Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse
iemand zit aan een bureau achter een laptopcomputer

De beste tips voor slimmer op afstand werken met Microsoft Teams

Hans van der Meer

Hans van der Meer

Manager Microsoft 365

Leestijd, 6 min.

Nu werken op afstand voor veel mensen de nieuwe norm is, moeten er andere manieren worden gevonden om effectief als team te functioneren

Met Microsoft Teams kunnen collega’s productief en verbonden blijven en kan iedereen net zo efficiënt en veilig werken en samenwerken als op kantoor.

Of je Microsoft Teams al gebruikt of nog moet uitproberen, hier zijn zes tips om optimaal gebruik te maken van Microsoft Teams terwijl je op afstand werkt vanuit huis of waar dan ook:

1. Maak al je vergaderingen productiever

Uit het rapport ‘Anders werken’ van Microsoft blijkt dat mensen het gevoel hebben dat ze maar liefst 52% van hun werktijd elke week inefficiënt besteden aan zaken als onnodige onderbrekingen, zoeken naar informatie en inefficiënte vergaderingen.

Dankzij de uitgebreide mogelijkheden voor vergaderen met Microsoft Teams voorkom je frustratie en inefficiëntie door alles wat je nodig hebt voor elke vergadering op één plek te verzamelen. Bij de planning van vergaderingen kun je met Teams een agenda, voorbereidende documenten en andere gesprekspunten toevoegen.

Vervolgens kun je tijdens de vergadering iedereen bij de les houden door video in te schakelen voor een persoonlijkere ervaring, de achtergrond te vervagen om afleiding te voorkomen en live ondertitels te gebruiken zodat iedereen kan volgen wat er wordt gezegd. Bovendien kun je samenwerken aan Office 365-documenten en ideeën in realtime ontwikkelen met het digitale whiteboard.

Na de vergadering zijn alle materialen van de vergadering beschikbaar, waaronder de opname, actiepunten, whiteboard en vergadernotities, zodat je team het gesprek kan voortzetten en kan samenwerken aan de onderwerpen die aan bod kwamen in de vergadering. Dat betekent dat iedereen op de hoogte is en niemand gefrustreerd raakt bij het zoeken naar materiaal dat tijdens de vergadering is ontwikkeld of weergegeven. Zelfs de mensen die niet bij de vergadering aanwezig konden zijn.

2. Organiseer grotere livegebeurtenissen online met Microsoft Teams

Met livegebeurtenissen van Microsoft Teams kun je ook grotere vergaderingen organiseren, zoals bijeenkomsten met het management, marketingwebinars, lanceringsevenementen en trainingssessies, en presentaties geven voor maximaal 100.000 deelnemers binnen of buiten je organisatie. Op die manier weet je zeker dat iedereen die op afstand werkt, kan deelnemen en op de hoogte blijft.

3. Voeg je favoriete apps en bots toe aan Microsoft Teams

Met apps kun je meer doen in Microsoft Teams. Denk aan de vertrouwde tools, bestanden en dashboards die je organisatie al gebruikt. Veel daarvan kunnen worden toegevoegd aan Microsoft Teams en je kunt nieuwe toevoegen in Apps. Je kunt de apps en bots zowel in chats als in kanalen gebruiken, zodat je over alle relevante informatie en tools beschikt die je nodig hebt om zo productief mogelijk te zijn, met wie je ook werkt.

Hier zijn een paar interessante apps en bots. Ga naar de sectie Apps in Teams om er nog meer te ontdekken. Er worden regelmatig nieuwe apps en bots toegevoegd.

Who: gebruik deze een bot om informatie over iedereen in je organisatie te vinden. Je kunt informatie over de deelnemers bekijken op het tabblad Vergaderingen, zodat je precies weet met wie je straks vergadert. De bot komt ook goed van pas als je een bericht ontvangt van iemand die je niet kent en snel wilt weten wie die persoon is en wat die persoon doet.

Microsoft Planner: organiseer geplande taken door een of meer Planner-tabbladen toe te voegen aan je Teams-kanaal. Je kunt de status van bestaande taken bijhouden en een melding ontvangen als er een nieuwe taak aan je wordt toegewezen.

Icebreaker: met deze Microsoft Teams-bot kan je team elkaar beter leren kennen doordat elke week twee willekeurige teamleden worden gekoppeld om elkaar online of zo mogelijk offline te ontmoeten. De bot maakt het plannen van deze ontmoetingen eenvoudig door automatisch tijden voor te stellen waarop beide teamleden beschikbaar zijn. De bot is een geweldig hulpmiddel om de persoonlijke relaties tussen teams of afstand te versterken en een hechte gemeenschap op te bouwen en in stand te houden.

Crisis communication: onder bepaalde omstandigheden kan het nodig zijn om informatie en teamsamenwerking te coördineren als reactie op een noodsituatie. Deze oplossing voor snel optreden kan eenvoudig worden geïmplementeerd en aangepast door elke organisatie.

