Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse
een vrouw zit aan een tafel en gebruikt een laptop

VSNU: coördinatie van de digitale transformatie van alle Nederlandse universiteiten in één weekend

Hans van der Meer

Hans van der Meer

Manager Microsoft 365

Leestijd, 6 min.

“Wat we tijdens deze crisis hebben geleerd, is dat nieuwe technologie niet alleen verandert hoe je werkt, maar ook de mensen en de cultuur verandert. Daarbij heeft iedereen ondersteuning nodig.”

Reinout van Brakel, Domeinleider Accountability bij de Vereniging van Universiteiten in Nederland (VSNU), vertelt over de grote rol die technologie speelt bij de noodzakelijke aanpassingen van de Nederlandse universiteiten tijdens de COVID-19 uitbraak in 2020.

Toen de universiteiten gedwongen werden hun deuren te sluiten vanwege de sociale maatregelen, ging de VSNU op zoek naar een oplossing waarmee de bestuursleden van de instellingen dagelijks konden blijven communiceren over dringende kwesties en een eensluidende reactie op de crisis konden definiëren.

Nu fysieke bijeenkomsten niet meer mogelijk waren, had de organisatie dringend behoefte aan tools voor werken op afstand. IT-partner SURF, de ICT-coöperatie van onderwijs en onderzoek in Nederland, kwam met een oplossing die ze implementeerden in één weekend.

Hierdoor kon het universiteitsleven in de nieuwe week gewoon doorgaan met minimale onderbreking. SURF Program Manager Andres Steijaert is bijzonder trots op deze prestatie. “We waren er trots op dat we dit zo snel konden doen en de VSNU en de universiteiten in zo’n kort tijdsbestek konden helpen zich aan te passen.”

Eén stem voor de universiteiten

VSNU is de gezamenlijke stem van 14 Nederlandse universiteiten. De organisatie ondersteunt en bevordert de educatieve en maatschappelijke doelstellingen van elke instelling.

Een belangrijk onderdeel van het afstemmen van deze collectieve ambities is de nauwe band met de bestuursleden van de universiteiten, die de VSNU in stand houdt met regelmatige vergaderingen en twee groepsbijeenkomsten per jaar.

Om de communicatie en het delen van bestanden tussen deze universiteiten te verbeteren, is VSNU in 2019 met de hulp van SURF gemigreerd naar de Azure-cloud en Microsoft 365 in het kader van een nationaal initiatief om digitale transformatie in onderwijs en onderzoek te bevorderen. Hoewel tools als OneDrive en SharePoint snel werden geïmplementeerd binnen de VSNU, hadden de bestuursleden van de 14 universiteiten nog steeds moeite om via één gemeenschappelijk kanaal te communiceren.

“We organiseerden een aantal trainingsdagen, maar iedereen bleef deze tools gebruiken als desktoptoepassingen”, zegt Reinout. “De tool voor videovergaderingen van een andere ontwikkelaar kwam ook niet echt van de grond.” Tot de COVID-19-crisis uitbrak.

“Plotseling hadden we een snelle oplossing nodig om iedereen verbonden te houden. Omdat we al ervaring hadden met het gebruik van Microsoft Teams bij de VSNU, namen we contact op met SURF om dit uit te rollen in heel ons universiteitsnetwerk.”

Een dringende behoefte aan videovergaderingen

Toen de eerste COVID-19-besmettingen in Nederland eenmaal waren bevestigd, nam de VSNU snel de beslissing om over te stappen op werken op afstand via Microsoft Teams, met regelmatige lunchbijeenkomsten om iedereen intern op de hoogte te houden en een toegewijd crisisteam om de 14 universiteiten te ondersteunen.

een groep mensen aan een tafel

“We organiseerden in de eerste weken elke dag een crisisbijeenkomst via Teams, waarvoor het vertrouwen en de steun van de universiteitssecretarissen nodig was”, zegt Reinout. “De secretarissen zijn bekwame mensen die de dagelijkse gang van zaken voor het universiteitsbestuur runnen, maar ze zijn gewend aan een bepaalde manier van werken. Het was dan ook van groot belang om hun instemming te verkrijgen.”

“Als de bestuursleden een ander platform wilden gebruiken of helemaal geen videogesprekken wilden voeren, konden deze secretarissen dat regelen”, voegt hij eraan toe. “We moesten ze ervan overtuigen dat Teams het organiseren van deze bijeenkomsten makkelijker zou maken en ze ervan verzekeren dat het een veilige en betrouwbare oplossing was.”

Hoewel de VSNU onder hoge druk stond om de onderlinge communicatie tussen de universiteiten in stand te houden, vormde de snelle ingebruikname van Microsoft Teams een uitdaging waarop SURF was voorbereid, dankzij de toekomstgerichte planning die ze hadden gemaakt toen COVID-19 voor het eerst zijn kop opstak.

“We hadden al contact gehad met Microsoft om ons te helpen met het opschalen van onze capaciteit, omdat we verwachtten dat onze aangesloten instellingen extra ondersteuning nodig zouden hebben”, legt Andres uit.

“Deze universiteiten waren in crisismodus, dus we hadden een eenvoudig en veilig vergaderplatform nodig dat kon worden gebruikt op verschillende apparaten en deelnemers van de VSNU en de 14 universiteiten ondersteunde. Daarom hebben we samen met Microsoft snel een Teams-oplossing geïmplementeerd en de VSNU geholpen om deze speciale oplossing te introduceren en gebruiken.”

Overstappen op een nieuwe digitale aanpak

Sinds de overstap naar Microsoft Teams hebben de universiteiten een brede gedragsverandering gezien, waarbij veel mensen nu praten met collega’s via Teams in plaats van de telefoon. Dit bood een unieke kans om het gebruik van het platform uit te breiden buiten bestuursvergaderingen, iets waarover de VSNU hun secretarissen de volledige controle wilde geven.

“Mensen konden hun eigen interne vergaderingen plannen via Teams, maar als je met externe partijen wilt praten, moet je dat regelen via de secretarissen”, zegt Reinout. “Dat betekende dat het organiseren van deze vergaderingen nog steeds een groot deel van hun werk uitmaakte, wat belangrijk was om ze dit nieuwe systeem te laten omarmen.”

Dit werd verder ondersteund door een speciale workflow die SURF had ontwikkeld voor de secretarissen, om het plannen van vergaderingen te vereenvoudigen.

“Normaal gesproken druk je handmatig op een aantal knoppen om de ruimtes te creëren en uitnodigingen te verzenden”, voegt Andres toe. “Maar met de hulp van Microsoft hebben we een workflow op maat gemaakt waarmee je moeiteloos vergaderingen kunt opzetten en uitnodigingen kunt versturen via Outlook, waarbij alle vereiste instellingen automatisch worden beheerd in de backend.”

Nu alle vergaderingen worden gehost via Microsoft Teams, is het aanwezigheidspercentage van bestuursleden gestegen tot 100% en worden er ook kortere, meer toegespitste sessies gehouden, omdat reizen niet langer nodig is en iedereen direct kan deelnemen.

Terwijl hieruit is gebleken dat vergaderingen op afstand productiever kunnen zijn, heeft de VSNU ook geprobeerd om sociale interacties in te bouwen waardoor collega’s kunnen zich minder geïsoleerd voelen. Dit is een aspect waaraan Reinout veel waarde hecht.

“We proberen een sociale sfeer op te bouwen en niet alleen formele vergaderingen te houden,” zegt hij. “Afgelopen vrijdag bijvoorbeeld noemde elk bestuurslid een collega of student die uitzonderlijk werk had verricht tijdens de crisis en kregen we allemaal te horen waarmee ze bezig zijn. Dat gaf ons het gevoel bij een groep te horen.”

Aanpassen aan een nieuwe hybride werkomgeving

Nu de universiteiten weer open gaan en overstappen op blended learning, gelooft Reinout dat er meer mogelijkheden zijn waarop hoe iedereen Microsoft Teams kan gebruiken om zich aan te passen aan dit nieuwe normaal, waarbij thuis en op kantoor als één omgeving worden gezien.

“We schaffen grotere schermen aan voor het kantoor, zodat mensen efficiënter kunnen vergaderen met iedereen die thuis werkt”, zegt Reinout. “Nu deze universiteiten ervaring hebben met Teams en vergaderingen op afstand, zijn er hopelijk meer opties waarbij je minder hoeft te reizen en sneller wordt bijgepraat tijdens regulier overleg.”

Ook voor de secretarissen heeft deze dringende noodzaak om digitaal te transformeren bijgedragen aan een nieuwe digitaal tijdperk, met efficiëntere en eenvoudigere manieren om de agenda’s en de dagelijkse werkzaamheden van bestuursleden te beheren, waarbij de volledige controle nog steeds bij de secretarissen zelf ligt.

