Maasstad Ziekenhuis: Werken als één medisch team tijdens een crisis

In tijden van crisis rekent een organisatie erop dat het leiderschap het voortouw neemt.

Toen COVID-19 zich begin 2020 door heel Europa verspreidde, maakte de CEO van het Maasstad Ziekenhuis Peter Langenbach zich op om de reactie op de crisis te coördineren zoals hij altijd deed, door aanwezig en zichtbaar te zijn en te vertrouwen op zijn leiderschapskwaliteiten die hij had opgedaan in zijn tijd bij de Koninklijke Luchtmacht.

“Maar toen we in lockdown gingen, kreeg ik zelf klachten en moest ik in thuisquarantaine”, vertelt Peter.

“Het was enorm frustrerend om het ziekenhuis opeens te moeten leiden vanuit huis. Maar ik heb twee dingen geleerd van deze periode. Ten eerste begreep ik wat mijn andere collega’s in thuisquarantaine doormaakten en hoe moeilijk het voor ze was om niet ter plaatse te kunnen helpen.

“En ten tweede moest ik snel aan de slag met onze nieuwe tools voor werken op afstand, wat me als CEO een uniek perspectief bood.”

Deze tools maakten deel uit van het responsplan van Maasstad voor de COVID-19 crisis om snel maatregelen voor afstand houden door te voeren, zonder de kwaliteit van de patiëntenzorg aan te tasten.

Een vooruitstrevende instelling

Het Maasstad Ziekenhuis in Rotterdam is een van de grootste topklinische ziekenhuizen in Nederland. Het ziekenhuis biedt jaarlijks acute en niet-acute zorg aan meer dan 450.000 patiënten, voert wetenschappelijk onderzoek uit en leidt medicijnenstudenten uit de hele regio op.

Het ziekenhuis heeft, vanuit een sterke nadruk op de patiëntenzorg, al eerder met Microsoft samengewerkt aan een aantal innovaties om een op waarden gebaseerde gezondheidszorg mogelijk te maken en gedeelde besluitvorming te ondersteunen waarbij de patiënt samen met de arts een behandelplan kiest. Het Maasstad Ziekenhuis was van plan om later in 2020 samenwerkingstools zoals Microsoft Teams en Surface Hub-apparaten uit te proberen. Maar door de COVID-19-uitbraak en de sociale maatregelen die in februari door de overheid werden opgelegd, moest de tijdlijn van het ziekenhuis drastisch worden ingekort.

“We moesten de capaciteit van het ziekenhuis op hoog niveau houden zonder de gezondheid van onze artsen of patiënten in gevaar te brengen”, legt Peter uit. “En we hadden een veilige manier nodig voor onze medewerkers om te communiceren en op afstand te werken, zodat we allemaal snel konden reageren op nieuwe verwikkelingen.”

Nu Microsoft Teams al als oplossing was gekozen, was het aan de IT-afdeling om het nieuwe systeem zo snel mogelijk te implementeren.

Wat normaal 6-9 maanden zou duren, kon de IT-afdeling in enkele dagen opleveren. Dit was een groot succes gezien alle technische aspecten en beheer met betrekking tot het leveren van deze oplossing.”

“Een uitrol van deze omvang duurt normaal gesproken ongeveer zes tot negen maanden”, vervolgt ze. “Er komen een heleboel technische aspecten bij kijken, naast gegevensbeheer en beveiliging. Het was dus een hele uitdaging. Ik ben er trots op dat we dit zo snel konden doen.”

Overstappen op een digitale oplossing

In een paar dagen tijd had het Maasstad Ziekenhuis Microsoft Teams geïmplementeerd en een aanpak van drie fasen voor COVID-19 opgezet: de crisis beheren, wederopbouwen en stabiliseren, en tot slot aanpassen aan het nieuwe normaal.

“We zitten nu midden in de wederopbouwfase”, zegt Peter. “Met Teams konden we op veiligere manieren communiceren en patiënten blijven behandelen, dus het gaat er nu om dat we dat in stand houden en ons aanpassen aan deze nieuwe realiteit.”

