Havenbedrijf Rotterdam – veilig en effectief hybride werken met Surface Hub 2S en Teams Rooms

In het begin van de coronapandemie werd het Havenbedrijf Rotterdam geconfronteerd met de uitdaging om over te schakelen op hybride werken. Door de verplichtingen vanuit het RIVM én de visie om hybride werken te omarmen, moest een oplossing gezocht worden voor fijne en veilige werkplekken. Productiviteit en de mogelijkheid om prettig samen te werken waren belangrijke aspecten voor een succesvolle hybride werkplek. Na uitgebreid onderzoek heeft het Havenbedrijf gekozen voor de Surface Hub 2S en Teams Rooms. In deze Success Story bespreken we de aanloop en het verloop van het project en hoe de Surface Hub S2 en Teams Rooms perfect passen bij het Havenbedrijf Rotterdam.

Over Port of Rotterdam

Het Havenbedrijf Rotterdam beheert, exploiteert en ontwikkelt de grootste haven van Europa. Ze streven naar een sterke concurrentiepositie en kwaliteit op wereldniveau. De belangrijkste kerntaken richten zich op het faciliteren van een efficiënte handelsstroom, een vlotte en veilige afhandeling van de scheepvaart terwijl ook een bijdrage geleverd wordt aan een gezonde en groene leefomgeving voor iedereen.

Met een omzet van 770 miljoen euro en 1.270 medewerkers, richt het bedrijf zich op verduurzaming, digitalisering en toekomstbestendigheid van de haven. Hierbij staat veilige en efficiënte scheepvaartafhandeling centraal. Aandelen van het Havenbedrijf zijn in handen van de gemeente Rotterdam (circa 70%) en de Nederlandse Staat (circa 30%).

De aanleiding

Aan het begin van de coronapandemie moest het Havenbedrijf Rotterdam, net als elk ander bedrijf in Nederland, zich houden aan de RIVM-regels. Om veilig en prettig te kunnen blijven werken, kregen de medewerkers een thuiswerkplek aangeboden. Dit was het startschot voor de ontwikkeling van een hybride werkplek. Toen het weer mogelijk was om op kantoor te werken, ondervond het Havenbedrijf diverse uitdagingen op het gebied van productiviteit, samenwerking en beveiliging. Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, zocht het bedrijf naar een effectieve en efficiënte oplossing voor hybride werken, zonder te hoeven inleveren op prestaties of kwaliteit.

Focus op vergaderingen voor samenwerking en vergaderingen met presentaties

Het Haven bedrijf had besloten om nog meer focus te leggen op een hybride werkomgeving. Dat betekent ook dat het kantoor een andere focus en inzetbaarheid zou krijgen: waar het vroeger de plek was om je werk te verrichten, moest het nu een plek worden voor samenwerking. Met dit gegeven zijn er twee vergadersoorten geïntroduceerd: meet & present (gericht op standaard vergaderingen en presentaties), en meet & collaborate (focus op samenwerking en co-creatie).

De medewerkers van het Havenbedrijf maakten al gebruik van Microsoft Teams om te bellen, chatten en vergaderen, en er waren verschillende (Zero Trust-) beveiligingscomponenten van Microsoft 365 ingesteld. Dit maakte het een logische keuze om Teams-gecertificeerde oplossingen in te zetten. Hierdoor konden ze succesvol overstappen naar hybride werken en de twee eerdergenoemde vergadersoorten vormgeven.

De devices in de praktijk

Door de huidige tools en technieken samen te voegen met het eerdere inzicht in de wijze waarop het kantoor ingezet zou worden, bleken Surface Hub 2S en Teams Rooms zeer geschikt. De eigenschappen en doeleinden van Surface Hub 2S en Teams Rooms richten zich namelijk op:

• Het aanwakkeren van creativiteit en het houden van brainstormsessies
De Surface Hub S2 combineert een digitaal whiteboard met een vergader- en samenwerkingsplatform in één device. De medewerkers kunnen hierdoor makkelijk bellen, chatten, vergaderen en samenwerken met collega’s en klanten. Brainstormsessies en ideeën komen meer tot leven dankzij het multi-touch PixelSense Display en de Surface Hub 2 Pen. Dit alles biedt een positief effect op het aanwakkeren van de creativiteit van de medewerkers.

