Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse
een vrouw zit aan een tafel en gebruikt een laptop

VSNU: coördinatie van de digitale transformatie van alle Nederlandse universiteiten in één weekend

Hans van der Meer

Hans van der Meer

Manager Microsoft 365

Leestijd, 6 min.

“Wat we tijdens deze crisis hebben geleerd, is dat nieuwe technologie niet alleen verandert hoe je werkt, maar ook de mensen en de cultuur verandert. Daarbij heeft iedereen ondersteuning nodig.”

Reinout van Brakel, Domeinleider Accountability bij de Vereniging van Universiteiten in Nederland (VSNU), vertelt over de grote rol die technologie speelt bij de noodzakelijke aanpassingen van de Nederlandse universiteiten tijdens de COVID-19 uitbraak in 2020.

Toen de universiteiten gedwongen werden hun deuren te sluiten vanwege de sociale maatregelen, ging de VSNU op zoek naar een oplossing waarmee de bestuursleden van de instellingen dagelijks konden blijven communiceren over dringende kwesties en een eensluidende reactie op de crisis konden definiëren.

Nu fysieke bijeenkomsten niet meer mogelijk waren, had de organisatie dringend behoefte aan tools voor werken op afstand. IT-partner SURF, de ICT-coöperatie van onderwijs en onderzoek in Nederland, kwam met een oplossing die ze implementeerden in één weekend.

Hierdoor kon het universiteitsleven in de nieuwe week gewoon doorgaan met minimale onderbreking. SURF Program Manager Andres Steijaert is bijzonder trots op deze prestatie. “We waren er trots op dat we dit zo snel konden doen en de VSNU en de universiteiten in zo’n kort tijdsbestek konden helpen zich aan te passen.”

Eén stem voor de universiteiten

VSNU is de gezamenlijke stem van 14 Nederlandse universiteiten. De organisatie ondersteunt en bevordert de educatieve en maatschappelijke doelstellingen van elke instelling.

Een belangrijk onderdeel van het afstemmen van deze collectieve ambities is de nauwe band met de bestuursleden van de universiteiten, die de VSNU in stand houdt met regelmatige vergaderingen en twee groepsbijeenkomsten per jaar.

Om de communicatie en het delen van bestanden tussen deze universiteiten te verbeteren, is VSNU in 2019 met de hulp van SURF gemigreerd naar de Azure-cloud en Microsoft 365 in het kader van een nationaal initiatief om digitale transformatie in onderwijs en onderzoek te bevorderen. Hoewel tools als OneDrive en SharePoint snel werden geïmplementeerd binnen de VSNU, hadden de bestuursleden van de 14 universiteiten nog steeds moeite om via één gemeenschappelijk kanaal te communiceren.

“We organiseerden een aantal trainingsdagen, maar iedereen bleef deze tools gebruiken als desktoptoepassingen”, zegt Reinout. “De tool voor videovergaderingen van een andere ontwikkelaar kwam ook niet echt van de grond.” Tot de COVID-19-crisis uitbrak.

“Plotseling hadden we een snelle oplossing nodig om iedereen verbonden te houden. Omdat we al ervaring hadden met het gebruik van Microsoft Teams bij de VSNU, namen we contact op met SURF om dit uit te rollen in heel ons universiteitsnetwerk.”

Een dringende behoefte aan videovergaderingen

Toen de eerste COVID-19-besmettingen in Nederland eenmaal waren bevestigd, nam de VSNU snel de beslissing om over te stappen op werken op afstand via Microsoft Teams, met regelmatige lunchbijeenkomsten om iedereen intern op de hoogte te houden en een toegewijd crisisteam om de 14 universiteiten te ondersteunen.

een groep mensen aan een tafel

“We organiseerden in de eerste weken elke dag een crisisbijeenkomst via Teams, waarvoor het vertrouwen en de steun van de universiteitssecretarissen nodig was”, zegt Reinout. “De secretarissen zijn bekwame mensen die de dagelijkse gang van zaken voor het universiteitsbestuur runnen, maar ze zijn gewend aan een bepaalde manier van werken. Het was dan ook van groot belang om hun instemming te verkrijgen.”

“Als de bestuursleden een ander platform wilden gebruiken of helemaal geen videogesprekken wilden voeren, konden deze secretarissen dat regelen”, voegt hij eraan toe. “We moesten ze ervan overtuigen dat Teams het organiseren van deze bijeenkomsten makkelijker zou maken en ze ervan verzekeren dat het een veilige en betrouwbare oplossing was.”

