Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse
iemand zit aan een tafel en gebruikt een laptop

Succesvol en veilig vergaderen met Microsoft Teams

Hans van der Meer

Hans van der Meer

Manager Microsoft 365

Leestijd, 4 min.

Nu veel mensen vanuit huis werken, is het belangrijker dan ooit om onze vaardigheden voor werken of afstand aan te scherpen en productief te blijven. Het aantal mensen dat succesvol en veilig samenwerkt via Microsoft Teams, is flink gestegen. Maar of je nog niet eerder met de tool hebt gewerkt of al vergaderingen houdt met Teams, wij willen je helpen om optimaal te profiteren van alle samenwerkings- en beveiligingsfuncties van Teams.

Hier zijn onze negen tips om de beste en veiligste ervaring voor online vergaderingen te creëren…

1. Veilig contact maken met mensen binnen en buiten je organisatie

De volgende keer dat je een vergadering plant in Microsoft Teams of Microsoft Outlook, geef je gewoon de e-mailadressen van je externe gasten op en laat je Teams een e-mailuitnodiging sturen met instructies over hoe ze kunnen deelnemen aan je online vergadering.

Je gasten hoeven alleen op de koppeling te klikken en hun naam in te voeren om de vergadering bij te wonen vanuit hun browser. Ze hoeven niet eens een plug-in te installeren of de Teams-client te downloaden.

2. Iedereen laten inbellen, waar ze ook zijn 

Teams is gemaakt voor deelnemers die onderweg zijn en geen toegang tot internet hebben of die liever inbellen bij een vergadering, en maakt je vergaderingen inclusief.

Gebruikers die Audiovergadering hebben ingeschakeld, krijgen automatisch inbelinstructies te zien in hun uitnodiging voor vergaderingen in Teams. Als je het inbelnummer klikt op een mobiele telefoon, wordt automatisch de telefoonkiezer gestart en gaat je naar de vergaderingsbrug. Voorbij is de tijd dat je nummers moest onthouden.

3. Houd de touwtjes in handen met vergaderopties 

Teams biedt de organisator van de vergadering allerlei opties om de rollen en machtigingen voor deelnemers aan de online vergadering te definiëren.

Je kunt bijvoorbeeld een vergaderingslobby maken zodat de organisator kan bepalen wanneer bepaalde mensen worden toegelaten tot de vergadering. Dit is heel handig als er vertrouwelijke kwesties worden besproken. Je kunt ook presentatoren aanwijzen, deelnemers dempen en opnamen starten of stoppen. om maar een paar andere opties te noemen.

4. Persoonlijke gesprekken voeren met video 

Momenteel is het waarschijnlijk onmogelijk om persoonlijk bij elkaar te komen. Online vergaderen via video is dan een goed alternatief. Als je iemands gezichtsuitdrukking ziet terwijl hij praat, krijg je zoveel meer context.

Moedig iedereen in je Teams-vergadering aan om video in te schakelen voor een persoonlijker gesprek. En als je wilt voorkomen dat iedereen wordt afgeleid door je fraaie keuken of een huisdier in beeld verschijnt, schakel je Achtergrondvervaging of een aangepaste achtergrond in.

5. Alleen delen wat je nodig hebt 

Zoals we allemaal uit eigen ervaring met vergaderingen weten, is minder soms meer. Als je inhoud deelt in een Teams-vergadering, kun jij bepalen wat anderen te zien krijgen.

Zo kun je je hele bureaublad of alleen een bepaald vensters laten zien. Dit is handig als je niet wilt dat deelnemers vertrouwelijke informatie zien. Als iemand zijn bureaublad of een applicatie deelt, kun je de presentator vragen om jou de controle te geven.

6. Laat iedereen zijn zegje doen op het whiteboard 

Als niet iedereen in dezelfde kamer is, betekent dat nog niet dat je niet kunt brainstormen op een whiteboard.

