Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse
Vrouw op groot scherm tijdens vergadering

Bereid vergaderzalen voor op de anderhalvemetersamenleving

Remco de Kramer

Remco de Kramer

Product Marketing Manager Microsoft 365

Leestijd, 7 min.

De overheid vraagt sectoren na te denken over de anderhalvemetersamenleving. We verruilen dus onze huis-, zolder- en slaapkamers opnieuw voor het kantoor, maar wel met gepaste afstand van elkaar. Dankzij het massale thuiswerken is iedereen gaan videobellen en zullen we dat ook binnenkort op kantoor doen. De vergaderzalen in de nog lege kantoren blijken hier helemaal niet voor geschikt. Het is daarom nu tijd hierover na te denken, anders kunnen medewerkers straks niet goed samenwerken.

Het is misschien niet morgen of volgende week, maar vroeg of laat gaan we weer naar kantoor. De coronacrisis heeft onze manier van werken ingrijpend veranderd. Het aantal gebruikers van Microsoft Teams was in de eerste week al met een factor 14 gegroeid. Thuiswerken werd de regel, en inmiddels zet meer dan 60% van de Nederlanders video aan tijdens vergaderingen. Het totale aantal videogesprekken is in maart met 1.000% gestegen en videobellen is normaal geworden. Dat is niet gek, want met video kijken we collega’s in de ogen en lezen we elkaars lichaamstaal. Dit voorkomt misverstanden en we voelen ons emotioneel beter verbonden. Microsoft Teams brengt alle tools die wij nodig hebben (1-op-1 of teamchat, vergaderingen of bellen) en content samen in één applicatie. Videovergaderen verhoogt onze effectiviteit.

Huidige vergaderzalen verhinderen digitaal samenwerken

Straks zit je met je collega’s weer op kantoor. In de anderhalvemetersamenleving zal waarschijnlijk een groot deel vanuit huis (moeten) blijven werken. Dit betekent dat waar vergaderingen nu 100% virtueel zijn, straks collega’s zowel op afstand als vanuit kantoor deelnemen aan dezelfde vergadering. De meeste kantoren blijken niet voorbereid op deze manier van werken. In slechts 15% van alle vergaderzalen kun je online vergaderen met audio, video van een hoge kwaliteit en is content gemakkelijk te delen. Slecht deze barrière, alleen dan werken we optimaal samen in de anderhalvemetersamenleving.

Onvoorbereid in de anderhalvemetersamenleving…

Stel, je mag werken vanuit kantoor! Videoconferencing is ongekend populair, maar er zijn amper ruimtes te vinden die geschikt zijn voor videoconferencing en videobellen in de kantoortuin is geen optie. Bij gebrek aan beter zoek je ad hoc een alternatieve zaal. Gelukkig zit jij nét op tijd in de online meeting. Maar collega’s vanuit huis zien alleen jou, dus voeg je snel collega’s toe. Een collega in dezelfde ruimte neemt nu ook deel aan de online meeting en zet zijn microfoon en speakers aan. Een vervelende echo stoort de vergadering. Je onderbreekt de vergadering om het op te lossen. Nu tuurt iedereen die fysiek in de meeting is naar jouw slides op het eigen scherm. Aan de andere kant van de vergadering zien ze verschillende schermen met hoofden, eigenlijk net alsof ze niet in dezelfde ruimte zitten. En dan hebben we het nog niet eens over de geluidsniveaus. De één is lastig te verstaan, de ander lijkt door een megafoon te praten. Deelnemers op afstand klinken blikkerig en zacht door de laptopspeaker.

… collega’s op afstand dragen onvoldoende bij

Ha, de vergadering loopt nu wel goed en we lossen complexe uitdagingen op. Eindelijk kunnen wij weer het fysieke whiteboard of de flipover gebruiken. Collega’s op afstand zien dit whiteboard niet… Door de rommelige start vanwege falende techniek is het voor deze collega’s bovendien moeilijk om te concentreren. Ze missen betrokkenheid en kunnen hun input niet goed kwijt. Terwijl zij juist de experts blijken te zijn. De conclusie is dat de meeting meer had kunnen opleveren en een nieuwe vergadering nodig is. Collega’s mopperen dat ze de volgende keer liever naar kantoor gaan. Inmiddels heeft IT te veel supportverzoeken om iedereen goed te ondersteunen met audio- en videoperikelen.

