Bereid vergaderzalen voor op de anderhalvemetersamenleving

De overheid vraagt sectoren na te denken over de anderhalvemetersamenleving. We verruilen dus onze huis-, zolder- en slaapkamers opnieuw voor het kantoor, maar wel met gepaste afstand van elkaar. Dankzij het massale thuiswerken is iedereen gaan videobellen en zullen we dat ook binnenkort op kantoor doen. De vergaderzalen in de nog lege kantoren blijken hier helemaal niet voor geschikt. Het is daarom nu tijd hierover na te denken, anders kunnen medewerkers straks niet goed samenwerken.

Het is misschien niet morgen of volgende week, maar vroeg of laat gaan we weer naar kantoor. De coronacrisis heeft onze manier van werken ingrijpend veranderd. Het aantal gebruikers van Microsoft Teams was in de eerste week al met een factor 14 gegroeid. Thuiswerken werd de regel, en inmiddels zet meer dan 60% van de Nederlanders video aan tijdens vergaderingen. Het totale aantal videogesprekken is in maart met 1.000% gestegen en videobellen is normaal geworden. Dat is niet gek, want met video kijken we collega’s in de ogen en lezen we elkaars lichaamstaal. Dit voorkomt misverstanden en we voelen ons emotioneel beter verbonden. Microsoft Teams brengt alle tools die wij nodig hebben (1-op-1 of teamchat, vergaderingen of bellen) en content samen in één applicatie. Videovergaderen verhoogt onze effectiviteit.

Huidige vergaderzalen verhinderen digitaal samenwerken

Straks zit je met je collega’s weer op kantoor. In de anderhalvemetersamenleving zal waarschijnlijk een groot deel vanuit huis (moeten) blijven werken. Dit betekent dat waar vergaderingen nu 100% virtueel zijn, straks collega’s zowel op afstand als vanuit kantoor deelnemen aan dezelfde vergadering. De meeste kantoren blijken niet voorbereid op deze manier van werken. In slechts 15% van alle vergaderzalen kun je online vergaderen met audio, video van een hoge kwaliteit en is content gemakkelijk te delen. Slecht deze barrière, alleen dan werken we optimaal samen in de anderhalvemetersamenleving.

Onvoorbereid in de anderhalvemetersamenleving…

Stel, je mag werken vanuit kantoor! Videoconferencing is ongekend populair, maar er zijn amper ruimtes te vinden die geschikt zijn voor videoconferencing en videobellen in de kantoortuin is geen optie. Bij gebrek aan beter zoek je ad hoc een alternatieve zaal. Gelukkig zit jij nét op tijd in de online meeting. Maar collega’s vanuit huis zien alleen jou, dus voeg je snel collega’s toe. Een collega in dezelfde ruimte neemt nu ook deel aan de online meeting en zet zijn microfoon en speakers aan. Een vervelende echo stoort de vergadering. Je onderbreekt de vergadering om het op te lossen. Nu tuurt iedereen die fysiek in de meeting is naar jouw slides op het eigen scherm. Aan de andere kant van de vergadering zien ze verschillende schermen met hoofden, eigenlijk net alsof ze niet in dezelfde ruimte zitten. En dan hebben we het nog niet eens over de geluidsniveaus. De één is lastig te verstaan, de ander lijkt door een megafoon te praten. Deelnemers op afstand klinken blikkerig en zacht door de laptopspeaker.

… collega’s op afstand dragen onvoldoende bij

Ha, de vergadering loopt nu wel goed en we lossen complexe uitdagingen op. Eindelijk kunnen wij weer het fysieke whiteboard of de flipover gebruiken. Collega’s op afstand zien dit whiteboard niet… Door de rommelige start vanwege falende techniek is het voor deze collega’s bovendien moeilijk om te concentreren. Ze missen betrokkenheid en kunnen hun input niet goed kwijt. Terwijl zij juist de experts blijken te zijn. De conclusie is dat de meeting meer had kunnen opleveren en een nieuwe vergadering nodig is. Collega’s mopperen dat ze de volgende keer liever naar kantoor gaan. Inmiddels heeft IT te veel supportverzoeken om iedereen goed te ondersteunen met audio- en videoperikelen.

Iedereen moet gelijkwaardig mee kunnen doen

Omdat de kantoorruimtes nu meestal ongeschikt zijn, haal je geen optimaal rendement uit de vergaderingen. Hoe moet dat nou straks als we op kantoor massaal gaan videovergaderen? Thuiswerken is ingeburgerd, net als videobellen. Neemt een organisatie de technische barrières niet weg dan verspil je tijd en geld… én mis je de waardevolle input van collega’s. Wij vinden dat iedereen mee moet kunnen doen en dat iedereen gelijkwaardig moet kunnen samenwerken, of je nou thuis of op kantoor bent. Dit kan alleen met de juiste voor Microsoft Teams gecertificeerde hardware. Rust geschikte ruimtes uit met de all-in-one oplossingen voor de beste eindgebruikers en IT ervaring.