Microsoft Whiteboard is geïntegreerd in elke Teams-vergadering, zodat deelnemers aan de vergadering kunnen bijdragen via aanraking, muis en digitale inkt. Whiteboard-sessies worden opgeslagen bij elke vergadering en zijn beschikbaar voor toekomstig gebruik en verwijzing in de vergaderingschat.

7. Mis de vergadering niet, zelfs als je de vergadering hebt gemist 

Of ze nu een paar minuten te laat zijn of een brandoefening hebben op hetzelfde tijdstip, er is bijna altijd wel iemand die de vergadering niet kan bijwonen. In plaats van ze op te hoogte te brengen in een andere vergadering kun je ook gewoon je Microsoft Teams-vergadering opnemen. De opgenomen vergadering wordt opgeslagen in de cloud en er wordt een koppeling naar de opname in de vergaderingschat geplaatst. Daarnaast kunnen deelnemers zoeken in de transcriptie van de vergadering en naar een bepaald tijdstip in de vergadering gaan waar een onderwerp werd besproken.

8. Weten en zien wat er wordt gezegd  

Hoe vaak heb je niet gevraagd of willen vragen of iemand iets wilde herhalen tijdens een telefonische vergadering?

Duidelijkheid is zo belangrijk voor het succes van elke vergadering. Moedig de deelnemers dus aan om liveondertitels in te schakelen en de realtime ondertiteling te lezen. Deze functie is echt een uitkomst voor mensen die slechthorend zijn, de taal in mindere mate beheersen of verbinding maken vanaf een luidruchtige locatie.

9. Kies apparaten waarmee je er goed uitziet en goed klinkt 

Microsoft biedt een uitgebreid assortiment Teams-randapparaten met hoogwaardige audio en video. Maak verbinding en begin je vergaderingen met één druk op de knop. Kies waar en hoe je wilt werken met apparaten die zijn ontworpen voor elke ruimte en werkwijze.

Krijg meer ondersteuning

Ontdek hoe Microsoft elke organisatie kan helpen vandaag nog te reageren

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Educatie

  • een mensenzitting bij een lijst die een laptopcomputer met behulp van

    Beter digitaal onderwijs met Surface

    Digitale middelen en les op afstand zijn niet meer weg te denken uit het onderwijs. Maar welk apparaat werkt het best voor docenten, leerlingen, studenten én IT-beheer? Microsoft Surface helpt de verschillende rollen binnen het onderwijs vooruit,  door veiligheid te optimaliseren, het beheer tot een koud kunstje te maken en Surface Pen die de hersenen […]

  • De toekomst van het hoger onderwijs: ben jij er klaar voor?

    De toekomst van het hoger onderwijs: ben jij er klaar voor?

    Onze maatschappij is in beweging en het hoger onderwijs verandert mee. Van blended learning en digitaal examineren tot back-up en beveiliging van digitale data. Hoe richt je jouw IT-omgeving hierop in? Hoe werk je schaalbaar, veilig en innovatief? In deze webinarserie staan we stil bij belangrijke technologische ontwikkelingen in het hoger onderwijs. Je leert van […]

Financiële dienstverlening

  • Man with Surface Studio 2+

    Microsoft Surface in de financiële dienstverlening

    Een logische keuze voor een branche met specifieke eisen Dat organisaties in de financiële dienstverlening specifieke (en hoge) eisen stellen aan technologie is niet verrassend. Er worden bijvoorbeeld specifieke voorwaarden gesteld aan beveiliging en compliance. Tegelijkertijd spelen er nieuwe ontwikkelingen, zoals het hybride werken. Welke rol kan Surface hierin spelen? Een belangrijke ontwikkeling voor organisaties […]

Government

  • Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Binnen enkele minuten belde de gemeente Katwijk met Microsoft Teams in plaats van de traditionele PBX-centrale. “De overgang was de snelste die ik ooit zag!” Projectleider ICT Gemeente Katwijk Steven Shukrula kijkt tevreden terug hoe soepel de ommekeer verliep en hoe goed het communicatie- en samenwerkingsplatform zijn collega’s nu en in de toekomst ondersteunt.   […]

