Gå till huvudinnehåll
person sitter vid ett bord framför ett fönster

Får du ut det mesta av Microsoft Teams när du arbetar på distans?

Nina Rapp

Nina Rapp

Affärsområdeschef för Modern Work

Lästid, 6 min.

Det finns många anledningar till och krav för att arbeta på distans. Vi skapade Microsoft Teams just för att uppfylla dessa krav på ett flexibelt sätt: hjälpa dina team att förbli uppkopplade, så att ni kan fortsätta samarbeta och arbeta effektivt, var ni än är.

Här är ett par tips som hjälper dig få ut det mesta av Microsoft Teams medan du arbetar på distans:

1. Träffas mer effektivt

Ny forskning från Work Reworked visar att människor känner att otroliga 52 % av deras arbetstid varje vecka spenderas ineffektivt på grund av saker som onödiga avbrott, ineffektiva möten och att de måste söka efter information.

Microsoft Teams övergripande funktioner för möten eliminerar frustration och ineffektivitet genom att samla allt du behöver inför varje möte på samma plats. När du planerar möten kan du använda chattfunktionen för att lägga till agendan, dokument att läsa inför mötet och andra diskussionsämnen. Du behöver alltså inte leta efter anteckningar från möten i din e-post – allt är på en och samma plats.

Under mötet hjälper du alla fokusera på ämnet genom att slå på video, göra bakgrunden oskarp för att undvika distraktioner och använda undertexter. Dessutom kan du samarbeta i Office 365-dokument och ta fram idéer i realtid med hjälp av den digitala whiteboardtavlan.

Efter mötet är alla resurser från mötet, inklusive inspelning, åtgärder och mötesanteckningar, tillgängliga i chatten, så att teamet kan fortsätta att diskutera ämnen som påbörjades under mötet och fortsätta samarbeta. På så sätt deltar alla i processen och ingen behöver bli frustrerad när de försöker hitta material som togs fram eller skrevs under mötet.

2. Skapa live-event online

Med Microsoft Teams kan du också organisera större livemöten som sändningar, webbseminarier för marknadsföring, lanseringsevent och utbildningsevent. Tack vare Microsoft Teams live-event kan du ha alla möten live och hålla presentationer med upp till 10 000 deltagare i eller utanför organisationen. På så sätt kan alla som arbetar på distans delta och ha all information de behöver.

3. Använda appar och botar

Med appar kan du göra mer i Microsoft Teams. Tänk på de verktyg, filer och instrumentpaneler som din organisation redan använder. Många av dem kan läggas till i Microsoft Teams och du kan lägga till nya genom att gå till Appar. Du kan använda dem i både chattar och kanaler, så att du har all relevant information och alla relevanta verktyg du behöver för att arbeta så effektivt som möjligt, vem du än arbetar med.

Här är några intressanta appar och botar du kan kolla in. Gå till avsnittet Appar i Teams för att upptäcka mer – nya läggs till dagligen!

Who: en bot som hjälper dig hitta information om vem som helst i din organisation. Glöm inte att kolla in fliken för kommande möten för information om deltagarna, så att du vet vem du har möte med.

Microsoft Planner: Organisera dina uppgifter genom att lägga till en eller flera Planner-flikar i gruppkanalen. Du kan spåra status för befintliga aktiviteter och meddelas om du blir tilldelad en ny uppgift.

Icebreaker: en Microsoft Teams-bot som hjälper medlemmar i ditt team komma varandra närmare genom att ordna möten varje vecka, offline eller online, mellan två slumpmässiga teammedlemmar. Boten underlättar schemaläggningen genom att automatiskt föreslå tider som fungerar för båda medlemmarna. Den här appen är särskilt intressant om du arbetar på distans regelbundet eftersom den stärker personliga kopplingar och skapar en sammanlänkad community.

Kriskommunikation: vissa omständigheter kan kräva att du samordnar information och samarbete i teamet som svar på de förändrande tillstånden i dessa kristider. Vilken organisation som helst kan implementera och anpassa denna snabbinsats.

4. Samarbeta i filer i Microsoft Teams

När du arbetar på distans måste du samarbeta och arbeta i Office-dokument med ditt team. Microsoft Teams har underlättat ditt jobb genom att göra det möjligt att skapa Word-, Excel- och PowerPoint-dokument i Teams, så att du inte behöver växla mellan appar. Du kan samarbeta i och redigera dokument tillsammans med dina kollegor, dela anteckningar, lägga till kommentarer och dela efter behov. Du kan till och med starta en chatt eller ett möte från ett dokument för att diskutera ändringar. Ingen mer förvirring kring versioner och ingen överbelastad e-postinkorg med motsägande redigeringar och kommentarer – bara en sömlöst integrerad samarbetsplattform.