Hoewel de VSNU onder hoge druk stond om de onderlinge communicatie tussen de universiteiten in stand te houden, vormde de snelle ingebruikname van Microsoft Teams een uitdaging waarop SURF was voorbereid, dankzij de toekomstgerichte planning die ze hadden gemaakt toen COVID-19 voor het eerst zijn kop opstak.

“We hadden al contact gehad met Microsoft om ons te helpen met het opschalen van onze capaciteit, omdat we verwachtten dat onze aangesloten instellingen extra ondersteuning nodig zouden hebben”, legt Andres uit.

“Deze universiteiten waren in crisismodus, dus we hadden een eenvoudig en veilig vergaderplatform nodig dat kon worden gebruikt op verschillende apparaten en deelnemers van de VSNU en de 14 universiteiten ondersteunde. Daarom hebben we samen met Microsoft snel een Teams-oplossing geïmplementeerd en de VSNU geholpen om deze speciale oplossing te introduceren en gebruiken.”

Overstappen op een nieuwe digitale aanpak

Sinds de overstap naar Microsoft Teams hebben de universiteiten een brede gedragsverandering gezien, waarbij veel mensen nu praten met collega’s via Teams in plaats van de telefoon. Dit bood een unieke kans om het gebruik van het platform uit te breiden buiten bestuursvergaderingen, iets waarover de VSNU hun secretarissen de volledige controle wilde geven.

“Mensen konden hun eigen interne vergaderingen plannen via Teams, maar als je met externe partijen wilt praten, moet je dat regelen via de secretarissen”, zegt Reinout. “Dat betekende dat het organiseren van deze vergaderingen nog steeds een groot deel van hun werk uitmaakte, wat belangrijk was om ze dit nieuwe systeem te laten omarmen.”

Dit werd verder ondersteund door een speciale workflow die SURF had ontwikkeld voor de secretarissen, om het plannen van vergaderingen te vereenvoudigen.

“Normaal gesproken druk je handmatig op een aantal knoppen om de ruimtes te creëren en uitnodigingen te verzenden”, voegt Andres toe. “Maar met de hulp van Microsoft hebben we een workflow op maat gemaakt waarmee je moeiteloos vergaderingen kunt opzetten en uitnodigingen kunt versturen via Outlook, waarbij alle vereiste instellingen automatisch worden beheerd in de backend.”

Nu alle vergaderingen worden gehost via Microsoft Teams, is het aanwezigheidspercentage van bestuursleden gestegen tot 100% en worden er ook kortere, meer toegespitste sessies gehouden, omdat reizen niet langer nodig is en iedereen direct kan deelnemen.

Terwijl hieruit is gebleken dat vergaderingen op afstand productiever kunnen zijn, heeft de VSNU ook geprobeerd om sociale interacties in te bouwen waardoor collega’s kunnen zich minder geïsoleerd voelen. Dit is een aspect waaraan Reinout veel waarde hecht.

“We proberen een sociale sfeer op te bouwen en niet alleen formele vergaderingen te houden,” zegt hij. “Afgelopen vrijdag bijvoorbeeld noemde elk bestuurslid een collega of student die uitzonderlijk werk had verricht tijdens de crisis en kregen we allemaal te horen waarmee ze bezig zijn. Dat gaf ons het gevoel bij een groep te horen.”

Aanpassen aan een nieuwe hybride werkomgeving

Nu de universiteiten weer open gaan en overstappen op blended learning, gelooft Reinout dat er meer mogelijkheden zijn waarop hoe iedereen Microsoft Teams kan gebruiken om zich aan te passen aan dit nieuwe normaal, waarbij thuis en op kantoor als één omgeving worden gezien.

“We schaffen grotere schermen aan voor het kantoor, zodat mensen efficiënter kunnen vergaderen met iedereen die thuis werkt”, zegt Reinout. “Nu deze universiteiten ervaring hebben met Teams en vergaderingen op afstand, zijn er hopelijk meer opties waarbij je minder hoeft te reizen en sneller wordt bijgepraat tijdens regulier overleg.”

Ook voor de secretarissen heeft deze dringende noodzaak om digitaal te transformeren bijgedragen aan een nieuwe digitaal tijdperk, met efficiëntere en eenvoudigere manieren om de agenda’s en de dagelijkse werkzaamheden van bestuursleden te beheren, waarbij de volledige controle nog steeds bij de secretarissen zelf ligt.

