VSNU: coördinatie van de digitale transformatie van alle Nederlandse universiteiten in één weekend

“Wat we tijdens deze crisis hebben geleerd, is dat nieuwe technologie niet alleen verandert hoe je werkt, maar ook de mensen en de cultuur verandert. Daarbij heeft iedereen ondersteuning nodig.”

Reinout van Brakel, Domeinleider Accountability bij de Vereniging van Universiteiten in Nederland (VSNU), vertelt over de grote rol die technologie speelt bij de noodzakelijke aanpassingen van de Nederlandse universiteiten tijdens de COVID-19 uitbraak in 2020.

Toen de universiteiten gedwongen werden hun deuren te sluiten vanwege de sociale maatregelen, ging de VSNU op zoek naar een oplossing waarmee de bestuursleden van de instellingen dagelijks konden blijven communiceren over dringende kwesties en een eensluidende reactie op de crisis konden definiëren.

Nu fysieke bijeenkomsten niet meer mogelijk waren, had de organisatie dringend behoefte aan tools voor werken op afstand. IT-partner SURF, de ICT-coöperatie van onderwijs en onderzoek in Nederland, kwam met een oplossing die ze implementeerden in één weekend.

Hierdoor kon het universiteitsleven in de nieuwe week gewoon doorgaan met minimale onderbreking. SURF Program Manager Andres Steijaert is bijzonder trots op deze prestatie. “We waren er trots op dat we dit zo snel konden doen en de VSNU en de universiteiten in zo’n kort tijdsbestek konden helpen zich aan te passen.”

Eén stem voor de universiteiten

VSNU is de gezamenlijke stem van 14 Nederlandse universiteiten. De organisatie ondersteunt en bevordert de educatieve en maatschappelijke doelstellingen van elke instelling.

Een belangrijk onderdeel van het afstemmen van deze collectieve ambities is de nauwe band met de bestuursleden van de universiteiten, die de VSNU in stand houdt met regelmatige vergaderingen en twee groepsbijeenkomsten per jaar.

Om de communicatie en het delen van bestanden tussen deze universiteiten te verbeteren, is VSNU in 2019 met de hulp van SURF gemigreerd naar de Azure-cloud en Microsoft 365 in het kader van een nationaal initiatief om digitale transformatie in onderwijs en onderzoek te bevorderen. Hoewel tools als OneDrive en SharePoint snel werden geïmplementeerd binnen de VSNU, hadden de bestuursleden van de 14 universiteiten nog steeds moeite om via één gemeenschappelijk kanaal te communiceren.

“We organiseerden een aantal trainingsdagen, maar iedereen bleef deze tools gebruiken als desktoptoepassingen”, zegt Reinout. “De tool voor videovergaderingen van een andere ontwikkelaar kwam ook niet echt van de grond.” Tot de COVID-19-crisis uitbrak.

“Plotseling hadden we een snelle oplossing nodig om iedereen verbonden te houden. Omdat we al ervaring hadden met het gebruik van Microsoft Teams bij de VSNU, namen we contact op met SURF om dit uit te rollen in heel ons universiteitsnetwerk.”

Een dringende behoefte aan videovergaderingen

Toen de eerste COVID-19-besmettingen in Nederland eenmaal waren bevestigd, nam de VSNU snel de beslissing om over te stappen op werken op afstand via Microsoft Teams, met regelmatige lunchbijeenkomsten om iedereen intern op de hoogte te houden en een toegewijd crisisteam om de 14 universiteiten te ondersteunen.

“We organiseerden in de eerste weken elke dag een crisisbijeenkomst via Teams, waarvoor het vertrouwen en de steun van de universiteitssecretarissen nodig was”, zegt Reinout. “De secretarissen zijn bekwame mensen die de dagelijkse gang van zaken voor het universiteitsbestuur runnen, maar ze zijn gewend aan een bepaalde manier van werken. Het was dan ook van groot belang om hun instemming te verkrijgen.”

“Als de bestuursleden een ander platform wilden gebruiken of helemaal geen videogesprekken wilden voeren, konden deze secretarissen dat regelen”, voegt hij eraan toe. “We moesten ze ervan overtuigen dat Teams het organiseren van deze bijeenkomsten makkelijker zou maken en ze ervan verzekeren dat het een veilige en betrouwbare oplossing was.”

Hoewel de VSNU onder hoge druk stond om de onderlinge communicatie tussen de universiteiten in stand te houden, vormde de snelle ingebruikname van Microsoft Teams een uitdaging waarop SURF was voorbereid, dankzij de toekomstgerichte planning die ze hadden gemaakt toen COVID-19 voor het eerst zijn kop opstak.

