en person sitter vid ett bord och använder en bärbar dator

Så här håller du de mest lyckade och säkra mötena med Microsoft Teams

Nina Rapp

Nina Rapp

Affärsområdeschef för Modern Work

Lästid, 5 min.

Nu när så många människor arbetar hemifrån är det viktigare än någonsin att slipa på distansarbetesförmågan och fortsätta vara produktiv. Vi har sett en enorm ökning av antalet människor som samarbetar på ett framgångsrikt och säkert sätt via Microsoft Teams. Men oavsett om du aldrig har använt verktyget förut eller redan håller möten via Teams vill vi se till att du använder alla dess samarbets- och säkerhetsfunktioner på bästa sätt.

Därför får du här våra nio bästa tips om hur du får de bästa och säkraste onlinemötena.

1. Anslut säkert till personer inom och utanför organisationen

Nästa gång du planerar in ett möte i antingen Microsoft Teams eller Microsoft Outlook anger du bara de externa gästernas e-postadresser så sköter Teams resten. Verktyget skickar en e-postinbjudan som omfattar instruktioner om hur man går med i onlinemötet.

Gästen behöver bara klicka på länken och ange sitt namn för att gå med i mötet från sin webbläsare. Personen behöver inte ens installera ett tillägg eller hämta Teams-klienten.

2. Gör det möjligt för alla att ringa in var de än befinner sig 

Teams har utformats för deltagare på språng som inte har tillgång till internet eller föredrar att ringa in till ett möte. Tack vare det blir mötena inkluderande.

Användare som har funktionen för Ljudkonferenser ser automatiskt instruktioner för uppringning i sina mötesinbjudningar i Teams. När man klickar på uppringningsnumret från en mobiltelefon startas nummersändaren automatiskt och konferensbryggan anges. Nu behöver man inte längre memorera nummer.

3. Behåll kontrollen med mötesalternativ 

Teams ger mötesorganisatören många alternativ när det gäller att definiera roller och behörigheter för onlinemötets deltagare.

Du kan till exempel skapa en möteslobby där organisatören kan ange när vissa personer släpps in i mötet. Det här är mycket användbart om man diskuterar konfidentiella frågor. Du kan också utse presentatörer, stänga av ljudet för deltagare och starta/stoppa inspelningar, för att bara nämna några alternativ.

4. Ha personliga samtal med video 

I dessa tider när fysiska möten ofta inte är möjliga är onlinemöten via video den näst bästa lösningen. Det ger så mycket mer sammanhang till det som sägs om man kan se ansiktsuttrycket när någon pratar.

Uppmuntra alla i Teams-mötet att sätta på video för att få ett mer personligt och engagerande samtal. Om du inte vill att alla ska bli distraherade av din unika köksinredning eller ett husdjur som går förbi kan du aktivera bakgrundsoskärpa eller anpassade bakgrunder.

5. Dela bara det du behöver 

Som vi alla vet från våra egna möten är det ibland bra att begränsa sig. När du delar innehåll i Teams-möten har du kontroll över vad andra kan se.

Du kan välja om du vill visa hela skrivbordet eller bara ett visst fönster. Det här kan återigen vara bra om du inte vill att andra ska se konfidentiell information. Du kan även begära att presentatören ger dig kontroll om någon delar sitt skrivbord eller ett program.

6. Låt alla göra anteckningar på whiteboardtavlan 

Bara för att ni befinner er på olika platser betyder det inte att ni inte kan ha brainstorming på en whiteboardtavla.

Microsoft Whiteboard ingår i alla Teams-möten så att deltagarna kan bidra via pekfunktion, mus och digitalt bläck. Whiteboardanteckningar sparas som en del av varje möte och är tillgängliga att användas i framtiden och hänvisa till i mötets chatt.

7. Missa inte mötet även om du missade mötet 

Oavsett om någon kommer fem minuter sent eller blir dubbelbokad med en brandövning finns det risk att någon missar mötet. I stället för att uppdatera genom ett annat möte kan du helt enkelt spela in Microsoft Teams-mötet. Det inspelade mötet lagras inte bara i molnet och länkas i mötets chatt, utan deltagarna kan även söka i mötets transkribering och hoppa till den tidpunkt i mötet då en viss fråga togs upp.

