Gå till huvudinnehåll
person sitter vid ett bord framför ett fönster

Får du ut det mesta av Microsoft Teams när du arbetar på distans?

Nina Rapp

Nina Rapp

Affärsområdeschef för Modern Work

Lästid, 6 min.

Det finns många anledningar till och krav för att arbeta på distans. Vi skapade Microsoft Teams just för att uppfylla dessa krav på ett flexibelt sätt: hjälpa dina team att förbli uppkopplade, så att ni kan fortsätta samarbeta och arbeta effektivt, var ni än är.

Här är ett par tips som hjälper dig få ut det mesta av Microsoft Teams medan du arbetar på distans:

1. Träffas mer effektivt

Ny forskning från Work Reworked visar att människor känner att otroliga 52 % av deras arbetstid varje vecka spenderas ineffektivt på grund av saker som onödiga avbrott, ineffektiva möten och att de måste söka efter information.

Microsoft Teams övergripande funktioner för möten eliminerar frustration och ineffektivitet genom att samla allt du behöver inför varje möte på samma plats. När du planerar möten kan du använda chattfunktionen för att lägga till agendan, dokument att läsa inför mötet och andra diskussionsämnen. Du behöver alltså inte leta efter anteckningar från möten i din e-post – allt är på en och samma plats.

Under mötet hjälper du alla fokusera på ämnet genom att slå på video, göra bakgrunden oskarp för att undvika distraktioner och använda undertexter. Dessutom kan du samarbeta i Office 365-dokument och ta fram idéer i realtid med hjälp av den digitala whiteboardtavlan.

Efter mötet är alla resurser från mötet, inklusive inspelning, åtgärder och mötesanteckningar, tillgängliga i chatten, så att teamet kan fortsätta att diskutera ämnen som påbörjades under mötet och fortsätta samarbeta. På så sätt deltar alla i processen och ingen behöver bli frustrerad när de försöker hitta material som togs fram eller skrevs under mötet.

2. Skapa live-event online

Med Microsoft Teams kan du också organisera större livemöten som sändningar, webbseminarier för marknadsföring, lanseringsevent och utbildningsevent. Tack vare Microsoft Teams live-event kan du ha alla möten live och hålla presentationer med upp till 10 000 deltagare i eller utanför organisationen. På så sätt kan alla som arbetar på distans delta och ha all information de behöver.

3. Använda appar och botar

Med appar kan du göra mer i Microsoft Teams. Tänk på de verktyg, filer och instrumentpaneler som din organisation redan använder. Många av dem kan läggas till i Microsoft Teams och du kan lägga till nya genom att gå till Appar. Du kan använda dem i både chattar och kanaler, så att du har all relevant information och alla relevanta verktyg du behöver för att arbeta så effektivt som möjligt, vem du än arbetar med.

Här är några intressanta appar och botar du kan kolla in. Gå till avsnittet Appar i Teams för att upptäcka mer – nya läggs till dagligen!

Who: en bot som hjälper dig hitta information om vem som helst i din organisation. Glöm inte att kolla in fliken för kommande möten för information om deltagarna, så att du vet vem du har möte med.

Microsoft Planner: Organisera dina uppgifter genom att lägga till en eller flera Planner-flikar i gruppkanalen. Du kan spåra status för befintliga aktiviteter och meddelas om du blir tilldelad en ny uppgift.

Icebreaker: en Microsoft Teams-bot som hjälper medlemmar i ditt team komma varandra närmare genom att ordna möten varje vecka, offline eller online, mellan två slumpmässiga teammedlemmar. Boten underlättar schemaläggningen genom att automatiskt föreslå tider som fungerar för båda medlemmarna. Den här appen är särskilt intressant om du arbetar på distans regelbundet eftersom den stärker personliga kopplingar och skapar en sammanlänkad community.

Kriskommunikation: vissa omständigheter kan kräva att du samordnar information och samarbete i teamet som svar på de förändrande tillstånden i dessa kristider. Vilken organisation som helst kan implementera och anpassa denna snabbinsats.

4. Samarbeta i filer i Microsoft Teams

När du arbetar på distans måste du samarbeta och arbeta i Office-dokument med ditt team. Microsoft Teams har underlättat ditt jobb genom att göra det möjligt att skapa Word-, Excel- och PowerPoint-dokument i Teams, så att du inte behöver växla mellan appar. Du kan samarbeta i och redigera dokument tillsammans med dina kollegor, dela anteckningar, lägga till kommentarer och dela efter behov. Du kan till och med starta en chatt eller ett möte från ett dokument för att diskutera ändringar. Ingen mer förvirring kring versioner och ingen överbelastad e-postinkorg med motsägande redigeringar och kommentarer – bara en sömlöst integrerad samarbetsplattform.

