Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse
Vrouw op groot scherm tijdens vergadering

Bereid vergaderzalen voor op de anderhalvemetersamenleving

Remco de Kramer

Remco de Kramer

Product Marketing Manager Microsoft 365

Leestijd, 7 min.

De overheid vraagt sectoren na te denken over de anderhalvemetersamenleving. We verruilen dus onze huis-, zolder- en slaapkamers opnieuw voor het kantoor, maar wel met gepaste afstand van elkaar. Dankzij het massale thuiswerken is iedereen gaan videobellen en zullen we dat ook binnenkort op kantoor doen. De vergaderzalen in de nog lege kantoren blijken hier helemaal niet voor geschikt. Het is daarom nu tijd hierover na te denken, anders kunnen medewerkers straks niet goed samenwerken.

Het is misschien niet morgen of volgende week, maar vroeg of laat gaan we weer naar kantoor. De coronacrisis heeft onze manier van werken ingrijpend veranderd. Het aantal gebruikers van Microsoft Teams was in de eerste week al met een factor 14 gegroeid. Thuiswerken werd de regel, en inmiddels zet meer dan 60% van de Nederlanders video aan tijdens vergaderingen. Het totale aantal videogesprekken is in maart met 1.000% gestegen en videobellen is normaal geworden. Dat is niet gek, want met video kijken we collega’s in de ogen en lezen we elkaars lichaamstaal. Dit voorkomt misverstanden en we voelen ons emotioneel beter verbonden. Microsoft Teams brengt alle tools die wij nodig hebben (1-op-1 of teamchat, vergaderingen of bellen) en content samen in één applicatie. Videovergaderen verhoogt onze effectiviteit.

Huidige vergaderzalen verhinderen digitaal samenwerken

Straks zit je met je collega’s weer op kantoor. In de anderhalvemetersamenleving zal waarschijnlijk een groot deel vanuit huis (moeten) blijven werken. Dit betekent dat waar vergaderingen nu 100% virtueel zijn, straks collega’s zowel op afstand als vanuit kantoor deelnemen aan dezelfde vergadering. De meeste kantoren blijken niet voorbereid op deze manier van werken. In slechts 15% van alle vergaderzalen kun je online vergaderen met audio, video van een hoge kwaliteit en is content gemakkelijk te delen. Slecht deze barrière, alleen dan werken we optimaal samen in de anderhalvemetersamenleving.

Onvoorbereid in de anderhalvemetersamenleving…

Stel, je mag werken vanuit kantoor! Videoconferencing is ongekend populair, maar er zijn amper ruimtes te vinden die geschikt zijn voor videoconferencing en videobellen in de kantoortuin is geen optie. Bij gebrek aan beter zoek je ad hoc een alternatieve zaal. Gelukkig zit jij nét op tijd in de online meeting. Maar collega’s vanuit huis zien alleen jou, dus voeg je snel collega’s toe. Een collega in dezelfde ruimte neemt nu ook deel aan de online meeting en zet zijn microfoon en speakers aan. Een vervelende echo stoort de vergadering. Je onderbreekt de vergadering om het op te lossen. Nu tuurt iedereen die fysiek in de meeting is naar jouw slides op het eigen scherm. Aan de andere kant van de vergadering zien ze verschillende schermen met hoofden, eigenlijk net alsof ze niet in dezelfde ruimte zitten. En dan hebben we het nog niet eens over de geluidsniveaus. De één is lastig te verstaan, de ander lijkt door een megafoon te praten. Deelnemers op afstand klinken blikkerig en zacht door de laptopspeaker.

… collega’s op afstand dragen onvoldoende bij

Ha, de vergadering loopt nu wel goed en we lossen complexe uitdagingen op. Eindelijk kunnen wij weer het fysieke whiteboard of de flipover gebruiken. Collega’s op afstand zien dit whiteboard niet… Door de rommelige start vanwege falende techniek is het voor deze collega’s bovendien moeilijk om te concentreren. Ze missen betrokkenheid en kunnen hun input niet goed kwijt. Terwijl zij juist de experts blijken te zijn. De conclusie is dat de meeting meer had kunnen opleveren en een nieuwe vergadering nodig is. Collega’s mopperen dat ze de volgende keer liever naar kantoor gaan. Inmiddels heeft IT te veel supportverzoeken om iedereen goed te ondersteunen met audio- en videoperikelen.

