Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse
iemand zit aan een tafel en gebruikt een laptop

Succesvol en veilig vergaderen met Microsoft Teams

Hans van der Meer

Hans van der Meer

Manager Microsoft 365

Leestijd, 4 min.

Nu veel mensen vanuit huis werken, is het belangrijker dan ooit om onze vaardigheden voor werken of afstand aan te scherpen en productief te blijven. Het aantal mensen dat succesvol en veilig samenwerkt via Microsoft Teams, is flink gestegen. Maar of je nog niet eerder met de tool hebt gewerkt of al vergaderingen houdt met Teams, wij willen je helpen om optimaal te profiteren van alle samenwerkings- en beveiligingsfuncties van Teams.

Hier zijn onze negen tips om de beste en veiligste ervaring voor online vergaderingen te creëren…

1. Veilig contact maken met mensen binnen en buiten je organisatie

De volgende keer dat je een vergadering plant in Microsoft Teams of Microsoft Outlook, geef je gewoon de e-mailadressen van je externe gasten op en laat je Teams een e-mailuitnodiging sturen met instructies over hoe ze kunnen deelnemen aan je online vergadering.

Je gasten hoeven alleen op de koppeling te klikken en hun naam in te voeren om de vergadering bij te wonen vanuit hun browser. Ze hoeven niet eens een plug-in te installeren of de Teams-client te downloaden.

2. Iedereen laten inbellen, waar ze ook zijn 

Teams is gemaakt voor deelnemers die onderweg zijn en geen toegang tot internet hebben of die liever inbellen bij een vergadering, en maakt je vergaderingen inclusief.

Gebruikers die Audiovergadering hebben ingeschakeld, krijgen automatisch inbelinstructies te zien in hun uitnodiging voor vergaderingen in Teams. Als je het inbelnummer klikt op een mobiele telefoon, wordt automatisch de telefoonkiezer gestart en gaat je naar de vergaderingsbrug. Voorbij is de tijd dat je nummers moest onthouden.

3. Houd de touwtjes in handen met vergaderopties 

Teams biedt de organisator van de vergadering allerlei opties om de rollen en machtigingen voor deelnemers aan de online vergadering te definiëren.

Je kunt bijvoorbeeld een vergaderingslobby maken zodat de organisator kan bepalen wanneer bepaalde mensen worden toegelaten tot de vergadering. Dit is heel handig als er vertrouwelijke kwesties worden besproken. Je kunt ook presentatoren aanwijzen, deelnemers dempen en opnamen starten of stoppen. om maar een paar andere opties te noemen.

4. Persoonlijke gesprekken voeren met video 

Momenteel is het waarschijnlijk onmogelijk om persoonlijk bij elkaar te komen. Online vergaderen via video is dan een goed alternatief. Als je iemands gezichtsuitdrukking ziet terwijl hij praat, krijg je zoveel meer context.

Moedig iedereen in je Teams-vergadering aan om video in te schakelen voor een persoonlijker gesprek. En als je wilt voorkomen dat iedereen wordt afgeleid door je fraaie keuken of een huisdier in beeld verschijnt, schakel je Achtergrondvervaging of een aangepaste achtergrond in.

5. Alleen delen wat je nodig hebt 

Zoals we allemaal uit eigen ervaring met vergaderingen weten, is minder soms meer. Als je inhoud deelt in een Teams-vergadering, kun jij bepalen wat anderen te zien krijgen.

Zo kun je je hele bureaublad of alleen een bepaald vensters laten zien. Dit is handig als je niet wilt dat deelnemers vertrouwelijke informatie zien. Als iemand zijn bureaublad of een applicatie deelt, kun je de presentator vragen om jou de controle te geven.

6. Laat iedereen zijn zegje doen op het whiteboard 

Als niet iedereen in dezelfde kamer is, betekent dat nog niet dat je niet kunt brainstormen op een whiteboard.

Microsoft Whiteboard is geïntegreerd in elke Teams-vergadering, zodat deelnemers aan de vergadering kunnen bijdragen via aanraking, muis en digitale inkt. Whiteboard-sessies worden opgeslagen bij elke vergadering en zijn beschikbaar voor toekomstig gebruik en verwijzing in de vergaderingschat.

7. Mis de vergadering niet, zelfs als je de vergadering hebt gemist 

Of ze nu een paar minuten te laat zijn of een brandoefening hebben op hetzelfde tijdstip, er is bijna altijd wel iemand die de vergadering niet kan bijwonen. In plaats van ze op te hoogte te brengen in een andere vergadering kun je ook gewoon je Microsoft Teams-vergadering opnemen. De opgenomen vergadering wordt opgeslagen in de cloud en er wordt een koppeling naar de opname in de vergaderingschat geplaatst. Daarnaast kunnen deelnemers zoeken in de transcriptie van de vergadering en naar een bepaald tijdstip in de vergadering gaan waar een onderwerp werd besproken.

8. Weten en zien wat er wordt gezegd  

Hoe vaak heb je niet gevraagd of willen vragen of iemand iets wilde herhalen tijdens een telefonische vergadering?

Duidelijkheid is zo belangrijk voor het succes van elke vergadering. Moedig de deelnemers dus aan om liveondertitels in te schakelen en de realtime ondertiteling te lezen. Deze functie is echt een uitkomst voor mensen die slechthorend zijn, de taal in mindere mate beheersen of verbinding maken vanaf een luidruchtige locatie.