5. Få ut mesta av din Microsoft Teams-mobilapp

Har du aktiverat Microsoft Teams på din mobil? Det är det perfekta sättet att hålla koll på diskussioner när du är på resande fot. Nu kan du komma åt alla dina team, kanaler och filer samt delta i möten från mobilen. På så sätt kan du vara säker på att du inte missar något. Var noga med att sätta personliga gränser och optimera dina arbetstider på det sätt som fungerar bäst för dig genom att ställa in timmar och dagar när du inte vill bli störd, en funktion som är tillgänglig i dina Microsoft Teams-inställningar i mobilen.

6. Och glöm inte att vara inkluderande

Om du analyserar dina interaktioner med kollegor under en normal arbetsdag märker du att du inte bara arbetar med personer på din egen avdelning. Oftast har nätverket du arbetar med dagligen vidgats och omfattar kollegor från andra avdelningar, dotterbolag och till och med andra länder. Människor som kanske arbetar på kontor, är på resande fot eller hemma.

Så om du bokar ett möte med teamet måste du inkludera ett Microsoft Teams-möte i varje mötesförfrågan så att alla i teamet kan gå med, oavsett var de befinner sig. Be människor att slå på videon under mötet, så att ni verkligen träffas ”ansikte mot ansikte”. Aktivera undertexter så att personer som inte talar ditt språk flytande också kan följa mötet. Spela även in mötet så att de som inte kan vara med kan se inspelningen i efterhand och hålla sig informerade om beslut och åtgärder.

Och uppmuntra även ditt team att samarbeta och utbyta idéer på sitt språk i chatten eller kanalerna. Med hjälp av funktionen Translate kan alla i teamet översätta meddelandet till sitt språk. På så sätt kan alla utbyta idéer och kommentarer och delta i teamdiskussionen.

Så oavsett om ni arbetar från olika kontor, tillfälligt arbetar hemifrån eller hos kunden hjälper Teams er att förbli produktiva, var ni än är.

Snabbkurs i Microsoft Teams

Ta en gratis snabbkurs i Microsoft Teams

Upptäck fler relaterade artiklar per bransch:

Detaljhandel

Finans och försäkring

  • Microsoft Envision Forum: Reshaping the Financial Industry March 4th 2020

    Microsoft Envision Forum: Reshaping the Financial Industry March 4th 2020

    When: 4th of March 2020  Where: Microsoft, Regeringsg 25, Stockholm  Moderators: Johannes Anderberg, Business Development Manager FSI – Microsoft Sweden Ayaz Shukat, Digital Strategist FSI – Microsoft Sweden Welcome to the Microsoft brand-new office at Regeringsgatan 25 in Stockholm.    Microsoft Envision Forum: Reshaping the Financial Industry is a one–day thought leadership event for Business- and IT-leaders, designed to amplify insights and learnings in a collaborative way.    We […]

  • SEB:s känsliga information ligger säkert i molnet

    SEB:s känsliga information ligger säkert i molnet

    Banken SEB tar klivet och förflyttar delar av sin verksamhet in i molnet. Med ett gediget arbete tillsammans med Microsofts lösningar för samarbete, produktivitet och säkerhet är molnet nu så säkert att även banken kan jobba i det. Många företag ser de sömlösa fördelarna med att jobba i molnet. Det förenklar och underlättar verksamheten och […]

Government

  • Kalix uppifrån

    Cyberattacken mot Kalix kommun

    ”Ingenting gick att använda. Det gick inte ens att skriva ut papper från skrivarna. Vår hemtjänstpersonal hade inte tillgång till journaler, ingen kom undan” Mitt i natten den 16:e december drabbades Kalix kommun av en cyberattack. Äldreomsorgen var de första som upptäckte felet. Plötsligt kunde de inte längre logga in i sitt journalsystem. När teknikerna […]

  • Houses and snow

    Så blev Uddevalla kommun en digital pionjär

    Så blev Uddevalla kommun en digital pionjär En kombination av envishet, nyfikna användare, ledningens stöd och rätt verktyg har gjort Uddevalla kommun till en ledande aktör när det gäller att dra nytta av digitaliseringens möjligheter. För tio år sedan befann sig Uddevalla kommun i flera avseenden i samma situation som många andra svenska kommuner. Lokala […]

Hälso- och sjukvård

Myndigheter

Skola och högre utbildning

  • en kvinna som står framför ett fönster

    Din resa börjar nu – student eller nyexad?