8. Känn till och se exakt vad som sägs  

Hur många gånger har du bett (eller velat be) någon att upprepa sig under ett konferenssamtal?

Tydlighet är otroligt viktigt för att ett möte ska bli lyckat. Uppmuntra därför deltagarna att aktivera liveundertexter och läsa textning i realtid. Den här funktionen gör stor skillnad för personer med hörselnedsättning, personer med varierande språkkunskaper eller personer som ansluter från en plats med hög ljudnivå.

9. Välj enheter som får dig att synas och höras bäst 

Microsoft har en full portfölj med Teams-certifierade enheter med video och ljud av hög kvalitet. Anslut och starta mötena med en enkel tryckning och välj var och hur du vill arbeta, med hjälp av enheter som har utformats för alla platser och arbetsstilar.

Få mer support

Upptäck hur Microsoft kan hjälpa alla organisationer att svara idag

Upptäck fler relaterade artiklar per bransch:

Detaljhandel

  • Microsoft HoloLens under arbete med stadsbyggnad

    Mixed Reality – en katalysator för innovation på arbetsplatserna

    Tack vare digitaliseringen är arbetslivet i ständig förändring vilket skapar behov av nya sätt att arbeta på. Ny teknologi och teknik stöttar de nya arbetssätten. Arbete idag är inte lägre bara ett utförande av rutinuppgifter utan har utvecklats till kreativt problemlösning som sker via flera enheter och lösningar. Vi ser också att arbetsgrupper är mer […]

  • HeadBrands framtidssäkrar med Microsoft 365 Business

    HeadBrands framtidssäkrar med Microsoft 365 Business

    Med en tillväxt på 300 procent de senaste tre åren är frisörgrossisten HeadBrands utan tvekan snabbväxande. De var också snabba med att inse hur deras strategi kring IT och tekniken de använde inte hängde med i samma takt, vilket de tog tag i direkt. HeadBrands behövde en modern IT-lösning för att kunna öka sin produktivitet […]

Finans och försäkring

  • SEB:s känsliga information ligger säkert i molnet

    SEB:s känsliga information ligger säkert i molnet

    Banken SEB tar klivet och förflyttar delar av sin verksamhet in i molnet. Med ett gediget arbete tillsammans med Microsofts lösningar för samarbete, produktivitet och säkerhet är molnet nu så säkert att även banken kan jobba i det. Många företag ser de sömlösa fördelarna med att jobba i molnet. Det förenklar och underlättar verksamheten och […]

  • Microsoft Envision Forum: Reshaping the Financial Industry March 4th 2020

    Microsoft Envision Forum: Reshaping the Financial Industry March 4th 2020

    When: 4th of March 2020  Where: Microsoft, Regeringsg 25, Stockholm  Moderators: Johannes Anderberg, Business Development Manager FSI – Microsoft Sweden Ayaz Shukat, Digital Strategist FSI – Microsoft Sweden Welcome to the Microsoft brand-new office at Regeringsgatan 25 in Stockholm.    Microsoft Envision Forum: Reshaping the Financial Industry is a one–day thought leadership event for Business- and IT-leaders, designed to amplify insights and learnings in a collaborative way.    We […]

Government

  • Kalix uppifrån

    Cyberattacken mot Kalix kommun

    ”Ingenting gick att använda. Det gick inte ens att skriva ut papper från skrivarna. Vår hemtjänstpersonal hade inte tillgång till journaler, ingen kom undan” Mitt i natten den 16:e december drabbades Kalix kommun av en cyberattack. Äldreomsorgen var de första som upptäckte felet. Plötsligt kunde de inte längre logga in i sitt journalsystem. När teknikerna […]

Hälso- och sjukvård

Myndigheter

  • Iceland runs on Trust

    Hur ett litet land uppnådde stora mål med hjälp av molnet

    I december 2015 påbörjade Islands regering en översyn av den digitala infrastrukturen. Över 100 olika leverantörer hanterades av över 100 IT-chefer på varje offentlig institution, och uppdraget var att förenkla IT-hanteringen för över 20 000 användare. Lösningen Två och ett halvt år senare fattades beslutet: Microsoft 365 valdes ut som gemensam molnplattform för hela den […]

  • Business Sweden – en modern, global arbetsplats

    Business Sweden – en modern, global arbetsplats

    Med tillväxt och innovation som en del av vardagen måste tekniken stötta och underlätta. Ta del av Business Swedens glasklara fokus och varför Microsofts moln var det självklara valet.  

