Gå till huvudinnehåll
en person sitter vid ett arbetsbord framför en bärbar dator

De bästa tipsen för smartare distansarbete med Microsoft Teams

Nina Rapp

Nina Rapp

Affärsområdeschef för Modern Work

Lästid, 6 min.

Distansarbete börjar bli den nya vardagen för många och därför är det viktigt att hitta olika sätt att fungera effektivt som ett team.

Microsoft Teams är skapat för att kollegor ska förbli produktiva och hålla kontakten med varandra och se till att alla kan fortsätta samarbeta och arbeta lika effektivt och säkert som på kontoret.

Så oavsett om du redan använder det eller inte har testat än kan du läsa dessa sex tips för att få ut det mesta av Microsoft Teams medan du arbetar på distans hemifrån – eller var du än befinner dig:

1. Gör alla dina möten mer produktiva

Ny forskning från Microsofts Work Reworked visar att människor känner att otroliga 52 % av deras arbetstid varje vecka spenderas ineffektivt på grund av saker som onödiga avbrott, ineffektiva möten och att de måste söka efter information.

Microsoft Teams övergripande funktioner för möten eliminerar frustration och ineffektivitet genom att samla allt du behöver inför varje möte på samma plats. När du planerar möten kan du använda Teams för att lägga till agendan, dokument att läsa inför mötet och andra diskussionsämnen.

Under mötet hjälper du alla att hålla fokus på ämnet genom att slå på kameran för en mer interaktiv, personlig upplevelse, göra bakgrunden suddig för att undvika distraktioner och använda undertexter så att varje uttalat ord blir tydligt för alla. Dessutom kan du samarbeta i Office 365-dokument och ta fram idéer i realtid med hjälp av den digitala whiteboardtavlan.

Efter mötet är alla resurser från mötet, bland annat inspelningar, åtgärdspunkter, whiteboardtavla och mötesanteckningar, tillgängliga i chatten, så att teamet kan fortsätta att diskutera ämnen som påbörjades under mötet och fortsätta samarbeta. På så sätt deltar alla i processen och ingen behöver bli frustrerad när de försöker hitta material som togs fram eller skrevs under mötet. Till och med de som inte kunde närvara.

2. Organisera större live-händelser online med Microsoft Teams

Med Microsoft Teams live-händelser kan du organisera större möten som sändningar, webbseminarier för marknadsföring, lanseringsevent och utbildningsevent, och på så sätt hålla presentationer inför upp till 100 000 deltagare i eller utanför din organisation. På så sätt kan alla som arbetar på distans delta och ha all information de behöver.

3. Lägg till dina favoritappar och botar i Microsoft Teams

Med appar kan du göra mer i Microsoft Teams. Tänk på alla välbekanta verktyg, filer och instrumentpaneler som din organisation redan använder. Många av dem kan läggas till i Microsoft Teams och du kan lägga till nya genom att gå till Appar. Du kan använda dem i både chattar och kanaler, så att du har all relevant information och alla relevanta verktyg du behöver för att vara så produktiv som möjligt, vem du än arbetar med.

Här är några intressanta appar och botar du kan kolla in. Gå till avsnittet Appar i Teams för att upptäcka mer – nya läggs till dagligen!

Who: Använd den här boten för att få information om vem som helst i din organisation. Du kan kolla in fliken Möten för information om deltagarna, så att du vet vem du har möte med. Det är också väldigt praktiskt när du får ett meddelande från en okänd person och du snabbt vill ta reda på vem de är och vad de arbetar med.

Microsoft Planner: Organisera kommande uppgifter genom att lägga till en eller flera Planner-flikar i din Teams-kanal. Du kan spåra status för befintliga uppgifter och meddelas om du blir tilldelad en ny uppgift.

Icebreaker: Denna Microsoft Teams-bot hjälper medlemmar i ditt team lära känna varandra genom att ordna online-möten varje vecka, eller offline när det är möjligt, mellan två slumpmässiga teammedlemmar. Boten underlättar schemaläggningen genom att automatiskt föreslå tider som fungerar för båda medlemmarna. Det är jättebra för att stärka personliga kopplingar mellan team på distans, bygga upp och upprätthålla en sammansvetsad community.

Kriskommunikation: Vissa omständigheter kan kräva att du samordnar information och samarbete i teamet som svar på de förändrande tillstånden i dessa kristider. Vilken organisation som helst kan implementera och anpassa denna snabbinsats.

4. Samarbeta i Office-filer i Microsoft Teams

När du arbetar på distans måste du samarbeta i Office-dokument med ditt team. Microsoft Teams har underlättat ditt jobb genom att göra det möjligt att skapa Word-, Excel- och PowerPoint-dokument i Teams, så att du inte behöver växla mellan appar. Du kan redigera dokument tillsammans med dina kollegor, dela anteckningar och lägga till kommentarer. Du kan till och med starta en chatt eller ett möte från ett dokument för att diskutera ändringar.

