Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse

Waarom alleen een mobiel nummer voor medewerkers niet werkt

Remco de Kramer

Remco de Kramer

Product Marketing Manager Microsoft 365

Leestijd, 5 min.

Is jouw team optimaal bereikbaar? Klanten en leveranciers verwachten dat ze razendsnel de juiste medewerker aan de lijn krijgen. Medewerkers willen op hun beurt de mogelijkheid om te bellen, chatten en vergaderen via hun smartphone, vaste telefoon of pc en via de app of webbrowser. Desondanks kiezen sommige bedrijven ervoor om hun medewerkers alleen een mobiel (06) nummer te laten gebruiken. Het is beter om een mobiel nummer voor privé en een vast nummer voor zakelijk in te zetten. Hiervoor zijn 6 redenen. 

 1. Meer gemak door een alles-in-één platform 

Bereikbaarheid is allang meer dan alleen mobiele telefonie. Veel mensen zijn het inmiddels gewend om via hun computer of smartphone met Teams te vergaderen, te bellen en chatberichten te sturen naar collega’s. Microsoft Teams Phone integreert alle vormen van communicatie (inclusief vaste telefonie) binnen één apparaat. Daarbij maakt het niet uit of je achter een computer zit of alleen beschikt over je smartphone. Jouw medewerkers hoeven daardoor niet meer te kiezen of ze hun mobiele telefoon of computer gebruiken om intern of extern te bellen. Dat werkt een stuk efficiënter en eenduidiger. Bovendien kiezen medewerkers vanuit één telefoonboek, waardoor ze nooit meer op zoek hoeven naar dat ene nummer.  

2. Duidelijke scheiding tussen werk en privé 

Soms gebruiken medewerkers hun privé 06-nummer, soms krijgen ze een mobiel nummer van de organisatie. Beide scenario’s zijn niet handig. Hoe meer we thuiswerken, hoe moeilijker het is om de balans te vinden tussen werk en privé. Als elke medewerker alleen bereikbaar is via zijn of haar mobiele nummer, dan is het lastig om deze buiten werktijd of bij vakantie uit te schakelen of door te zetten. Word je tijdens je verlof toch gebeld? Dan zit je direct midden in het werk. Dat is niet goed voor de broodnodige ontspanning. Een zakelijk vast nummer scheidt zakelijk en privé veel beter. 

Via Teams Phone koppel je eenvoudig een vast nummer aan een werkplek. Medewerkers bepalen vervolgens zelf of ze doorschakelen naar hun mobiele nummer, het nummer van een collega die aan het werk is, een groepsnummer, een receptionist of het algemene nummer. Bijkomend voordeel is dat bedrijven geen mobiele privénummers hoeven te gebruiken in de communicatie naar klanten of leveranciers. Nummers met het vertrouwde kengetal van de organisatie volstaan. De routering van dit nummer doet de systeembeheerder of de medewerker zelf. Hierdoor zijn jouw medewerkers altijd privé bereikbaar, ook buiten werktijd. En aangezien het mobiele privénummer niet meegestuurd hoeft te worden, is het ook niet bekend bij klanten of leveranciers. Erg handig als een medewerker bijvoorbeeld uit dienst gaat. Dit hoeft dan niet gemeld te worden bij elk zakelijk contact. Ook het aanpassen van het nummer op de website is hierdoor verleden tijd. 

3. Beter bereikbaar dankzij flexibiliteit 

Bereikbaarheid kan reputaties maken of breken. Bedrijven moet daarom altijd herkenbaar overkomen en optimaal bereikbaar zijn. Medewerkers die hun mobiele privénummer gebruiken, schakelen soms hun nummerweergave uit. Hierdoor kan een klant, collega of leverancier ze niet terugbellen. Dit is soms handig om niet op onhandige tijden teruggebeld te worden, maar erg servicegericht is het niet. Bij Microsoft Teams kiezen medewerkers bij uitgaande gesprekken of ze hun persoonlijke vaste nummer of een algemeen nummer van de organisatie meesturen. Dit kan ook vanaf hun mobiele telefoon. 