De oplossing: maak vergaderruimtes geschikt voor online samenwerken

Ten eerste: zijn er wel voldoende kleine kamers waarin je met een kleine of grotere groep kunt videovergaderen? De kans is groot dat jouw organisatie gebruik maakt van Microsoft Teams, de meest gebruikte zakelijke applicatie om samen te werken. Het maakt onderdeel uit van Microsoft 365, een uitgebreid pakket aan geïntegreerde en veilige productiviteitstools. Hebben klanten of partners geen Teams geïnstalleerd, dan kunnen ze binnenkort gewoon via hun browser mee vergaderen. Gebruiken leveranciers Zoom of Webex dan is meedoen vanuit de vergaderkamer ook geen probleem. Maak je gebruik van een fysiek whiteboard, installeer dan de extra contentcamera zodat collega’s op afstand ook mee kunnen doen aan de brainstorm. De meest veelzijdige oplossing om iedereen gelijkwaardig mee te laten doen in een meeting is de Microsoft Teams Room. Deze is geschikt voor kamers van iedere omvang en wordt gemaakt door Creston, Poly, HP, Lenovo, Logitech en Yealink.

Met één druk op de knop doet iedereen mee

De nieuwe collaboration bars, voor Microsoft Teams, zijn nu beschikbaar en bieden een alles-in één-oplossing voor kleinere ruimtes tegen een relatief lage investering. Je sluit de bars van Yealink of Poly aan op het netwerk, (touch)beeldscherm, en klaar! Na configuratie wordt de kamer een onderdeel van Exchange, je kunt de kamer hierdoor direct vanuit Outlook uitnodigen voor een meeting. Wanneer je de kamer inloopt, staat de meeting klaar om te beginnen. Met één klik doet de ruimte mee, maar dan wel met een professionele audio en video-ervaring én met mogelijkheden voor het makkelijk delen van content als een presentatie.

Nooit meer last van ten onrechte lege ruimtes

Soms kan het lastig zijn om een ​​beschikbare vergaderruimte te vinden. Vaak zijn ze geboekt, maar worden ze toch niet gebruikt. Zie je een beschikbare ruimte? Dankzij Proximity Based Meeting Join nodig je met een klik via je mobiel of laptop een kamer in de buurt uit voor een meeting. Wil je iemand bellen vanuit deze devices, los van de meeting? Geen probleem. Ze zijn namelijk ook in te zetten als conferentie-gemeenschappelijke telefoon.

Hoogste eisen aan samenwerken?

Stel dan de ultieme all-in-one tool beschikbaar; de Microsoft Surface Hubs. Deze werkt perfect samen met Microsoft Teams Rooms en is makkelijk te verplaatsen tussen ruimtes. Hierdoor kan het device gedeeld worden binnen de organisatie. De Surface Hub geeft de beste whiteboardervaring voor bijvoorbeeld brainstorms en werkt ook binnen bedrijfsspecifieke applicaties.

Meer toegevoegde waarde en minder gedoe voor IT-beheer

IT-beheerders hebben met Microsoft Teams Rooms en Collaboration bars veel minder gedoe. Je hoeft niet meer allerlei collega’s met verschillende devices te managen. Het beheer en de configuratie van deze bars gaat vanuit de vertrouwde Microsoft 365 admin portal. Je ziet hier zelfs wanneer een kabel los zit of de kwaliteit van de verbinding wisselt. Hiermee voorkom je ontevreden collega’s en een toename aan supportverzoeken. Daarnaast vallen de systemen ook onder de Device Management mogelijkheden van Microsoft 365. Beschikt de organisatie over bestaande Video Conferencing faciliteiten voor bijvoorbeeld boardrooms? Deze werken dankzij Cloud Video Interop samen met Microsoft Teams en hoef je dus niet te vervangen.

Start nu met veranderen

Dit bespaart de IT-afdeling tijd en het past binnen het securitybeleid. Dus IT-beheerders, er is werk aan de winkel. Het is nu tijd om na te denken over soepel en efficiënt samenwerken, daarmee toon jij je organisatie meerwaarde terwijl je minder vervelende IT-klusjes krijgt! Deze meerwaarde is belangrijker dan ooit. Input van iedere collega moet maximaal benut worden om jouw bedrijf er weer bovenop te helpen. Collega’s die thuis (moeten) werken kunnen niet achtergesteld worden.

Microsoft partner? Het is nu tijd om samen met je klanten na te denken over soepel en efficiënt samenwerken, dat scheelt hen uren én geeft het bedrijf de professionele uitstraling die het verdient. Je vindt hier tools die helpen bij het verder ontwikkelen van jouw meetings-dienstverlening.

Medewerker? Vraag je organisatie om een oplossing die jou straks helpt beter vanuit kantoor samen te werken met collega’s thuis. Stuur dit blog door naar je manager of IT-beheerder.

IT-beheerder? Zorg dat de anderhalvemetersamenleving je straks niet overkomt en evalueer de vergaderoplossingen. Dit is het ideale moment om in gesprek te gaan met je IT-partner. Zij kunnen deze systemen leveren, configureren en eventueel beheren.