Hoe School Data Sync scholen tijd bespaart en ontzorgt

Een gratis tool waarmee je het klassenbeheer kunt vereenvoudigen in Office 365: dat is School Data Sync. In deze serie korte video’s praten we je bij over deze onderwijsapplicatie, van theorie tot praktijk.   

Of het nu gaat om basisscholen, voortgezet onderwijs of hogescholen: School Data Sync is speciaal gericht op educatieve instellingen die toe zijn aan een nieuwe vorm van onderwijzen en leren. De tool zorgt voor een naadloze integratie van Office 365-onderdelen in jouw Leerling Management Systeem, en andersom. Waar Office 365 goed is productiviteitsapps als Word, in chatten via Teams, videolessen en veilige opslag in de cloud, hebben Leerling Management Systemen hun eigen sterke punten, zoals cursusbeheer, aanwezigheidsoverzichten, cijferlijsten en de mogelijkheid om opdrachten in te leveren.

Mogelijkheden

School Data Sync laat beiden elkaar aanvullen: samen zijn ze extra krachtig. De Microsoft-tool vergemakkelijkt in de eerste plaats het inrichten van groepen en teams: docenten en leerlingen worden automatisch aan de groepen toegevoegd. Je kunt eenvoudig alle gebruikers uit je studentinformatiesysteem toevoegen, inclusief het toewijzen van de juiste licenties. Daarnaast kun je securitygroepen en administratieve beheereenheden gemakkelijk synchroniseren. Meer weten over de mogelijkheden? Je leert in een paar minuten in onderstaande video:

Goed overzicht

Ook kun je met School Data Sync in een handomdraai klassen, opdrachten en roosters synchroniseren in Teams. De docent of leerkracht fungeert als ‘owner’ en voegt aan het begin van ieder blok alle leerlingen of studenten toe als ‘member’. Ieder vak krijgt een gestandaardiseerde naam en eigen plek, voor een goed overzicht. Zodra de leraar opdrachten aanmaakt binnen een vak, komen deze in een duidelijke tijdlijn te staan. Ook kan de ‘owner’ vanuit zijn rol notitieboeken toevoegen per vak, les of hoofdstuk. De notities zijn voor iedereen toegankelijk, zodat iedere ‘member’ altijd op de hoogte is. In onderstaande video kun je zien hoe dit precies werk:

Ervaring op school: De Nassau

Op De Nassau in Breda, middelbare school voor mavo, havo en vwo, is intussen zo’n vier jaar ervaring met School Data Sync. ‘We zijn met deze applicatie begonnen omdat er veel vervuiling optrad in alle Teams, die docenten zelf aanmaakten en bijhielden. Dat voorkomen we nu met School Data Sync’, vertelt Wim den Ronde, hoofd ICT van De Nassau. De school koos ervoor om alle lesgroepen in School Data Sync dezelfde namen te geven als in de roosters en het leerlingvolgsysteem, voor optimale continuïteit en gebruiksgemak.  

 Ook op het gebied van tijdswinst heeft School Data Sync de onderwijsinstelling voordelen gebracht. ‘Je kunt de app koppelen aan externe systemen, zoals bijvoorbeeld het centraal toetssysteem of de Class Policy-tool. We moesten in die systemen eerst ieder schooljaar alle leerlingen handmatig toevoegen, nu niet meer’, zegt den Ronde. ‘Alles wat in School Data Sync staat, kan synchroniseren met die andere, externe systemen.’ In onderstaande video vertelt hij meer over de praktijkervaring van De Nassau:

Ook voor jouw school?

De Nassau kan alle grote scholen met veel lesgroepen School Data Sync aanbevelen. ‘Wij hebben 1800 leerlingen en 2000 lesgroepen: het scheelt dus enorm dat we op dat vlak nu automatiseren’, licht den Ronde toe. ‘Ook ontzorgen we onze docenten danig met de applicatie, vooral aan het begin van het drukke schooljaar. Alle Teams staan voor ze klaar, ze hoeven alleen nog maar de lesmaterialen toe te voegen. En omdat je School Data Sync kunt koppelen aan externe systemen, hoeft de docent voortaan nog maar op één plek te zijn voor alle data.’  
 
Voor het importeren van data uit het leerlingvolgsysteem koos De Nassau noodgedwongen voor het ombouwen van standaard-bestanden tot CSV-bestand. Andere routes zijn: via PowerSchool-API, of via Clever API. Welke van deze drie voor jouw school werkt, hangt af van de mogelijkehden van je leerlingvolsysteem. Hoewel de het ombouwen tot CSV-bestanden bekend staat als de traagste optie, kostte dit De Nassau in 2018 hooguit een dag. Meer weten over hoe je dat doet, en welke versie van School Data Sync goed bij jouw school past? Kijk dan de volgende video: