Zuiver: ondersteuning van de bedrijfsvoering en cultuur door middel van technologie

“Sinds de verhuizing naar de cloud gelden er geen beperkingen meer. Zonder deze technologie hadden we de groei die we nu hebben zeker niet gezien.”

Jaap Landsaat, CFO en Head of IT bij de Nederlandse meubelontwerper Zuiver, vertelt over de diepgaande impact die technologie heeft gehad op het bedrijf waarvan hij meer dan twintig jaar geleden medeoprichter was.

“Toentertijd hadden we honderd bestellingen per week en slechts een handjevol mensen om ze te verwerken”, zegt hij. “Nu is dat gegroeid tot ongeveer 8500 en de technologie heeft ons geholpen op te schalen zonder dat we honderden mensen nodig hebben om elke bestelling met de hand te beheren.”

Zuiver is in 2018 gemigreerd naar de cloud om het groeiende aantal werknemers en leveranciers wereldwijd te helpen bij de communicatie en een efficiënte samenwerking. Een stap die het bedrijf bovendien hielp om soepel over te gaan op werken op afstand tijdens de coronacrisis – zodat zowel zakelijke als sociale interacties op de normale manier konden doorgaan.

“Het mooiste is dat we na twintig jaar nog steeds dezelfde cultuur hebben. We zijn van vier oprichters naar ongeveer honderd mensen gegaan, maar iedereen kan nog steeds informeel werken en samenwerken, zowel binnen als buiten het kantoor.”

“En dat komt door de Microsoft-producten die we nu gebruiken.”

Van jonge start-up naar mondiaal ontwerper

Het verhaal van Zuiver begint in 1998 met vier vrienden die twee verschillende meubelbedrijven in Nederland oprichten – waarbij het ene bedrijf als groothandel rechtstreeks aan winkels verkoopt en het andere een outletmodel opzet waarbij aan klanten wordt verkocht.

“We hadden salesovereenkomsten met bepaalde Italiaanse en Duitse producenten om hun artikelen exclusief in Nederland te verkopen”, vertelt Landsaat. “Maar na een paar jaar wilden we groter en beter te werk gaan, dus probeerden we de fabrieken te vinden achter de producten die we verkochten om te zien of we die zelf konden maken. We waren behoorlijk succesvol en toen we eenmaal een logistieke partner hadden, groeiden we al snel met 30 procent per jaar.”

“In 2011 besloten we één handelsnaam te gebruiken voor de organisatie en de interieurcollectie: Zuiver.”

De Nederlandse ontwerper bleef snel groeien en verkocht zijn eigentijdse meubels al snel in meer dan tachtig landen wereldwijd. Maar met de extra complexiteit door de inzet van personeel en leveranciers over de hele wereld, zag Zuiver een kans om technologie in te zetten om de bedrijfsprocessen efficiënter te maken: de hele operatie werd verplaatst naar de cloud via een Microsoft 365-oplossing.

Een bedrijfscultuur ondersteunen via de cloud

Met de hulp van Microsoft-partner Advisor ICT Solutions is Zuiver in 2018 begonnen met de migratie naar de Microsoft Cloud als onderdeel van de verhuizing van het hoofdkantoor.

“Met het verwijderen van onze fysieke servers ontstonden er nieuwe mogelijkheden voor het gebruik van Microsoft-programma’s”, legt Landsaat uit. “OneNote en SharePoint werden vrij snel overgenomen en we hebben Microsoft Teams gepromoot als eenvoudige manier om in kleine projectgroepen of als afdeling te werken wanneer iedereen toegang nodig had tot hetzelfde document.”

Met de grote veranderingen bij Zuiver – waaronder de implementatie van Microsoft Teams als telefoonsysteem in de cloud – bood Advisor ICT Solutions trainingen aan om de werknemers te helpen de nieuwe tools snel in gebruik te nemen en te leren hoe ze kunnen worden ingezet om zowel leveranciers- als klantgerichte processen te stroomlijnen.

“Het was voor iedereen een flinke verschuiving”, voegt Landsaat toe. “Daarom hebben we bovenop de training van Advisor ook ons eigen intranet ontwikkeld en supportgroepen in Yammer opgezet om het gesprek levend te houden en om mensen van elkaar te laten leren en vragen te laten stellen.”

“Yammer is uitgegroeid tot een erg handig platform om veilig bedrijfsinformatie uit te wisselen, en de mensen gebruiken de chatfunctie in Teams nu ook voor bijeenkomsten buiten kantoor, wat perfect aansluit op onze bedrijfscultuur.”

Klaar voor werken op afstand

“Ik meen dat het 15 maart was toen onze premier iedereen vroeg om thuis te blijven”, vertelt Landsaat, terwijl hij zich herinnert hoe het bedrijf snel de overstap maakte naar werken op afstand om de coronabeperkingen na te leven.

“Het was een moeilijke periode omdat er markten werden gesloten, maar het was ook een kans om Teams volledig in te zetten binnen Zuiver. Iedereen besefte hoe gemakkelijk het was om vergaderingen te organiseren en aan dezelfde documenten te werken, en met Teams konden we projectgroepen vormen die effectief konden samenwerken – zelfs vanaf verschillende locaties wereldwijd.”

Aangezien er ook andere Microsoft 365-tools geïmplementeerd waren, beschikte Zuiver al over alle maatregelen die nodig waren om de processen voor de supply chain en verzendingen onder controle te houden en te garanderen dat het volledige personeelsbestand effectief buiten kantoor kon blijven werken.

“De technologie geeft me feitelijk de mogelijkheid om te doen waar ik goed in ben”, zegt Caroline van Velze, Creative Director en medeoprichter van Zuiver.

“Ik reisde elke maand de wereld rond om stalen te bekijken en contact te houden met onze productiegebieden, maar nu kan dit ontwerpproces volledig worden bereikt door middel van videobellen – en ik kan nog steeds creatief zijn omdat ik met de hand teken.”

“We hebben altijd een heel informele manier van samenwerken gehad – dat zit in ons DNA bij Zuiver”, voegt ze eraan toe. “We zijn trots op wat we doen en we hebben er plezier in, en Teams heeft echt geholpen dat buiten het kantoor voort te zetten met sociale activiteiten zoals yogalessen en vrijdagmiddagdrankjes die nog steeds plaatsvinden vanuit huis.”

“Ook vanuit mentaal oogpunt kan het lastig zijn als je je collega’s niet persoonlijk ziet”, vertelt Landsaat. “Maar met een tool als Teams kun je gewoon je camera aanzetten en je weer een deel van het kantoor voelen. Het is een geweldige manier om samen te werken.”

Een moderne werkomgeving voor elke medewerker

Nu Zuiver terugblikt op de afgelopen twee jaar, blijken de voordelen van technologie een blijvende indruk te hebben gehad – niet alleen op het bedrijf, maar ook op de manier waarop de mensen hun dagelijks werk doen. Een uitkomst die volgens Landsaat zeker hun cultuur zal blijven beïnvloeden, zowel nu als in de toekomst.

“Deze periode heeft laten zien hoe effectief we allemaal op afstand kunnen samenwerken”, zegt hij. “We kunnen contact houden, dezelfde resultaten boeken en dezelfde efficiëntie behouden, of de mensen nu op kantoor werken of thuis. Het is allemaal mogelijk dankzij deze Microsoft-programma’s.

“Onze toekomst bestaat uit kleinere kantoren en mensen die als één team werken zonder zich in hetzelfde gebouw bevinden – en daarover hebben we als organisatie een heel positief gevoel.”