Kjell & Company flyttade växeln till molnet med nya Teams-telefonin

Kunderna ringer det vanliga telefonnumret och märker egentligen ingen skillnad. Men bakom kulisserna har det skett en liten revolution. Sedan Kjell & Company flyttade in telefonin i Microsoft Teams kan medarbetare ta emot samtalen direkt i datorn, surfplattan eller mobiltelefonen. Allt som behövs är ett headset.

Hemelektronikkedjan Kjell & Company har alltid varit öppna för ny teknik. De jobbar ständigt med att hitta nya digitala innovativa lösningar för att underlätta det dagliga arbetet för sina anställda och i butikerna. Därför var de snabba med att använda Microsoft Teams på vardaglig basis när applikationen släpptes.

­Vi såg stora fördelar med att organisationen kunde samverka effektivt i olika projekt och i grupper med delade filer, och att snabbt fortsätta de pågående chattkonversationerna sinsemellan. Det blev en central del i vår verksamhetsstyrning, säger Martin Knutson CTO på Kjell & Company.

– På det sättet har vi effektiviserat samarbetet mellan olika butiker, avdelningar och funktioner så att alla kan nå och hjälpa varandra på olika sätt.

Växeln i molnet

När Microsoft i höstas lanserade Operator Connect gjordes det tillsammans med ett antal utvalda operatörer i världen, bland annat svenska Telia. Det möjliggjorde att administrera operatörstjänster direkt in i Teams.

– Vi har kopplat ihop Microsoft Teams moln med vårt operatörsnät. Vi kan därmed erbjuda våra kunder telefonnummer direkt in i Teams, så att man kan ringa från applikationen. Kjell & Company var de första att prova systemet, säger Lars-Ove Mellqvist, produktchef på Telia.

I och med det blev möjligt att implementera svenska telefonnummer in i Teams. För Kjell & Company innebar det att de kunde skrota den gamla telefonväxeln, vars avtal var på väg att löpa ut. I stället kunde de nu satsa på en fullvärdig växel i molnet, helt oberoende av hårdvaran.

– Det finns en teknisk komplexitet i de gamla systemen, där det krävdes utbildning av användare, konsulter för att sätta upp en klient och ett kompatibelt headset till företagets alla datorer. Operator Connect var lösningen vi hade väntat på, säger Erik Ljungdahl, IT-chef på Kjell & Company.

Snabb installation

Tillsammans med Telia kunde Kjell & Company utveckla ett script som gjorde att de enkelt och snabbt kunde få in alla nummer och funktioner till sina butiker.

– Tack vare snabbheten att komma i gång och testa uppsättningen i liten skala kunde vi med trygghet besluta om en fullskalig utrullning i våra butiker. I och med att alla på företaget redan var inkörda på Teams blev övergången också kostnadseffektiv, jämfört med en traditionell telefonilösning, säger Erik Ljungdahl.

I början av 2022 flyttade Kjell & Company in telefonin i Teams i företagets 111 butiker i Sverige. Samma sak gjordes nyligen i de 27 butikerna i Norge. För första butiken tog lite tid för att veta att allt fungerade, därefter behövdes det knappt en vecka att implementera det i alla andra butiker. Nu ligger alla funktioner i molnet, i stället för som tidigare i hårdvara.

– Vi är med detta mer tillgängliga för kunden. Svarstiden blir kortare i och med att vi kan ta samtalen i datorn, mobilen eller i surfplattan var vi än är någonstans i en miljö vi redan är bekanta med, säger Martin Knutson och tillägger:

– Den stora nyttan för kunden är att vi kan behålla de lokala telefonnumren till våra lokala butiker, att man ringer ett 040-nummer när man vill komma till butiken i exempelvis Malmö. Det är viktigt för oss. Många företag har valt att avveckla den lokala telefonin, men tack vare en här lösningen kan kunden direkt nå den Kjell & Company-butik som de har varit och handlat i.

Oberoende av hårdvaran

Det tidigare så tidkrävande jobbet med att läsa in öppettider uppges numera automatiskt när kunden ringer, utan underhåll för Kjell & Company.

– Det gör också att vi minskar antalet samtal som bara vill veta om det är öppet eller inte. Och vi kan i större utsträckning ta emot de kunder som har teknikfrågor i stället. Våra medarbetare kan ta emot inkommande samtal var de än befinner sig. Allt som behövs är ett headset. Vi är helt oberoende av hårdvaran, säger Erik Ljungdahl och tillägger:

– Dessutom känner medarbetarna igen sig oavsett vilken typ av enhet dom väljer att arbeta ifrån. Det minskar behovet av tidskrävande utbildning på systemet, tid som kan läggas med kunderna, säger han.

Smidigare och bättre

Det här är bara början, ”the sky is the limit”, menar Kjell & Companys CTO Martin Knutson. Möjligheterna framåt är att integrera fler tjänster som hjälper kunderna att få snabb och relevant hjälp direkt.

– Med Teams kan vi möta våra kunder på ett ännu smidigare och bättre sätt. De flesta vill bara kunna lyfta telefonen, ringa, få hjälp och så är det klart, säger han.

– För oss är det helt naturligt i dag att någon av oss pratar med en fysisk kund i butiken samtidigt som en annan medarbetare har ett headset och pratar med en kund på distans. Det är nyttan och värdet vi vill leverera, vare sig kunden är på plats eller inte, säger Martin Knutson.