Zo verbeter je de meeting life cycle

Nu we massaal thuiswerken ligt de focus voornamelijk op online vergaderen, videobellen en webinars. Maar het ‘echte’ werk? Dat vindt plaats buiten de meetings. Het is daarom juist belangrijk om aandacht te besteden aan zowel het werk vóór, na als tijdens de meeting. Hoe je dat aanpakt? Met minder applicaties, meer verbondenheid en een platform voor al het werk wanneer dit ook plaatsvindt! Kortom, met het totaalpakket van Microsoft 365 of Office 365.

Een wirwar aan applicaties

Videovergaderingen in applicatie 1, chatten met (een groep) collega’s in applicatie 2, delen van bestanden in applicatie 3 en voor het bellen met collega’s gebruiken we applicatie 4. En vergeet uiteraard Microsoft-applicaties zoals Outlook, Word, PowerPoint. Werk je bijvoorbeeld als office manager of directiesecretaresse? Dan is je baan met de komst van al deze verschillende applicaties zeker niet eenvoudiger geworden. Zo ben je alleen al veel kostbare tijd kwijt aan het vergelijken van agenda’s, het inplannen van vergaderingen en het delen van notulen. Maar ook als IT-afdeling neemt het beheer van al deze applicaties veel tijd in beslag. Kortom, niemand in je organisatie zit eigenlijk op het gebruik van veel applicaties te wachten.

Van kortetermijnoplossing naar slimme totaalaanpak

Herken je bovenstaande situaties? Losstaande applicaties zijn vaak maar beperkt met elkaar geïntegreerd. Doordat je regelmatig moet wisselen, heeft dit een negatief effect op jouw productiviteit en concentratie. Zo moet je tijd investeren om te leren werken met diverse applicaties en ben je door een andere werkomgeving sneller afgeleid door andere informatie die er niet toe doet.

Het is daarom belangrijk om verder te kijken dan een makkelijke losstaande applicatie oplossing voor de korte termijn, en juist te focussen op één slimme totaalaanpak. Het antwoord, dat gebruik je misschien al deels – maar nog niet op de juiste manier: de suites van Microsoft 365 of Office 365. Hierin hebben we alle tools voor samenwerking aan elkaar gekoppeld. Een belangrijk onderdeel hiervan is Microsoft Teams, de hub voor teamwork.

Microsoft Teams: vóór, tijdens en na meetings

Microsoft Teams is niet alleen een platform voor online vergaderingen, maar het ondersteunt je vóór, tijdens en na meetings:

• Je hebt vóór een meeting overleg, waarbij informatie en bestanden worden gedeeld via de chatfunctionaliteit in Microsoft Teams. Daarnaast bekijk je eenvoudig eerdere notities en opnames van vergaderingen, voor meer context.
• Tijdens de meeting profiteer je van rijke HD-audio en video-ervaringen, deel je bestanden dankzijde naadloze integratie met Microsoft 365 en leg je vergaderingen vast door opnames te maken.
• Na de vergadering blijf je georganiseerd door opnamen en notities in dezelfde Teams-vergaderingsthread te uploaden en plan je aanvullende vergaderingen snel met de Teams-app of Outlook.

Dit hele proces noemen we ook wel de ‘meeting life cycle’. Met Microsoft Teams blijf je gedurende de dag werken in één platform en is alle informatie beschikbaar op één plek. Zo kan je een vaste omgeving inrichten per project, zonder dat je andere applicaties nodig hebt. Op deze manier maak je optimaal gebruik van de tooling die je al hebt en betaal je niet dubbel voor onnodige licenties.