Iedereen moet gelijkwaardig mee kunnen doen

Omdat de kantoorruimtes nu meestal ongeschikt zijn, haal je geen optimaal rendement uit de vergaderingen. Hoe moet dat nou straks als we op kantoor massaal gaan videovergaderen? Thuiswerken is ingeburgerd, net als videobellen. Neemt een organisatie de technische barrières niet weg dan verspil je tijd en geld… én mis je de waardevolle input van collega’s. Wij vinden dat iedereen mee moet kunnen doen en dat iedereen gelijkwaardig moet kunnen samenwerken, of je nou thuis of op kantoor bent. Dit kan alleen met de juiste voor Microsoft Teams gecertificeerde hardware. Rust geschikte ruimtes uit met de all-in-one oplossingen voor de beste eindgebruikers en IT ervaring.

De oplossing: maak vergaderruimtes geschikt voor online samenwerken

Ten eerste: zijn er wel voldoende kleine kamers waarin je met een kleine of grotere groep kunt videovergaderen? De kans is groot dat jouw organisatie gebruik maakt van Microsoft Teams, de meest gebruikte zakelijke applicatie om samen te werken. Het maakt onderdeel uit van Microsoft 365, een uitgebreid pakket aan geïntegreerde en veilige productiviteitstools. Hebben klanten of partners geen Teams geïnstalleerd, dan kunnen ze binnenkort gewoon via hun browser mee vergaderen. Gebruiken leveranciers Zoom of Webex dan is meedoen vanuit de vergaderkamer ook geen probleem. Maak je gebruik van een fysiek whiteboard, installeer dan de extra contentcamera zodat collega’s op afstand ook mee kunnen doen aan de brainstorm. De meest veelzijdige oplossing om iedereen gelijkwaardig mee te laten doen in een meeting is de Microsoft Teams Room. Deze is geschikt voor kamers van iedere omvang en wordt gemaakt door Creston, Poly, HP, Lenovo, Logitech en Yealink.

Met één druk op de knop doet iedereen mee

De nieuwe collaboration bars, voor Microsoft Teams, zijn nu beschikbaar en bieden een alles-in één-oplossing voor kleinere ruimtes tegen een relatief lage investering. Je sluit de bars van Yealink of Poly aan op het netwerk, (touch)beeldscherm, en klaar! Na configuratie wordt de kamer een onderdeel van Exchange, je kunt de kamer hierdoor direct vanuit Outlook uitnodigen voor een meeting. Wanneer je de kamer inloopt, staat de meeting klaar om te beginnen. Met één klik doet de ruimte mee, maar dan wel met een professionele audio en video-ervaring én met mogelijkheden voor het makkelijk delen van content als een presentatie.

Nooit meer last van ten onrechte lege ruimtes

Soms kan het lastig zijn om een ​​beschikbare vergaderruimte te vinden. Vaak zijn ze geboekt, maar worden ze toch niet gebruikt. Zie je een beschikbare ruimte? Dankzij Proximity Based Meeting Join nodig je met een klik via je mobiel of laptop een kamer in de buurt uit voor een meeting. Wil je iemand bellen vanuit deze devices, los van de meeting? Geen probleem. Ze zijn namelijk ook in te zetten als conferentie-gemeenschappelijke telefoon.

Hoogste eisen aan samenwerken?

Stel dan de ultieme all-in-one tool beschikbaar; de Microsoft Surface Hubs. Deze werkt perfect samen met Microsoft Teams Rooms en is makkelijk te verplaatsen tussen ruimtes. Hierdoor kan het device gedeeld worden binnen de organisatie. De Surface Hub geeft de beste whiteboardervaring voor bijvoorbeeld brainstorms en werkt ook binnen bedrijfsspecifieke applicaties.

Meer toegevoegde waarde en minder gedoe voor IT-beheer

IT-beheerders hebben met Microsoft Teams Rooms en Collaboration bars veel minder gedoe. Je hoeft niet meer allerlei collega’s met verschillende devices te managen. Het beheer en de configuratie van deze bars gaat vanuit de vertrouwde Microsoft 365 admin portal. Je ziet hier zelfs wanneer een kabel los zit of de kwaliteit van de verbinding wisselt. Hiermee voorkom je ontevreden collega’s en een toename aan supportverzoeken. Daarnaast vallen de systemen ook onder de Device Management mogelijkheden van Microsoft 365. Beschikt de organisatie over bestaande Video Conferencing faciliteiten voor bijvoorbeeld boardrooms? Deze werken dankzij Cloud Video Interop samen met Microsoft Teams en hoef je dus niet te vervangen.

