Jouw Microsoft 365 onderwijs-cloud kan niet zonder extra back-up

Onderwijs is steeds vaker online, waardoor de hoeveelheid data van onderwijsinstellingen explosief toeneemt. Helaas stijgt ook het aantal geslaagde ransomware-aanvallen. Als het mis gaat, moet je weer snel bij je data kunnen zodat de lessen kunnen doorgaan. Hoe zorg je dat je je gegevens veilig bewaart en back-upt zodat je klaar bent voor het geval dat?

Herstelmogelijkheden in Office 365

Back-ups waren vroeger met name gericht op e-mails en documenten. Nu zie je dat onderwijsorganisaties ook data bewaren van samenwerkingstools als Teams Chats, Yammer, Microsoft planner en Power BI-dashboards. Vaak is verwijderde data nog een beperkte tijd te herstellen, maar daarna is weg ook echt weg. Microsoft beveelt organisaties daarom onder andere aan om Office 365-data onder te brengen in Retention Policies.

Back-ups in het onderwijs

Tijdens dit webinar vertellen sprekers Oleksandra Voronchykhina (Microsoft), Dennis Hogewoning (Microsoft), Alain Luxembourg (Barracuda) en Guido van Eijndt (mboRijnland) over het veilig bewaren en back-uppen van online gegevens.

Wat zijn Retention Policies?

Met Retention Policies in Office 365 kun je data bewaren, verwijderen of eerst bewaren en daarna verwijderen. Dit doe je in combinatie met retentietijden. Het kan zijn dat je te maken hebt met wet- en regelgeving die je verplicht om informatie voor een bepaalde tijd te bewaren. Of, misschien mag je sommige data niet langer bewaren dan nodig is. Door data te verwijderen die niet meer nodig is verminder je tevens het risico op datalekken. En wordt je organisatie slachtoffer van een account compromise of ransomware-aanval? Dan kunnen Retention Policies mogelijk helpen bij het herstellen van je data.

Bewaarbeleid is geen vervanging van back-up

Het is misschien verleidelijk om te denken dat je klaar bent wanneer je Retention Policies gebruikt binnen je organisatie. Je bewaart dan precies de data die je nodig hebt, toch? Toch moet je Retention Policies op het gebied van beveiliging als een onderdeel van de oplossing zien en niet als totaaloplossing. Retention Policies zijn er namelijk vooral vanuit het oogpunt van compliance. Ten eerste is het alleen mogelijk om verwijderde data te herstellen die binnen de ingestelde bewaartermijn valt. En, bij ruime of zelfs onbeperkte bewaartermijnen heb je nog wel te maken met quota’s en extra beheer. Daarnaast, mag je alle data zomaar voor altijd bewaren? Het herstelproces voor grote hoeveelheden data is tevens een tijdrovend proces. Zeker als je niet precies weet welke data er mist.

Zorg voor een back-up bij een derde partij

Een andere beperking van Retention Policies is dat het je data niet altijd beschermt tegen menselijke fouten. Wat gebeurt er als iemand (per ongeluk) bestanden verplaatst naar een locatie die geen onderdeel is van een Retention Policy? Of als iemand oude, belangrijke bestanden verwijdert die geen onderdeel meer zijn van je bewaartermijn? Deze situaties vallen buiten de mogelijkheden van Retention Policies en maakt je organisatie mogelijk kwetsbaar voor dataverlies. Met een back-up bescherm je jouw belangrijke data optimaal en maak je dataherstel een stuk gemakkelijker.

Onbeperkte opslag en snelle back-up implementatie

Barracuda is een partner van Microsoft en ontwikkelt back-up oplossingen voor Microsoft 365. Hun belangrijkste doelen? Gebruikersgemak en geen zorgen over dataverlies. Zo bieden zij onbeperkte opslag en snelle implementatie van de back-up. Zodat organisaties zich kunnen focussen op hun dagelijkse taken.

Praktijkervaringen met onderwijs-cloud

Hoe ziet het werken met online data er in de praktijk uit? Bij mboRijnland zijn ze de afgelopen twee jaar bezig geweest met het inrichten van hybride lesgeven. Hierbij kwamen belangrijke vraagstukken om de hoek kijken. Hoe zorg je dat alles goed werkt voor de mensen thuis én in het klaslokaal? Hoe richt je het delen en beheren van documenten in? Hoe zorg je dat je data veilig bewaart? Zij merkten dat het lokaal opslaan en fysiek uitwisselen van informatie steeds minder relevant werd en kozen daarom voor een cloud-oplossing. Hier konden zij toegang en eigenaarschap van documenten duidelijk inrichten en een ruime hoeveelheid data back-uppen.

De lessen gaan door!

Ook bij Barracuda blijft security een belangrijk thema. Zo scannen zij binnenkomende data op ransomware, waardoor deze niet bij de back-up komt. Ook hanteren zij het vier-ogen principe, waardoor iemand geen data kan verwijderen zonder een tweede bevestiging. Op deze manieren wordt het werken met online data steeds veiliger. En mocht het mis gaan, dan beschik je snel weer over je data en gaan de lessen gewoon door.