Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse
iemand zit aan een bureau achter een laptopcomputer

De beste tips voor slimmer op afstand werken met Microsoft Teams

Hans van der Meer

Hans van der Meer

Manager Microsoft 365

Leestijd, 6 min.

Nu werken op afstand voor veel mensen de nieuwe norm is, moeten er andere manieren worden gevonden om effectief als team te functioneren

Met Microsoft Teams kunnen collega’s productief en verbonden blijven en kan iedereen net zo efficiënt en veilig werken en samenwerken als op kantoor.

Of je Microsoft Teams al gebruikt of nog moet uitproberen, hier zijn zes tips om optimaal gebruik te maken van Microsoft Teams terwijl je op afstand werkt vanuit huis of waar dan ook:

1. Maak al je vergaderingen productiever

Uit het rapport ‘Anders werken’ van Microsoft blijkt dat mensen het gevoel hebben dat ze maar liefst 52% van hun werktijd elke week inefficiënt besteden aan zaken als onnodige onderbrekingen, zoeken naar informatie en inefficiënte vergaderingen.

Dankzij de uitgebreide mogelijkheden voor vergaderen met Microsoft Teams voorkom je frustratie en inefficiëntie door alles wat je nodig hebt voor elke vergadering op één plek te verzamelen. Bij de planning van vergaderingen kun je met Teams een agenda, voorbereidende documenten en andere gesprekspunten toevoegen.

Vervolgens kun je tijdens de vergadering iedereen bij de les houden door video in te schakelen voor een persoonlijkere ervaring, de achtergrond te vervagen om afleiding te voorkomen en live ondertitels te gebruiken zodat iedereen kan volgen wat er wordt gezegd. Bovendien kun je samenwerken aan Office 365-documenten en ideeën in realtime ontwikkelen met het digitale whiteboard.

Na de vergadering zijn alle materialen van de vergadering beschikbaar, waaronder de opname, actiepunten, whiteboard en vergadernotities, zodat je team het gesprek kan voortzetten en kan samenwerken aan de onderwerpen die aan bod kwamen in de vergadering. Dat betekent dat iedereen op de hoogte is en niemand gefrustreerd raakt bij het zoeken naar materiaal dat tijdens de vergadering is ontwikkeld of weergegeven. Zelfs de mensen die niet bij de vergadering aanwezig konden zijn.

2. Organiseer grotere livegebeurtenissen online met Microsoft Teams

Met livegebeurtenissen van Microsoft Teams kun je ook grotere vergaderingen organiseren, zoals bijeenkomsten met het management, marketingwebinars, lanceringsevenementen en trainingssessies, en presentaties geven voor maximaal 100.000 deelnemers binnen of buiten je organisatie. Op die manier weet je zeker dat iedereen die op afstand werkt, kan deelnemen en op de hoogte blijft.

3. Voeg je favoriete apps en bots toe aan Microsoft Teams

Met apps kun je meer doen in Microsoft Teams. Denk aan de vertrouwde tools, bestanden en dashboards die je organisatie al gebruikt. Veel daarvan kunnen worden toegevoegd aan Microsoft Teams en je kunt nieuwe toevoegen in Apps. Je kunt de apps en bots zowel in chats als in kanalen gebruiken, zodat je over alle relevante informatie en tools beschikt die je nodig hebt om zo productief mogelijk te zijn, met wie je ook werkt.

Hier zijn een paar interessante apps en bots. Ga naar de sectie Apps in Teams om er nog meer te ontdekken. Er worden regelmatig nieuwe apps en bots toegevoegd.

Who: gebruik deze een bot om informatie over iedereen in je organisatie te vinden. Je kunt informatie over de deelnemers bekijken op het tabblad Vergaderingen, zodat je precies weet met wie je straks vergadert. De bot komt ook goed van pas als je een bericht ontvangt van iemand die je niet kent en snel wilt weten wie die persoon is en wat die persoon doet.

Microsoft Planner: organiseer geplande taken door een of meer Planner-tabbladen toe te voegen aan je Teams-kanaal. Je kunt de status van bestaande taken bijhouden en een melding ontvangen als er een nieuwe taak aan je wordt toegewezen.

Icebreaker: met deze Microsoft Teams-bot kan je team elkaar beter leren kennen doordat elke week twee willekeurige teamleden worden gekoppeld om elkaar online of zo mogelijk offline te ontmoeten. De bot maakt het plannen van deze ontmoetingen eenvoudig door automatisch tijden voor te stellen waarop beide teamleden beschikbaar zijn. De bot is een geweldig hulpmiddel om de persoonlijke relaties tussen teams of afstand te versterken en een hechte gemeenschap op te bouwen en in stand te houden.

Crisis communication: onder bepaalde omstandigheden kan het nodig zijn om informatie en teamsamenwerking te coördineren als reactie op een noodsituatie. Deze oplossing voor snel optreden kan eenvoudig worden geïmplementeerd en aangepast door elke organisatie.