4. Groepsidentiteit gemakkelijk geregeld 

Het is doorgaans niet mogelijk om groepen te maken met mobiele telefonie. Dit wordt veelal ook niet vereist in aanbestedingen voor mobiele telefonie. Bij sommige bedrijven is dit juist wel noodzakelijk voor een optimale bereikbaarheid. Bijvoorbeeld wanneer er verschillende afdelingen zijn waar meerdere mensen werken. Denk aan sales, finance, marketing, communicatie en HR-management. Met Teams Phone regelt de gebruiker of beheerder eenvoudig de individuele bereikbaarheid én die van de groep via één nummer, in respectievelijk de Teams client of het admin center. Bellen medewerkers van de marketingafdeling bijvoorbeeld uit, dan zien ontvangers dat ene vertrouwde nummer. Ook inkomende oproepen daarop verdeel je slim, zodat afdelingen optimaal bereikbaar zijn. 

5. Minder beheerlast en contractconsolidatie 

Bij bedrijven is er vaak sprake van meerdere communicatieplatformen: Microsoft Teams, mobiele telefonie en de telefooncentrale voor vaste telefonie. De licenties en het onderhoud van de verschillende platformen betekent dubbele kosten. Bedrijven die over gaan op Teams Phone, kunnen afscheid nemen van hun telefooncentrale omdat Microsoft 365 deze vervangt. Eén systeem scheelt ook tijd. Het aanmaken en veranderen van gebruikersnamen en -rechten gaat via Teams heel eenvoudig via Active Directory. Net als het blokkeren van een nummer of het beheer van een telefoonboek is dit in één keer geregeld. Omdat vaste telefonie verloopt via de Teams app op de smartphone, kan een bedrijf ervoor kiezen om medewerkers de Teams app op hun privé smartphone te laten gebruiken. Dit is mogelijk in combinatie met een vergoeding. Het biedt verdergaande mogelijkheden om beheer te vereenvoudigen en kosten te besparen. 

6. Klaar voor verdere integratie 

Bereikbaarheid werkt twee kanten op. Klanten of leveranciers willen snel iemand aan de lijn, maar verwachten ook dat ze bijtijds worden teruggebeld. Door de eenvoudige integratie met zaaksystemen sla je nummers en afspraken centraal op. Dit maakt een einde aan notities en e-mails met terugbelverzoeken die wel eens worden vergeten. Dus geen versnipperde data meer, maar één planningstool waarin je de bereikbaarheid regelt en toetst. Lukt het iemand niet om op het afgesproken moment terug te bellen? Dan neemt een beschikbare collega dit automatisch over. Ben je benieuwd of jouw organisatie goed bereikbaar is? Via automatische logboeken zie je waar het goed gaat en waar je kunt verbeteren.

Wil jij chatbots inzetten voor je organisatie om 24/7 interne en externe communicatie te regelen? Of lijkt een digitale balie met videoverbinding handig? De inrichting hiervan is met losstaande systemen erg complex. Teams Phone legt een flexibele basis voor innovatieve diensten die nu en in de toekomst het serviceniveau van jouw bedrijf verbeteren. 

Met Teams Phone regel je de interne en externe bereikbaarheid optimaal, met minder moeite dan voorheen. Heb je het goed ingesteld? Dan zullen klanten en leveranciers niet snel vastlopen in de communicatie en geef je medewerkers de flexibiliteit die ze verwachten. Wil je weten wat er allemaal mogelijk is? Meld je dan aan voor één of meer van onze interactieve en leerzame workshops, en ontdek hoe jouw organisatie profiteert van Teams Phone. Lees ook hoe de gemeente Katwijk succesvol overstapte naar Microsoft Teams Phone. 

 

 

Zet Microsoft Teams in als telefonie oplossing - Discover Workshop

Meld je direct aan voor een van de interactieve en leerzame workshops over Teams Phone.

