Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse
iemand die aan een tafel voor een raam zit

Hoe maak je optimaal gebruik van Microsoft Teams terwijl je op afstand werkt?

Hans van der Meer

Hans van der Meer

Manager Microsoft 365

Leestijd, 5 min.

Het maakt niet uit waar je werkt, we hebben Microsoft Teams gemaakt en om flexibel te kunnen inspelen op de eisen van jouw werk & jouw leven: zo blijf je verbonden met je teams en kun je efficiënt werken en samenwerken, waar je ook bent.

We helpen je graag optimaal gebruik te maken van Microsoft Teams terwijl je op afstand werkt;

1. Efficiënter vergaderen

Uit een recent onderzoek van Work Reworked blijkt dat mensen het gevoel hebben dat ze elke week maar liefst 52% van hun werktijd inefficiënt besteden aan zaken als onnodige onderbrekingen, zoeken naar informatie en inefficiënte vergaderingen.

Dankzij de uitgebreide mogelijkheden van Microsoft Teams-vergaderingen voorkom je frustratie en inefficiëntie door alles wat je nodig hebt voor elke vergadering op één plek te verzamelen. Bij de planning van vergaderingen kun je de chatfunctie gebruiken om de agenda, voorbereidende documenten en andere gespreksonderwerpen toe te voegen. Je hoeft dus niet langer je e-mail door te spitten op zoek naar vergadernotities, want alles staat op één plek.

Vervolgens kun je tijdens de vergadering iedereen bij de les houden door video in te schakelen, de achtergrond te vervagen om afleiding te voorkomen en live ondertiteling te gebruiken. Bovendien kun je samenwerken aan Office 365-documenten en ideeën in realtime ontwikkelen met het digitale whiteboard.

Na de vergadering zijn alle materialen van de vergadering, waaronder opnamen, actiepunten en vergadernotities, beschikbaar in de chat, zodat je team het gesprek kan voortzetten en kan samenwerken aan de onderwerpen die aan bod kwamen in de vergadering. Dat betekent dat iedereen op de hoogte is en niemand gefrustreerd raakt bij het zoeken naar materiaal dat tijdens de vergadering is ontwikkeld of weergegeven.

2. Online live evenementen maken

Microsoft Teams biedt ook de mogelijkheid om grotere live vergaderingen te organiseren, zoals bijeenkomsten met het management, marketingwebinars, lanceringsevenementen en trainingsevenementen. Met live evenementen van Microsoft Teams kun je live vergaderen met- en presentaties geven voor- maximaal 10.000 deelnemers binnen of buiten je organisatie. Op die manier weet je zeker dat iedereen die op afstand werkt, kan deelnemen en op de hoogte blijft.

3. Apps en bots gebruiken

Met apps kun je nóg meer doen in Microsoft Teams. Denk aan de tools, bestanden en dashboards die je organisatie al gebruikt. Veel daarvan kunnen worden toegevoegd aan Microsoft Teams. Je kunt de apps en bots zowel in chats als in kanalen gebruiken, zodat je over alle relevante informatie en tools beschikt die je nodig hebt om zo efficiënt mogelijk te werken, met wie je ook werkt.

Hier zijn een paar interessante apps en bots. Ga naar de sectie Apps in Teams om er nog meer te ontdekken. Er worden dagelijks nieuwe apps en bots toegevoegd!

Who: een bot waarmee je over iedereen in je organisatie informatie kunt opzoeken. Bekijk ook het tabblad met komende vergaderingen voor informatie over de deelnemers, zodat je precies weet met wie je straks vergadert.

Microsoft Planner: organiseer je taken door een of meer Planner-tabbladen toe te voegen aan je teamkanaal. Je kunt de status van bestaande taken bijhouden en een melding ontvangen als er een nieuwe taak aan je wordt toegewezen.

Icebreaker: een Microsoft Teams-bot waarmee je team hechter doordat elke week twee willekeurige teamleden worden gekoppeld om elkaar online of offline te ontmoeten. De bot maakt het plannen van deze ontmoetingen eenvoudig door automatisch tijden voor te stellen waarop beide teamleden beschikbaar zijn. Deze app is vooral interessant als je regelmatig op afstand werkt, omdat je hiermee persoonlijke relaties versterkt en een hechte gemeenschap opbouwt.

