Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse
iemand die aan een tafel voor een raam zit

Hoe maak je optimaal gebruik van Microsoft Teams terwijl je op afstand werkt?

Hans van der Meer

Hans van der Meer

Manager Microsoft 365

Leestijd, 5 min.

Het maakt niet uit waar je werkt, we hebben Microsoft Teams gemaakt en om flexibel te kunnen inspelen op de eisen van jouw werk & jouw leven: zo blijf je verbonden met je teams en kun je efficiënt werken en samenwerken, waar je ook bent.

We helpen je graag optimaal gebruik te maken van Microsoft Teams terwijl je op afstand werkt;

1. Efficiënter vergaderen

Uit een recent onderzoek van Work Reworked blijkt dat mensen het gevoel hebben dat ze elke week maar liefst 52% van hun werktijd inefficiënt besteden aan zaken als onnodige onderbrekingen, zoeken naar informatie en inefficiënte vergaderingen.

Dankzij de uitgebreide mogelijkheden van Microsoft Teams-vergaderingen voorkom je frustratie en inefficiëntie door alles wat je nodig hebt voor elke vergadering op één plek te verzamelen. Bij de planning van vergaderingen kun je de chatfunctie gebruiken om de agenda, voorbereidende documenten en andere gespreksonderwerpen toe te voegen. Je hoeft dus niet langer je e-mail door te spitten op zoek naar vergadernotities, want alles staat op één plek.

Vervolgens kun je tijdens de vergadering iedereen bij de les houden door video in te schakelen, de achtergrond te vervagen om afleiding te voorkomen en live ondertiteling te gebruiken. Bovendien kun je samenwerken aan Office 365-documenten en ideeën in realtime ontwikkelen met het digitale whiteboard.

Na de vergadering zijn alle materialen van de vergadering, waaronder opnamen, actiepunten en vergadernotities, beschikbaar in de chat, zodat je team het gesprek kan voortzetten en kan samenwerken aan de onderwerpen die aan bod kwamen in de vergadering. Dat betekent dat iedereen op de hoogte is en niemand gefrustreerd raakt bij het zoeken naar materiaal dat tijdens de vergadering is ontwikkeld of weergegeven.

2. Online live evenementen maken

Microsoft Teams biedt ook de mogelijkheid om grotere live vergaderingen te organiseren, zoals bijeenkomsten met het management, marketingwebinars, lanceringsevenementen en trainingsevenementen. Met live evenementen van Microsoft Teams kun je live vergaderen met- en presentaties geven voor- maximaal 10.000 deelnemers binnen of buiten je organisatie. Op die manier weet je zeker dat iedereen die op afstand werkt, kan deelnemen en op de hoogte blijft.

3. Apps en bots gebruiken

Met apps kun je nóg meer doen in Microsoft Teams. Denk aan de tools, bestanden en dashboards die je organisatie al gebruikt. Veel daarvan kunnen worden toegevoegd aan Microsoft Teams. Je kunt de apps en bots zowel in chats als in kanalen gebruiken, zodat je over alle relevante informatie en tools beschikt die je nodig hebt om zo efficiënt mogelijk te werken, met wie je ook werkt.

Hier zijn een paar interessante apps en bots. Ga naar de sectie Apps in Teams om er nog meer te ontdekken. Er worden dagelijks nieuwe apps en bots toegevoegd!

Who: een bot waarmee je over iedereen in je organisatie informatie kunt opzoeken. Bekijk ook het tabblad met komende vergaderingen voor informatie over de deelnemers, zodat je precies weet met wie je straks vergadert.

Microsoft Planner: organiseer je taken door een of meer Planner-tabbladen toe te voegen aan je teamkanaal. Je kunt de status van bestaande taken bijhouden en een melding ontvangen als er een nieuwe taak aan je wordt toegewezen.

Icebreaker: een Microsoft Teams-bot waarmee je team hechter doordat elke week twee willekeurige teamleden worden gekoppeld om elkaar online of offline te ontmoeten. De bot maakt het plannen van deze ontmoetingen eenvoudig door automatisch tijden voor te stellen waarop beide teamleden beschikbaar zijn. Deze app is vooral interessant als je regelmatig op afstand werkt, omdat je hiermee persoonlijke relaties versterkt en een hechte gemeenschap opbouwt.

