en person sitter vid ett arbetsbord framför en bärbar dator
Lästid, 6 min.

Distansarbete börjar bli den nya vardagen för många och därför är det viktigt att hitta olika sätt att fungera effektivt som ett team.

Microsoft Teams är skapat för att kollegor ska förbli produktiva och hålla kontakten med varandra och se till att alla kan fortsätta samarbeta och arbeta lika effektivt och säkert som på kontoret.

Så oavsett om du redan använder det eller inte har testat än kan du läsa dessa sex tips för att få ut det mesta av Microsoft Teams medan du arbetar på distans hemifrån – eller var du än befinner dig:

1. Gör alla dina möten mer produktiva

Ny forskning från Microsofts Work Reworked visar att människor känner att otroliga 52 % av deras arbetstid varje vecka spenderas ineffektivt på grund av saker som onödiga avbrott, ineffektiva möten och att de måste söka efter information.

Microsoft Teams övergripande funktioner för möten eliminerar frustration och ineffektivitet genom att samla allt du behöver inför varje möte på samma plats. När du planerar möten kan du använda Teams för att lägga till agendan, dokument att läsa inför mötet och andra diskussionsämnen.

Under mötet hjälper du alla att hålla fokus på ämnet genom att slå på kameran för en mer interaktiv, personlig upplevelse, göra bakgrunden suddig för att undvika distraktioner och använda undertexter så att varje uttalat ord blir tydligt för alla. Dessutom kan du samarbeta i Office 365-dokument och ta fram idéer i realtid med hjälp av den digitala whiteboardtavlan.

Efter mötet är alla resurser från mötet, bland annat inspelningar, åtgärdspunkter, whiteboardtavla och mötesanteckningar, tillgängliga i chatten, så att teamet kan fortsätta att diskutera ämnen som påbörjades under mötet och fortsätta samarbeta. På så sätt deltar alla i processen och ingen behöver bli frustrerad när de försöker hitta material som togs fram eller skrevs under mötet. Till och med de som inte kunde närvara.

2. Organisera större live-händelser online med Microsoft Teams

Med Microsoft Teams live-händelser kan du organisera större möten som sändningar, webbseminarier för marknadsföring, lanseringsevent och utbildningsevent, och på så sätt hålla presentationer inför upp till 100 000 deltagare i eller utanför din organisation. På så sätt kan alla som arbetar på distans delta och ha all information de behöver.

3. Lägg till dina favoritappar och botar i Microsoft Teams

Med appar kan du göra mer i Microsoft Teams. Tänk på alla välbekanta verktyg, filer och instrumentpaneler som din organisation redan använder. Många av dem kan läggas till i Microsoft Teams och du kan lägga till nya genom att gå till Appar. Du kan använda dem i både chattar och kanaler, så att du har all relevant information och alla relevanta verktyg du behöver för att vara så produktiv som möjligt, vem du än arbetar med.

Här är några intressanta appar och botar du kan kolla in. Gå till avsnittet Appar i Teams för att upptäcka mer – nya läggs till dagligen!

Who: Använd den här boten för att få information om vem som helst i din organisation. Du kan kolla in fliken Möten för information om deltagarna, så att du vet vem du har möte med. Det är också väldigt praktiskt när du får ett meddelande från en okänd person och du snabbt vill ta reda på vem de är och vad de arbetar med.

Microsoft Planner: Organisera kommande uppgifter genom att lägga till en eller flera Planner-flikar i din Teams-kanal. Du kan spåra status för befintliga uppgifter och meddelas om du blir tilldelad en ny uppgift.

Icebreaker: Denna Microsoft Teams-bot hjälper medlemmar i ditt team lära känna varandra genom att ordna online-möten varje vecka, eller offline när det är möjligt, mellan två slumpmässiga teammedlemmar. Boten underlättar schemaläggningen genom att automatiskt föreslå tider som fungerar för båda medlemmarna. Det är jättebra för att stärka personliga kopplingar mellan team på distans, bygga upp och upprätthålla en sammansvetsad community.

Kriskommunikation: Vissa omständigheter kan kräva att du samordnar information och samarbete i teamet som svar på de förändrande tillstånden i dessa kristider. Vilken organisation som helst kan implementera och anpassa denna snabbinsats.

4. Samarbeta i Office-filer i Microsoft Teams

När du arbetar på distans måste du samarbeta i Office-dokument med ditt team. Microsoft Teams har underlättat ditt jobb genom att göra det möjligt att skapa Word-, Excel- och PowerPoint-dokument i Teams, så att du inte behöver växla mellan appar. Du kan redigera dokument tillsammans med dina kollegor, dela anteckningar och lägga till kommentarer. Du kan till och med starta en chatt eller ett möte från ett dokument för att diskutera ändringar.

Ingen mer förvirring kring versioner och ingen överbelastad e-postinkorg med motsägande redigeringar och kommentarer – bara en sömlöst integrerad samarbetsplattform.