Ingen mer förvirring kring versioner och ingen överbelastad e-postinkorg med motsägande redigeringar och kommentarer – bara en sömlöst integrerad samarbetsplattform.

5. Få ut mesta av Microsoft Teams-mobilappen

Har du aktiverat Microsoft Teams på din mobil? Det är det perfekta sättet att hålla koll på diskussioner när du är på resande fot. Du kan komma åt alla dina team, kanaler och filer samt delta i möten från mobilen.

Var dock noga med att sätta personliga gränser och optimera dina arbetstimmar på ett sätt som bäst passar dig. Det är enkelt att göra detta genom att ställa in ”tysta timmar” och ”tysta dagar” – ännu en användbar funktion som finns i mobilinställningarna i Microsoft Teams.

6. Gör alla dina möten inkluderande

Om du analyserar dina interaktioner under en normal arbetsdag kommer du att se att ditt nätverk omfattar kollegor från andra avdelningar, dotterbolag och länder.

Se därför till att ha med ett Microsoft Teams-möte i varje mötesförfrågan. På så sätt kan alla i ditt team delta, oavsett var de befinner sig.

Under mötet kan du fråga deltagarna om det går bra att slå på kameran för en mer personlig miljö. Slå också på undertexter så att de som inte talar ditt språk flytande också känner att de deltar. Detta leder till att även de vågar berätta sina idéer och kommentarer.

Samma princip gäller utanför mötena. Tack vare funktionen Translate kan alla utbyta idéer på sitt språk via chatten eller kanalerna.

Spela även in mötet så att teammedlemmarna som inte kan vara med kan se inspelningen i efterhand och hålla sig informerade om beslut och åtgärder.

Kort sagt: om du avsätter lite tid för att lära dig Microsoft Teams och dess många funktioner som underlättar arbetet kommer det att löna sig gång på gång genom att göra det möjligt för dig och ditt team att vara mer produktiva och sammansvetsade – trots distans, geografisk plats och utmaningarna i dessa omvälvande tider. Och det är bra både för stämningen och affärerna.

Snabbkurs i Microsoft Teams

Ta en gratis snabbkurs i Microsoft Teams

Kostnadsfritt whitepaper: Intelligens i arbete

Se hur du kan kombinera teknik och emotionell intelligens för att skapa team som trivs och utvecklas i den nya arbetslivskulturen 

Upptäck fler relaterade artiklar per bransch:

Detaljhandel

Finans och försäkring

  • Microsoft Envision Forum: Reshaping the Financial Industry March 4th 2020

    Microsoft Envision Forum: Reshaping the Financial Industry March 4th 2020

    When: 4th of March 2020  Where: Microsoft, Regeringsg 25, Stockholm  Moderators: Johannes Anderberg, Business Development Manager FSI – Microsoft Sweden Ayaz Shukat, Digital Strategist FSI – Microsoft Sweden Welcome to the Microsoft brand-new office at Regeringsgatan 25 in Stockholm.    Microsoft Envision Forum: Reshaping the Financial Industry is a one–day thought leadership event for Business- and IT-leaders, designed to amplify insights and learnings in a collaborative way.    We […]

  • SEB:s känsliga information ligger säkert i molnet

    SEB:s känsliga information ligger säkert i molnet

    Banken SEB tar klivet och förflyttar delar av sin verksamhet in i molnet. Med ett gediget arbete tillsammans med Microsofts lösningar för samarbete, produktivitet och säkerhet är molnet nu så säkert att även banken kan jobba i det. Många företag ser de sömlösa fördelarna med att jobba i molnet. Det förenklar och underlättar verksamheten och […]

Government

  • Houses and snow

    Så blev Uddevalla kommun en digital pionjär

    Så blev Uddevalla kommun en digital pionjär En kombination av envishet, nyfikna användare, ledningens stöd och rätt verktyg har gjort Uddevalla kommun till en ledande aktör när det gäller att dra nytta av digitaliseringens möjligheter. För tio år sedan befann sig Uddevalla kommun i flera avseenden i samma situation som många andra svenska kommuner. Lokala […]

  • Kalix uppifrån

    Cyberattacken mot Kalix kommun

    ”Ingenting gick att använda. Det gick inte ens att skriva ut papper från skrivarna. Vår hemtjänstpersonal hade inte tillgång till journaler, ingen kom undan” Mitt i natten den 16:e december drabbades Kalix kommun av en cyberattack. Äldreomsorgen var de första som upptäckte felet. Plötsligt kunde de inte längre logga in i sitt journalsystem. När teknikerna […]

