en person sitter vid ett bord och använder en bärbar dator
Lästid, 5 min.

Nu när så många människor arbetar hemifrån är det viktigare än någonsin att slipa på distansarbetesförmågan och fortsätta vara produktiv. Vi har sett en enorm ökning av antalet människor som samarbetar på ett framgångsrikt och säkert sätt via Microsoft Teams. Men oavsett om du aldrig har använt verktyget förut eller redan håller möten via Teams vill vi se till att du använder alla dess samarbets- och säkerhetsfunktioner på bästa sätt.

Därför får du här våra nio bästa tips om hur du får de bästa och säkraste onlinemötena.

1. Anslut säkert till personer inom och utanför organisationen

Nästa gång du planerar in ett möte i antingen Microsoft Teams eller Microsoft Outlook anger du bara de externa gästernas e-postadresser så sköter Teams resten. Verktyget skickar en e-postinbjudan som omfattar instruktioner om hur man går med i onlinemötet.

Gästen behöver bara klicka på länken och ange sitt namn för att gå med i mötet från sin webbläsare. Personen behöver inte ens installera ett tillägg eller hämta Teams-klienten.

2. Gör det möjligt för alla att ringa in var de än befinner sig 

Teams har utformats för deltagare på språng som inte har tillgång till internet eller föredrar att ringa in till ett möte. Tack vare det blir mötena inkluderande.

Användare som har funktionen för Ljudkonferenser ser automatiskt instruktioner för uppringning i sina mötesinbjudningar i Teams. När man klickar på uppringningsnumret från en mobiltelefon startas nummersändaren automatiskt och konferensbryggan anges. Nu behöver man inte längre memorera nummer.

3. Behåll kontrollen med mötesalternativ 

Teams ger mötesorganisatören många alternativ när det gäller att definiera roller och behörigheter för onlinemötets deltagare.

Du kan till exempel skapa en möteslobby där organisatören kan ange när vissa personer släpps in i mötet. Det här är mycket användbart om man diskuterar konfidentiella frågor. Du kan också utse presentatörer, stänga av ljudet för deltagare och starta/stoppa inspelningar, för att bara nämna några alternativ.

4. Ha personliga samtal med video 

I dessa tider när fysiska möten ofta inte är möjliga är onlinemöten via video den näst bästa lösningen. Det ger så mycket mer sammanhang till det som sägs om man kan se ansiktsuttrycket när någon pratar.

Uppmuntra alla i Teams-mötet att sätta på video för att få ett mer personligt och engagerande samtal. Om du inte vill att alla ska bli distraherade av din unika köksinredning eller ett husdjur som går förbi kan du aktivera bakgrundsoskärpa eller anpassade bakgrunder.

5. Dela bara det du behöver 

Som vi alla vet från våra egna möten är det ibland bra att begränsa sig. När du delar innehåll i Teams-möten har du kontroll över vad andra kan se.

Du kan välja om du vill visa hela skrivbordet eller bara ett visst fönster. Det här kan återigen vara bra om du inte vill att andra ska se konfidentiell information. Du kan även begära att presentatören ger dig kontroll om någon delar sitt skrivbord eller ett program.

6. Låt alla göra anteckningar på whiteboardtavlan 

Bara för att ni befinner er på olika platser betyder det inte att ni inte kan ha brainstorming på en whiteboardtavla.

Microsoft Whiteboard ingår i alla Teams-möten så att deltagarna kan bidra via pekfunktion, mus och digitalt bläck. Whiteboardanteckningar sparas som en del av varje möte och är tillgängliga att användas i framtiden och hänvisa till i mötets chatt.

7. Missa inte mötet även om du missade mötet 

Oavsett om någon kommer fem minuter sent eller blir dubbelbokad med en brandövning finns det risk att någon missar mötet. I stället för att uppdatera genom ett annat möte kan du helt enkelt spela in Microsoft Teams-mötet. Det inspelade mötet lagras inte bara i molnet och länkas i mötets chatt, utan deltagarna kan även söka i mötets transkribering och hoppa till den tidpunkt i mötet då en viss fråga togs upp.

8. Känn till och se exakt vad som sägs  

Hur många gånger har du bett (eller velat be) någon att upprepa sig under ett konferenssamtal?

Tydlighet är otroligt viktigt för att ett möte ska bli lyckat. Uppmuntra därför deltagarna att aktivera liveundertexter och läsa textning i realtid. Den här funktionen gör stor skillnad för personer med hörselnedsättning, personer med varierande språkkunskaper eller personer som ansluter från en plats med hög ljudnivå.

9. Välj enheter som får dig att synas och höras bäst 

Microsoft har en full portfölj med Teams-certifierade enheter med video och ljud av hög kvalitet. Anslut och starta mötena med en enkel tryckning och välj var och hur du vill arbeta, med hjälp av enheter som har utformats för alla platser och arbetsstilar.