“Ik denk dat we in deze periode een aantal echt positieve ontwikkelingen hebben gezien en we zijn nu zelfs van plan om projecten via Teams te gaan beheren”, voegt hij toe. “We hebben een netwerk van zo’n 3.000 mensen met wie we regelmatig samenwerken, dus het zou geweldig zijn als iedereen hetzelfde cloudsysteem gebruikt, zodat we bestanden kunnen delen en meer kunnen samenwerken via Teams.”

Een veilige laptop is cruciaal. Meld je nu aan voor de Surface Security webinar

Voorkom een datalek en kom erachter hoe de gelaagde beveiliging van Microsoft Surface werkt. Een beveiliging van chip tot cloud.

Benieuwd geworden naar Surface Duo en de rest van het Surface portfolio?

Neem deel aan onze live webinar over het Surface portfolio voor zakelijke gebruik. En maak o.a. kennis met de nieuwe Surface Duo en Surface Laptop 4.

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Educatie

  • Haal meer uit Microsoft Teams: bespaar kosten, tijd en verhoog gebruikersgemak

    Haal meer uit Microsoft Teams: bespaar kosten, tijd en verhoog gebruikersgemak

    Afgelopen jaar werd thuiswerken en -onderwijs een must. Docenten, onderzoekers en ondersteunend personeel moesten ineens op afstand werken en lesgeven. Dit lukte dankzij een versnelde uitrol van Microsoft Teams. Het populaire platform biedt gebruikers alle tools en informatie die zij nodig hebben om dit te kunnen doen. Maar je kunt meer uit Microsoft Teams halen! […]

  • een groep mensen die aan een lijst zitten

    AMOS maakt het verschil met technologie.

    AMOS (Amsterdamse Oecumenische Scholengroep) is een scholengemeenschap met 29 basisscholen in Amsterdam. Het verlagen van werkdruk en het verbeteren van de onderwijskwaliteit staan voorop bij AMOS. Maar hoe kies je een apparaat dat bijdraagt aan het behalen van deze doelen? En waar moet je rekening mee houden? Altijd een vaste plek achter het bureau?  Traditioneel […]

Financiële dienstverlening

  • Kansen voor de moderne boekhouder

    Kansen voor de moderne boekhouder

    De wereld van boekhouding is sinds de digitalisering snel en rigoureus veranderd. Juist die ontwikkelingen bieden de boekhouder van nu veel kansen. Je zult vaak merken dat je klanten steeds meer zelf kunnen, met dank aan de digitalisering. Neem populaire boekhoudprogramma’s als Moneybird en Gekko. Zelf facturen sturen, bonnen inboeken, btw-aangiftes berekenen én jaarrekeningen maken: […]

  • 216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft graag een rol in speelt. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien welke oplossingen ondernemers helpen de volgende stap te zetten om zo meer uit hun onderneming […]

Overheid

  • een mens die zich voor een computer bevindt

    Sneller en efficiënter burgers van dienst zijn dankzij Power Apps

    De samenleving maakt een digitale groeispurt door en overheidsinstellingen moeten aan de nieuwe verwachtingen van burgers voldoen. Een interne gestroomlijnde, digitale organisatie, beslissen op basis van data en een 24/7 persoonlijke dienstverlening zijn een must. Dat vraagt om snelle digitale innovatie. Met een nieuw software platform lukt dat nu veel sneller en goedkoper. We doen […]

  • Ineco

    Ineco verbetert productiviteit van werknemers met moderne tools en AI

    Software dat niet meewerkt helpt mensen niet om meer gedaan te krijgen. En als het moeilijk is om bestanden te delen en samen te werken aan documenten, gaat dat ten koste van de productiviteit. Ineco, een Spaans bedrijf in de publieke sector, had dit in de gaten en probeert daarom medewerkers op een andere manier […]

Productie

  • Ook een pan verse mosselen wordt mogelijk gemaakt door slimme techniek

    Ook een pan verse mosselen wordt mogelijk gemaakt door slimme techniek

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft en haar partners graag een rol in spelen. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien hoe technische oplossingen ondernemers helpen om alle elementen in hun bedrijf te […]

  • De haven van North Sea Port.