Hälso- och sjukvård

Myndigheter

Skola och högre utbildning

  • en person som sitter vid ett bord med hjälp av en bärbar dator

    Att omdefiniera undervisning: Från distansundervisning till en blandad lärmiljö

    Covid-19-pandemin har genererat en ström av förslag från enskilda och små grupper kring hur utbildning skulle kunna förändras. Vi har uppmärksammat ett stort intresse för frågan: ”Hur kan man på bästa sätt dra nytta av de nya möjligheter som uppstått till följd av avbrottet?” Vad människor behöver är möjligheter att kunna samarbeta och hitta handlingsvägar […]

  • Linköpings universitet

    Linköpings universitets kreativa lösningar kring hybridundervisning

    Linköpings universitet strävar alltid efter att förbättra och förenkla den digitala vardagen för sina studenter och lärare. Som lärosäte bedriver LiU gränsöverskridande forskning i nära samarbete med samhälle och näringsliv, bland annat inom IT. Universitetet erbjuder 120 olika innovativa utbildningsprogram och 550 kurser. Utöver sina fyra fysiska campus har LiU skapat ett femte som endast […]

Tillverkning

  • Agil

    Arbeta med agilt med Microsofts verktyg

    Agil metodik uppstod som en motreaktion till de traditionella projektledningsmetoderna. Metodiken fokuserar på samarbete, inkrementell utveckling, kontinuerlig planering och kontinuerligt lärande – men det viktiga med agila arbetssätt är att vi blir mer öppna för förändrade krav under projektets gång. Förutsättningar kan ändras, nya insikter kan uppstå och man kan komma på förbättringar under arbetets […]

  • Etex

    Etex använder moderna verktyg för att kunna fokusera på kunderna och få en mer enhetlig verksamhet

    I byggbranschen måste alla komponenter passa ihop och de måste vara tillgängliga i rätt tid, annars får man ingen produkt. För Etex, ett belgiskt byggmaterialföretag, är det här vardagsrutin, men de ville också hitta ett sätt att öka produktiviteten och samarbetet i sitt eget företag. Etex har verksamhet i mer än 42 länder med fler […]

Upptäck fler relaterade artiklar per dokumentation:

Det Nya Arbetslivet

  • utsikt över en stad på natten

    Microsoft Tech Forum: Sweden – A Virtual Gathering Around the Latest Buzz 11/6

    För er som anmält er men inte hittar bekräftelsen leta efter ett mail från Microsoft Team med rubriken We’re just one hour from showtime: join us soon, som skickades idag kl 13. Tänk på att mailet kan ha hamnat i skräpfoldern. Du kan även testa nedanstående länk https://event.on24.com/eventRegistration/EventLobbyServlet?target=lobby20.jsp&eventid=2359142&sessionid=1&key=81C5709AE5E67666E2936F420C287119&eventuserid=305960358 Fortfarande inte anmäld? Besök aka.ms/TechForumSE Ett kostnadsfritt […]

Digital HR

Digital Transformation

  • MSHoloLens

    Kiruna stad flyttas med stöd av Microsoft HoloLens

    Vid installation eller reparation av infrastruktur under mark, såsom fjärrvärmeledningar och elkablar, arbetar kommunerna och myndigheterna ofta i blindo. Kartor kan vara felaktiga eller föråldrade. I vissa fall existerar de inte alls. Men med hjälp av Mixed Reality och Microsofts HoloLens finns nu en mycket intressant teknisk lösning som har börjat att användas i samband […]

Kundreferenser

  • Möt svenska ledare som utformar lösningar för moderna arbetsplatser

    Möt svenska ledare som utformar lösningar för moderna arbetsplatser

    Inkonsekvenser gör det alltid svårare att driva företag. Ledarna, ett fackförbund för chefer i Sverige, fick erfara detta när antalet anställda steg över 170. Genom att överge sina gamla verktyg och system, kunde organisationen effektivisera processerna och få till stånd ett bättre samarbete. Dessutom gav det en förbättrad säkerhet och möjligheter till innovation. Användningen av […]

Pressrum

  • Upplevelserummet

    Microsofts Upplevelserum kan ge er helt nya perspektiv

    Tillbaka på jobbet, och ännu en gång ställer du dig den klassiska frågan: ”Finns det verkligen inget bättre sätt för oss att göra det här?”. Jo, det finns det. Ett besök i vårt ”Upplevelserum” lyfter inte bara frågan, utan ger dig som ledare både svaret och lösningen. Att förstå hur en organisation kan jobba smartare […]

Security & Privacy

Startups

  • en blå skål

    Att skapa appar för ditt företag har aldrig varit enklare

    Att skapa appar för ditt företag har aldrig varit enklare. Ett kraftfullt användargränssnitt gör det enkelt för alla som är bekanta med Microsoft Office att anpassa och utvidga Dynamics 365 och Office 365 för att kunna skapa användbara appar. Bygg businessappar på bara några timmar! Du kan koppla data till dina appar från källor som […]

Tips