Overheid

Productie

  • Surface in manufacturing, man with Surface Duo

    Surface in Manufacturing

    The benefits of Surface In a manufacturing environment, like a factory, users often have stringent demands for their hardware. In developing Surface, we pay close attention to the different environments in which Surface can be used and seek to ensure that people can work optimally with the right technology. What can Surface do for manufacturing? […]

  • iemand zit aan een bureau met een laptop op tafel

    Mijn menselijk leiderschaps kompas in tijden van somberheid

    Microsoft’s Max Tchapeyou biedt een zeer persoonlijk standpunt, verwijzend naar de zes manieren waarop hij effectiever – en positiever – met zijn team heeft gewerkt.

Retail

Zorg

  • Een operatieteam in actie

    Maasstad Ziekenhuis: Werken als één medisch team tijdens een crisis

    In tijden van crisis rekent een organisatie erop dat het leiderschap het voortouw neemt. Toen COVID-19 zich begin 2020 door heel Europa verspreidde, maakte de CEO van het Maasstad Ziekenhuis Peter Langenbach zich op om de reactie op de crisis te coördineren zoals hij altijd deed, door aanwezig en zichtbaar te zijn en te vertrouwen […]

  • Psychologenpraktijk Timmers

    Hardware haalt barrière weg tussen cliënt en psycholoog

    Vijftien verschillende platformen kennen en onderhouden: dat was voor psychologen bij Psychologenpraktijk Timmers de werkelijkheid voordat de organisatie besloot serieus te investeren in de digitale praktijk. Een digitale praktijk die intuïtief moet voelen, en waar hardware geen onnodige barrière optrekt tussen cliënt en psycholoog. Praktijkhouders Dagmar Timmers en Gerda van Reenen vertellen over hun succesvolle […]

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digitale transformatie

Klantverhalen

Partners

  • Dad baking with kids using HPSpectrex360

    We are here for our partners

    At Microsoft, as part of our response to the impact of COVID-19, we have shifted tens of thousands of employees to working remotely. Many of our partners and customers have asked us to share the details of how we enable remote work for such a large workforce. We wanted to share with you some of […]

Pers / Nieuws

Security & Privacy

  • een mens die zich voor een computer bevindt

    Voor IT-professionals: Privacy en beveiliging in Microsoft Teams

    Er is de afgelopen week veel geschreven over videoconferencing, privacy en beveiliging. Als IT-professional krijg je daarover mogelijk veel vragen. Wij helpen je graag bij de beantwoording daarvan. Privacy en beveiliging waren altijd al een belangrijk aandachtspunt voor IT, maar dat geldt al helemaal nu de eindgebruikers die je ondersteunt op grote schaal thuiswerken. (Dit […]

Tips

  • een man in een gestreept overhemd kijkt naar de camera

    9 manieren waarop Microsoft IT hun medewerkers helpt bij thuiswerken

    Van Milaan tot Puget Sound zijn tienduizenden Microsoft-medewerkers thuis aan het werk als gevolg van de COVID-19-uitbraak. Veel klanten hebben ons gevraagd hoe we samenwerking en werken op afstand mogelijk maken voor zo’n groot aantal medewerkers. Hier zijn de negen belangrijkste factoren vanuit het oogpunt van compliance en beveiliging: 1. Gebruikersidentiteit en -toegang Het begint allemaal met […]

Webinars

  • Vanuit huis en kantoor weer gelijkwaardig vergaderen

    Vanuit huis en kantoor weer gelijkwaardig vergaderen

    ‘Niemand werkt nog vijf dagen op kantoor, mensen werken vijf dagen thuis.’ Als iemand dit meer dan twee jaar geleden zo ter discussie had gesteld, waren we nu nog niet uitgepraat. Ook wij niet. De manier waarop we werken als gevolg van de pandemie is 180 graden veranderd. Gelukkig is er inmiddels een betere ‘hybride’ […]