Gå till huvudinnehåll
Houses and snow
Lästid, 6 min.

Så blev Uddevalla kommun en digital pionjär

En kombination av envishet, nyfikna användare, ledningens stöd och rätt verktyg har gjort Uddevalla kommun till en ledande aktör när det gäller att dra nytta av digitaliseringens möjligheter.

För tio år sedan befann sig Uddevalla kommun i flera avseenden i samma situation som många andra svenska kommuner. Lokala företagare kände frustration över svårigheter att nå kommunen. Kommunens anställda, särskilt inom den sociala sektorn, upplevde en hög arbetsbörda.

Dessutom var IT-lösningarna en rörig blandning, ofta utan en adekvat koppling till verksamhetens behov. Detta påverkade både anställda och invånare, då många ärenden i kommunens e-tjänster lämnades olösta – med ökad tidsåtgång och irritation som följd.

Att IT kunde bidra till mer nytta i kommunen var något som IT-chefen Britt-Inger Berntsson länge hade ”missionerat om”, berättar hon.

– Jag och mina kollegor har haft ett mantra – ”behovet, behovet, behovet” – när någon kommit och begärt en specifik IT-produkt. Målet har varit att involvera verksamheterna mer i IT-utvecklingen. Vi strävar efter samarbete, men jag tror att många har känt sig lite rädda för IT.

Tidig automatisering inom socialtjänsten

För några år sedan vände situationen. Britt-Inger Berntsson kopplar detta till inköpet av licenser för Microsoft Power Platform.

– Microsofts verktyg har varit en ögonöppnare. Socialtjänstens chef var den första som insåg potentialen och fick snabbt sitt team att följa med. Tillsammans utvecklade vi verktyg för automatisering av bland annat avgiftshantering och beställning av matlådor – uppgifter som tidigare krävde manuell hantering.

Socialtjänsten blev ett föredöme som snabbt uppmärksammades av andra inom kommunen. Därmed uppstod den stora ketchup-effekten, som Britt-Inger Berntsson uttrycker det.

– Många tänkte nog ”om de kan, så kan vi”, och plötsligt hade vi flera spännande utvecklingsprojekt inom olika förvaltningar.

Ökad kvalitet och roligare arbete

Kommunens kommunikationschef, Mats Eliasson, instämmer med Britt-Ingers beskrivning av socialtjänsten som digitala pionjärer inom kommunen.

– Det är fantastiskt att se hur tekniken nu kan hantera uppgifter som inte kräver mänsklig närvaro. Det frigör tid som kan ägnas åt arbetsuppgifter som kräver empati, kreativitet och personlig närvaro. Det blir effektivt samtidigt som det ökar kvaliteten på de tjänster vi erbjuder och gör att medarbetarna tycker att arbetet är roligare.

Som en del av kommunens påskyndade IT-utveckling genomförde Mats Eliasson och hans team ett ”företagsmaraton” i början av 2023.

– Vi besökte omkring hundra lokala företag på en vecka. Målet var att ta reda på deras behov gentemot oss, både när det gällde hårda och mjuka frågor.

Det visade sig snabbt att det främst handlade om mjuka frågor, som bemötande och tillgänglighet, konstaterar han.

– Vi insåg bland annat att företagarna hade anpassat sig betydligt till våra villkor när det gäller öppettider och tillgång till tjänster. Det ledde till två idéer som snart blir verklighet. Den första är 24/7-tillgänglighet, där företagen nu har fått portalen ”Mina sidor” för att enkelt komma åt allt relevant i sina kontakter med kommunen.

Den andra idén är införandet av automatiska myndighetsbeslut, vilket sparar betydande tid för både företag och handläggare.

Kräver bästa möjliga säkerhet

Arbetet med digitalisering har varit central i Uddevalla kommun under en längre tid. Dock har fokus inte enbart varit att digitalisera processer, utan framförallt att hitta sätt att utveckla verksamheterna med stöd av tekniska lösningar.