9. Kies apparaten waarmee je er goed uitziet en goed klinkt 

Microsoft biedt een uitgebreid assortiment Teams-randapparaten met hoogwaardige audio en video. Maak verbinding en begin je vergaderingen met één druk op de knop. Kies waar en hoe je wilt werken met apparaten die zijn ontworpen voor elke ruimte en werkwijze.

Krijg meer ondersteuning

Ontdek hoe Microsoft elke organisatie kan helpen vandaag nog te reageren

Educatie

Finance

  • CFO going over numbers in a meeting using the Surface Hub. Business attire

    Digital skills tillen accountancy naar een hoger niveau

    Accountants in het mkb hebben veel meer in hun mars dan alleen het controleren van cijfers en de betrouwbaarheid van financiële informatie garanderen. Door hun horizon te verbreden, moderne technologie omarmen en de positie als vertrouwenspersoon nog beter te benutten worden ze een financiële coach. Digitale technologie waaronder big data, analytics en AI gecombineerd met […]

  • Een man loopt op de voorgrond door een groot gebouw

    Werkt jouw device voor jou, of andersom?

    Het draaien van een financiële rapportage, het inzien van klantdata of het identificeren van een investeringskans is onderdeel van jouw dagelijks werk. En hoewel je hier technologie voor nodig hebt, moet dit vooral ondersteunend zijn. Niets is zo frustrerend als minuten wachten op je desk- of laptop die de zwaarte van jouw financiële pakket niet […]

Government

  • Blik op de toekomst met Surface Pro

    Blik op de toekomst met Surface Pro

    Werken voor de overheid heeft tegenwoordig een goed imago. Digitale toepassingen en ontwikkelingen volgen elkaar in deze sector in rap tempo op. Ze worden ingezet om processen en dienstverlening te stroomlijnen, de toegankelijkheid voor burgers te vergroten en maatschappelijke trends te signaleren. Een valkuil die je vaak tegenkomt wanneer de ontwikkelingen te snel gaan om […]

  • Ineco

    Ineco verbetert productiviteit van werknemers met moderne tools en AI

    Software dat niet meewerkt helpt mensen niet om meer gedaan te krijgen. En als het moeilijk is om bestanden te delen en samen te werken aan documenten, gaat dat ten koste van de productiviteit. Ineco, een Spaans bedrijf in de publieke sector, had dit in de gaten en probeert daarom medewerkers op een andere manier […]

Manufacturing

  • vrouw knielt bij voorrraad

    Hoe kunnen productiemedewerkers meer doen in minder tijd?

    Op de werkvloer en daarbuiten sneller en efficiënter samenwerken. Bijna iedereen in de industrie communiceert tegenwoordig efficiënt met een smartphone, laptop of tablet. Bijna iedereen… want de medewerkers op de productievloer en servicemonteurs moeten vaak nog aan de slag met pen en papier. Laat hen ook digitaal communiceren! Dat bespaart niet alleen tijd, het stimuleert […]

  • De haven van North Sea Port.

    North Sea Port integreert en beveiligt haar operatie met Microsoft 365

    De fusie van het Belgische Havenbedrijf Gent en het Nederlandse Zeeland Seaports tot North Sea Port, ging gepaard met een keuze voor Microsoft 365. Het bedrijf koos voor een flexibele oplossing om hun IT-infrastructuur volledig te integreren. Cruciaal in deze operatie was het garanderen van de beveiliging in de organisatie. Voor de meer dan 300 […]

Retail

  • Met data-analyse beter gewapend tegen factuurfraude

    Met data-analyse beter gewapend tegen factuurfraude

    Factuurfraude is een populaire vorm van oplichting. Het is relatief eenvoudig om een nepfactuur op te stellen die, dat hopen de daders dan maar, door de mazen van het net glipt en betaald wordt. Zodra het geld is overgemaakt, is het kwaad geschied: je bent het geld kwijt en het is ook niet meer terug […]

  • Het nieuwe normaal voor retail

    Het nieuwe normaal voor retail

    De COVID-19 pandemie zet een turbo op de disruptie van de retail en daarmee ook op digitale transformatie. Online is booming, consumenten geven anders hun geld uit en social distancing verandert het klantcontact in de winkel ingrijpend. Retail verkoopt nog steeds artikelen, maar de invulling ervan is volledig op zijn kop gezet.  Hoe speel je […]

Zorg

  • Gebouw van Noordwest Ziekenhuisgroep

    Noordwest Ziekenhuisgroep: een nieuw tijdperk in virtuele gezondheidszorg

    “Ik ben eigenlijk vrij bescheiden, ik schep niet graag op over mijn prestaties. Maar in dit geval wil ik graag een uitzondering maken. Ik wil de hele wereld vertellen wat we hebben gedaan.” Ed de Myttenaere, CIO bij de Noordwest Ziekenhuisgroep in Nederland, breekt steeds vaker met tradities. Als reactie op de COVID-19-uitbraak heeft zijn […]

  • First line worker using Surface Go in medical office. Contextual first line worker.

    Microsoft’s ondersteuning van de tweedelijnszorg met digitaal werken

    Ben je een eerstelijnszorgverlener zoals een huisarts, lees dan wat wij voor jou kunnen betekenen op ons andere blog. Werk je in de zorgsector in de tweedelijns zoals een ziekenhuis, kliniek, GGZ of ouderenzorginstelling, lees dan hieronder. De wereldwijde verspreiding van COVID-19 heeft inmiddels ook grote impact op Nederland. De gevolgen voor de hele Nederlandse […]