Crisis Communication: onder bepaalde omstandigheden kan het nodig zijn om informatie en teamsamenwerking te coördineren als reactie op een noodsituatie. Deze oplossing voor snel optreden kan eenvoudig worden geïmplementeerd en aangepast door elke organisatie.

4. Samenwerken aan bestanden in Microsoft Teams

Als je op afstand werkt, kan het nodig zijn om samen te werken met je team aan Office-documenten. In Microsoft Teams is dat heel eenvoudig omdat je Word-, Excel- of PowerPoint-documenten in Teams zelf kunt maken, zodat je niet steeds van app hoeft te wisselen. Je kunt samenwerken en co-creëren met je collega’s, notities delen en opmerkingen toevoegen en delen. Je kunt zelfs een chat of vergadering starten vanuit een document om wijzigingen te bespreken. Er ontstaat geen verwarring meer over de versie en je hebt geen uitpuilend postvak met tegenstrijdige wijzigingen of opmerkingen meer, want je gebruikt één naadloos geïntegreerd samenwerkingsplatform.

5. Profiteer optimaal van je mobiele Microsoft Teams-app

Heb je Microsoft Teams geactiveerd op je mobiele telefoon? Deze app is de perfecte manier om op de hoogte te blijven van discussies terwijl je onderweg bent. Je kunt hiermee toegang krijgen tot al je teams, kanalen en bestanden en vergaderingen bijwonen vanaf je telefoon. Zo hoef je niets meer te missen. Bewaak je persoonlijke grenzen en optimaliseer je werkuren op een manier die voor jou het beste werkt door stille uren en dagen op te geven in de instellingen van je mobiele Microsoft Teams-app.

6. Tot slot: wees inclusief

Als je jouw interacties met collega’s analyseert tijdens een normale werkdag, zul je zien dat je niet alleen met mensen van je eigen afdeling werkt. Je dagelijkse netwerk is vaak uitgebreid met collega’s van andere afdelingen of dochterondernemingen of zelfs uit andere landen. Dit zijn mensen die op kantoor, onderweg of thuis werken.

Denk er dus aan bij de planning van een teamvergadering dat je een Microsoft Teams-vergadering opneemt in elk vergaderbezoek zodat iedereen van je team kan deelnemen, waar ze ook zijn. Tijdens de vergadering kun je de deelnemers vragen om hun video aan te zetten zodat je kunt zien met wie je praat. Schakel live ondertitels in zodat mensen die jouw taal niet vloeiend spreken, de vergadering ook kunnen volgen. Neem de vergadering op zodat mensen die de vergadering niet kunnen bijwonen, achteraf de opname kunnen bekijken en op de hoogte blijven van de beslissingen en acties.

Nu we het toch hebben over inclusieve samenwerking, moedig je team aan om samen te werken en ideeën te delen in hun eigen taal in de chat of kanalen. Met de vertaalfunctie kunnen alle teamleden de boodschap vertalen in hun moedertaal. Zo kan iedereen met vertrouwen ideeën en opmerkingen delen en een bijdrage leveren aan het teamwerk.

Of je nu in verschillende kantoren, tijdelijk thuis of op locatie bij een klant werkt, met Teams kun je overal productief zijn.

Spoedcursus in Microsoft Teams

Volg gratis een spoedcursus in Microsoft Teams

Educatie

Financiële dienstverlening

  • Tips van financiële koplopers over de cloud

    Tips van financiële koplopers over de cloud

    Steeds meer boekhouders en administratiekantoren gaan over naar de cloud om hun werk te doen. 216 Accountants deelt in deze blog een aantal inzichten en tips. Zo kun je een zo groot mogelijk succes maken van de overstap naar de cloud – voor jou én je klanten. E-mails, gezamenlijke spreadsheets, vergaderingen, agenda’s, todo-lijsten, aantekeningen, scans: […]

