Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse
iemand die aan een tafel voor een raam zit

Hoe maak je optimaal gebruik van Microsoft Teams terwijl je op afstand werkt?

Hans van der Meer

Hans van der Meer

Manager Microsoft 365

Leestijd, 5 min.

Het maakt niet uit waar je werkt, we hebben Microsoft Teams gemaakt en om flexibel te kunnen inspelen op de eisen van jouw werk & jouw leven: zo blijf je verbonden met je teams en kun je efficiënt werken en samenwerken, waar je ook bent.

We helpen je graag optimaal gebruik te maken van Microsoft Teams terwijl je op afstand werkt;

1. Efficiënter vergaderen

Uit een recent onderzoek van Work Reworked blijkt dat mensen het gevoel hebben dat ze elke week maar liefst 52% van hun werktijd inefficiënt besteden aan zaken als onnodige onderbrekingen, zoeken naar informatie en inefficiënte vergaderingen.

Dankzij de uitgebreide mogelijkheden van Microsoft Teams-vergaderingen voorkom je frustratie en inefficiëntie door alles wat je nodig hebt voor elke vergadering op één plek te verzamelen. Bij de planning van vergaderingen kun je de chatfunctie gebruiken om de agenda, voorbereidende documenten en andere gespreksonderwerpen toe te voegen. Je hoeft dus niet langer je e-mail door te spitten op zoek naar vergadernotities, want alles staat op één plek.

Vervolgens kun je tijdens de vergadering iedereen bij de les houden door video in te schakelen, de achtergrond te vervagen om afleiding te voorkomen en live ondertiteling te gebruiken. Bovendien kun je samenwerken aan Office 365-documenten en ideeën in realtime ontwikkelen met het digitale whiteboard.

Na de vergadering zijn alle materialen van de vergadering, waaronder opnamen, actiepunten en vergadernotities, beschikbaar in de chat, zodat je team het gesprek kan voortzetten en kan samenwerken aan de onderwerpen die aan bod kwamen in de vergadering. Dat betekent dat iedereen op de hoogte is en niemand gefrustreerd raakt bij het zoeken naar materiaal dat tijdens de vergadering is ontwikkeld of weergegeven.

2. Online live evenementen maken

Microsoft Teams biedt ook de mogelijkheid om grotere live vergaderingen te organiseren, zoals bijeenkomsten met het management, marketingwebinars, lanceringsevenementen en trainingsevenementen. Met live evenementen van Microsoft Teams kun je live vergaderen met- en presentaties geven voor- maximaal 10.000 deelnemers binnen of buiten je organisatie. Op die manier weet je zeker dat iedereen die op afstand werkt, kan deelnemen en op de hoogte blijft.

3. Apps en bots gebruiken

Met apps kun je nóg meer doen in Microsoft Teams. Denk aan de tools, bestanden en dashboards die je organisatie al gebruikt. Veel daarvan kunnen worden toegevoegd aan Microsoft Teams. Je kunt de apps en bots zowel in chats als in kanalen gebruiken, zodat je over alle relevante informatie en tools beschikt die je nodig hebt om zo efficiënt mogelijk te werken, met wie je ook werkt.

Hier zijn een paar interessante apps en bots. Ga naar de sectie Apps in Teams om er nog meer te ontdekken. Er worden dagelijks nieuwe apps en bots toegevoegd!

Who: een bot waarmee je over iedereen in je organisatie informatie kunt opzoeken. Bekijk ook het tabblad met komende vergaderingen voor informatie over de deelnemers, zodat je precies weet met wie je straks vergadert.

Microsoft Planner: organiseer je taken door een of meer Planner-tabbladen toe te voegen aan je teamkanaal. Je kunt de status van bestaande taken bijhouden en een melding ontvangen als er een nieuwe taak aan je wordt toegewezen.

Icebreaker: een Microsoft Teams-bot waarmee je team hechter doordat elke week twee willekeurige teamleden worden gekoppeld om elkaar online of offline te ontmoeten. De bot maakt het plannen van deze ontmoetingen eenvoudig door automatisch tijden voor te stellen waarop beide teamleden beschikbaar zijn. Deze app is vooral interessant als je regelmatig op afstand werkt, omdat je hiermee persoonlijke relaties versterkt en een hechte gemeenschap opbouwt.

