdt met Teams, […]

Webinars

  • Vanuit huis en kantoor weer gelijkwaardig vergaderen

    Vanuit huis en kantoor weer gelijkwaardig vergaderen

    ‘Niemand werkt nog vijf dagen op kantoor, mensen werken vijf dagen thuis.’ Als iemand dit meer dan twee jaar geleden zo ter discussie had gesteld, waren we nu nog niet uitgepraat. Ook wij niet. De manier waarop we werken als gevolg van de pandemie is 180 graden veranderd. Gelukkig is er inmiddels een betere ‘hybride’ […]