  • CFO going over numbers in a meeting using the Surface Hub. Business attire

    Digital skills tillen accountancy naar een hoger niveau

    Accountants in het mkb hebben veel meer in hun mars dan alleen het controleren van cijfers en de betrouwbaarheid van financiële informatie garanderen. Door hun horizon te verbreden, moderne technologie omarmen en de positie als vertrouwenspersoon nog beter te benutten worden ze een financiële coach. Digitale technologie waaronder big data, analytics en AI gecombineerd met […]

Overheid

  • Een groot oud gebouw met veel ramen

    Raad van State: een virtuele rechtszaal opzetten met een oplossing voor werken op afstand

    “Deze situatie heeft bewezen dat je met de juiste middelen, ondersteuning en overtuiging de helft van de bureaus in je gebouw kunt verwijderen – en in die zin denk ik niet dat we ooit nog 700 mensen tegelijkertijd op kantoor zullen zien.” Ron Lamers, Projectmanager bij de Raad van State, praat over de technologische versnelling […]

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Productie

  • vrouw knielt bij voorrraad

    Hoe kunnen productiemedewerkers meer doen in minder tijd?

    Op de werkvloer en daarbuiten sneller en efficiënter samenwerken. Bijna iedereen in de industrie communiceert tegenwoordig efficiënt met een smartphone, laptop of tablet. Bijna iedereen… want de medewerkers op de productievloer en servicemonteurs moeten vaak nog aan de slag met pen en papier. Laat hen ook digitaal communiceren! Dat bespaart niet alleen tijd, het stimuleert […]

  • De haven van North Sea Port.

    North Sea Port integreert en beveiligt haar operatie met Microsoft 365

    De fusie van het Belgische Havenbedrijf Gent en het Nederlandse Zeeland Seaports tot North Sea Port, ging gepaard met een keuze voor Microsoft 365. Het bedrijf koos voor een flexibele oplossing om hun IT-infrastructuur volledig te integreren. Cruciaal in deze operatie was het garanderen van de beveiliging in de organisatie. Voor de meer dan 300 […]

Retail

  • Foto van iemand die van achteren gezien wordt terwijl hij een Teams-vergadering bijwoont met 2 collega's waarbij een stof voor meubels wordt besproken.

    Zuiver: ondersteuning van de bedrijfsvoering en cultuur door middel van technologie

    “Sinds de verhuizing naar de cloud gelden er geen beperkingen meer. Zonder deze technologie hadden we de groei die we nu hebben zeker niet gezien.” Jaap Landsaat, CFO en Head of IT bij de Nederlandse meubelontwerper Zuiver, vertelt over de diepgaande impact die technologie heeft gehad op het bedrijf waarvan hij meer dan twintig jaar […]

  • Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Sinds de oprichting in 2010 is HeadBrands voortdurend uitgebreid. Het bedrijf is snel gegroeid en is nu de leidende kappersgroothandel op de Scandinavische markt. HeadBrands had een moderne IT-oplossing nodig om de productiviteit van het bedrijf te verhogen en de samenwerking zowel binnen het bedrijf als extern te verbeteren. De oplossing was om het grootste […]

Zorg

  • een persoon die aan een lijst zit die laptop gebruikt

    Virtuele assistent Anne4Care zorgt voor de connectie

    Virtuele assistenten kunnen het leven gemakkelijker, veiliger en comfortabeler maken. En plezier geven! Anne is niet zomaar een virtuele assistent, maar een écht vertrouwd gezicht bij mensen in huis. Ze draagt bij aan het ondersteunen van zorgverleners en het welzijn van mensen en hun mantelzorgers. Het verhaal achter Anne Het verhaal van Anne4Care begon allemaal […]

  • Medical assistant advising patient

    Microsoft’s ondersteuning van de eerstelijnszorg met digitaal werken

    De wereldwijde verspreiding van COVID-19 heeft inmiddels ook grote impact op Nederland. De gevolgen voor de hele Nederlandse samenleving groeien met de dag, en de onvoorspelbaarheid van de ontwikkelingen brengt veel onzekerheid met zich mee. In de beheersing van de verspreiding van het virus en de zorg voor patiënten en andere betrokkenen speelt de eerstelijnszorg […]