4. Werk samen aan bestanden in Microsoft Teams

Als je op afstand werkt, kan het nodig zijn om samen te werken met je team aan Office-documenten. In Microsoft Teams is dat heel eenvoudig omdat je Word-, Excel- of PowerPoint-documenten in Teams zelf kunt maken, zodat je niet steeds van app hoeft te wisselen. Je kunt cocreëren met je collega’s, notities delen en opmerkingen toevoegen. Je kunt zelfs een chat of een vergadering starten vanuit een document om wijzigingen te bespreken.

Er ontstaat geen verwarring meer over de versie en je hebt geen uitpuilend postvak met tegenstrijdige wijzigingen of opmerkingen meer, want je gebruikt één naadloos geïntegreerd samenwerkingsplatform.

5. Profiteer optimaal van de mobiele Microsoft Teams-app

Heb je Microsoft Teams geactiveerd op je mobiele telefoon? Deze app is de perfecte manier om op de hoogte te blijven van discussies terwijl je onderweg bent. Je kunt hiermee toegang krijgen tot al je teams, kanalen en bestanden en vergaderingen bijwonen vanaf je telefoon.

Bewaak je persoonlijke grenzen en optimaliseer je werkuren op een manier die voor jou het beste werkt. Je kunt dit heel eenvoudig doen door stille uren en stille dagen op te geven in de instellingen van je mobiele Microsoft Teams-app.

6. Maak al je vergaderingen inclusief

Als je kijkt naar je interacties tijdens een normale werkdag, zie je dat je netwerk ook collega’s van andere afdelingen, andere vestigingen en andere landen bevat.

Denk er dus aan om een Microsoft Teams-vergadering op te nemen in elk vergaderverzoek. Op die manier kan iedereen van je team kan deelnemen, waar ze ook zijn.

Tijdens de vergadering kun je de deelnemers vragen om hun video aan te zetten zodat iedereen kan zien met wie ze praten. Schakel ook live ondertitels in om te voorkomen dat mensen die jouw taal niet vloeiend spreken, zich buitengesloten voelen. Deelnemers kunnen dan vol vertrouwen ideeën delen en opmerkingen maken.

Hetzelfde geldt buiten vergaderingen om. Met de vertaalfunctie kunnen mensen makkelijk ideeën delen in hun eigen taal in de chat of in kanalen.

Neem de vergadering op zodat teamleden die de vergadering niet kunnen bijwonen, achteraf de opname kunnen bekijken en op de hoogte blijven van de beslissingen en acties.

Gun jezelf dus de tijd om Microsoft Teams en de vele productiviteitsverhogende functies te leren kennen. Het is de moeite dubbel en dwars waard, omdat jij en je team zo een productiever en hechter geheel worden, ondanks de afstand, locatie en eisen van deze transformatieve tijden. Dit komt het moreel en je bedrijf alleen maar ten goede.

Spoedcursus in Microsoft Teams

Volg gratis een spoedcursus in Microsoft Teams

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Educatie

  • Iemand die voor een laptopcomputer zit

    SSVOZ: onderwijs op afstand dat aansluit bij de individuele leerling

    Wanneer deze periode van leren op afstand wordt geëvalueerd, krijgen sommige technieken die we hebben gebruikt ongetwijfeld een vaste plek in de klaslokalen van de nabije toekomst. Antoon Fens, Coördinator ICT bij de Stichting Stedelijk Voortgezet Onderwijs Zoetermeer (SSVOZ), leg uit dat technologie een cruciale rol heeft gespeeld voor het onderwijs in Nederland tijdens de […]

  • een vrouw gebruikt een laptop

    Ontdek hoe je beter onderwijs biedt met ‘blended learning’

    Sinds de COVID-19 uitbraak hebben onze onderwijsklanten geweldige dingen gedaan om leerlingen en studenten bij de les te houden terwijl ze van thuis leren. Leraren, leerlingen en studenten hebben in een moeilijke tijd enorme veerkracht laten zien, van eLearning-innovaties tot manieren om je beter te voelen met foto- en kookwedstrijden. Onderwijsinstellingen hebben de grote waarde […]

Financiële dienstverlening

  • Tips van financiële koplopers over de cloud

    Tips van financiële koplopers over de cloud

    Steeds meer boekhouders en administratiekantoren gaan over naar de cloud om hun werk te doen. 216 Accountants deelt in deze blog een aantal inzichten en tips. Zo kun je een zo groot mogelijk succes maken van de overstap naar de cloud – voor jou én je klanten. E-mails, gezamenlijke spreadsheets, vergaderingen, agenda’s, todo-lijsten, aantekeningen, scans: […]

  • Kansen voor de moderne boekhouder

    Kansen voor de moderne boekhouder

    De wereld van boekhouding is sinds de digitalisering snel en rigoureus veranderd. Juist die ontwikkelingen bieden de boekhouder van nu veel kansen. Je zult vaak merken dat je klanten steeds meer zelf kunnen, met dank aan de digitalisering. Neem populaire boekhoudprogramma’s als Moneybird en Gekko. Zelf facturen sturen, bonnen inboeken, btw-aangiftes berekenen én jaarrekeningen maken: […]