Skola och högre utbildning

Tillverkning

  • en skärmdump av en dator

    Investering i ett allomfattande PIM-system gav Alfa Lavals kunder en digital köpupplevelse

    En investering i ett PIM-system (Product Information Management) baserat på Azure och Inriver gav Alfa Lavals kunder en förnyad digital köpupplevelse. Oavsett bransch och plats visar kunderna upp samma höga förtroende för produktrekommendationer i systemet, som de gjorde när de handlade fysiskt från erfarna säljare från Alfa Laval. I ett industriområde i Lund ligger en […]

  • en person som sitter vid ett skrivbord med en bärbar dator

    Min ledarskapskompass i dystra tider

    Microsofts Max Tchapeyou erbjuder en mycket personlig synvinkel, med hänvisning till de sex sätt han har funnit för att arbeta mer effektivt – och positivt – med sitt team.

Upptäck fler relaterade artiklar per dokumentation:

Det Nya Arbetslivet

  • Framtidens hybrida kontor: Ställ tuffa krav på hårdvara

    Framtidens hybrida kontor: Ställ tuffa krav på hårdvara

    Är du en av alla svenskar som arbetat mer hemma till följd av pandemin? Hoppas det har gått bra. Det borde det ha gjort, i alla fall om man ska tro den undersökning som Microsoft och Boston Consulting Group nyligen genomfört, bland annat i Sverige. Den visar att nästan hälften svenskarna delvis arbetat från hemmet under 2020. Fler än sju av tio chefer […]

Digital HR

Digital Transformation

  • ”Big Bang”-strategi för digitalisering – och hur man får den att fungera

    ”Big Bang”-strategi för digitalisering – och hur man får den att fungera

    Nuförtiden finns det inget sådant som ”business as usual”. Förändringar och avbrott är det nya normala. Tänk bara på de förändringar som påverkar din organisation just nu, med ny teknik och nya sätt som ligger bakom nya attityder och förväntningar från både anställda och kunder. Allt förändras. Och det enda alla dessa förändringar har gemensamt […]

Kundreferenser

  • ”Big Bang”-strategi för digitalisering – och hur man får den att fungera

    ”Big Bang”-strategi för digitalisering – och hur man får den att fungera

    Nuförtiden finns det inget sådant som ”business as usual”. Förändringar och avbrott är det nya normala. Tänk bara på de förändringar som påverkar din organisation just nu, med ny teknik och nya sätt som ligger bakom nya attityder och förväntningar från både anställda och kunder. Allt förändras. Och det enda alla dessa förändringar har gemensamt […]

Pressrum

  • Upplevelserummet

    Microsofts Upplevelserum kan ge er helt nya perspektiv

    Tillbaka på jobbet, och ännu en gång ställer du dig den klassiska frågan: ”Finns det verkligen inget bättre sätt för oss att göra det här?”. Jo, det finns det. Ett besök i vårt ”Upplevelserum” lyfter inte bara frågan, utan ger dig som ledare både svaret och lösningen. Att förstå hur en organisation kan jobba smartare […]

Security & Privacy

Startups

  • en blå skål

    Att skapa appar för ditt företag har aldrig varit enklare

    Att skapa appar för ditt företag har aldrig varit enklare. Ett kraftfullt användargränssnitt gör det enkelt för alla som är bekanta med Microsoft Office att anpassa och utvidga Dynamics 365 och Office 365 för att kunna skapa användbara appar. Bygg businessappar på bara några timmar! Du kan koppla data till dina appar från källor som […]

Tips

  • Gearup for Velocity

    Gearup for Velocity

    För att komma igång med det praktiska arbetet inom Developer Velocity har vi här tagit fram ett antal digitala kurser för utvecklare. Utbildningarna körs digitalt från Reactor i Stockholm och du kommer åt dem här. Vi har även samlat utbildningar från vår globala sida Microsoft Learn, se nedan: Develop web applications with Visual Studio Code […]