Humanitas-DMH geeft belangrijkste medewerkers meer mogelijkheden met beveiligde digitale ondersteuning

"Het is ons doel om een omgeving te creëren waarin mensen met mentale beperkingen zich veilig, vertrouwd en gelukkig voelen."

Marcella van Kraaij, adviseur digitale transformatie bij de Nederlandse zorgverlener Humanitas-DMH, bespreekt de kerndoelen van haar organisatie en hoe haar team deze behaalt met behulp van technologie die sinds kort in gebruik is.

Elke dag bieden de zorgverleners en vrijwilligers van Humanitas-DMH emotionele en praktische ondersteuning aan duizenden mensen met een verstandelijke beperking of sociale gedragsbehoeften. "Humanitas-DMH helpt mensen met gedrags- en cognitieve problemen om hun plaats in de samenleving te vinden en, via de verzorgers, nauw contact te houden met familieleden, buren en gemeenten", legt Van Kraaij uit.

Dit is een onzelfzuchtige taak die ruim 3000 mensen in het netwerk van de organisatie erg veel verlichting biedt. Maar deze inspanningen zijn alleen succesvol als er beveiligde, flexibele en gebruiksvriendelijke digitale ondersteuning beschikbaar is.

In januari 2020 realiseerde Humanitas-DMH deze ondersteuning door de kernapplicaties over te dragen naar de Azure Cloud met Windows Virtual Desktop. Nu, een jaar later, kan de organisatie terugblikken en de talloze voordelen van deze overstap evalueren.

De digitale ambities van Humanitas-DMH versnellen

Humanitas-DMH, dat meer dan 1400 werknemers in Nederland heeft, werd in 1983 opgericht om services te bieden als ambulante begeleiding, jobcoaching en initiatieven om eenzaamheid te bestrijden.

De laatste jaren heeft de organisatie zijn netwerk uitgebreid en zocht daarom naar nieuwe digitale tools om de data te beveiligen en het werk van de medische teams zo eenvoudig en gestroomlijnd mogelijk te houden.

"We wilden dat onze verzorgers overal en altijd toegang tot hun werk hebben", legt Van Kraaij uit.

"Daarom kozen we voor Windows Vitual Desktop. Hiermee kunnen onze zorgverleners hun applicaties thuis of vanuit de woning van een cliënt op volledig veilige wijze openen."

Zorgverleners ondersteunen met een digitaal gedreven aanpak

De beslissing van Humanitas-DMH om Windows Virtual Desktop te gebruiken, werd ingegeven door de noodzaak om de activiteiten te digitaliseren zonder dat het volle schema van de zorgverleners werd onderbroken of ingewikkelder werd.

"We willen vanuit een IT-perspectief in een nieuwe wereld werken: geen domeinen meer en niet meer inloggen op verschillende systemen, maar in één keer inloggen op elke applicatie binnen drie klikken", zegt Van Kraaij.

Humanitas-DMH besloot daarom het gebruik van de trage, verouderde Remote Desktop Services (RDS) te staken en over te stappen op Windows Virtual Desktop. De organisatie werkte samen met Microsoft en het Nederlandse cloud-integratiebedrijf Wortell om een gloednieuwe en vereenvoudigde werkomgeving voor de werknemers te implementeren.

"De omgeving van Remote Desktop Services, die Humanitas-DMH eerst gebruikte, was behoorlijk verouderd en draaide op een vroege versie van de Windows-server. Daardoor duurde het lang om in te loggen en was er weinig inzicht in de staat van de omgeving zelf", zegt Freek Berson, RDS/Windows Virtual Desktop-evangelist en Microsoft-MVP bij Wortell.

"Daarom probeerden we eerst een ‘proof of concept’ uit met een kleine groep mensen in de organisatie om te zien of de applicaties goed werkten en wat het zou betekenen als de hele organisatie zou overschakelen van RDS naar Windows Virtual Desktop.

"Daarmee werd Humanitas-DMH een van de eerste klanten in Nederland die live gingen met de productieomgeving toen die beschikbaar werd."

Verbeterde beveiliging en lagere kosten

Windows Virtual Desktop blijkt steeds meer voordelen op te leveren voor Humanitas-DMH, waaronder betere beveiliging, meer flexibiliteit, minder tijdsinvestering en lagere kosten, vooral voor kernapplicaties zoals Plancare, Sp Expert en Exact Globe.

Deze apps zijn altijd beschermd en eenvoudig toegankelijk, ongeacht of zorgverleners ze gebruiken om cliëntdossiers te openen of managers ze gebruiken voor personeels- en financieel beheer.

"Het feit dat ze zijn niet geïnstalleerd op fysieke apparaten maar op afstand toegankelijk zijn, betekent dat er geen data op de apparaten van werknemers zijn opgeslagen", zegt Berson. "De data blijven altijd in de cloud en al deze applicaties worden geopend via Azure AD, waarvoor voorwaardelijke toegang en meervoudige verificatie zijn vereist.

"We kunnen ook garanderen dat er geen data worden gekopieerd tussen applicaties op afstand en lokale applicaties als daaraan behoefte is", vervolgt hij. "En aangezien alle data zijn opgeslagen in Azure, is dataversleuteling ook beschikbaar."

Daarnaast zijn de kosten voor Azure-gebruik lager en is het inzicht in het gebruik groter dankzij de automatische schaling door Windows Virtual Desktop.

"Humanitas-DMH is 24 uur per dag, 7 dagen per week actief, daarom moeten de applicaties altijd toegankelijk zijn", legt Berson uit. "Maar omdat er ’s avonds minder gebruikers zijn, schalen we automatisch zodat de omgeving is aangepast aan de behoeften."

"Een ander voordeel is tijd", voegt Van Kraaij toe, "omdat werknemers hun applicaties altijd met drie klikken kunnen openen. Hierdoor is er ook meer flexibiliteit."

Humanitas-DMH gebruikt dezelfde Windows Virtual Desktop-omgeving ook voor het beheer, waardoor een set beheertools kan worden gebruikt om wijzigingen aan de backend door te voeren.

Dit voegt veel waarde toe voor het werk van Humanitas-DMH, zegt Van Kraaij, omdat de gebruikerservaring hierdoor makkelijk is terwijl beheerders nauwlettend de activiteiten kunnen bijhouden.

“[This is] de kracht van de oplossing", vervolgt ze. "Het is zo makkelijk, zo eenvoudig. Gebruikers die nieuw zijn in deze omgeving, weten precies wat ze moeten doen."

Een voorbeeld voor de rest van de sector

Berson erkent dat de wereld er in 2021 heel anders uitziet dan toen Humanitas-DMH Windows Virtual Desktop introduceerde onder de werknemers.

"Het is een groot voordeel voor Humanitas-DMH dat alle werknemers nu hun applicaties op hun apparaten hebben zonder in een fysiek kantoor te hoeven zijn", zegt hij. "Deze implementatie vond echt op het juiste moment plaats voor hen."

De organisatie kijkt nu naar de toekomst en overweegt wat de volgende stappen zijn.

Zoals Van Kraaij stelt: "We willen een trendsetter in onze sector zijn, maar ook uitleggen hoe we het aanpakken en onze kennis delen met andere bedrijven."

"We willen een verschil maken, kosten besparen en zo snel mogelijk uitbreiden", concludeert Sander van Kooten, Business Lead Zorg, Educatie en Overheid bij Wortell. "We zijn er trots op dat we dat met Humanitas-DMH kunnen doen. Zij bewijzen dat ze voorop lopen in digitale transformatie en IT willen gebruiken om dingen anders te doen."