4. Werk samen aan bestanden in Microsoft Teams

Als je op afstand werkt, kan het nodig zijn om samen te werken met je team aan Office-documenten. In Microsoft Teams is dat heel eenvoudig omdat je Word-, Excel- of PowerPoint-documenten in Teams zelf kunt maken, zodat je niet steeds van app hoeft te wisselen. Je kunt cocreëren met je collega’s, notities delen en opmerkingen toevoegen. Je kunt zelfs een chat of een vergadering starten vanuit een document om wijzigingen te bespreken.

Er ontstaat geen verwarring meer over de versie en je hebt geen uitpuilend postvak met tegenstrijdige wijzigingen of opmerkingen meer, want je gebruikt één naadloos geïntegreerd samenwerkingsplatform.

5. Profiteer optimaal van de mobiele Microsoft Teams-app

Heb je Microsoft Teams geactiveerd op je mobiele telefoon? Deze app is de perfecte manier om op de hoogte te blijven van discussies terwijl je onderweg bent. Je kunt hiermee toegang krijgen tot al je teams, kanalen en bestanden en vergaderingen bijwonen vanaf je telefoon.

Bewaak je persoonlijke grenzen en optimaliseer je werkuren op een manier die voor jou het beste werkt. Je kunt dit heel eenvoudig doen door stille uren en stille dagen op te geven in de instellingen van je mobiele Microsoft Teams-app.

6. Maak al je vergaderingen inclusief

Als je kijkt naar je interacties tijdens een normale werkdag, zie je dat je netwerk ook collega’s van andere afdelingen, andere vestigingen en andere landen bevat.

Denk er dus aan om een Microsoft Teams-vergadering op te nemen in elk vergaderverzoek. Op die manier kan iedereen van je team kan deelnemen, waar ze ook zijn.

Tijdens de vergadering kun je de deelnemers vragen om hun video aan te zetten zodat iedereen kan zien met wie ze praten. Schakel ook live ondertitels in om te voorkomen dat mensen die jouw taal niet vloeiend spreken, zich buitengesloten voelen. Deelnemers kunnen dan vol vertrouwen ideeën delen en opmerkingen maken.

Hetzelfde geldt buiten vergaderingen om. Met de vertaalfunctie kunnen mensen makkelijk ideeën delen in hun eigen taal in de chat of in kanalen.

Neem de vergadering op zodat teamleden die de vergadering niet kunnen bijwonen, achteraf de opname kunnen bekijken en op de hoogte blijven van de beslissingen en acties.

Gun jezelf dus de tijd om Microsoft Teams en de vele productiviteitsverhogende functies te leren kennen. Het is de moeite dubbel en dwars waard, omdat jij en je team zo een productiever en hechter geheel worden, ondanks de afstand, locatie en eisen van deze transformatieve tijden. Dit komt het moreel en je bedrijf alleen maar ten goede.

Spoedcursus in Microsoft Teams

Volg gratis een spoedcursus in Microsoft Teams

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Educatie

Financiële dienstverlening

  • Kansen voor de moderne boekhouder

    Kansen voor de moderne boekhouder

    De wereld van boekhouding is sinds de digitalisering snel en rigoureus veranderd. Juist die ontwikkelingen bieden de boekhouder van nu veel kansen. Je zult vaak merken dat je klanten steeds meer zelf kunnen, met dank aan de digitalisering. Neem populaire boekhoudprogramma’s als Moneybird en Gekko. Zelf facturen sturen, bonnen inboeken, btw-aangiftes berekenen én jaarrekeningen maken: […]

  • Tips van financiële koplopers over de cloud

    Tips van financiële koplopers over de cloud

    Steeds meer boekhouders en administratiekantoren gaan over naar de cloud om hun werk te doen. 216 Accountants deelt in deze blog een aantal inzichten en tips. Zo kun je een zo groot mogelijk succes maken van de overstap naar de cloud – voor jou én je klanten. E-mails, gezamenlijke spreadsheets, vergaderingen, agenda’s, todo-lijsten, aantekeningen, scans: […]

Government

  • Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Binnen enkele minuten belde de gemeente Katwijk met Microsoft Teams in plaats van de traditionele PBX-centrale. “De overgang was de snelste die ik ooit zag!” Projectleider ICT Gemeente Katwijk Steven Shukrula kijkt tevreden terug hoe soepel de ommekeer verliep en hoe goed het communicatie- en samenwerkingsplatform zijn collega’s nu en in de toekomst ondersteunt.   […]

Overheid

  • Ineco

    Ineco verbetert productiviteit van werknemers met moderne tools en AI

    Software dat niet meewerkt helpt mensen niet om meer gedaan te krijgen. En als het moeilijk is om bestanden te delen en samen te werken aan documenten, gaat dat ten koste van de productiviteit. Ineco, een Spaans bedrijf in de publieke sector, had dit in de gaten en probeert daarom medewerkers op een andere manier […]