• Herkenning en eenvoud
De besturingsknoppen op de touch displays zijn herkenbaar en in lijn met Windows, Teams en andere Office 365-apps. Dit maakt het device erg herkenbaar en vertrouwd, waardoor de medewerkers er eenvoudig mee kunnen werken.

• Veiligheid, voor nu en in de toekomst
Een belangrijk pluspunt van Surface Hub 2S en Teams Rooms is dat ze een hoge mate van beveiliging bieden voor de gegevens van het Havenbedrijf. Door nieuwe security en feature updates groeien de apparaten mee. Dit maakt de devices onderhoudsvriendelijk, wat erg fijn is voor de IT-afdeling.

• Eenvoudig beheer
De apparaten zijn te beheren met Intune, Teams Admin Center en andere Enterprise Management Security (EMS-)beveiligingstools van Microsoft.
Om de medewerkers van het Havenbedrijf in de praktijk kennis te laten maken met verschillende oplossingen op basis van Microsoft-technologie is er een Proof of Concept (PoC) uitgevoerd. Als onderdeel van de uitgebreide PoC zijn er diverse ruimtes ingericht waarin verschillende typen medewerkers verschillende oplossingen konden testen. De medewerkers konden op deze manier ervaren hoe het is om met de diverse producten (samen) te werken. Aanvullend daarop zijn nog diverse kennissessies gehouden door zowel Bechtle als fabrikanten van apparatuur om ervaringen en adviezen te delen. Dit heeft er uiteindelijk toe geleid dat er het Havenbedrijf een selectie heeft gemaakt op basis van gebruikersscenario’s. Hierbij kwamen Surface Hub S2 en Microsoft Teams Rooms als beste uit de test.

Snel rendement, een positieve impact op het milieu en tevreden medewerkers

Met Surface Hub 2S en Teams Rooms is de hybride werkplek echt vormgegeven. Net zoals met elke investering wil men daar graag snel rendement op behalen. Dat is in dit geval gelukt doordat:

• Er minder werkplekken nodig zijn: de medewerkers werken op dit moment gemiddeld 60% op kantoor en 40% vanuit huis.
• Minder werkplekken resulteert in een leger kantoor, waardoor 3 van de 14 verdiepingen zijn wegbezuinigd.
• Minder op kantoor werken, betekent automatisch ook een vermindering in het aantal reisbewegingen. En dat zorgt voor een positief effect op het milieu en een besparing op reiskosten.

Niet alleen de impact op het milieu en het rendement zijn belangrijke parameters. De medewerkers zijn erg tevreden met de gemaakte keuze. Het Havenbedrijf heeft voor én na het gebruik van de Surface Hub en Teams Rooms-oplossingen een intern tevredenheidsonderzoek gedaan. Uit het onderzoek is naar voren gekomen dat werken met deze technologie de werknemerstevredenheid verhoogt.

De samenwerking

Het Havenbedrijf was op zoek naar een flexibele partij om mee samen te werken. Er was al een bestaande relatie tussen het Havenbedrijf en Bechtle Hoofddorp. Deze is gedurende het project verder uitgebouwd. Met dit project hebben we echt onze toegevoegde waarde kunnen laten zien. Een belangrijk voordeel was de relatie tussen Bechtle en Microsoft, waardoor een snelle levering gerealiseerd werd.

Naast het leveren van de Microsoft-producten, hebben zowel accountmanager Sander Paardekooper als Workspace Consultant Thijs Groen deskundig advies gegeven en samengewerkt met externe bedrijven voor de beste inrichting en configuratie van de producten.

Het adoptietraject

Na de inrichting en installatie van de producten heeft consultant Thijs Groen in totaal 17 adoptietrainingen bij het Havenbedrijf gegeven. Bij de adoptietrainingen zaten verschillende typen medewerkers, vanuit verschillende disciplines. Dit bevordert op de lange termijn de adoptie, doordat er kennis en kunde van de nieuwe devices verspreid zit over alle disciplines. De medewerkers die bij de trainingen aanwezig waren kunnen optreden als ambassadeurs en collega’s op weg helpen die vragen hebben of tegen problemen aanlopen. Zo kunnen zij de eerstelijns vragen oplossen.

Om de adoptie verder te verhogen is er ook een quick reference card – in huisstijl van het havenbedrijf – gemaakt én extra content aangeleverd voor de SharePointpagina. Hierop zijn de belangrijkste tips en functies te vinden. Zo kunnen de medewerkers sneller wennen aan én de voordelen ervaren van hun nieuwe, hybride apparaten.