– För att bli involverad och delta i verksamhetsutvecklingen måste vi täcka in de mest grundläggande aspekterna i alla relationer. Det handlar om respekt för varandras kompetenser och vad varje person bidrar med. Skapandet av förtroende och trygghet är avgörande i dessa sammanhang, säger Britt-Inger Berntsson.

– Vår tekniska lösning fokuserar i hög grad på att skapa trygghet och göra det enkelt att fortsätta utvecklingen inom kommunen. Som IT-organisation tar vi hand om många av de mest komplicerade aspekterna, exempelvis hantering av säkerhet i miljön. Den digitala världen är turbulent, med ständigt framväxande hot från olika håll. Vi anpassar vår leverans kontinuerligt för att förbli ett steg före. När vi samarbetar med våra verksamheter erbjuder vi digital trygghet, vilket möjliggör fortsatt verksamhet och utveckling. I stort sett låter vi dem bygga vidare på våra insatser för att nå längre.

– En annan väsentlig faktor är att ha IT-medarbetare som värderar människor högre än maskiner. Dessutom krävs mod från IT-chefen, eftersom det är en investering, framförallt i tid, innan vändningen och ketchup-effekten inträffar. Utan stöd från ledningen blir det mycket svårt.

Strategier på ledningsnivå

I Uddevalla kommun har man alltid kunnat räkna med ledningens stöd – och det gäller fortfarande, enligt kommundirektör Malin Krantz.

– När vi diskuterar verksamheter eller processer på högsta ledningsnivå har vår utgångspunkt alltid varit: går det att göra på ett annat sätt med hjälp av digitalisering?, säger hon.

De har även ett centralt IT-råd som bedömer önskemål från de lokala IT-råden i varje förvaltning. De överväger nytta och mervärde av eventuella satsningar.

– Vi tittar också på möjliga synergier. En avgörande framgångsfaktor i detta arbete är att inte längre arbeta parallellt i separata spår, säger Malin Krantz.

Ökad samverkan och delaktighet

Hittills har kommunens digitaliseringsresa inneburit ökad tillgänglighet, förenklade ansökningsprocesser, snabbare handläggning och rättvisare bedömningar, till exempel inom ekonomiskt bistånd, tack vare automatisering.

– Detta främjar samverkan mellan organisationen och invånarna, vilket gör det enklare för dem att vara involverade i kommunala beslut och känna sig mer delaktiga, säger Britt-Inger Berntsson.

För kommunanställda har fördelarna inkluderat att tidskrävande manuella uppgifter har eliminerats – allt från att boka vikarier till att hantera dokumentation inom vården – vilket har frigjort tid för mer meningsfullt arbete.

Enligt henne har vården, särskilt med användningen av AI-verktyg som Microsoft Copilot som snart kommer att implementeras, mycket att vinna på digitaliseringen.

– Generativ AI är något vi aktivt kommer att utforska, eftersom det har en enorm potential. Det är viktigt att vara med på tåget tidigt.

Även om digitaliseringsresan inom kommunen har kommit långt är den bara i sin linda, enligt Britt-Inger Berntsson.

– Det kommer förmodligen aldrig att avslutas, och det tycker jag är skönt. Tänk så tråkigt det skulle vara den dagen du kunde säga att du är färdig.

Microsoft Copilot

Lär känna din dagliga AI-assistent för arbete och fritid.

Upptäck fler relaterade artiklar per bransch:

Detaljhandel

  • HeadBrands framtidssäkrar med Microsoft 365 Business

    HeadBrands framtidssäkrar med Microsoft 365 Business

    Med en tillväxt på 300 procent de senaste tre åren är frisörgrossisten HeadBrands utan tvekan snabbväxande. De var också snabba med att inse hur deras strategi kring IT och tekniken de använde inte hängde med i samma takt, vilket de tog tag i direkt. HeadBrands behövde en modern IT-lösning för att kunna öka sin produktivitet […]

  • Microsoft HoloLens under arbete med stadsbyggnad

    Mixed Reality – en katalysator för innovation på arbetsplatserna

    Tack vare digitaliseringen är arbetslivet i ständig förändring vilket skapar behov av nya sätt att arbeta på. Ny teknologi och teknik stöttar de nya arbetssätten. Arbete idag är inte lägre bara ett utförande av rutinuppgifter utan har utvecklats till kreativt problemlösning som sker via flera enheter och lösningar. Vi ser också att arbetsgrupper är mer […]