“We hadden al contact gehad met Microsoft om ons te helpen met het opschalen van onze capaciteit, omdat we verwachtten dat onze aangesloten instellingen extra ondersteuning nodig zouden hebben”, legt Andres uit.

“Deze universiteiten waren in crisismodus, dus we hadden een eenvoudig en veilig vergaderplatform nodig dat kon worden gebruikt op verschillende apparaten en deelnemers van de VSNU en de 14 universiteiten ondersteunde. Daarom hebben we samen met Microsoft snel een Teams-oplossing geïmplementeerd en de VSNU geholpen om deze speciale oplossing te introduceren en gebruiken.”

Overstappen op een nieuwe digitale aanpak

Sinds de overstap naar Microsoft Teams hebben de universiteiten een brede gedragsverandering gezien, waarbij veel mensen nu praten met collega’s via Teams in plaats van de telefoon. Dit bood een unieke kans om het gebruik van het platform uit te breiden buiten bestuursvergaderingen, iets waarover de VSNU hun secretarissen de volledige controle wilde geven.

“Mensen konden hun eigen interne vergaderingen plannen via Teams, maar als je met externe partijen wilt praten, moet je dat regelen via de secretarissen”, zegt Reinout. “Dat betekende dat het organiseren van deze vergaderingen nog steeds een groot deel van hun werk uitmaakte, wat belangrijk was om ze dit nieuwe systeem te laten omarmen.”

Dit werd verder ondersteund door een speciale workflow die SURF had ontwikkeld voor de secretarissen, om het plannen van vergaderingen te vereenvoudigen.

“Normaal gesproken druk je handmatig op een aantal knoppen om de ruimtes te creëren en uitnodigingen te verzenden”, voegt Andres toe. “Maar met de hulp van Microsoft hebben we een workflow op maat gemaakt waarmee je moeiteloos vergaderingen kunt opzetten en uitnodigingen kunt versturen via Outlook, waarbij alle vereiste instellingen automatisch worden beheerd in de backend.”

Nu alle vergaderingen worden gehost via Microsoft Teams, is het aanwezigheidspercentage van bestuursleden gestegen tot 100% en worden er ook kortere, meer toegespitste sessies gehouden, omdat reizen niet langer nodig is en iedereen direct kan deelnemen.

Terwijl hieruit is gebleken dat vergaderingen op afstand productiever kunnen zijn, heeft de VSNU ook geprobeerd om sociale interacties in te bouwen waardoor collega’s kunnen zich minder geïsoleerd voelen. Dit is een aspect waaraan Reinout veel waarde hecht.

“We proberen een sociale sfeer op te bouwen en niet alleen formele vergaderingen te houden,” zegt hij. “Afgelopen vrijdag bijvoorbeeld noemde elk bestuurslid een collega of student die uitzonderlijk werk had verricht tijdens de crisis en kregen we allemaal te horen waarmee ze bezig zijn. Dat gaf ons het gevoel bij een groep te horen.”

Aanpassen aan een nieuwe hybride werkomgeving

Nu de universiteiten weer open gaan en overstappen op blended learning, gelooft Reinout dat er meer mogelijkheden zijn waarop hoe iedereen Microsoft Teams kan gebruiken om zich aan te passen aan dit nieuwe normaal, waarbij thuis en op kantoor als één omgeving worden gezien.

“We schaffen grotere schermen aan voor het kantoor, zodat mensen efficiënter kunnen vergaderen met iedereen die thuis werkt”, zegt Reinout. “Nu deze universiteiten ervaring hebben met Teams en vergaderingen op afstand, zijn er hopelijk meer opties waarbij je minder hoeft te reizen en sneller wordt bijgepraat tijdens regulier overleg.”

Ook voor de secretarissen heeft deze dringende noodzaak om digitaal te transformeren bijgedragen aan een nieuwe digitaal tijdperk, met efficiëntere en eenvoudigere manieren om de agenda’s en de dagelijkse werkzaamheden van bestuursleden te beheren, waarbij de volledige controle nog steeds bij de secretarissen zelf ligt.

“Ik denk dat we in deze periode een aantal echt positieve ontwikkelingen hebben gezien en we zijn nu zelfs van plan om projecten via Teams te gaan beheren”, voegt hij toe. “We hebben een netwerk van zo’n 3.000 mensen met wie we regelmatig samenwerken, dus het zou geweldig zijn als iedereen hetzelfde cloudsysteem gebruikt, zodat we bestanden kunnen delen en meer kunnen samenwerken via Teams.”