Få mer support

Upptäck hur Microsoft kan hjälpa alla organisationer att svara idag

Upptäck fler relaterade artiklar per bransch:

Detaljhandel

Finans och försäkring

  • Microsoft Envision Forum: Reshaping the Financial Industry March 4th 2020

    Microsoft Envision Forum: Reshaping the Financial Industry March 4th 2020

    When: 4th of March 2020  Where: Microsoft, Regeringsg 25, Stockholm  Moderators: Johannes Anderberg, Business Development Manager FSI – Microsoft Sweden Ayaz Shukat, Digital Strategist FSI – Microsoft Sweden Welcome to the Microsoft brand-new office at Regeringsgatan 25 in Stockholm.    Microsoft Envision Forum: Reshaping the Financial Industry is a one–day thought leadership event for Business- and IT-leaders, designed to amplify insights and learnings in a collaborative way.    We […]

Hälso- och sjukvård

  • logotyp

    Varför förtroende är så viktigt vid vårdens digitala omvandling.

    Telefonen ringde nästan oupphörligen i flera veckor. Nu ringde det igen. ”Veronica” hörde jag en röst säga i andra änden. ”Vi har en idé!” Jag hörde omedelbart vem det var. Jag har känt Carlo Tacchetti nästan lika länge som jag har arbetat på Microsoft. Han är professor vid universitetet Vita-Salute San Raffaele och ansvarig för […]

  • Healthcare professionals operating on a patient

    Effektiv schemaläggning inom sjukvården

    En av de stora utmaningarna idag med att bedriva effektiv vård är schemaläggning och bemanning. Den person som är ansvarig för schemaläggning måste se till att det finns rätt kompetens på plats dygnets alla 24 timmar och arbeta fram en lösning baserad på information som finns lagrad i många olika system. Processen är oftast manuell, […]

Myndigheter

Skola och högre utbildning

Tillverkning

  • en person som sitter vid ett skrivbord med en bärbar dator

    Min ledarskapskompass i dystra tider

    Microsofts Max Tchapeyou erbjuder en mycket personlig synvinkel, med hänvisning till de sex sätt han har funnit för att arbeta mer effektivt – och positivt – med sitt team.

  • Agil

    Arbeta med agilt med Microsofts verktyg

    Agil metodik uppstod som en motreaktion till de traditionella projektledningsmetoderna. Metodiken fokuserar på samarbete, inkrementell utveckling, kontinuerlig planering och kontinuerligt lärande – men det viktiga med agila arbetssätt är att vi blir mer öppna för förändrade krav under projektets gång. Förutsättningar kan ändras, nya insikter kan uppstå och man kan komma på förbättringar under arbetets […]

Upptäck fler relaterade artiklar per dokumentation:

Det Nya Arbetslivet

  • utsikt över en stad på natten

    Summary: Microsoft Tech Forum Sweden – A Virtual Gathering Around the Latest Buzz

    On Thursday 11th of June, we had our digital event experience Microsoft Tech Forum: Sweden – A Virtual Gathering Around the Latest Buzz. Below is a summary of the two-hour live broadcasted event, and for each block you will find valuable links to deep-dive material so that you can learn more. Block 1: Learnings from Covid-19 [30 […]

Digital HR

  • Women Think Next

    Women Think Next

    Temat för Microsofts event Women Think Next den 13 juni var: ”Building the future – where technology, culture and leadership meet to empower people and organizations to reach their full potential.” Det blev en inspirerande kväll med inbjudna kvinnliga seniora ledare från techbranschen. Särskilt inspirerande var att höra om hur det är att driva startups […]

Digital Transformation

Kundreferenser

  • MSHoloLens

    Kiruna stad flyttas med stöd av Microsoft HoloLens

    Vid installation eller reparation av infrastruktur under mark, såsom fjärrvärmeledningar och elkablar, arbetar kommunerna och myndigheterna ofta i blindo. Kartor kan vara felaktiga eller föråldrade. I vissa fall existerar de inte alls. Men med hjälp av Mixed Reality och Microsofts HoloLens finns nu en mycket intressant teknisk lösning som har börjat att användas i samband […]

Pressrum

  • Upplevelserummet

    Microsofts Upplevelserum kan ge er helt nya perspektiv

    Tillbaka på jobbet, och ännu en gång ställer du dig den klassiska frågan: ”Finns det verkligen inget bättre sätt för oss att göra det här?”. Jo, det finns det. Ett besök i vårt ”Upplevelserum” lyfter inte bara frågan, utan ger dig som ledare både svaret och lösningen. Att förstå hur en organisation kan jobba smartare […]

Security & Privacy

Startups

  • en blå skål

    Att skapa appar för ditt företag har aldrig varit enklare

    Att skapa appar för ditt företag har aldrig varit enklare. Ett kraftfullt användargränssnitt gör det enkelt för alla som är bekanta med Microsoft Office att anpassa och utvidga Dynamics 365 och Office 365 för att kunna skapa användbara appar. Bygg businessappar på bara några timmar! Du kan koppla data till dina appar från källor som […]

Tips

  • 5 nycklar för att främja medarbetarnas engagemang

    5 nycklar för att främja medarbetarnas engagemang

    Ett företags starkaste konkurrensfördel är dess medarbetare. Gör du de rätta valen för att till fullo utnyttja denna värdefulla tillgång, eller åtminstone tillräckligt för att kunna behålla den? Uppmuntra dina medarbetare att hitta sitt sätt att jobba, och lyssna till deras behov Bara 13 % av alla anställda världen över känner stort engagemang och är […]