Crisis Communication: onder bepaalde omstandigheden kan het nodig zijn om informatie en teamsamenwerking te coördineren als reactie op een noodsituatie. Deze oplossing voor snel optreden kan eenvoudig worden geïmplementeerd en aangepast door elke organisatie.

4. Samenwerken aan bestanden in Microsoft Teams

Als je op afstand werkt, kan het nodig zijn om samen te werken met je team aan Office-documenten. In Microsoft Teams is dat heel eenvoudig omdat je Word-, Excel- of PowerPoint-documenten in Teams zelf kunt maken, zodat je niet steeds van app hoeft te wisselen. Je kunt samenwerken en co-creëren met je collega’s, notities delen en opmerkingen toevoegen en delen. Je kunt zelfs een chat of vergadering starten vanuit een document om wijzigingen te bespreken. Er ontstaat geen verwarring meer over de versie en je hebt geen uitpuilend postvak met tegenstrijdige wijzigingen of opmerkingen meer, want je gebruikt één naadloos geïntegreerd samenwerkingsplatform.

5. Profiteer optimaal van je mobiele Microsoft Teams-app

Heb je Microsoft Teams geactiveerd op je mobiele telefoon? Deze app is de perfecte manier om op de hoogte te blijven van discussies terwijl je onderweg bent. Je kunt hiermee toegang krijgen tot al je teams, kanalen en bestanden en vergaderingen bijwonen vanaf je telefoon. Zo hoef je niets meer te missen. Bewaak je persoonlijke grenzen en optimaliseer je werkuren op een manier die voor jou het beste werkt door stille uren en dagen op te geven in de instellingen van je mobiele Microsoft Teams-app.

6. Tot slot: wees inclusief

Als je jouw interacties met collega’s analyseert tijdens een normale werkdag, zul je zien dat je niet alleen met mensen van je eigen afdeling werkt. Je dagelijkse netwerk is vaak uitgebreid met collega’s van andere afdelingen of dochterondernemingen of zelfs uit andere landen. Dit zijn mensen die op kantoor, onderweg of thuis werken.

Denk er dus aan bij de planning van een teamvergadering dat je een Microsoft Teams-vergadering opneemt in elk vergaderbezoek zodat iedereen van je team kan deelnemen, waar ze ook zijn. Tijdens de vergadering kun je de deelnemers vragen om hun video aan te zetten zodat je kunt zien met wie je praat. Schakel live ondertitels in zodat mensen die jouw taal niet vloeiend spreken, de vergadering ook kunnen volgen. Neem de vergadering op zodat mensen die de vergadering niet kunnen bijwonen, achteraf de opname kunnen bekijken en op de hoogte blijven van de beslissingen en acties.

Nu we het toch hebben over inclusieve samenwerking, moedig je team aan om samen te werken en ideeën te delen in hun eigen taal in de chat of kanalen. Met de vertaalfunctie kunnen alle teamleden de boodschap vertalen in hun moedertaal. Zo kan iedereen met vertrouwen ideeën en opmerkingen delen en een bijdrage leveren aan het teamwerk.

Of je nu in verschillende kantoren, tijdelijk thuis of op locatie bij een klant werkt, met Teams kun je overal productief zijn.

Spoedcursus in Microsoft Teams

Volg gratis een spoedcursus in Microsoft Teams

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Educatie

  • een jongen en een meisje zitten op een bank

    Zorg voor inclusief en toegankelijk afstandsonderwijs met gratis tools van Microsoft

    Ontdek inzichtelijke content over hoe je online een inclusief klaslokaal kunt creëren – van educatief materiaal en video’s met snelle tips tot interactieve gidsen en webinars.

