Inkludering i hybridmöten ger flera vinster

Engagerade medarbetare har blivit allt viktigare för dagens företag. Det handlar både om att kunna behålla kompetens och att öka lönsamheten.

Det är kanske inte helt överraskande att anställda som känner högt engagemang för sitt jobb och sin arbetsgivare är mindre benägna att lämna bolaget, jämfört med de som har lågt engagemang. Men hur stor skillnaden är får nog många att höja på ögonbrynen: Enligt Microsoft Work Trend Index report är det nämligen 12 gånger lägre risk att bli av med de som har ett högt engagemang.

Från Gallup kan vi även se studier som anger att organisationer med högt engagerade medarbetare har 23 procent bättre lönsamhet än andra.

– Inkludering är en viktig nyckel till ökat engagemang. Det gäller att få alla medarbetare att känna sig sedda och delaktiga. Där kan rätt teknik – rätt använd – bidra till att göra stor nytta, säger Ayaz Shukat, IT-strateg på Microsoft.

7,5 timmar möten

Det handlar inte minst om att ta tillvara mötena på arbetsplatsen, eftersom den genomsnittliga medarbetaren lägger 7,5 timmar på möten varje vecka. Allt fler av dessa är hybridmöten – där vissa är samlade fysiskt och andra deltar på distans – och enligt Microsoft Work Trend Index är det så många som 43 procent av hybridarbetarna som inte känner sig inkluderade i möten.

– Tekniken kan koppla ihop människor, och det finns numera väldigt bra lösningar som kan stödja detta. Men då kommer frågan om företagskulturen: ser man verkligen till att ta ansvar för inkludera alla? Är man öppen och nyfiken för andra perspektiv och behov än de man själv har?

En bristande inkludering kommer att leda till en negativ spiral, menar Ayaz Shukat.

– Det kommer att bli en gradvis minskad kommunikation, vilket i sin tur leder att de som är exkluderade känner sig allt mindre engagerade. Det blir en väldigt svårnavigerad terräng till slut.

Träna aktivt lyssnande

Lyhördhet och aktivt lyssnande är därför två ovärderliga verktyg för den som vill öka inkludering, delaktighet och engagemang bland medarbetarna.

– Aktivt lyssnande är något man mycket väl kan träna upp. Det har jag själv gjort, och märker att jag har blivit bättre på att hålla fokus och ha den koncentration som krävs för att verkligen ta in helheten i ett resonemang när jag får ta del av nya perspektiv, säger Ayaz Shukat.

Genom en ökad inkludering kommer det också att läggas en grund för en högre grad av mångfald på företaget, oavsett om det handlar om kön, ålder eller ursprung.

– Vi är alla mer eller mindre olika, och det gäller att ha en strategi för hur alla ska kunna fungera tillsammans och känna att de bidrar till de gemensamma målen. Och sedan måste man förstås på allvar jobba efter den strategin.

Tre gånger fler online-möten

En av de tekniska lösningar som kan göra stor nytta i de här sammanhangen är Microsoft Teams Rum. Det berättar Nina Rapp, Affärsområdeschef Modern Work på Microsoft, och pekar på det faktum att vi nu har deltar i nästan tre gånger så många online-möten och chattar som före pandemin.

– Framtiden är hybrid, det råder ingen tvekan om det. Och det gör det än mer betydelsefullt än tidigare att ha en stark kommunikation, där möten är en viktig del, säger hon.

I Microsoft Teams Rum går det att överbrygga klyftan mellan de som arbetar på distans och de som är på kontoret med ett teammötesrum där alla syns, blir hörda och kan delta, oavsett var de befinner sig.

– Våra Teams Rumslösningar har till exempel en inkluderande videolayout, där online-deltagarna sitter på det vi kallar ”första raden” på skärmen. I praktiken blir upplevelsen som att alla sitter runt samma bord, oavsett om de befinner sig på kontoret eller någon helt annan stans.

Lättare att vara inkluderande

Det går att ha intelligenta kameror för smidigare dialoger och en integrerad digital arbetsyta som alla har tillgång till, med samma möjligheter till samarbete som vid en traditionell whiteboard.

– Med den här typen av lösningar kommer det att vara betydligt lättare att ha ett inkluderande arbetssätt. Men det gäller alltså även att arbeta med kulturen inom organisationen, som måste genomsyras av att alla mötesdeltagare är lika mycket värda, oavsett om man är på plats eller deltar på distans, säger Nina Rapp.

Hon vill även lyfta fram ett annat resultat i Microsoft Work Trend Index, nämligen att det är vanligt att uppleva att man är överflödig: det visar sig att endast 35 procent av anställda i Sverige känner att de skulle vara saknade i en majoritet av sina möten om de inte kunde delta.

– Det är nästan skrämmande lite, och kan givetvis leda till att man blir mindre angelägen om att vara aktiv i mötena. En lägre aktivitet ger sämre möten, och därmed dåligt utnyttjad tid. Med andra ord finns det stora vinster att göra, på flera fronter, med att börja använda teknik som underlättar inkludering, delaktighet och engagemang, säger hon.