5. Få ut mesta av din Microsoft Teams-mobilapp

Har du aktiverat Microsoft Teams på din mobil? Det är det perfekta sättet att hålla koll på diskussioner när du är på resande fot. Nu kan du komma åt alla dina team, kanaler och filer samt delta i möten från mobilen. På så sätt kan du vara säker på att du inte missar något. Var noga med att sätta personliga gränser och optimera dina arbetstider på det sätt som fungerar bäst för dig genom att ställa in timmar och dagar när du inte vill bli störd, en funktion som är tillgänglig i dina Microsoft Teams-inställningar i mobilen.

6. Och glöm inte att vara inkluderande

Om du analyserar dina interaktioner med kollegor under en normal arbetsdag märker du att du inte bara arbetar med personer på din egen avdelning. Oftast har nätverket du arbetar med dagligen vidgats och omfattar kollegor från andra avdelningar, dotterbolag och till och med andra länder. Människor som kanske arbetar på kontor, är på resande fot eller hemma.

Så om du bokar ett möte med teamet måste du inkludera ett Microsoft Teams-möte i varje mötesförfrågan så att alla i teamet kan gå med, oavsett var de befinner sig. Be människor att slå på videon under mötet, så att ni verkligen träffas ”ansikte mot ansikte”. Aktivera undertexter så att personer som inte talar ditt språk flytande också kan följa mötet. Spela även in mötet så att de som inte kan vara med kan se inspelningen i efterhand och hålla sig informerade om beslut och åtgärder.

Och uppmuntra även ditt team att samarbeta och utbyta idéer på sitt språk i chatten eller kanalerna. Med hjälp av funktionen Translate kan alla i teamet översätta meddelandet till sitt språk. På så sätt kan alla utbyta idéer och kommentarer och delta i teamdiskussionen.

Så oavsett om ni arbetar från olika kontor, tillfälligt arbetar hemifrån eller hos kunden hjälper Teams er att förbli produktiva, var ni än är.

Snabbkurs i Microsoft Teams

Ta en gratis snabbkurs i Microsoft Teams

Upptäck fler relaterade artiklar per bransch:

Detaljhandel

Finans och försäkring

  • Two men with computers

    Best of Ecosystems: Aspias strategi för modernisering och tillväxt

    Best of Ecosystems: Aspias strategi för modernisering och tillväxt När redovisningsbyrån Aspia startade hade de 1 000 medarbetare, 15 000 kunder och omsatte runt en miljard kronor. Trots denna imponerande startposition saknade de stödfunktioner för IT, marknad, HR, Finans och försäljning. Men genom att börja från noll och anta strategin ”best of ecosystems” har de snabbt […]

  • Microsoft Envision Forum: Reshaping the Financial Industry March 4th 2020

    Microsoft Envision Forum: Reshaping the Financial Industry March 4th 2020

    When: 4th of March 2020  Where: Microsoft, Regeringsg 25, Stockholm  Moderators: Johannes Anderberg, Business Development Manager FSI – Microsoft Sweden Ayaz Shukat, Digital Strategist FSI – Microsoft Sweden Welcome to the Microsoft brand-new office at Regeringsgatan 25 in Stockholm.    Microsoft Envision Forum: Reshaping the Financial Industry is a one–day thought leadership event for Business- and IT-leaders, designed to amplify insights and learnings in a collaborative way.    We […]

Government

  • Kalix uppifrån

    Cyberattacken mot Kalix kommun

    ”Ingenting gick att använda. Det gick inte ens att skriva ut papper från skrivarna. Vår hemtjänstpersonal hade inte tillgång till journaler, ingen kom undan” Mitt i natten den 16:e december drabbades Kalix kommun av en cyberattack. Äldreomsorgen var de första som upptäckte felet. Plötsligt kunde de inte längre logga in i sitt journalsystem. När teknikerna […]

  • Houses and snow

    Så blev Uddevalla kommun en digital pionjär

    Så blev Uddevalla kommun en digital pionjär En kombination av envishet, nyfikna användare, ledningens stöd och rätt verktyg har gjort Uddevalla kommun till en ledande aktör när det gäller att dra nytta av digitaliseringens möjligheter. För tio år sedan befann sig Uddevalla kommun i flera avseenden i samma situation som många andra svenska kommuner. Lokala […]

Hälso- och sjukvård

  • ”Big Bang”-strategi för digitalisering – och hur man får den att fungera

    ”Big Bang”-strategi för digitalisering – och hur man får den att fungera

    Nuförtiden finns det inget sådant som ”business as usual”. Förändringar och avbrott är det nya normala. Tänk bara på de förändringar som påverkar din organisation just nu, med ny teknik och nya sätt som ligger bakom nya attityder och förväntningar från både anställda och kunder. Allt förändras. Och det enda alla dessa förändringar har gemensamt […]