  • Surface in education, woman with Surface tablet

    Surface voor het onderwijs

    Een geschikte Surface voor iedereen in het onderwijs Het onderwijs is de afgelopen periode flink veranderd. Nieuwe leervormen, zoals het hybride leren en virtuele lessen, hebben hun intrede gedaan. De nieuwe situatie stelt hoge eisen aan de technologie die wordt gebruikt. Microsoft Surface helpt de verschillende rollen binnen het onderwijs vooruit, door veiligheid te optimaliseren, het […]

Financiële dienstverlening

  • Man with Surface Studio 2+

    Microsoft Surface in de financiële dienstverlening

    Een logische keuze voor een branche met specifieke eisen Dat organisaties in de financiële dienstverlening specifieke (en hoge) eisen stellen aan technologie is niet verrassend. Er worden bijvoorbeeld specifieke voorwaarden gesteld aan beveiliging en compliance. Tegelijkertijd spelen er nieuwe ontwikkelingen, zoals het hybride werken. Welke rol kan Surface hierin spelen? Een belangrijke ontwikkeling voor organisaties […]

Government

  • Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Binnen enkele minuten belde de gemeente Katwijk met Microsoft Teams in plaats van de traditionele PBX-centrale. “De overgang was de snelste die ik ooit zag!” Projectleider ICT Gemeente Katwijk Steven Shukrula kijkt tevreden terug hoe soepel de ommekeer verliep en hoe goed het communicatie- en samenwerkingsplatform zijn collega’s nu en in de toekomst ondersteunt.   […]

Overheid

  • Verhoog je digitale weerbaarheid in 3 stappen

    Verhoog je digitale weerbaarheid in 3 stappen

    Uit het nieuwe tweejaarlijkse Dreigingsbeeld van de Informatiebeveiligingsdienst (IBD) van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) blijkt dat de digitale weerbaarheid bij gemeenten achterblijft. Het aantal cyberaanvallen op Nederlandse gemeenten is het afgelopen jaar sterk toegenomen. Van 150 in 2021 naar 300 incidenten nu. De afgelopen twee jaar waren er zeker vijf grote cyberincidenten. Ook zijn […]

  • Hacker

    Microsoft en Politie Den Haag slaan handen ineen voor Cybercrime hackathon

    Samen met de Politie Den Haag organiseerden we een 12 uur durende Cybercrime hackathon. Tijdens deze hackathon werkten meer dan 120 mensen van o.a. OM, Politie, KPMG, Fox IT aan het oplossen van echte misdaadzaken die de Politie zelf niet kon oplossen. Deze publiek-private samenwerking is cruciaal bij het vinden van nieuwe manieren om digitale […]

Productie

  • Surface in manufacturing, man with Surface Duo

    Surface voor productiebedrijven

    De voordelen van Surface Bij productiebedrijven, zoals een fabriek, worden hoge eisen gesteld aan de gebruikte hardware. Bij de ontwikkeling van Surface houden we rekening met de verschillende omgevingen waarin Surface kan worden gebruikt én zorgen we ervoor dat collega’s optimaal kunnen werken met de juiste technologie. Welke rol speelt Surface binnen productiebedrijven? Verschillende uitdagingen […]

  • iemand zit aan een bureau met een laptop op tafel

    Mijn menselijk leiderschaps kompas in tijden van somberheid

    Microsoft’s Max Tchapeyou biedt een zeer persoonlijk standpunt, verwijzend naar de zes manieren waarop hij effectiever – en positiever – met zijn team heeft gewerkt.

Retail

  • Retailers moeten AI inzetten, wij helpen je!

    Retailers moeten AI inzetten, wij helpen je!

    Succesvolle retailers hebben terugkerende klanten, groeiende marges en een accurate bevoorrading dankzij inzet van data. Wil jij dat ook? Breek dan bestaande datasilo’s af, bouw een data-gestuurd operating model en stop met hadnmatige data-analyse! Kunstmatige intelligentie (AI) geeft je nu grip op de resultaten van morgen. Met onze technologie, ons netwerk, training en een geïntegreerd […]

  • Foto van iemand die van achteren gezien wordt terwijl hij een Teams-vergadering bijwoont met 2 collega's waarbij een stof voor meubels wordt besproken.

