”Big Bang”-strategi för digitalisering – och hur man får den att fungera

Nuförtiden finns det inget sådant som ”business as usual”. Förändringar och avbrott är det nya normala. Tänk bara på de förändringar som påverkar din organisation just nu, med ny teknik och nya sätt som ligger bakom nya attityder och förväntningar från både anställda och kunder. Allt förändras.

Och det enda alla dessa förändringar har gemensamt är hastighet. Allting sker otroligt snabbt. Och det är därför ett företag måste reagera med samma iver för att överleva och blomstra i en extremt konkurrensutsatt marknad. Särskilt när man utformar ett tekniskt svar på ett omvandlingsbehov.

Att tillgodose behovet av snabb innovation

‘När förändring är det nya normala‘, en studie från 2019 av Microsoft i samarbete med Dr Michael Parke från London Business School, bekräftar denna uppfattning. Forskningen visar att 92 procent av företagen nyligen har drabbats av tekniska störningar och drar slutsatsen att det nu är dags att ”storsatsa på innovation på arbetsplatsen för att skapa tillväxt”. Närmare bestämt finner man att de mest banbrytande företagen idag aktivt bygger broar mellan organisatoriska och operativa silor. Och dessa möjligheter på arbetsplatsen fortsätter att vara avgörande för innovation.

Så vilket är det bästa sättet för ett företag att framgångsrikt införa en ny teknik eller plattform?

48-timmarsimplementeringen: Coloplasts framgångssaga

Det finns faktiskt inget rätt eller fel sätt. Alla organisationer är olika. Men Coloplast, ett ledande life science-företag känt för att ha lanserat stomipåsen som förändrat många människors liv, bestämde sig för att göra det med ett ”bang”. Ett stort innovativt, organisatoriskt ”bang” som – precis som den vetenskapliga teorin med samma namn – skedde otroligt snabbt. Kort sagt, för att få alla på Coloplast att fungera bättre tillsammans fick de 8 000 anställda över hela världen att använda Microsoft Teams – på bara 48 timmar.

Microsoft Teams samlar arbetsplatschatt, videokonferenser och fillagring på en enda, enhetlig plattform. Vilket är precis vad Coloplast krävde: ”Vad vi behövde var en lösning som skulle göra det möjligt för våra team att vara flexibla och kunna samarbeta direkt”, förklarar René Rasmussen, Vice President of IT Operations & Support på Coloplast. ”Det är därför Teams verkade passa oss så bra.”

Vad mer är, genom att uppnå denna bedrift lyckades Coloplast bocka av de två dragen som ”När förändring är det nya normala”-studien menade kännetecknade en innovativ verksamhet: bryta ner barriärer och ge anställda möjligheter, allt dubbelt så snabbt.

Hur lyckades de med detta? Det fanns fyra nyckelfaser …

• Pilotprogrammet

200 anställda från alla de 43 länderna i Coloplasts nätverk började använda Teams och återkoppla i detalj på sina

• En strukturerad och detaljerad plan för migrering

Planen inleddes en fredagskväll och var så noggrant genomtänkt att migrationen gick snabbare än förväntat var klar redan på söndagseftermiddagen. På måndagsmorgonen när 8 000 personer återvände till arbetet väntade IT-teamet nervöst vid sin hjälplinje. Timmarna gick. Det första samtalet kom klockan 11.30. Det var en förvånad supportchef som undrade om återkopplingen var korrekt och att ingen hade ringt hjälplinjen. Det var bara sex andra samtal den veckan.

• Migreringsambassadörer

För att hjälpa sina kollegor att anpassa sig till Teams blev pilotens 200 deltagare ambassadörer under den större migreringsprocessen.

• En officiell återkopplingsloop

Återkoppling uppmuntrades – uppmanade medarbetarna att dela sina tankar om funktioner som skulle kunna läggas till eller förbättras. Detta bidrog till att etablera en kultur av ständiga förbättringar.

Sammanfattning

Vad Coloplast bevisade så övertygande var att även en global verksamhet med tusentals medarbetare kan slutföra en snabb implementering om alla de rätta processerna finns på plats. Korrekt planering fungerar verkligen, men bara om den fullt ut anser den mänskliga och de tekniska konsekvenserna av förändring. Läs hela berättelsen om Coloplast här.