Crisis Communication: onder bepaalde omstandigheden kan het nodig zijn om informatie en teamsamenwerking te coördineren als reactie op een noodsituatie. Deze oplossing voor snel optreden kan eenvoudig worden geïmplementeerd en aangepast door elke organisatie.

4. Samenwerken aan bestanden in Microsoft Teams

Als je op afstand werkt, kan het nodig zijn om samen te werken met je team aan Office-documenten. In Microsoft Teams is dat heel eenvoudig omdat je Word-, Excel- of PowerPoint-documenten in Teams zelf kunt maken, zodat je niet steeds van app hoeft te wisselen. Je kunt samenwerken en co-creëren met je collega’s, notities delen en opmerkingen toevoegen en delen. Je kunt zelfs een chat of vergadering starten vanuit een document om wijzigingen te bespreken. Er ontstaat geen verwarring meer over de versie en je hebt geen uitpuilend postvak met tegenstrijdige wijzigingen of opmerkingen meer, want je gebruikt één naadloos geïntegreerd samenwerkingsplatform.

5. Profiteer optimaal van je mobiele Microsoft Teams-app

Heb je Microsoft Teams geactiveerd op je mobiele telefoon? Deze app is de perfecte manier om op de hoogte te blijven van discussies terwijl je onderweg bent. Je kunt hiermee toegang krijgen tot al je teams, kanalen en bestanden en vergaderingen bijwonen vanaf je telefoon. Zo hoef je niets meer te missen. Bewaak je persoonlijke grenzen en optimaliseer je werkuren op een manier die voor jou het beste werkt door stille uren en dagen op te geven in de instellingen van je mobiele Microsoft Teams-app.

6. Tot slot: wees inclusief

Als je jouw interacties met collega’s analyseert tijdens een normale werkdag, zul je zien dat je niet alleen met mensen van je eigen afdeling werkt. Je dagelijkse netwerk is vaak uitgebreid met collega’s van andere afdelingen of dochterondernemingen of zelfs uit andere landen. Dit zijn mensen die op kantoor, onderweg of thuis werken.

Denk er dus aan bij de planning van een teamvergadering dat je een Microsoft Teams-vergadering opneemt in elk vergaderbezoek zodat iedereen van je team kan deelnemen, waar ze ook zijn. Tijdens de vergadering kun je de deelnemers vragen om hun video aan te zetten zodat je kunt zien met wie je praat. Schakel live ondertitels in zodat mensen die jouw taal niet vloeiend spreken, de vergadering ook kunnen volgen. Neem de vergadering op zodat mensen die de vergadering niet kunnen bijwonen, achteraf de opname kunnen bekijken en op de hoogte blijven van de beslissingen en acties.

Nu we het toch hebben over inclusieve samenwerking, moedig je team aan om samen te werken en ideeën te delen in hun eigen taal in de chat of kanalen. Met de vertaalfunctie kunnen alle teamleden de boodschap vertalen in hun moedertaal. Zo kan iedereen met vertrouwen ideeën en opmerkingen delen en een bijdrage leveren aan het teamwerk.

Of je nu in verschillende kantoren, tijdelijk thuis of op locatie bij een klant werkt, met Teams kun je overal productief zijn.

Spoedcursus in Microsoft Teams

Volg gratis een spoedcursus in Microsoft Teams

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Educatie

  • Een groep studenten voor een school

    PCOU Willibrord bepaalt de toekomst van het onderwijs door slimme automatisering

    “Het draait allemaal om lesgeven en tijd geven aan de docenten, zodat ze tijd kunnen geven aan de studenten. Als we IT eenvoudig kunnen maken, is dat mijn doel, mijn ding.” Peter Schep, ICT Manager bij PCOU Willibrord Foundation, legt uit waarom hij gelooft dat efficiënte IT centraal staat in het leren en ontwikkelen van […]

  • een vrouw kijkt naar een computer

    Hoe Griftland College technologie centraal stelt bij leren op afstand

    “Toen COVID-19 op het punt van uitbreken stond, moesten we kiezen hoe we verder zouden gaan”, zegt Kees Versteeg, rector van het Griftland College. Deze middelbare school in het Nederlandse Soest was een van de eerste scholen in Nederland die hun deuren sloot en volledig overstapte naar onderwijs op afstand. Hij beschrijft de desoriëntatie in […]