Finans och försäkring

  • SEB:s känsliga information ligger säkert i molnet

    SEB:s känsliga information ligger säkert i molnet

    Banken SEB tar klivet och förflyttar delar av sin verksamhet in i molnet. Med ett gediget arbete tillsammans med Microsofts lösningar för samarbete, produktivitet och säkerhet är molnet nu så säkert att även banken kan jobba i det. Många företag ser de sömlösa fördelarna med att jobba i molnet. Det förenklar och underlättar verksamheten och […]

  • Two men with computers

    Best of Ecosystems: Aspias strategi för modernisering och tillväxt

    Best of Ecosystems: Aspias strategi för modernisering och tillväxt När redovisningsbyrån Aspia startade hade de 1 000 medarbetare, 15 000 kunder och omsatte runt en miljard kronor. Trots denna imponerande startposition saknade de stödfunktioner för IT, marknad, HR, Finans och försäljning. Men genom att börja från noll och anta strategin ”best of ecosystems” har de snabbt […]

Government

  • Kalix uppifrån

    Cyberattacken mot Kalix kommun

    ”Ingenting gick att använda. Det gick inte ens att skriva ut papper från skrivarna. Vår hemtjänstpersonal hade inte tillgång till journaler, ingen kom undan” Mitt i natten den 16:e december drabbades Kalix kommun av en cyberattack. Äldreomsorgen var de första som upptäckte felet. Plötsligt kunde de inte längre logga in i sitt journalsystem. När teknikerna […]

Hälso- och sjukvård

  • Two female healthcare professionals looking at a tablet

    Webbinarium för virtuell vård

    En diskussion om virtual care-lösningarna som möjliggjordes av Microsoft Teams – som väcktes till liv genom en fallstudie i Italien.

  • logotyp

    Varför förtroende är så viktigt vid vårdens digitala omvandling.

    Telefonen ringde nästan oupphörligen i flera veckor. Nu ringde det igen. ”Veronica” hörde jag en röst säga i andra änden. ”Vi har en idé!” Jag hörde omedelbart vem det var. Jag har känt Carlo Tacchetti nästan lika länge som jag har arbetat på Microsoft. Han är professor vid universitetet Vita-Salute San Raffaele och ansvarig för […]

Myndigheter

  • Iceland runs on Trust

    Hur ett litet land uppnådde stora mål med hjälp av molnet

    I december 2015 påbörjade Islands regering en översyn av den digitala infrastrukturen. Över 100 olika leverantörer hanterades av över 100 IT-chefer på varje offentlig institution, och uppdraget var att förenkla IT-hanteringen för över 20 000 användare. Lösningen Två och ett halvt år senare fattades beslutet: Microsoft 365 valdes ut som gemensam molnplattform för hela den […]

  • Business Sweden – en modern, global arbetsplats

    Business Sweden – en modern, global arbetsplats

    Med tillväxt och innovation som en del av vardagen måste tekniken stötta och underlätta. Ta del av Business Swedens glasklara fokus och varför Microsofts moln var det självklara valet.  

Skola och högre utbildning

Tillverkning

  • en skärmdump av en dator

    Investering i ett allomfattande PIM-system gav Alfa Lavals kunder en digital köpupplevelse

    En investering i ett PIM-system (Product Information Management) baserat på Azure och Inriver gav Alfa Lavals kunder en förnyad digital köpupplevelse. Oavsett bransch och plats visar kunderna upp samma höga förtroende för produktrekommendationer i systemet, som de gjorde när de handlade fysiskt från erfarna säljare från Alfa Laval. I ett industriområde i Lund ligger en […]

  • en person som sitter vid ett skrivbord med en bärbar dator

    Min ledarskapskompass i dystra tider

    Microsofts Max Tchapeyou erbjuder en mycket personlig synvinkel, med hänvisning till de sex sätt han har funnit för att arbeta mer effektivt – och positivt – med sitt team.