    Zuiver: ondersteuning van de bedrijfsvoering en cultuur door middel van technologie

    “Sinds de verhuizing naar de cloud gelden er geen beperkingen meer. Zonder deze technologie hadden we de groei die we nu hebben zeker niet gezien.” Jaap Landsaat, CFO en Head of IT bij de Nederlandse meubelontwerper Zuiver, vertelt over de diepgaande impact die technologie heeft gehad op het bedrijf waarvan hij meer dan twintig jaar […]

Zorg

  • logo

    Waarom vertrouwen de belangrijkste factor is in de digitale transformatie van de gezondheidszorg

    Al wekenlang ging mijn telefoon bijna constant over. En nu weer.  “Veronica”, zei de beller, “we hebben een idee!”  Ik wist meteen wie het was: ik ken Carlo Tacchetti al bijna net zo lang als ik bij Microsoft werk. Hij is een hoogleraar aan de Vita-Salute San Raffaele Universiteit en de directeur van het Experimentele Imaging Centrum van IRCCS San Raffaele, een van […]

  • Een foto van het Savant kantoor

    Het Barbapapa-model van Savant Zorg

    Flexibiliteit en veilig werken met Office 365 en Enterprise Mobility en Security Automatisering behoort werknemers niet te belemmeren bij de uitvoering van hun taken, maar hun werkzaamheden juist te vereenvoudigen. Bij Savant Zorg zijn ze daar met hulp van Cloud Life en Microsoft uitstekend in geslaagd. Joris van den Eijnden, Manager ICT en Functionaris Gegevensbescherming: […]

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digitale transformatie

  • Gebouw van Noordwest Ziekenhuisgroep

    Noordwest Ziekenhuisgroep: een nieuw tijdperk in virtuele gezondheidszorg

    “Ik ben eigenlijk vrij bescheiden, ik schep niet graag op over mijn prestaties. Maar in dit geval wil ik graag een uitzondering maken. Ik wil de hele wereld vertellen wat we hebben gedaan.” Ed de Myttenaere, CIO bij de Noordwest Ziekenhuisgroep in Nederland, breekt steeds vaker met tradities. Als reactie op de COVID-19-uitbraak heeft zijn […]

Klantverhalen

  • Iemand die voor een laptopcomputer zit

    Digitale transformatie met een oerknal en hoe je dat voor elkaar krijgt

    Tegenwoordig bestaat een ‘normale gang van zaken’ niet meer. Verandering en innovatie zijn de nieuwe norm. Denk maar aan de veranderingen die je organisatie op dit moment doormaakt met nieuwe technologie en technieken die om nieuwe houdingen en verwachtingen vragen van zowel medewerkers als klanten. Alles verandert. Het enige wat al die veranderingen gemeen hebben, […]

Partners

  • Woman executive working on Surface Hub 2S in Whiteboard with Surface Hub 2 Pen

    Ontdek de Surface reseller website

      Ontdek hoe je onze Surface reseller website gebruikt, en volg onze instructies om soepele inlog mogelijk te maken. Haal voordeel uit de Surface reseller website Speciaal voor al onze Surface resellers hebben we een unieke Surface website ontwikkelt. Deze website geeft naast meer informatie over onze devices, ook assets voor marketing en informatie over […]

Pers / Nieuws

Security & Privacy

  • Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Sinds de oprichting in 2010 is HeadBrands voortdurend uitgebreid. Het bedrijf is snel gegroeid en is nu de leidende kappersgroothandel op de Scandinavische markt. HeadBrands had een moderne IT-oplossing nodig om de productiviteit van het bedrijf te verhogen en de samenwerking zowel binnen het bedrijf als extern te verbeteren. De oplossing was om het grootste […]

Tips

Webinars

  • Security Events

    Security Events

    Graag nodigen we jou en jouw team uit om kosteloos deel te nemen aan een van onze workshops De eerste workshop geeft inzicht in informatiebeheer en de tweede workshop focust op openbaarheid en WOO-verzoeken met Microsoft 365. Deze workshops zijn ontworpen om jou te laten ervaren hoe technologie kan helpen om als organisatie te voldoen aan voorschriften, wetten en […]