Start nu met veranderen

Dit bespaart de IT-afdeling tijd en het past binnen het securitybeleid. Dus IT-beheerders, er is werk aan de winkel. Het is nu tijd om na te denken over soepel en efficiënt samenwerken, daarmee toon jij je organisatie meerwaarde terwijl je minder vervelende IT-klusjes krijgt! Deze meerwaarde is belangrijker dan ooit. Input van iedere collega moet maximaal benut worden om jouw bedrijf er weer bovenop te helpen. Collega’s die thuis (moeten) werken kunnen niet achtergesteld worden.

 

Microsoft partner? Het is nu tijd om samen met je klanten na te denken over soepel en efficiënt samenwerken, dat scheelt hen uren én geeft het bedrijf de professionele uitstraling die het verdient. Je vindt hier tools die helpen bij het verder ontwikkelen van jouw meetings-dienstverlening.

Medewerker? Vraag je organisatie om een oplossing die jou straks helpt beter vanuit kantoor samen te werken met collega’s thuis. Stuur dit blog door naar je manager of IT-beheerder.

IT-beheerder? Zorg dat de anderhalvemetersamenleving je straks niet overkomt en evalueer de vergaderoplossingen. Dit is het ideale moment om in gesprek te gaan met je IT-partner. Zij kunnen deze systemen leveren, configureren en eventueel beheren.

Spoedcursus in Microsoft Teams

Volg gratis een spoedcursus in Microsoft Teams

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Educatie

  • een vrouw kijkt naar een computer

    Hoe Griftland College technologie centraal stelt bij leren op afstand

    “Toen COVID-19 op het punt van uitbreken stond, moesten we kiezen hoe we verder zouden gaan”, zegt Kees Versteeg, rector van het Griftland College. Deze middelbare school in het Nederlandse Soest was een van de eerste scholen in Nederland die hun deuren sloot en volledig overstapte naar onderwijs op afstand. Hij beschrijft de desoriëntatie in […]

  • een groep mensen die aan een lijst zitten

    AMOS maakt het verschil met technologie.

    AMOS (Amsterdamse Oecumenische Scholengroep) is een scholengemeenschap met 29 basisscholen in Amsterdam. Het verlagen van werkdruk en het verbeteren van de onderwijskwaliteit staan voorop bij AMOS. Maar hoe kies je een apparaat dat bijdraagt aan het behalen van deze doelen? En waar moet je rekening mee houden? Altijd een vaste plek achter het bureau?  Traditioneel […]

Financiële dienstverlening

  • Tips van financiële koplopers over de cloud

    Tips van financiële koplopers over de cloud

    Steeds meer boekhouders en administratiekantoren gaan over naar de cloud om hun werk te doen. 216 Accountants deelt in deze blog een aantal inzichten en tips. Zo kun je een zo groot mogelijk succes maken van de overstap naar de cloud – voor jou én je klanten. E-mails, gezamenlijke spreadsheets, vergaderingen, agenda’s, todo-lijsten, aantekeningen, scans: […]

  • 216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft graag een rol in speelt. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien welke oplossingen ondernemers helpen de volgende stap te zetten om zo meer uit hun onderneming […]

Overheid

  • Overheid, maak mogelijk dat ambtenaren altijd en overal veilig kunnen werken

    Overheid, maak mogelijk dat ambtenaren altijd en overal veilig kunnen werken

    In mei 2016 bevestigde het Openbaar Ministerie dat de privé-emailbox van minister Henk Kamp was gehackt. Door de aangifte werd duidelijk dat Kamp zeer regelmatig werkdocumenten doorstuurt naar zijn Gmail-account. Sterker nog: de minister gaf in een reactie aan dat zolang het voor hem productiever is om werkdocumenten naar zijn privé-mail te blijven sturen, hij dat […]

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Productie

Retail

  • Wat hebben sokken, onderbroeken en IT met elkaar te maken?

    Wat hebben sokken, onderbroeken en IT met elkaar te maken?

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft en haar partners graag een rol in spelen. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien hoe technische oplossingen ondernemers helpen om alle elementen in hun bedrijf te […]

  • man en vrouw staan in winkel

    Hoe digitaal is jouw winkelpersoneel?

