Så blev Uddevalla kommun en digital pionjär

Så blev Uddevalla kommun en digital pionjär

En kombination av envishet, nyfikna användare, ledningens stöd och rätt verktyg har gjort Uddevalla kommun till en ledande aktör när det gäller att dra nytta av digitaliseringens möjligheter.

För tio år sedan befann sig Uddevalla kommun i flera avseenden i samma situation som många andra svenska kommuner. Lokala företagare kände frustration över svårigheter att nå kommunen. Kommunens anställda, särskilt inom den sociala sektorn, upplevde en hög arbetsbörda.

Dessutom var IT-lösningarna en rörig blandning, ofta utan en adekvat koppling till verksamhetens behov. Detta påverkade både anställda och invånare, då många ärenden i kommunens e-tjänster lämnades olösta – med ökad tidsåtgång och irritation som följd.

Att IT kunde bidra till mer nytta i kommunen var något som IT-chefen Britt-Inger Berntsson länge hade ”missionerat om”, berättar hon.

– Jag och mina kollegor har haft ett mantra – ”behovet, behovet, behovet” – när någon kommit och begärt en specifik IT-produkt. Målet har varit att involvera verksamheterna mer i IT-utvecklingen. Vi strävar efter samarbete, men jag tror att många har känt sig lite rädda för IT.

Tidig automatisering inom socialtjänsten

För några år sedan vände situationen. Britt-Inger Berntsson kopplar detta till inköpet av licenser för Microsoft Power Platform.

– Microsofts verktyg har varit en ögonöppnare. Socialtjänstens chef var den första som insåg potentialen och fick snabbt sitt team att följa med. Tillsammans utvecklade vi verktyg för automatisering av bland annat avgiftshantering och beställning av matlådor – uppgifter som tidigare krävde manuell hantering.

Socialtjänsten blev ett föredöme som snabbt uppmärksammades av andra inom kommunen. Därmed uppstod den stora ketchup-effekten, som Britt-Inger Berntsson uttrycker det.

– Många tänkte nog ”om de kan, så kan vi”, och plötsligt hade vi flera spännande utvecklingsprojekt inom olika förvaltningar.

Ökad kvalitet och roligare arbete

Kommunens kommunikationschef, Mats Eliasson, instämmer med Britt-Ingers beskrivning av socialtjänsten som digitala pionjärer inom kommunen.

– Det är fantastiskt att se hur tekniken nu kan hantera uppgifter som inte kräver mänsklig närvaro. Det frigör tid som kan ägnas åt arbetsuppgifter som kräver empati, kreativitet och personlig närvaro. Det blir effektivt samtidigt som det ökar kvaliteten på de tjänster vi erbjuder och gör att medarbetarna tycker att arbetet är roligare.

Som en del av kommunens påskyndade IT-utveckling genomförde Mats Eliasson och hans team ett ”företagsmaraton” i början av 2023.

– Vi besökte omkring hundra lokala företag på en vecka. Målet var att ta reda på deras behov gentemot oss, både när det gällde hårda och mjuka frågor.

Det visade sig snabbt att det främst handlade om mjuka frågor, som bemötande och tillgänglighet, konstaterar han.

– Vi insåg bland annat att företagarna hade anpassat sig betydligt till våra villkor när det gäller öppettider och tillgång till tjänster. Det ledde till två idéer som snart blir verklighet. Den första är 24/7-tillgänglighet, där företagen nu har fått portalen ”Mina sidor” för att enkelt komma åt allt relevant i sina kontakter med kommunen.

Den andra idén är införandet av automatiska myndighetsbeslut, vilket sparar betydande tid för både företag och handläggare.

Kräver bästa möjliga säkerhet

Arbetet med digitalisering har varit central i Uddevalla kommun under en längre tid. Dock har fokus inte enbart varit att digitalisera processer, utan framförallt att hitta sätt att utveckla verksamheterna med stöd av tekniska lösningar.

– För att bli involverad och delta i verksamhetsutvecklingen måste vi täcka in de mest grundläggande aspekterna i alla relationer. Det handlar om respekt för varandras kompetenser och vad varje person bidrar med. Skapandet av förtroende och trygghet är avgörande i dessa sammanhang, säger Britt-Inger Berntsson.

– Vår tekniska lösning fokuserar i hög grad på att skapa trygghet och göra det enkelt att fortsätta utvecklingen inom kommunen. Som IT-organisation tar vi hand om många av de mest komplicerade aspekterna, exempelvis hantering av säkerhet i miljön. Den digitala världen är turbulent, med ständigt framväxande hot från olika håll. Vi anpassar vår leverans kontinuerligt för att förbli ett steg före. När vi samarbetar med våra verksamheter erbjuder vi digital trygghet, vilket möjliggör fortsatt verksamhet och utveckling. I stort sett låter vi dem bygga vidare på våra insatser för att nå längre.

– En annan väsentlig faktor är att ha IT-medarbetare som värderar människor högre än maskiner. Dessutom krävs mod från IT-chefen, eftersom det är en investering, framförallt i tid, innan vändningen och ketchup-effekten inträffar. Utan stöd från ledningen blir det mycket svårt.

Strategier på ledningsnivå

I Uddevalla kommun har man alltid kunnat räkna med ledningens stöd – och det gäller fortfarande, enligt kommundirektör Malin Krantz.

– När vi diskuterar verksamheter eller processer på högsta ledningsnivå har vår utgångspunkt alltid varit: går det att göra på ett annat sätt med hjälp av digitalisering?, säger hon.

De har även ett centralt IT-råd som bedömer önskemål från de lokala IT-råden i varje förvaltning. De överväger nytta och mervärde av eventuella satsningar.

– Vi tittar också på möjliga synergier. En avgörande framgångsfaktor i detta arbete är att inte längre arbeta parallellt i separata spår, säger Malin Krantz.

Ökad samverkan och delaktighet

Hittills har kommunens digitaliseringsresa inneburit ökad tillgänglighet, förenklade ansökningsprocesser, snabbare handläggning och rättvisare bedömningar, till exempel inom ekonomiskt bistånd, tack vare automatisering.

– Detta främjar samverkan mellan organisationen och invånarna, vilket gör det enklare för dem att vara involverade i kommunala beslut och känna sig mer delaktiga, säger Britt-Inger Berntsson.

För kommunanställda har fördelarna inkluderat att tidskrävande manuella uppgifter har eliminerats – allt från att boka vikarier till att hantera dokumentation inom vården – vilket har frigjort tid för mer meningsfullt arbete.

Enligt henne har vården, särskilt med användningen av AI-verktyg som Microsoft Copilot som snart kommer att implementeras, mycket att vinna på digitaliseringen.

– Generativ AI är något vi aktivt kommer att utforska, eftersom det har en enorm potential. Det är viktigt att vara med på tåget tidigt.

Även om digitaliseringsresan inom kommunen har kommit långt är den bara i sin linda, enligt Britt-Inger Berntsson.

– Det kommer förmodligen aldrig att avslutas, och det tycker jag är skönt. Tänk så tråkigt det skulle vara den dagen du kunde säga att du är färdig.