Government

  • Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Binnen enkele minuten belde de gemeente Katwijk met Microsoft Teams in plaats van de traditionele PBX-centrale. “De overgang was de snelste die ik ooit zag!” Projectleider ICT Gemeente Katwijk Steven Shukrula kijkt tevreden terug hoe soepel de ommekeer verliep en hoe goed het communicatie- en samenwerkingsplatform zijn collega’s nu en in de toekomst ondersteunt.   […]

Overheid

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

  • Een groot oud gebouw met veel ramen

    Raad van State: een virtuele rechtszaal opzetten met een oplossing voor werken op afstand

    “Deze situatie heeft bewezen dat je met de juiste middelen, ondersteuning en overtuiging de helft van de bureaus in je gebouw kunt verwijderen – en in die zin denk ik niet dat we ooit nog 700 mensen tegelijkertijd op kantoor zullen zien.” Ron Lamers, Projectmanager bij de Raad van State, praat over de technologische versnelling […]

Productie

  • iemand zit aan een bureau met een laptop op tafel

    Mijn menselijk leiderschaps kompas in tijden van somberheid

    Microsoft’s Max Tchapeyou biedt een zeer persoonlijk standpunt, verwijzend naar de zes manieren waarop hij effectiever – en positiever – met zijn team heeft gewerkt.

  • Rustig slapen tijdens een verbouwing

    Rustig slapen tijdens een verbouwing

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft en haar partners graag een rol in spelen. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien hoe technische oplossingen ondernemers helpen om alle elementen in hun bedrijf te […]

Retail

  • AVG en de detailhandel: Vier AVG-vereisten en hoe Microsoft daarbij kan helpen

    AVG en de detailhandel: Vier AVG-vereisten en hoe Microsoft daarbij kan helpen

      Ontdek hoe we je kunnen helpen om te voldoen aan de AVG-vereisten met oplossingen van nu: Je huidige risicoprofiel evalueren “Hoe weet ik waarmee ik al voldoe aan de vereisten en waarop ik me nu moet richten?” Dit is één van de meest gestelde vragen van detailhandelaren over de AVG. Het is ook één van […]

  • Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Sinds de oprichting in 2010 is HeadBrands voortdurend uitgebreid. Het bedrijf is snel gegroeid en is nu de leidende kappersgroothandel op de Scandinavische markt. HeadBrands had een moderne IT-oplossing nodig om de productiviteit van het bedrijf te verhogen en de samenwerking zowel binnen het bedrijf als extern te verbeteren. De oplossing was om het grootste […]

Zorg

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digitale transformatie

  • Iemand die voor een laptopcomputer zit

    Digitale transformatie met een oerknal en hoe je dat voor elkaar krijgt

    Tegenwoordig bestaat een ‘normale gang van zaken’ niet meer. Verandering en innovatie zijn de nieuwe norm. Denk maar aan de veranderingen die je organisatie op dit moment doormaakt met nieuwe technologie en technieken die om nieuwe houdingen en verwachtingen vragen van zowel medewerkers als klanten. Alles verandert. Het enige wat al die veranderingen gemeen hebben, […]

Klantverhalen

  • 216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft graag een rol in speelt. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien welke oplossingen ondernemers helpen de volgende stap te zetten om zo meer uit hun onderneming […]

Partners

  • Woman executive working on Surface Hub 2S in Whiteboard with Surface Hub 2 Pen

    Ontdek de Surface reseller website

      Ontdek hoe je onze Surface reseller website gebruikt, en volg onze instructies om soepele inlog mogelijk te maken. Haal voordeel uit de Surface reseller website Speciaal voor al onze Surface resellers hebben we een unieke Surface website ontwikkelt. Deze website geeft naast meer informatie over onze devices, ook assets voor marketing en informatie over […]

Pers

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Pers / Nieuws

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Security & Privacy

Tips

  • 5 tips voor orde in de chaos van je mailbox

    5 tips voor orde in de chaos van je mailbox

    In dit blog geef ik je elke maand tips & tricks om Microsoft Office optimaal te gebruiken. Deze keer: E-mail. Het is een van de belangrijkste communicatiemiddelen van vandaag, maar het veroorzaakt daarbij nogal wat chaos. Lees daarom deze tips om zowel je mailbox als je hoofd iets leger te maken. Een leger hoofd begint […]

Webinars

  • een mensenzitting bij een lijst die een laptopcomputer met behulp van

    Beter digitaal onderwijs met Surface

    Digitale middelen en les op afstand zijn niet meer weg te denken uit het onderwijs. Maar welk apparaat werkt het best voor docenten, leerlingen, studenten én IT-beheer? Microsoft Surface helpt de verschillende rollen binnen het onderwijs vooruit,  door veiligheid te optimaliseren, het beheer tot een koud kunstje te maken en Surface Pen die de hersenen […]