Gå till huvudinnehåll
Pulse
en person sitter vid ett bord och använder en bärbar dator
Lästid, 5 min.

Nu när så många människor arbetar hemifrån är det viktigare än någonsin att slipa på distansarbetesförmågan och fortsätta vara produktiv. Vi har sett en enorm ökning av antalet människor som samarbetar på ett framgångsrikt och säkert sätt via Microsoft Teams. Men oavsett om du aldrig har använt verktyget förut eller redan håller möten via Teams vill vi se till att du använder alla dess samarbets- och säkerhetsfunktioner på bästa sätt.

Därför får du här våra nio bästa tips om hur du får de bästa och säkraste onlinemötena.

1. Anslut säkert till personer inom och utanför organisationen

Nästa gång du planerar in ett möte i antingen Microsoft Teams eller Microsoft Outlook anger du bara de externa gästernas e-postadresser så sköter Teams resten. Verktyget skickar en e-postinbjudan som omfattar instruktioner om hur man går med i onlinemötet.

Gästen behöver bara klicka på länken och ange sitt namn för att gå med i mötet från sin webbläsare. Personen behöver inte ens installera ett tillägg eller hämta Teams-klienten.

2. Gör det möjligt för alla att ringa in var de än befinner sig 

Teams har utformats för deltagare på språng som inte har tillgång till internet eller föredrar att ringa in till ett möte. Tack vare det blir mötena inkluderande.

Användare som har funktionen för Ljudkonferenser ser automatiskt instruktioner för uppringning i sina mötesinbjudningar i Teams. När man klickar på uppringningsnumret från en mobiltelefon startas nummersändaren automatiskt och konferensbryggan anges. Nu behöver man inte längre memorera nummer.

3. Behåll kontrollen med mötesalternativ 

Teams ger mötesorganisatören många alternativ när det gäller att definiera roller och behörigheter för onlinemötets deltagare.

Du kan till exempel skapa en möteslobby där organisatören kan ange när vissa personer släpps in i mötet. Det här är mycket användbart om man diskuterar konfidentiella frågor. Du kan också utse presentatörer, stänga av ljudet för deltagare och starta/stoppa inspelningar, för att bara nämna några alternativ.

4. Ha personliga samtal med video 

I dessa tider när fysiska möten ofta inte är möjliga är onlinemöten via video den näst bästa lösningen. Det ger så mycket mer sammanhang till det som sägs om man kan se ansiktsuttrycket när någon pratar.

Uppmuntra alla i Teams-mötet att sätta på video för att få ett mer personligt och engagerande samtal. Om du inte vill att alla ska bli distraherade av din unika köksinredning eller ett husdjur som går förbi kan du aktivera bakgrundsoskärpa eller anpassade bakgrunder.

5. Dela bara det du behöver 

Som vi alla vet från våra egna möten är det ibland bra att begränsa sig. När du delar innehåll i Teams-möten har du kontroll över vad andra kan se.

Du kan välja om du vill visa hela skrivbordet eller bara ett visst fönster. Det här kan återigen vara bra om du inte vill att andra ska se konfidentiell information. Du kan även begära att presentatören ger dig kontroll om någon delar sitt skrivbord eller ett program.

6. Låt alla göra anteckningar på whiteboardtavlan 

Bara för att ni befinner er på olika platser betyder det inte att ni inte kan ha brainstorming på en whiteboardtavla.

Microsoft Whiteboard ingår i alla Teams-möten så att deltagarna kan bidra via pekfunktion, mus och digitalt bläck. Whiteboardanteckningar sparas som en del av varje möte och är tillgängliga att användas i framtiden och hänvisa till i mötets chatt.

7. Missa inte mötet även om du missade mötet 

Oavsett om någon kommer fem minuter sent eller blir dubbelbokad med en brandövning finns det risk att någon missar mötet. I stället för att uppdatera genom ett annat möte kan du helt enkelt spela in Microsoft Teams-mötet. Det inspelade mötet lagras inte bara i molnet och länkas i mötets chatt, utan deltagarna kan även söka i mötets transkribering och hoppa till den tidpunkt i mötet då en viss fråga togs upp.

8. Känn till och se exakt vad som sägs  

Hur många gånger har du bett (eller velat be) någon att upprepa sig under ett konferenssamtal?

Tydlighet är otroligt viktigt för att ett möte ska bli lyckat. Uppmuntra därför deltagarna att aktivera liveundertexter och läsa textning i realtid. Den här funktionen gör stor skillnad för personer med hörselnedsättning, personer med varierande språkkunskaper eller personer som ansluter från en plats med hög ljudnivå.