    Är du student eller befinner dig i början av din karriär? Det finns många sätt att skaffa nya jobberfarenheter, bygga vidare på din utbildning och fortsätta lära inom områden som intresserar dig. Låt tech hjälpa dig nå dina mål.   Sverige har på kort tid genomgått en stor digital transformation. Digital transformation ställer nya krav på arbetsmarknaden och […]

  • Möt de tre finalisterna i Årets tech-tjej 2024

    Möt de tre finalisterna i Årets tech-tjej 2024

    Nu står det klart vilka tre finalister som har chansen att vinna Microsofts utmärkelse Årets tech-tjej 2024. Dessa offentliggjordes under Microsoft Ignite fredag 15 mars. Vinnaren koras 21 mars på Universum Awards på Fotografiska i Stockholm. Under januari öppnade möjligheten att ansöka till Microsofts årliga utmärkelse Årets tech-tjej och i början av mars annonserades de […]

Tillverkning

  • en skärmdump av en dator

    Investering i ett allomfattande PIM-system gav Alfa Lavals kunder en digital köpupplevelse

    En investering i ett PIM-system (Product Information Management) baserat på Azure och Inriver gav Alfa Lavals kunder en förnyad digital köpupplevelse. Oavsett bransch och plats visar kunderna upp samma höga förtroende för produktrekommendationer i systemet, som de gjorde när de handlade fysiskt från erfarna säljare från Alfa Laval. I ett industriområde i Lund ligger en […]

  • Etex

    Etex använder moderna verktyg för att kunna fokusera på kunderna och få en mer enhetlig verksamhet

    I byggbranschen måste alla komponenter passa ihop och de måste vara tillgängliga i rätt tid, annars får man ingen produkt. För Etex, ett belgiskt byggmaterialföretag, är det här vardagsrutin, men de ville också hitta ett sätt att öka produktiviteten och samarbetet i sitt eget företag. Etex har verksamhet i mer än 42 länder med fler […]

Upptäck fler relaterade artiklar per dokumentation:

Det Nya Arbetslivet

  • Azure Sentinel Security

    Förändring är det nya normala

    En modern arbetsplats som är förändringsbenägen har större möjligheter att attrahera kompetenta medarbetare och samtidigt behålla och utveckla befintliga. Den är samtidigt mer konkurrenskraftig. Kännetecknande för en sådan arbetsplats är användningen av moderna samarbetsverktyg och ett verksamhetsnära IT-stöd. I den globala ekonomin är konkurrensen om såväl kunder som kompetenta medarbetare stenhård. Företag och organisationer som erbjuder ett modernt sätt att arbeta, oberoende av tid och rum, […]

Digital HR

Digital Transformation

Kundreferenser

Pressrum

  • Upplevelserummet

    Microsofts Upplevelserum kan ge er helt nya perspektiv

    Tillbaka på jobbet, och ännu en gång ställer du dig den klassiska frågan: ”Finns det verkligen inget bättre sätt för oss att göra det här?”. Jo, det finns det. Ett besök i vårt ”Upplevelserum” lyfter inte bara frågan, utan ger dig som ledare både svaret och lösningen. Att förstå hur en organisation kan jobba smartare […]

Security & Privacy

  • Houses and snow

    Så blev Uddevalla kommun en digital pionjär

    Så blev Uddevalla kommun en digital pionjär En kombination av envishet, nyfikna användare, ledningens stöd och rätt verktyg har gjort Uddevalla kommun till en ledande aktör när det gäller att dra nytta av digitaliseringens möjligheter. För tio år sedan befann sig Uddevalla kommun i flera avseenden i samma situation som många andra svenska kommuner. Lokala […]

Startups

  • en blå skål

    Att skapa appar för ditt företag har aldrig varit enklare

    Att skapa appar för ditt företag har aldrig varit enklare. Ett kraftfullt användargränssnitt gör det enkelt för alla som är bekanta med Microsoft Office att anpassa och utvidga Dynamics 365 och Office 365 för att kunna skapa användbara appar. Bygg businessappar på bara några timmar! Du kan koppla data till dina appar från källor som […]

Tips