5. Få ut mesta av Microsoft Teams-mobilappen

Har du aktiverat Microsoft Teams på din mobil? Det är det perfekta sättet att hålla koll på diskussioner när du är på resande fot. Du kan komma åt alla dina team, kanaler och filer samt delta i möten från mobilen.

Var dock noga med att sätta personliga gränser och optimera dina arbetstimmar på ett sätt som bäst passar dig. Det är enkelt att göra detta genom att ställa in ”tysta timmar” och ”tysta dagar” – ännu en användbar funktion som finns i mobilinställningarna i Microsoft Teams.

6. Gör alla dina möten inkluderande

Om du analyserar dina interaktioner under en normal arbetsdag kommer du att se att ditt nätverk omfattar kollegor från andra avdelningar, dotterbolag och länder.

Se därför till att ha med ett Microsoft Teams-möte i varje mötesförfrågan. På så sätt kan alla i ditt team delta, oavsett var de befinner sig.

Under mötet kan du fråga deltagarna om det går bra att slå på kameran för en mer personlig miljö. Slå också på undertexter så att de som inte talar ditt språk flytande också känner att de deltar. Detta leder till att även de vågar berätta sina idéer och kommentarer.

Samma princip gäller utanför mötena. Tack vare funktionen Translate kan alla utbyta idéer på sitt språk via chatten eller kanalerna.

Spela även in mötet så att teammedlemmarna som inte kan vara med kan se inspelningen i efterhand och hålla sig informerade om beslut och åtgärder.

Kort sagt: om du avsätter lite tid för att lära dig Microsoft Teams och dess många funktioner som underlättar arbetet kommer det att löna sig gång på gång genom att göra det möjligt för dig och ditt team att vara mer produktiva och sammansvetsade – trots distans, geografisk plats och utmaningarna i dessa omvälvande tider. Och det är bra både för stämningen och affärerna.

Snabbkurs i Microsoft Teams

Ta en gratis snabbkurs i Microsoft Teams

Kostnadsfritt whitepaper: Intelligens i arbete

Se hur du kan kombinera teknik och emotionell intelligens för att skapa team som trivs och utvecklas i den nya arbetslivskulturen 

Upptäck fler relaterade artiklar per bransch:

Detaljhandel

  • folk som jobbar

    Nelly.com: Microsoft Azure svarar mot våra krav på flexibilitet och säkerhet

    En digitalisering som är i ständig utveckling och en målgrupp som är digital native ställer krav på en IT-lösning med hög flexibilitet och säkerhet. Nellys CTO Andreas Drougge berättar om varför valet föll på Microsoft Azure: – Nelly.com är en av de ledande modedestinationerna i Norden för unga kvinnor. När vi startade var vi pionjärer […]

  • Onevinn MDR hjälper Greenfood dygnet runt med proaktiv säkerhet

    Onevinn MDR hjälper Greenfood dygnet runt med proaktiv säkerhet

    Logistiken måste flyta på felfritt när Greenfood förser Sveriges mat- och servicebutiker, restauranger och hotell med färsk hälsosam mat. Funkar inte IT i det avseendet ställer det till stora problem. Greenfood ligger i framkant vad gäller digital utveckling och under resans gång har fokus legat på att nyttja tekniken för att skapa bättre förutsättningar för […]

Finans och försäkring

  • SEB:s känsliga information ligger säkert i molnet

    SEB:s känsliga information ligger säkert i molnet

    Banken SEB tar klivet och förflyttar delar av sin verksamhet in i molnet. Med ett gediget arbete tillsammans med Microsofts lösningar för samarbete, produktivitet och säkerhet är molnet nu så säkert att även banken kan jobba i det. Många företag ser de sömlösa fördelarna med att jobba i molnet. Det förenklar och underlättar verksamheten och […]

  • Microsoft Envision Forum: Reshaping the Financial Industry March 4th 2020

    Microsoft Envision Forum: Reshaping the Financial Industry March 4th 2020

    When: 4th of March 2020  Where: Microsoft, Regeringsg 25, Stockholm  Moderators: Johannes Anderberg, Business Development Manager FSI – Microsoft Sweden Ayaz Shukat, Digital Strategist FSI – Microsoft Sweden Welcome to the Microsoft brand-new office at Regeringsgatan 25 in Stockholm.    Microsoft Envision Forum: Reshaping the Financial Industry is a one–day thought leadership event for Business- and IT-leaders, designed to amplify insights and learnings in a collaborative way.    We […]

Government

  • Kalix uppifrån

    Cyberattacken mot Kalix kommun

    ”Ingenting gick att använda. Det gick inte ens att skriva ut papper från skrivarna. Vår hemtjänstpersonal hade inte tillgång till journaler, ingen kom undan” Mitt i natten den 16:e december drabbades Kalix kommun av en cyberattack. Äldreomsorgen var de första som upptäckte felet. Plötsligt kunde de inte längre logga in i sitt journalsystem. När teknikerna […]

Hälso- och sjukvård

  • ”Big Bang”-strategi för digitalisering – och hur man får den att fungera

    ”Big Bang”-strategi för digitalisering – och hur man får den att fungera

    Nuförtiden finns det inget sådant som ”business as usual”. Förändringar och avbrott är det nya normala. Tänk bara på de förändringar som påverkar din organisation just nu, med ny teknik och nya sätt som ligger bakom nya attityder och förväntningar från både anställda och kunder. Allt förändras. Och det enda alla dessa förändringar har gemensamt […]

  • logotyp

    Varför förtroende är så viktigt vid vårdens digitala omvandling.