“Ik denk dat we in deze periode een aantal echt positieve ontwikkelingen hebben gezien en we zijn nu zelfs van plan om projecten via Teams te gaan beheren”, voegt hij toe. “We hebben een netwerk van zo’n 3.000 mensen met wie we regelmatig samenwerken, dus het zou geweldig zijn als iedereen hetzelfde cloudsysteem gebruikt, zodat we bestanden kunnen delen en meer kunnen samenwerken via Teams.”

Benieuwd geworden naar Surface Duo en de rest van het Surface portfolio?

Neem deel aan onze live webinar over het Surface portfolio voor zakelijke gebruik. En maak o.a. kennis met de nieuwe Surface Duo en Surface Laptop 4.

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Educatie

  • Haal meer uit Microsoft Teams: bespaar kosten, tijd en verhoog gebruikersgemak

    Haal meer uit Microsoft Teams: bespaar kosten, tijd en verhoog gebruikersgemak

    Afgelopen jaar werd thuiswerken en -onderwijs een must. Docenten, onderzoekers en ondersteunend personeel moesten ineens op afstand werken en lesgeven. Dit lukte dankzij een versnelde uitrol van Microsoft Teams. Het populaire platform biedt gebruikers alle tools en informatie die zij nodig hebben om dit te kunnen doen. Maar je kunt meer uit Microsoft Teams halen! […]

  • een groep mensen die aan een lijst zitten

    AMOS maakt het verschil met technologie.

    AMOS (Amsterdamse Oecumenische Scholengroep) is een scholengemeenschap met 29 basisscholen in Amsterdam. Het verlagen van werkdruk en het verbeteren van de onderwijskwaliteit staan voorop bij AMOS. Maar hoe kies je een apparaat dat bijdraagt aan het behalen van deze doelen? En waar moet je rekening mee houden? Altijd een vaste plek achter het bureau?  Traditioneel […]

Financiële dienstverlening

  • Man with Surface Studio 2+

    Microsoft Surface in de financiële dienstverlening

    Een logische keuze voor een branche met specifieke eisen Dat organisaties in de financiële dienstverlening specifieke (en hoge) eisen stellen aan technologie is niet verrassend. Er worden bijvoorbeeld specifieke voorwaarden gesteld aan beveiliging en compliance. Tegelijkertijd spelen er nieuwe ontwikkelingen, zoals het hybride werken. Welke rol kan Surface hierin spelen? Een belangrijke ontwikkeling voor organisaties […]

Government

  • Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Binnen enkele minuten belde de gemeente Katwijk met Microsoft Teams in plaats van de traditionele PBX-centrale. “De overgang was de snelste die ik ooit zag!” Projectleider ICT Gemeente Katwijk Steven Shukrula kijkt tevreden terug hoe soepel de ommekeer verliep en hoe goed het communicatie- en samenwerkingsplatform zijn collega’s nu en in de toekomst ondersteunt.   […]

Overheid

  • Veelgehoord: wat kunnen we nu wel/niet met de publieke cloud?

    Veelgehoord: wat kunnen we nu wel/niet met de publieke cloud?

    Als overheid naar de cloud gaan, kan dat zomaar? Veel lijkt onduidelijk, maar is het uiteindelijk niet. Er zijn gewoon regels. Volgens het Rijksbrede cloudbeleid 2022 mogen overheidsdiensten ‘onder voorwaarden’ publieke clouddiensen inzetten. Daarbij zijn veiligheidsrisico’s vooraf altijd leidend. Wat voor risico loop je? In het geval van staatsgeheimen mag er nooit gebruik worden gemaakt […]

  • Hacker

    Microsoft en Politie Den Haag slaan handen ineen voor Cybercrime hackathon

    Samen met de Politie Den Haag organiseerden we een 12 uur durende Cybercrime hackathon. Tijdens deze hackathon werkten meer dan 120 mensen van o.a. OM, Politie, KPMG, Fox IT aan het oplossen van echte misdaadzaken die de Politie zelf niet kon oplossen. Deze publiek-private samenwerking is cruciaal bij het vinden van nieuwe manieren om digitale […]

Productie

  • iemand zit aan een bureau met een laptop op tafel

    Mijn menselijk leiderschaps kompas in tijden van somberheid

    Microsoft’s Max Tchapeyou biedt een zeer persoonlijk standpunt, verwijzend naar de zes manieren waarop hij effectiever – en positiever – met zijn team heeft gewerkt.