Financiële dienstverlening

  • 216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft graag een rol in speelt. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien welke oplossingen ondernemers helpen de volgende stap te zetten om zo meer uit hun onderneming […]

  • 5 tips voor digitale financiële dienstverlening

    5 tips voor digitale financiële dienstverlening

    Van video-overleg en slim plannen tot online samenwerken en veilig werken: graag geven we je 5 tips om het meeste te halen uit de mogelijkheden die ICT biedt voor boekhouders. Digitalisering verandert de wereld, drastisch en in een hoog tempo. Dat heeft ook gevolgen voor het werk van boekhouders: vrijwel alle communicatie verloopt digitaal, databases […]

Government

  • Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Binnen enkele minuten belde de gemeente Katwijk met Microsoft Teams in plaats van de traditionele PBX-centrale. “De overgang was de snelste die ik ooit zag!” Projectleider ICT Gemeente Katwijk Steven Shukrula kijkt tevreden terug hoe soepel de ommekeer verliep en hoe goed het communicatie- en samenwerkingsplatform zijn collega’s nu en in de toekomst ondersteunt.   […]

Overheid

  • een mens die zich voor een computer bevindt

    Sneller en efficiënter burgers van dienst zijn dankzij Power Apps

    De samenleving maakt een digitale groeispurt door en overheidsinstellingen moeten aan de nieuwe verwachtingen van burgers voldoen. Een interne gestroomlijnde, digitale organisatie, beslissen op basis van data en een 24/7 persoonlijke dienstverlening zijn een must. Dat vraagt om snelle digitale innovatie. Met een nieuw software platform lukt dat nu veel sneller en goedkoper. We doen […]

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Productie

Retail

Zorg

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digitale transformatie

Klantverhalen

  • Technologie voor de ultieme fine dining ervaring

    Technologie voor de ultieme fine dining ervaring

    Fine dining draait om de kleinste details. Het kennen van je gasten en inspelen op hun verwachtingen is van groot belang. Dit is immers hoe je een voorsprong krijgt op de concurrentie. Daarnaast is het belangrijk dat je personeel kan doen waar het goed in is. De chef bereidt de mooiste gerechten, de sommelier selecteert […]

Partners

  • Dad baking with kids using HPSpectrex360

    We are here for our partners

    At Microsoft, as part of our response to the impact of COVID-19, we have shifted tens of thousands of employees to working remotely. Many of our partners and customers have asked us to share the details of how we enable remote work for such a large workforce. We wanted to share with you some of […]

Pers

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Pers / Nieuws

Security & Privacy

  • een vrouwenzitting bij een bureau voor een laptopcomputer

    Beveiligingswaarschuwing als digitale buienradar

    “Er bestaat geen slecht weer – alleen slechte kleding” aldus het Scandinavische gezegde. En tegenwoordig kunnen we ons daar steeds beter op voorbereiden met nauwkeurige weersvoorspellingen en buienradars die bijna tot op de minuut aangeven wanneer je de eerste druppels kunt verwachten. Ironisch genoeg is een online buienradar die waarschuwt voor nieuwe beveiligingsproblemen vaak nog […]

Tips

  • 5 tips voor slimmer vergaderen

    5 tips voor slimmer vergaderen

    In Nederland hebben we een echte vergadercultuur. We vergaderen soms over de aankomende vergadering, dan hebben we de echte vergadering en sluiten dan ook nog weleens af met een evaluatie van de vergadering. In menig vergadering staan de laptops open en is het geluid van toetsenborden volop te horen (niet dat we notities maken, maar […]

Webinars

  • Vanuit huis en kantoor weer gelijkwaardig vergaderen

    Vanuit huis en kantoor weer gelijkwaardig vergaderen

    ‘Niemand werkt nog vijf dagen op kantoor, mensen werken vijf dagen thuis.’ Als iemand dit meer dan twee jaar geleden zo ter discussie had gesteld, waren we nu nog niet uitgepraat. Ook wij niet. De manier waarop we werken als gevolg van de pandemie is 180 graden veranderd. Gelukkig is er inmiddels een betere ‘hybride’ […]