De medewerkers van Maasstad werden aangemoedigd om zoveel mogelijk op afstand te werken. “Vanaf de derde week hadden we elk uur vergaderingen via Teams om iedereen op de hoogte te houden”, herinnert hij zich. “Dit betekende dat zelfs als mensen thuis moesten blijven, ze nog steeds konden deelnemen aan het gesprek.”

“Dit was vooral belangrijk voor onze dagelijkse vergaderingen van het crisisbeheerteam”, voegt Peter toe. “We konden niet iedereen in dezelfde ruimte samenbrengen en riskeren dat ze allemaal ziek werden. Met Teams en een Surface Hub-apparaat konden we op afstand samenwerken vanuit onze kantoren of vanuit huis via een centrale vergaderruimte om een soepel verloop van de patiëntenzorg in het ziekenhuis te waarborgen.”

De voordelen van zorg op afstand

Voor het Maasstad Ziekenhuis heeft deze snelle reactie bijgedragen aan de bescherming van medewerkers en patiënten in het hele ziekenhuis, vooral op de afdelingen voor COVID-19. Dit zijn afgesloten afdelingen waar altijd beschermingsmiddelen moeten worden gedragen die meteen moeten worden weggegooid als je de afdeling verlaat.

“In de eerste weken van de lockdown waren beschermingsmiddelen zeer schaars”, legt Langenbach uit. “We hadden een tekort aan mondmaskers, wat betekende dat we ongelooflijk voorzichtig moesten zijn om zo efficiënt mogelijk zorg te kunnen verlenen.

“Met Teams konden we veilig communiceren met de artsen of chirurgen op deze afdelingen, zonder dat ze de afdeling hoefden te verlaten en tijd verloren om weer een beschermingsuitrusting aan te trekken. Op deze afdelingen werkten alleen de mensen die noodzakelijk voor de zorg waren, waardoor het veiliger was voor iedereen en minder handschoenen en maskers werden gebruikt.”

Dankzij deze aanpak kon het ziekenhuis ook hun vergaderingen van de ‘top honderd’ (een periodiek overleg van het bestuur, managers en teamleiders) laten doorgaan op een veilige manier. In plaats van dat iedereen bij elkaar zit, wordt de vergadering virtueel gehouden via Microsoft Teams en een Surface Hub-apparaat, waarbij deelnemers in kleinere groepen verschillende prioriteiten konden bespreken.

“Ik kon bij elke virtuele vergadering binnenvallen en meedoen met het gesprek, en dan vijf minuten later overstappen naar de volgende vergadering,” zegt Peter. “Het was een geweldige oplossing om deze belangrijke vergadering op de agenda te houden. Met de Surface Hub konden we eenvoudig iedereens ideeën verzamelen, alsof we allemaal in dezelfde ruimte samenwerkten.”

Aanpassen aan een nieuwe realiteit

Het ziekenhuis nadert nu de eindfase en heeft bijzonder positieve reacties van het klinische personeel gekregen over het nieuwe systeem. Peter is er dan ook van overtuigd dat dit nieuwe systeem een nog grotere rol kan spelen in de manier waarop het Maasstad Ziekenhuis in de toekomst zorg gaat bieden.

“We zijn al plannen aan het maken voor de toekomst na COVID-19”, zegt hij. “Om terug te komen op een op waarden gebaseerde gezondheidszorg,” vervolgt hij, “als ten minste 40 procent van de poliklinische patiënten virtuele consulten via Teams gaat gebruiken, kunnen we ze in de toekomst efficiënter behandelen. Hierbij garanderen we uiteraard dezelfde strenge privacy en beveiliging als in het ziekenhuis.”

In een moeilijke en verwarrende tijd voor de zorgsector heeft het Maasstad Ziekenhuis laten zien hoe technologie iedereen kan helpen zich aan te passen als onze meest elementaire rechten worden ingeperkt. Bovendien laat het ziekenhuis zien dat de essentiële vaardigheden die artsen en verpleegkundigen aanbieden, binnenkort zelfs bij jou thuis beschikbaar kunnen zijn.

^{Fotograaf: Robin Utrecht}