  • Surface in manufacturing, man with Surface Duo

    Surface in Manufacturing

    The benefits of Surface In a manufacturing environment, like a factory, users often have stringent demands for their hardware. In developing Surface, we pay close attention to the different environments in which Surface can be used and seek to ensure that people can work optimally with the right technology. What can Surface do for manufacturing? […]

Retail

  • Surface in retail, man and woman at counter

    Surface voor retail

    De voordelen van Surface Retail-organisaties hebben te maken met verschillende veranderingen én kansen. Goede voorbeelden hiervan zijn de kansen op het gebied van e-commerce, maar ook relatief nieuwe winkelvormen, zoals pop-upwinkels en pick-uplocaties. Zulke ontwikkelingen stellen de nodige eisen aan technologie. Juist in deze situaties komt Surface goed van pas. Surface bestaat uit verschillende modellen. […]

  • Retailers moeten AI inzetten, wij helpen je!

    Retailers moeten AI inzetten, wij helpen je!

    Succesvolle retailers hebben terugkerende klanten, groeiende marges en een accurate bevoorrading dankzij inzet van data. Wil jij dat ook? Breek dan bestaande datasilo’s af, bouw een data-gestuurd operating model en stop met hadnmatige data-analyse! Kunstmatige intelligentie (AI) geeft je nu grip op de resultaten van morgen. Met onze technologie, ons netwerk, training en een geïntegreerd […]

Zorg

  • Gebouw van Noordwest Ziekenhuisgroep

    Noordwest Ziekenhuisgroep: een nieuw tijdperk in virtuele gezondheidszorg

    “Ik ben eigenlijk vrij bescheiden, ik schep niet graag op over mijn prestaties. Maar in dit geval wil ik graag een uitzondering maken. Ik wil de hele wereld vertellen wat we hebben gedaan.” Ed de Myttenaere, CIO bij de Noordwest Ziekenhuisgroep in Nederland, breekt steeds vaker met tradities. Als reactie op de COVID-19-uitbraak heeft zijn […]

  • een mens met een tablet in een stockroom

    De zorg sneller ontzorgen met het Power Platform

    De vergrijzing, hoge administratieve druk én COVID-19 maken het de zorg niet gemakkelijk. Het digitaliseren van allerlei processen helpt de zorg efficiënter en laagdrempeliger aan te bieden. Dankzij een software revolutie automatiseer je nu veel sneller en tegen lagere kosten. Hierdoor gaat de zorg de uitdagingen effectief te lijf en houden we Nederland geestelijk en […]

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digitale transformatie

  • Een operatieteam in actie

    Maasstad Ziekenhuis: Werken als één medisch team tijdens een crisis

    In tijden van crisis rekent een organisatie erop dat het leiderschap het voortouw neemt. Toen COVID-19 zich begin 2020 door heel Europa verspreidde, maakte de CEO van het Maasstad Ziekenhuis Peter Langenbach zich op om de reactie op de crisis te coördineren zoals hij altijd deed, door aanwezig en zichtbaar te zijn en te vertrouwen […]

Klantverhalen

Partners

  • Woman executive working on Surface Hub 2S in Whiteboard with Surface Hub 2 Pen

    Ontdek de Surface reseller website

      Ontdek hoe je onze Surface reseller website gebruikt, en volg onze instructies om soepele inlog mogelijk te maken. Haal voordeel uit de Surface reseller website Speciaal voor al onze Surface resellers hebben we een unieke Surface website ontwikkelt. Deze website geeft naast meer informatie over onze devices, ook assets voor marketing en informatie over […]

Pers / Nieuws

Security & Privacy

  • een persoon die zich voor laptop bevindt

    Microsofts marktaandeel cybersecurity stijgt naar meer dan $ 10 miljard

    Sinds de uitbraak van de pandemie is het contact bij het werken, leren en leven in sneltreinvaart verschoven naar online. Cybercriminelen maken hier graag misbruik van: het aantal cyberaanvallen nam toe en ze werden doortrapter. Met onze Zero Trust aanpak wordt cybersecurity hét fundament voor innovatie en vertrouwen; zo haal jij onbevangen het beste uit […]

Tips

Webinars

  • Vanuit huis en kantoor weer gelijkwaardig vergaderen

    Vanuit huis en kantoor weer gelijkwaardig vergaderen

    ‘Niemand werkt nog vijf dagen op kantoor, mensen werken vijf dagen thuis.’ Als iemand dit meer dan twee jaar geleden zo ter discussie had gesteld, waren we nu nog niet uitgepraat. Ook wij niet. De manier waarop we werken als gevolg van de pandemie is 180 graden veranderd. Gelukkig is er inmiddels een betere ‘hybride’ […]