    Telefonen ringde nästan oupphörligen i flera veckor. Nu ringde det igen. ”Veronica” hörde jag en röst säga i andra änden. ”Vi har en idé!” Jag hörde omedelbart vem det var. Jag har känt Carlo Tacchetti nästan lika länge som jag har arbetat på Microsoft. Han är professor vid universitetet Vita-Salute San Raffaele och ansvarig för […]

Myndigheter

  • Business Sweden – en modern, global arbetsplats

    Business Sweden – en modern, global arbetsplats

    Med tillväxt och innovation som en del av vardagen måste tekniken stötta och underlätta. Ta del av Business Swedens glasklara fokus och varför Microsofts moln var det självklara valet.  

  • Ineco

    Ineco höjer personalproduktiviteten med moderna verktyg och AI

    Att hålla på med krånglig programvara gör ingen mer effektiv. Och om det är svårt att dela filer och samarbeta i dokument slår det också tillbaka på produktiviteten. Det här har många företag insett. Ineco, ett spanskt företag inom den offentliga sektorn, är ett av dem. Därför bestämde de sig för att ändra hur de […]

Skola och högre utbildning

Tillverkning

  • en skärmdump av en dator

    Investering i ett allomfattande PIM-system gav Alfa Lavals kunder en digital köpupplevelse

    En investering i ett PIM-system (Product Information Management) baserat på Azure och Inriver gav Alfa Lavals kunder en förnyad digital köpupplevelse. Oavsett bransch och plats visar kunderna upp samma höga förtroende för produktrekommendationer i systemet, som de gjorde när de handlade fysiskt från erfarna säljare från Alfa Laval. I ett industriområde i Lund ligger en […]

  • Etex

    Etex använder moderna verktyg för att kunna fokusera på kunderna och få en mer enhetlig verksamhet

    I byggbranschen måste alla komponenter passa ihop och de måste vara tillgängliga i rätt tid, annars får man ingen produkt. För Etex, ett belgiskt byggmaterialföretag, är det här vardagsrutin, men de ville också hitta ett sätt att öka produktiviteten och samarbetet i sitt eget företag. Etex har verksamhet i mer än 42 länder med fler […]

Upptäck fler relaterade artiklar per dokumentation:

Det Nya Arbetslivet

  • utsikt över en stad på natten

    Summary Tech Forum: Modern Workplace, Developer, Azure, AI

    Our job was to summarize 48 hours in 45 minutes. Below are the highlights, more specifically the parts that we found extra interesting for the Swedish audience. Modern Workplace During these times, Teams has become a central piece for many of us, and as developers we can now program for it, or even integrate with […]

Digital HR

Digital Transformation

  • Healthcare professionals operating on a patient

    Effektiv schemaläggning inom sjukvården

    En av de stora utmaningarna idag med att bedriva effektiv vård är schemaläggning och bemanning. Den person som är ansvarig för schemaläggning måste se till att det finns rätt kompetens på plats dygnets alla 24 timmar och arbeta fram en lösning baserad på information som finns lagrad i många olika system. Processen är oftast manuell, […]

Kundreferenser

Pressrum

  • Upplevelserummet

    Microsofts Upplevelserum kan ge er helt nya perspektiv

    Tillbaka på jobbet, och ännu en gång ställer du dig den klassiska frågan: ”Finns det verkligen inget bättre sätt för oss att göra det här?”. Jo, det finns det. Ett besök i vårt ”Upplevelserum” lyfter inte bara frågan, utan ger dig som ledare både svaret och lösningen. Att förstå hur en organisation kan jobba smartare […]

Security & Privacy

Startups

  • en blå skål

    Att skapa appar för ditt företag har aldrig varit enklare

    Att skapa appar för ditt företag har aldrig varit enklare. Ett kraftfullt användargränssnitt gör det enkelt för alla som är bekanta med Microsoft Office att anpassa och utvidga Dynamics 365 och Office 365 för att kunna skapa användbara appar. Bygg businessappar på bara några timmar! Du kan koppla data till dina appar från källor som […]

Tips

  • A woman holding a white mug

    Arbeta hemifrån. Det jag har lärt mig som tidig anhängare

    Man skulle nog kunna kalla mig en ”tidig anhängare” av distansarbete. För ungefär 15 år sedan var jag ansvarig för mobilitet och konvergens vid ett stort telekommunikationsföretag när dessa begrepp var helt nya. Därför bestämde jag mig för att försöka leva som jag skulle lära hela dagen, och insisterade på att arbeta på distans så […]