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Educatie

Financiële dienstverlening

  • Man with Surface Studio 2+

    Microsoft Surface in de financiële dienstverlening

    Een logische keuze voor een branche met specifieke eisen Dat organisaties in de financiële dienstverlening specifieke (en hoge) eisen stellen aan technologie is niet verrassend. Er worden bijvoorbeeld specifieke voorwaarden gesteld aan beveiliging en compliance. Tegelijkertijd spelen er nieuwe ontwikkelingen, zoals het hybride werken. Welke rol kan Surface hierin spelen? Een belangrijke ontwikkeling voor organisaties […]

Government

  • Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Binnen enkele minuten belde de gemeente Katwijk met Microsoft Teams in plaats van de traditionele PBX-centrale. “De overgang was de snelste die ik ooit zag!” Projectleider ICT Gemeente Katwijk Steven Shukrula kijkt tevreden terug hoe soepel de ommekeer verliep en hoe goed het communicatie- en samenwerkingsplatform zijn collega’s nu en in de toekomst ondersteunt.   […]

Overheid

Productie

  • Surface in manufacturing, man with Surface Duo

    Surface in Manufacturing

    The benefits of Surface In a manufacturing environment, like a factory, users often have stringent demands for their hardware. In developing Surface, we pay close attention to the different environments in which Surface can be used and seek to ensure that people can work optimally with the right technology. What can Surface do for manufacturing? […]

  • iemand zit aan een bureau met een laptop op tafel

    Mijn menselijk leiderschaps kompas in tijden van somberheid

    Microsoft’s Max Tchapeyou biedt een zeer persoonlijk standpunt, verwijzend naar de zes manieren waarop hij effectiever – en positiever – met zijn team heeft gewerkt.

Retail

Zorg

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digitale transformatie

Klantverhalen

  • Gebouw van Noordwest Ziekenhuisgroep

    Noordwest Ziekenhuisgroep: een nieuw tijdperk in virtuele gezondheidszorg

    “Ik ben eigenlijk vrij bescheiden, ik schep niet graag op over mijn prestaties. Maar in dit geval wil ik graag een uitzondering maken. Ik wil de hele wereld vertellen wat we hebben gedaan.” Ed de Myttenaere, CIO bij de Noordwest Ziekenhuisgroep in Nederland, breekt steeds vaker met tradities. Als reactie op de COVID-19-uitbraak heeft zijn […]

Partners

  • Dad baking with kids using HPSpectrex360

    We are here for our partners

    At Microsoft, as part of our response to the impact of COVID-19, we have shifted tens of thousands of employees to working remotely. Many of our partners and customers have asked us to share the details of how we enable remote work for such a large workforce. We wanted to share with you some of […]

Pers / Nieuws

Security & Privacy

  • een mensenzitting bij een lijst die een laptopcomputer met behulp van

    Beter digitaal onderwijs met Surface

    Digitale middelen en les op afstand zijn niet meer weg te denken uit het onderwijs. Maar welk apparaat werkt het best voor docenten, leerlingen, studenten én IT-beheer? Microsoft Surface helpt de verschillende rollen binnen het onderwijs vooruit,  door veiligheid te optimaliseren, het beheer tot een koud kunstje te maken en Surface Pen die de hersenen […]

Tips

  • een vrouw die een laptopcomputer gebruikt

    Gemeenten bellen beter met Microsoft Teams

    In 2020 werd thuiswerken een must en ook gemeenten moesten ineens digitaal vergaderen en op afstand samenwerken in bestanden. Dit lukte dankzij een versnelde uitrol van Microsoft Teams. Dit populaire platform biedt gebruikers alle tools en informatie die zij nodig hebben om overal hun werk te kunnen doen. Maar voor veel gemeenten ontbreekt nog één […]

Webinars

  • Security Events

    Security Events

    Graag nodigen we jou en jouw team uit om kosteloos deel te nemen aan een van onze workshops De eerste workshop geeft inzicht in informatiebeheer en de tweede workshop focust op openbaarheid en WOO-verzoeken met Microsoft 365. Deze workshops zijn ontworpen om jou te laten ervaren hoe technologie kan helpen om als organisatie te voldoen aan voorschriften, wetten en […]