    Verhoog de klantbeleving door veiliger en beter te samen werken Verkoopmedewerkers zijn het uithangbord van de retail-organisatie. Wanneer klanten goed worden geholpen in jouw winkel, is de kans zeer groot dat ze terugkomen. Wanneer deze klanten hun positieve ervaring delen met vrienden en familie worden ze een loyale ambassadeur van jouw merk. Vereiste is natuurlijk […]

Zorg

  • Iemand die voor een laptopcomputer zit

    Digitale transformatie met een oerknal en hoe je dat voor elkaar krijgt

    Tegenwoordig bestaat een ‘normale gang van zaken’ niet meer. Verandering en innovatie zijn de nieuwe norm. Denk maar aan de veranderingen die je organisatie op dit moment doormaakt met nieuwe technologie en technieken die om nieuwe houdingen en verwachtingen vragen van zowel medewerkers als klanten. Alles verandert. Het enige wat al die veranderingen gemeen hebben, […]

  • Een foto van het Savant kantoor

    Het Barbapapa-model van Savant Zorg

    Flexibiliteit en veilig werken met Office 365 en Enterprise Mobility en Security Automatisering behoort werknemers niet te belemmeren bij de uitvoering van hun taken, maar hun werkzaamheden juist te vereenvoudigen. Bij Savant Zorg zijn ze daar met hulp van Cloud Life en Microsoft uitstekend in geslaagd. Joris van den Eijnden, Manager ICT en Functionaris Gegevensbescherming: […]

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digitale transformatie

  • Vijf manieren om je bedrijf veilig te houden, zonder in te leveren op innovatie

    Vijf manieren om je bedrijf veilig te houden, zonder in te leveren op innovatie

    De toekomst is digitaal. Daar is geen misverstand over, om maar een voorbeeld te noemen zorgt het Internet of Things (IoT) wereldwijd naar verwachting voor een nieuwe economische waarde van zo’n $ 2,3 biljoen in het jaar 2025. Maar veel bedrijven vragen zich op hetzelfde moment af hoe zij de kloof tussen innovatie en security […]

Klantverhalen

  • Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Sinds de oprichting in 2010 is HeadBrands voortdurend uitgebreid. Het bedrijf is snel gegroeid en is nu de leidende kappersgroothandel op de Scandinavische markt. HeadBrands had een moderne IT-oplossing nodig om de productiviteit van het bedrijf te verhogen en de samenwerking zowel binnen het bedrijf als extern te verbeteren. De oplossing was om het grootste […]

Partners

  • Dad baking with kids using HPSpectrex360

    We are here for our partners

    At Microsoft, as part of our response to the impact of COVID-19, we have shifted tens of thousands of employees to working remotely. Many of our partners and customers have asked us to share the details of how we enable remote work for such a large workforce. We wanted to share with you some of […]

Pers

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Pers / Nieuws

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Security & Privacy

  • twee collega's aan het werk op kantoor

    De AVG is een feit: wat te doen als je nog niet zo ver bent?

    De Algemene Verordening Gegevensbescherming is vanaf vrijdag 25 mei volledig van kracht. Sommige organisaties zijn er al langer meer bezig en hebben al veel gedaan, andere zijn net gestart. Onderzoek wijst uit dat iets minder dan de helft van de Nederlandse organisaties nog niet echt klaar is. Dat is sinds ons eigen onderzoek in december […]

Tips

  • Altijd een scanner op zak met Office Lens

    Altijd een scanner op zak met Office Lens

    In dit blog geef ik je elke maand tips & tricks om Microsoft Office optimaal te gebruiken. Deze keer: Office Lens. Hiermee maak je een einde aan je stapels papieren en zorg je dat je nooit meer belangrijke informatie kwijtraakt. Ik leg je uit hoe. Geen losse bonnetjes meer Bonnetjes van kleding, aantekeningen van ideeën, […]

Webinars

  • een mensenzitting bij een lijst die een laptopcomputer met behulp van

    Beter digitaal onderwijs met Surface

    Digitale middelen en les op afstand zijn niet meer weg te denken uit het onderwijs. Maar welk apparaat werkt het best voor docenten, leerlingen, studenten én IT-beheer? Microsoft Surface helpt de verschillende rollen binnen het onderwijs vooruit,  door veiligheid te optimaliseren, het beheer tot een koud kunstje te maken en Surface Pen die de hersenen […]