Upptäck fler relaterade artiklar per dokumentation:

Det Nya Arbetslivet

  • Surface

    Hur en värld i förändring ställer nya krav på teknik

    I takt med att världen omkring oss och vårt sätt att leva förändras så strävar vi på Microsoft ständigt att uppdatera, anpassa och förbättra våra befintliga produkter. Vår strategi är att anpassa våra enheter till det moderna arbetslivet och de krav som ställs på individer att vara produktiva var de än befinner sig. Vi vet […]

Digital HR

  • Artificiell intelligens

    Sveriges främsta experter delar med sig om AI, 5 december i Stockholm

    Dagens industri i samarbete med Microsoft bjuder härmed in dig att medverka kostnadsfritt på en exklusiv konferens den 5 december i Stockholm där du får möta några av Sveriges främsta experter inom AI. Att driva innovation, skapa tillväxt och utnyttja teknikutvecklingen är nyckeln till ditt företags framgång. AI, bortom hypen ger dig nya möjligheter att […]

Digital Transformation

  • Iceland runs on Trust

    Hur ett litet land uppnådde stora mål med hjälp av molnet

    I december 2015 påbörjade Islands regering en översyn av den digitala infrastrukturen. Över 100 olika leverantörer hanterades av över 100 IT-chefer på varje offentlig institution, och uppdraget var att förenkla IT-hanteringen för över 20 000 användare. Lösningen Två och ett halvt år senare fattades beslutet: Microsoft 365 valdes ut som gemensam molnplattform för hela den […]

Kundreferenser

  • ”Big Bang”-strategi för digitalisering – och hur man får den att fungera

    ”Big Bang”-strategi för digitalisering – och hur man får den att fungera

    Nuförtiden finns det inget sådant som ”business as usual”. Förändringar och avbrott är det nya normala. Tänk bara på de förändringar som påverkar din organisation just nu, med ny teknik och nya sätt som ligger bakom nya attityder och förväntningar från både anställda och kunder. Allt förändras. Och det enda alla dessa förändringar har gemensamt […]

Pressrum

  • Upplevelserummet

    Microsofts Upplevelserum kan ge er helt nya perspektiv

    Tillbaka på jobbet, och ännu en gång ställer du dig den klassiska frågan: ”Finns det verkligen inget bättre sätt för oss att göra det här?”. Jo, det finns det. Ett besök i vårt ”Upplevelserum” lyfter inte bara frågan, utan ger dig som ledare både svaret och lösningen. Att förstå hur en organisation kan jobba smartare […]

Security & Privacy

  • a close up of a box with Salerio logotype

    Salario bygger framgång med Microsoft 365

    Microsoft 365 Business Premium har utvecklats särskilt med organisationer som Salario i åtanke. Det är en anpassad lösning för mindre och medelstora företag som brinner för sin verksamhet, är djupt specialiserade och har en tydlig inriktning på kärnverksamhet och kundrelationer. Genom att erbjuda överlägsna funktioner och tjänster, levererar Microsoft 365 Business Premium det som behövs […]

Startups

  • en blå skål

    Att skapa appar för ditt företag har aldrig varit enklare

    Att skapa appar för ditt företag har aldrig varit enklare. Ett kraftfullt användargränssnitt gör det enkelt för alla som är bekanta med Microsoft Office att anpassa och utvidga Dynamics 365 och Office 365 för att kunna skapa användbara appar. Bygg businessappar på bara några timmar! Du kan koppla data till dina appar från källor som […]

Tips

  • iPhone showing Outlook Mobile emails

    Var uppkopplad och organiserad på jobbet, hemma och när du är på resa med Outlook Mobile

    Idag används Outlook Mobile på över 100 miljoner iOS- och Android-enheter och appen får alltid höga betyg. Det här är orsakerna till det: Var uppkopplad och organiserad. Med Outlook Mobile för iOS och Android får du alla fördelar med Office 365 samlat i en app: e-post, kontakter, filer, kalenderhändelser, onlinemöten och annat, så att du kan […]