9. Välj enheter som får dig att synas och höras bäst 

Microsoft har en full portfölj med Teams-certifierade enheter med video och ljud av hög kvalitet. Anslut och starta mötena med en enkel tryckning och välj var och hur du vill arbeta, med hjälp av enheter som har utformats för alla platser och arbetsstilar.

Få mer support

Upptäck hur Microsoft kan hjälpa alla organisationer att svara idag

Detaljhandel

Finans och försäkring

  • Microsoft Envision Forum: Reshaping the Financial Industry March 4th 2020

    Microsoft Envision Forum: Reshaping the Financial Industry March 4th 2020

    When: 4th of March 2020  Where: Microsoft, Regeringsg 25, Stockholm  Moderators: Johannes Anderberg, Business Development Manager FSI – Microsoft Sweden Ayaz Shukat, Digital Strategist FSI – Microsoft Sweden Welcome to the Microsoft brand-new office at Regeringsgatan 25 in Stockholm.    Microsoft Envision Forum: Reshaping the Financial Industry is a one–day thought leadership event for Business- and IT-leaders, designed to amplify insights and learnings in a collaborative way.    We […]

Hälso- och sjukvård

  • ”Big Bang”-strategi för digitalisering – och hur man får den att fungera

    ”Big Bang”-strategi för digitalisering – och hur man får den att fungera

    Nuförtiden finns det inget sådant som ”business as usual”. Förändringar och avbrott är det nya normala. Tänk bara på de förändringar som påverkar din organisation just nu, med ny teknik och nya sätt som ligger bakom nya attityder och förväntningar från både anställda och kunder. Allt förändras. Och det enda alla dessa förändringar har gemensamt […]

  • Healthcare professionals operating on a patient

    Effektiv schemaläggning inom sjukvården

    En av de stora utmaningarna idag med att bedriva effektiv vård är schemaläggning och bemanning. Den person som är ansvarig för schemaläggning måste se till att det finns rätt kompetens på plats dygnets alla 24 timmar och arbeta fram en lösning baserad på information som finns lagrad i många olika system. Processen är oftast manuell, […]

Myndigheter

  • Ineco

    Ineco höjer personalproduktiviteten med moderna verktyg och AI

    Att hålla på med krånglig programvara gör ingen mer effektiv. Och om det är svårt att dela filer och samarbeta i dokument slår det också tillbaka på produktiviteten. Det här har många företag insett. Ineco, ett spanskt företag inom den offentliga sektorn, är ett av dem. Därför bestämde de sig för att ändra hur de […]

  • Business Sweden – en modern, global arbetsplats

    Business Sweden – en modern, global arbetsplats

    Med tillväxt och innovation som en del av vardagen måste tekniken stötta och underlätta. Ta del av Business Swedens glasklara fokus och varför Microsofts moln var det självklara valet.  

Skola och högre utbildning

  • 5 tips för att arbeta hemifrån med barn

    5 tips för att arbeta hemifrån med barn

    Hjälp och råd till personer som försöker balansera arbete och barnomsorg under Covid-19-störningarna.

  • en kvinna som står framför ett fönster

    Din resa börjar nu – student eller nyexad?

    Är du student eller befinner dig i början av din karriär? Det finns många sätt att skaffa nya jobberfarenheter, bygga vidare på din utbildning och fortsätta lära inom områden som intresserar dig. Låt tech hjälpa dig nå dina mål.   Sverige har på kort tid genomgått en stor digital transformation. Digital transformation ställer nya krav på arbetsmarknaden och […]

Tillverkning

  • Etex

    Etex använder moderna verktyg för att kunna fokusera på kunderna och få en mer enhetlig verksamhet

    I byggbranschen måste alla komponenter passa ihop och de måste vara tillgängliga i rätt tid, annars får man ingen produkt. För Etex, ett belgiskt byggmaterialföretag, är det här vardagsrutin, men de ville också hitta ett sätt att öka produktiviteten och samarbetet i sitt eget företag. Etex har verksamhet i mer än 42 länder med fler […]

  • en skärmdump av en dator

    Investering i ett allomfattande PIM-system gav Alfa Lavals kunder en digital köpupplevelse

    En investering i ett PIM-system (Product Information Management) baserat på Azure och Inriver gav Alfa Lavals kunder en förnyad digital köpupplevelse. Oavsett bransch och plats visar kunderna upp samma höga förtroende för produktrekommendationer i systemet, som de gjorde när de handlade fysiskt från erfarna säljare från Alfa Laval. I ett industriområde i Lund ligger en […]