Iedereen moet gelijkwaardig mee kunnen doen

Omdat de kantoorruimtes nu meestal ongeschikt zijn, haal je geen optimaal rendement uit de vergaderingen. Hoe moet dat nou straks als we op kantoor massaal gaan videovergaderen? Thuiswerken is ingeburgerd, net als videobellen. Neemt een organisatie de technische barrières niet weg dan verspil je tijd en geld… én mis je de waardevolle input van collega’s. Wij vinden dat iedereen mee moet kunnen doen en dat iedereen gelijkwaardig moet kunnen samenwerken, of je nou thuis of op kantoor bent. Dit kan alleen met de juiste voor Microsoft Teams gecertificeerde hardware. Rust geschikte ruimtes uit met de all-in-one oplossingen voor de beste eindgebruikers en IT ervaring.

De oplossing: maak vergaderruimtes geschikt voor online samenwerken

Ten eerste: zijn er wel voldoende kleine kamers waarin je met een kleine of grotere groep kunt videovergaderen? De kans is groot dat jouw organisatie gebruik maakt van Microsoft Teams, de meest gebruikte zakelijke applicatie om samen te werken. Het maakt onderdeel uit van Microsoft 365, een uitgebreid pakket aan geïntegreerde en veilige productiviteitstools. Hebben klanten of partners geen Teams geïnstalleerd, dan kunnen ze binnenkort gewoon via hun browser mee vergaderen. Gebruiken leveranciers Zoom of Webex dan is meedoen vanuit de vergaderkamer ook geen probleem. Maak je gebruik van een fysiek whiteboard, installeer dan de extra contentcamera zodat collega’s op afstand ook mee kunnen doen aan de brainstorm. De meest veelzijdige oplossing om iedereen gelijkwaardig mee te laten doen in een meeting is de Microsoft Teams Room. Deze is geschikt voor kamers van iedere omvang en wordt gemaakt door Creston, Poly, HP, Lenovo, Logitech en Yealink.

Met één druk op de knop doet iedereen mee

De nieuwe collaboration bars, voor Microsoft Teams, zijn nu beschikbaar en bieden een alles-in één-oplossing voor kleinere ruimtes tegen een relatief lage investering. Je sluit de bars van Yealink of Poly aan op het netwerk, (touch)beeldscherm, en klaar! Na configuratie wordt de kamer een onderdeel van Exchange, je kunt de kamer hierdoor direct vanuit Outlook uitnodigen voor een meeting. Wanneer je de kamer inloopt, staat de meeting klaar om te beginnen. Met één klik doet de ruimte mee, maar dan wel met een professionele audio en video-ervaring én met mogelijkheden voor het makkelijk delen van content als een presentatie.

Nooit meer last van ten onrechte lege ruimtes

Soms kan het lastig zijn om een ​​beschikbare vergaderruimte te vinden. Vaak zijn ze geboekt, maar worden ze toch niet gebruikt. Zie je een beschikbare ruimte? Dankzij Proximity Based Meeting Join nodig je met een klik via je mobiel of laptop een kamer in de buurt uit voor een meeting. Wil je iemand bellen vanuit deze devices, los van de meeting? Geen probleem. Ze zijn namelijk ook in te zetten als conferentie-gemeenschappelijke telefoon.

Hoogste eisen aan samenwerken?

Stel dan de ultieme all-in-one tool beschikbaar; de Microsoft Surface Hubs. Deze werkt perfect samen met Microsoft Teams Rooms en is makkelijk te verplaatsen tussen ruimtes. Hierdoor kan het device gedeeld worden binnen de organisatie. De Surface Hub geeft de beste whiteboardervaring voor bijvoorbeeld brainstorms en werkt ook binnen bedrijfsspecifieke applicaties.