  • een mens die zich voor een computer bevindt

    Sneller en efficiënter burgers van dienst zijn dankzij Power Apps

    De samenleving maakt een digitale groeispurt door en overheidsinstellingen moeten aan de nieuwe verwachtingen van burgers voldoen. Een interne gestroomlijnde, digitale organisatie, beslissen op basis van data en een 24/7 persoonlijke dienstverlening zijn een must. Dat vraagt om snelle digitale innovatie. Met een nieuw software platform lukt dat nu veel sneller en goedkoper. We doen […]

Productie

  • Rustig slapen tijdens een verbouwing

    Rustig slapen tijdens een verbouwing

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft en haar partners graag een rol in spelen. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien hoe technische oplossingen ondernemers helpen om alle elementen in hun bedrijf te […]

  • Etex

    Etex gebruikt moderne tools om meer eenheid te creëren in haar bedrijf en zich beter op klanten te richten

    In de bouw moeten alle componenten op het juiste moment samenkomen om het optimale product te produceren. Etex, een Belgisch bedrijf dat bouwoplossingen maakt, helpt dit tot de dagelijkse praktijk te maken en zocht daarom een manier om productiviteit en samenwerking intern te verbeteren. Met locaties in meer dan 42 landen waar meer dan 15.000 […]

Retail

  • AVG en de detailhandel: Vier AVG-vereisten en hoe Microsoft daarbij kan helpen

    AVG en de detailhandel: Vier AVG-vereisten en hoe Microsoft daarbij kan helpen

      Ontdek hoe we je kunnen helpen om te voldoen aan de AVG-vereisten met oplossingen van nu: Je huidige risicoprofiel evalueren “Hoe weet ik waarmee ik al voldoe aan de vereisten en waarop ik me nu moet richten?” Dit is één van de meest gestelde vragen van detailhandelaren over de AVG. Het is ook één van […]

  • Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Sinds de oprichting in 2010 is HeadBrands voortdurend uitgebreid. Het bedrijf is snel gegroeid en is nu de leidende kappersgroothandel op de Scandinavische markt. HeadBrands had een moderne IT-oplossing nodig om de productiviteit van het bedrijf te verhogen en de samenwerking zowel binnen het bedrijf als extern te verbeteren. De oplossing was om het grootste […]

Zorg

  • een mens met een tablet in een stockroom

    De zorg sneller ontzorgen met het Power Platform

    De vergrijzing, hoge administratieve druk én COVID-19 maken het de zorg niet gemakkelijk. Het digitaliseren van allerlei processen helpt de zorg efficiënter en laagdrempeliger aan te bieden. Dankzij een software revolutie automatiseer je nu veel sneller en tegen lagere kosten. Hierdoor gaat de zorg de uitdagingen effectief te lijf en houden we Nederland geestelijk en […]

  • een vrouw zit aan een tafel

    Zorgteams empoweren met nieuwe tools in Microsoft 365

    Ontdek de nieuwe samenwerkings- en communicatiemogelijkheden van Microsoft 365 , waardoor de efficiëntie van clinici en beheerders wordt verbeterd.

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digitale transformatie

  • Rapport: Bouwen aan succes met je eerstelijnsmedewerkers

    Rapport: Bouwen aan succes met je eerstelijnsmedewerkers

    Eerstelijnsmedewerkers zijn het eerste contactpunt tussen een organisatie en hun klanten. Achter een toonbank, op de fabrieksvloer of bij de helpdesk: zij bepalen het beeld wat mensen hebben van een organisatie, de producten en services. Eerstelijnsmedewerkers hebben echter niet altijd toegang tot de juiste tools en kunnen hun werk daarom niet altijd even effectief uitvoeren. […]

Klantverhalen

  • Technologie voor de ultieme fine dining ervaring

    Technologie voor de ultieme fine dining ervaring

    Fine dining draait om de kleinste details. Het kennen van je gasten en inspelen op hun verwachtingen is van groot belang. Dit is immers hoe je een voorsprong krijgt op de concurrentie. Daarnaast is het belangrijk dat je personeel kan doen waar het goed in is. De chef bereidt de mooiste gerechten, de sommelier selecteert […]

Partners

  • Dad baking with kids using HPSpectrex360

    We are here for our partners

    At Microsoft, as part of our response to the impact of COVID-19, we have shifted tens of thousands of employees to working remotely. Many of our partners and customers have asked us to share the details of how we enable remote work for such a large workforce. We wanted to share with you some of […]

Pers

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Pers / Nieuws

Security & Privacy

Tips

Webinars

  • Vanuit huis en kantoor weer gelijkwaardig vergaderen

    Vanuit huis en kantoor weer gelijkwaardig vergaderen

    ‘Niemand werkt nog vijf dagen op kantoor, mensen werken vijf dagen thuis.’ Als iemand dit meer dan twee jaar geleden zo ter discussie had gesteld, waren we nu nog niet uitgepraat. Ook wij niet. De manier waarop we werken als gevolg van de pandemie is 180 graden veranderd. Gelukkig is er inmiddels een betere ‘hybride’ […]