  • Healthcare professionals operating on a patient

    Effektiv schemaläggning inom sjukvården

    En av de stora utmaningarna idag med att bedriva effektiv vård är schemaläggning och bemanning. Den person som är ansvarig för schemaläggning måste se till att det finns rätt kompetens på plats dygnets alla 24 timmar och arbeta fram en lösning baserad på information som finns lagrad i många olika system. Processen är oftast manuell, […]

Myndigheter

Skola och högre utbildning

Tillverkning

  • en skärmdump av en dator

    Investering i ett allomfattande PIM-system gav Alfa Lavals kunder en digital köpupplevelse

    En investering i ett PIM-system (Product Information Management) baserat på Azure och Inriver gav Alfa Lavals kunder en förnyad digital köpupplevelse. Oavsett bransch och plats visar kunderna upp samma höga förtroende för produktrekommendationer i systemet, som de gjorde när de handlade fysiskt från erfarna säljare från Alfa Laval. I ett industriområde i Lund ligger en […]

  • Etex

    Etex använder moderna verktyg för att kunna fokusera på kunderna och få en mer enhetlig verksamhet

    I byggbranschen måste alla komponenter passa ihop och de måste vara tillgängliga i rätt tid, annars får man ingen produkt. För Etex, ett belgiskt byggmaterialföretag, är det här vardagsrutin, men de ville också hitta ett sätt att öka produktiviteten och samarbetet i sitt eget företag. Etex har verksamhet i mer än 42 länder med fler […]

Upptäck fler relaterade artiklar per dokumentation:

Det Nya Arbetslivet

  • Vad har SAS, Intersport, Region Uppsala, Karolinska och Sveaskog gemensamt?

    Vad har SAS, Intersport, Region Uppsala, Karolinska och Sveaskog gemensamt?

    De berättar alla om sin väg till Det Nya Arbetslivet hos oss i Stockholm onsdag 23 maj. När vi åter bjuder in till vår årliga heldag med fokus på Det Nya Arbetslivet är det med en fullspäckad agenda och många experter, kunder och partner på plats. Utöver av mig själv och min kollega Bjanca Colic […]

Digital HR

Digital Transformation

  • en grupp människor i en vattenmassa framför en byggnad

    Varbergs kommun investerade i säker och lättadministrerad back up

    Företaget Rubrik hjälper organisationer och företag att uppnå kontroll för digitalt driven affärsekonomi, molnmobilitet och regelefterlevnad i förening med en gedigen rutin för backup av all data. Genom ett samarbete mellan Rubrik, Atea och Microsoft har Varbergs kommun installerat delar av Rubriks helhetslösning. Installationen har inneburit att Varbergs kommun nu med regelbundenhet och enkelhet kan […]

Kundreferenser

  • Kjell & Company flyttade växeln till molnet med nya Teams-telefonin

    Kjell & Company flyttade växeln till molnet med nya Teams-telefonin

    Kunderna ringer det vanliga telefonnumret och märker egentligen ingen skillnad. Men bakom kulisserna har det skett en liten revolution. Sedan Kjell & Company flyttade in telefonin i Microsoft Teams kan medarbetare ta emot samtalen direkt i datorn, surfplattan eller mobiltelefonen. Allt som behövs är ett headset. Hemelektronikkedjan Kjell & Company har alltid varit öppna för […]

Pressrum

  • Upplevelserummet

    Microsofts Upplevelserum kan ge er helt nya perspektiv

    Tillbaka på jobbet, och ännu en gång ställer du dig den klassiska frågan: ”Finns det verkligen inget bättre sätt för oss att göra det här?”. Jo, det finns det. Ett besök i vårt ”Upplevelserum” lyfter inte bara frågan, utan ger dig som ledare både svaret och lösningen. Att förstå hur en organisation kan jobba smartare […]

Security & Privacy

Startups

  • en blå skål

    Att skapa appar för ditt företag har aldrig varit enklare

    Att skapa appar för ditt företag har aldrig varit enklare. Ett kraftfullt användargränssnitt gör det enkelt för alla som är bekanta med Microsoft Office att anpassa och utvidga Dynamics 365 och Office 365 för att kunna skapa användbara appar. Bygg businessappar på bara några timmar! Du kan koppla data till dina appar från källor som […]

Tips

  • en person sitter vid ett bord och använder en bärbar dator

    Så här håller du de mest lyckade och säkra mötena med Microsoft Teams

    Nu när så många människor arbetar hemifrån är det viktigare än någonsin att slipa på distansarbetesförmågan och fortsätta vara produktiv. Vi har sett en enorm ökning av antalet människor som samarbetar på ett framgångsrikt och säkert sätt via Microsoft Teams. Men oavsett om du aldrig har använt verktyget förut eller redan håller möten via Teams vill […]