Meer toegevoegde waarde en minder gedoe voor IT-beheer

IT-beheerders hebben met Microsoft Teams Rooms en Collaboration bars veel minder gedoe. Je hoeft niet meer allerlei collega’s met verschillende devices te managen. Het beheer en de configuratie van deze bars gaat vanuit de vertrouwde Microsoft 365 admin portal. Je ziet hier zelfs wanneer een kabel los zit of de kwaliteit van de verbinding wisselt. Hiermee voorkom je ontevreden collega’s en een toename aan supportverzoeken. Daarnaast vallen de systemen ook onder de Device Management mogelijkheden van Microsoft 365. Beschikt de organisatie over bestaande Video Conferencing faciliteiten voor bijvoorbeeld boardrooms? Deze werken dankzij Cloud Video Interop samen met Microsoft Teams en hoef je dus niet te vervangen.

Start nu met veranderen

Dit bespaart de IT-afdeling tijd en het past binnen het securitybeleid. Dus IT-beheerders, er is werk aan de winkel. Het is nu tijd om na te denken over soepel en efficiënt samenwerken, daarmee toon jij je organisatie meerwaarde terwijl je minder vervelende IT-klusjes krijgt! Deze meerwaarde is belangrijker dan ooit. Input van iedere collega moet maximaal benut worden om jouw bedrijf er weer bovenop te helpen. Collega’s die thuis (moeten) werken kunnen niet achtergesteld worden.

 

Microsoft partner? Het is nu tijd om samen met je klanten na te denken over soepel en efficiënt samenwerken, dat scheelt hen uren én geeft het bedrijf de professionele uitstraling die het verdient. Je vindt hier tools die helpen bij het verder ontwikkelen van jouw meetings-dienstverlening.

Medewerker? Vraag je organisatie om een oplossing die jou straks helpt beter vanuit kantoor samen te werken met collega’s thuis. Stuur dit blog door naar je manager of IT-beheerder.

IT-beheerder? Zorg dat de anderhalvemetersamenleving je straks niet overkomt en evalueer de vergaderoplossingen. Dit is het ideale moment om in gesprek te gaan met je IT-partner. Zij kunnen deze systemen leveren, configureren en eventueel beheren.

Spoedcursus in Microsoft Teams

Volg gratis een spoedcursus in Microsoft Teams

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Educatie

  • een vrouw gebruikt een laptop

    Ontdek hoe je beter onderwijs biedt met ‘blended learning’

    Sinds de COVID-19 uitbraak hebben onze onderwijsklanten geweldige dingen gedaan om leerlingen en studenten bij de les te houden terwijl ze van thuis leren. Leraren, leerlingen en studenten hebben in een moeilijke tijd enorme veerkracht laten zien, van eLearning-innovaties tot manieren om je beter te voelen met foto- en kookwedstrijden. Onderwijsinstellingen hebben de grote waarde […]

  • students behind desk with laptop

    5x Microsoft Office 365 tips voor studenten

    Of het nu gaat om een presentatie in PowerPoint, een verslag in Word of aantekeningen in OneNote; als student kan je Office 365 bijna niet meer wegdenken. En de applicaties zitten ook vol handige functionaliteiten, die je waarschijnlijk nog niet kent! We zetten in dit artikel 5 slimme Office 365 tips op een rijtje.  Tip #1 – Typen? […]

Financiële dienstverlening

  • Man with Surface Studio 2+

    Microsoft Surface in de financiële dienstverlening

    Een logische keuze voor een branche met specifieke eisen Dat organisaties in de financiële dienstverlening specifieke (en hoge) eisen stellen aan technologie is niet verrassend. Er worden bijvoorbeeld specifieke voorwaarden gesteld aan beveiliging en compliance. Tegelijkertijd spelen er nieuwe ontwikkelingen, zoals het hybride werken. Welke rol kan Surface hierin spelen? Een belangrijke ontwikkeling voor organisaties […]