    North Sea Port integreert en beveiligt haar operatie met Microsoft 365

    De fusie van het Belgische Havenbedrijf Gent en het Nederlandse Zeeland Seaports tot North Sea Port, ging gepaard met een keuze voor Microsoft 365. Het bedrijf koos voor een flexibele oplossing om hun IT-infrastructuur volledig te integreren. Cruciaal in deze operatie was het garanderen van de beveiliging in de organisatie. Voor de meer dan 300 […]

Retail

  • Retailers moeten AI inzetten, wij helpen je!

    Retailers moeten AI inzetten, wij helpen je!

    Succesvolle retailers hebben terugkerende klanten, groeiende marges en een accurate bevoorrading dankzij inzet van data. Wil jij dat ook? Breek dan bestaande datasilo’s af, bouw een data-gestuurd operating model en stop met hadnmatige data-analyse! Kunstmatige intelligentie (AI) geeft je nu grip op de resultaten van morgen. Met onze technologie, ons netwerk, training en een geïntegreerd […]

  • Wat hebben sokken, onderbroeken en IT met elkaar te maken?

    Wat hebben sokken, onderbroeken en IT met elkaar te maken?

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft en haar partners graag een rol in spelen. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien hoe technische oplossingen ondernemers helpen om alle elementen in hun bedrijf te […]

Zorg

  • Iemand die voor een laptopcomputer zit

    Digitale transformatie met een oerknal en hoe je dat voor elkaar krijgt

    Tegenwoordig bestaat een ‘normale gang van zaken’ niet meer. Verandering en innovatie zijn de nieuwe norm. Denk maar aan de veranderingen die je organisatie op dit moment doormaakt met nieuwe technologie en technieken die om nieuwe houdingen en verwachtingen vragen van zowel medewerkers als klanten. Alles verandert. Het enige wat al die veranderingen gemeen hebben, […]

  • een mens met een tablet in een stockroom

    De zorg sneller ontzorgen met het Power Platform

    De vergrijzing, hoge administratieve druk én COVID-19 maken het de zorg niet gemakkelijk. Het digitaliseren van allerlei processen helpt de zorg efficiënter en laagdrempeliger aan te bieden. Dankzij een software revolutie automatiseer je nu veel sneller en tegen lagere kosten. Hierdoor gaat de zorg de uitdagingen effectief te lijf en houden we Nederland geestelijk en […]

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digitale transformatie

  • Rapport: Bouwen aan succes met je eerstelijnsmedewerkers

    Rapport: Bouwen aan succes met je eerstelijnsmedewerkers

    Eerstelijnsmedewerkers zijn het eerste contactpunt tussen een organisatie en hun klanten. Achter een toonbank, op de fabrieksvloer of bij de helpdesk: zij bepalen het beeld wat mensen hebben van een organisatie, de producten en services. Eerstelijnsmedewerkers hebben echter niet altijd toegang tot de juiste tools en kunnen hun werk daarom niet altijd even effectief uitvoeren. […]

Klantverhalen

Partners

  • Office 365 – Partner of Record

    Office 365 – Partner of Record

      In deze blog post leggen we uit hoe je als Microsoft Partner er voor kunt zorgen dat je in de Office 365 omgeving van je klant staat vermeld als Partner of Record en waarom dat handig is.   1) Log in op de Office 365 omgeving van de klant. 2) Klik links op het […]

Pers

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Pers / Nieuws

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Security & Privacy

Tips

  • Een groep mensen aan een tafel

    Eén samenwerkingshub om verkoop te stimuleren

    Weet je wat het geheim is van het verkoopsucces van Microsoft? Samenwerking. Dit staat centraal in de cultuur en oplossingen van Microsoft. Bedrijven die investeren in teamwork, doen het vandaag de dag een stuk beter. Samenwerking kan dus het verschil bepalen tussen winst en verlies. Vergeleken met vijf jaar geleden besteedt de gemiddelde IT-medewerker 50% […]

Webinars

  • een mensenzitting bij een lijst die een laptopcomputer met behulp van

    Beter digitaal onderwijs met Surface

    Digitale middelen en les op afstand zijn niet meer weg te denken uit het onderwijs. Maar welk apparaat werkt het best voor docenten, leerlingen, studenten én IT-beheer? Microsoft Surface helpt de verschillende rollen binnen het onderwijs vooruit,  door veiligheid te optimaliseren, het beheer tot een koud kunstje te maken en Surface Pen die de hersenen […]