Government

  • Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Binnen enkele minuten belde de gemeente Katwijk met Microsoft Teams in plaats van de traditionele PBX-centrale. “De overgang was de snelste die ik ooit zag!” Projectleider ICT Gemeente Katwijk Steven Shukrula kijkt tevreden terug hoe soepel de ommekeer verliep en hoe goed het communicatie- en samenwerkingsplatform zijn collega’s nu en in de toekomst ondersteunt.   […]

Overheid

Productie

  • Surface in manufacturing, man with Surface Duo

    Surface voor productiebedrijven

    De voordelen van Surface Bij productiebedrijven, zoals een fabriek, worden hoge eisen gesteld aan de gebruikte hardware. Bij de ontwikkeling van Surface houden we rekening met de verschillende omgevingen waarin Surface kan worden gebruikt én zorgen we ervoor dat collega’s optimaal kunnen werken met de juiste technologie. Welke rol speelt Surface binnen productiebedrijven? Verschillende uitdagingen […]

  • iemand zit aan een bureau met een laptop op tafel

    Mijn menselijk leiderschaps kompas in tijden van somberheid

    Microsoft’s Max Tchapeyou biedt een zeer persoonlijk standpunt, verwijzend naar de zes manieren waarop hij effectiever – en positiever – met zijn team heeft gewerkt.

Retail

  • Detailhandel en de AVG: Betekent dit het einde van lucratieve klantdata?

    Detailhandel en de AVG: Betekent dit het einde van lucratieve klantdata?

    De AVG brengt een aantal unieke uitdagingen met zich mee voor detailhandelaren.

  • Surface in retail, man and woman at counter

    Surface in Retail

    The benefits of Surface Retail organizations face many different changes and challenges, but encounter lots of opportunities too. Good examples include e-commerce opportunities, as well as relatively new retail formulas such as pop-up stores and pick-up locations, which all come with their own technological requirements. Surface truly comes into its own in these situations. The […]

Zorg

  • een mens met een tablet in een stockroom

    De zorg sneller ontzorgen met het Power Platform

    De vergrijzing, hoge administratieve druk én COVID-19 maken het de zorg niet gemakkelijk. Het digitaliseren van allerlei processen helpt de zorg efficiënter en laagdrempeliger aan te bieden. Dankzij een software revolutie automatiseer je nu veel sneller en tegen lagere kosten. Hierdoor gaat de zorg de uitdagingen effectief te lijf en houden we Nederland geestelijk en […]

  • Gebouw van Noordwest Ziekenhuisgroep

    Noordwest Ziekenhuisgroep: een nieuw tijdperk in virtuele gezondheidszorg

    “Ik ben eigenlijk vrij bescheiden, ik schep niet graag op over mijn prestaties. Maar in dit geval wil ik graag een uitzondering maken. Ik wil de hele wereld vertellen wat we hebben gedaan.” Ed de Myttenaere, CIO bij de Noordwest Ziekenhuisgroep in Nederland, breekt steeds vaker met tradities. Als reactie op de COVID-19-uitbraak heeft zijn […]

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digitale transformatie

Klantverhalen

Partners

  • Woman executive working on Surface Hub 2S in Whiteboard with Surface Hub 2 Pen

    Ontdek de Surface reseller website

      Ontdek hoe je onze Surface reseller website gebruikt, en volg onze instructies om soepele inlog mogelijk te maken. Haal voordeel uit de Surface reseller website Speciaal voor al onze Surface resellers hebben we een unieke Surface website ontwikkelt. Deze website geeft naast meer informatie over onze devices, ook assets voor marketing en informatie over […]

Pers / Nieuws

Security & Privacy

Tips

Webinars

  • Security Events

    Security Events

    Graag nodigen we jou en jouw team uit om kosteloos deel te nemen aan een van onze workshops De eerste workshop geeft inzicht in informatiebeheer en de tweede workshop focust op openbaarheid en WOO-verzoeken met Microsoft 365. Deze workshops zijn ontworpen om jou te laten ervaren hoe technologie kan helpen om als organisatie te voldoen aan voorschriften, wetten en […]