Gå till huvudinnehåll
person sitter vid ett bord framför ett fönster
Lästid, 6 min.

Det finns många anledningar till och krav för att arbeta på distans. Vi skapade Microsoft Teams just för att uppfylla dessa krav på ett flexibelt sätt: hjälpa dina team att förbli uppkopplade, så att ni kan fortsätta samarbeta och arbeta effektivt, var ni än är.

Här är ett par tips som hjälper dig få ut det mesta av Microsoft Teams medan du arbetar på distans:

1. Träffas mer effektivt

Ny forskning från Work Reworked visar att människor känner att otroliga 52 % av deras arbetstid varje vecka spenderas ineffektivt på grund av saker som onödiga avbrott, ineffektiva möten och att de måste söka efter information.

Microsoft Teams övergripande funktioner för möten eliminerar frustration och ineffektivitet genom att samla allt du behöver inför varje möte på samma plats. När du planerar möten kan du använda chattfunktionen för att lägga till agendan, dokument att läsa inför mötet och andra diskussionsämnen. Du behöver alltså inte leta efter anteckningar från möten i din e-post – allt är på en och samma plats.

Under mötet hjälper du alla fokusera på ämnet genom att slå på video, göra bakgrunden oskarp för att undvika distraktioner och använda undertexter. Dessutom kan du samarbeta i Office 365-dokument och ta fram idéer i realtid med hjälp av den digitala whiteboardtavlan.

Efter mötet är alla resurser från mötet, inklusive inspelning, åtgärder och mötesanteckningar, tillgängliga i chatten, så att teamet kan fortsätta att diskutera ämnen som påbörjades under mötet och fortsätta samarbeta. På så sätt deltar alla i processen och ingen behöver bli frustrerad när de försöker hitta material som togs fram eller skrevs under mötet.

2. Skapa live-event online

Med Microsoft Teams kan du också organisera större livemöten som sändningar, webbseminarier för marknadsföring, lanseringsevent och utbildningsevent. Tack vare Microsoft Teams live-event kan du ha alla möten live och hålla presentationer med upp till 10 000 deltagare i eller utanför organisationen. På så sätt kan alla som arbetar på distans delta och ha all information de behöver.

3. Använda appar och botar

Med appar kan du göra mer i Microsoft Teams. Tänk på de verktyg, filer och instrumentpaneler som din organisation redan använder. Många av dem kan läggas till i Microsoft Teams och du kan lägga till nya genom att gå till Appar. Du kan använda dem i både chattar och kanaler, så att du har all relevant information och alla relevanta verktyg du behöver för att arbeta så effektivt som möjligt, vem du än arbetar med.

Här är några intressanta appar och botar du kan kolla in. Gå till avsnittet Appar i Teams för att upptäcka mer – nya läggs till dagligen!

Who: en bot som hjälper dig hitta information om vem som helst i din organisation. Glöm inte att kolla in fliken för kommande möten för information om deltagarna, så att du vet vem du har möte med.

Microsoft Planner: Organisera dina uppgifter genom att lägga till en eller flera Planner-flikar i gruppkanalen. Du kan spåra status för befintliga aktiviteter och meddelas om du blir tilldelad en ny uppgift.

Icebreaker: en Microsoft Teams-bot som hjälper medlemmar i ditt team komma varandra närmare genom att ordna möten varje vecka, offline eller online, mellan två slumpmässiga teammedlemmar. Boten underlättar schemaläggningen genom att automatiskt föreslå tider som fungerar för båda medlemmarna. Den här appen är särskilt intressant om du arbetar på distans regelbundet eftersom den stärker personliga kopplingar och skapar en sammanlänkad community.

Kriskommunikation: vissa omständigheter kan kräva att du samordnar information och samarbete i teamet som svar på de förändrande tillstånden i dessa kristider. Vilken organisation som helst kan implementera och anpassa denna snabbinsats.

4. Samarbeta i filer i Microsoft Teams

När du arbetar på distans måste du samarbeta och arbeta i Office-dokument med ditt team. Microsoft Teams har underlättat ditt jobb genom att göra det möjligt att skapa Word-, Excel- och PowerPoint-dokument i Teams, så att du inte behöver växla mellan appar. Du kan samarbeta i och redigera dokument tillsammans med dina kollegor, dela anteckningar, lägga till kommentarer och dela efter behov. Du kan till och med starta en chatt eller ett möte från ett dokument för att diskutera ändringar. Ingen mer förvirring kring versioner och ingen överbelastad e-postinkorg med motsägande redigeringar och kommentarer – bara en sömlöst integrerad samarbetsplattform.

5. Få ut mesta av din Microsoft Teams-mobilapp

Har du aktiverat Microsoft Teams på din mobil? Det är det perfekta sättet att hålla koll på diskussioner när du är på resande fot. Nu kan du komma åt alla dina team, kanaler och filer samt delta i möten från mobilen. På så sätt kan du vara säker på att du inte missar något. Var noga med att sätta personliga gränser och optimera dina arbetstider på det sätt som fungerar bäst för dig genom att ställa in timmar och dagar när du inte vill bli störd, en funktion som är tillgänglig i dina Microsoft Teams-inställningar i mobilen.

6. Och glöm inte att vara inkluderande

Om du analyserar dina interaktioner med kollegor under en normal arbetsdag märker du att du inte bara arbetar med personer på din egen avdelning. Oftast har nätverket du arbetar med dagligen vidgats och omfattar kollegor från andra avdelningar, dotterbolag och till och med andra länder. Människor som kanske arbetar på kontor, är på resande fot eller hemma.

Så om du bokar ett möte med teamet måste du inkludera ett Microsoft Teams-möte i varje mötesförfrågan så att alla i teamet kan gå med, oavsett var de befinner sig. Be människor att slå på videon under mötet, så att ni verkligen träffas ”ansikte mot ansikte”. Aktivera undertexter så att personer som inte talar ditt språk flytande också kan följa mötet. Spela även in mötet så att de som inte kan vara med kan se inspelningen i efterhand och hålla sig informerade om beslut och åtgärder.

Och uppmuntra även ditt team att samarbeta och utbyta idéer på sitt språk i chatten eller kanalerna. Med hjälp av funktionen Translate kan alla i teamet översätta meddelandet till sitt språk. På så sätt kan alla utbyta idéer och kommentarer och delta i teamdiskussionen.

Så oavsett om ni arbetar från olika kontor, tillfälligt arbetar hemifrån eller hos kunden hjälper Teams er att förbli produktiva, var ni än är.

Snabbkurs i Microsoft Teams

Ta en gratis snabbkurs i Microsoft Teams

Detaljhandel

Finans och försäkring

  • Microsoft Envision Forum: Reshaping the Financial Industry March 4th 2020

    Microsoft Envision Forum: Reshaping the Financial Industry March 4th 2020

    When: 4th of March 2020  Where: Microsoft, Regeringsg 25, Stockholm  Moderators: Johannes Anderberg, Business Development Manager FSI – Microsoft Sweden Ayaz Shukat, Digital Strategist FSI – Microsoft Sweden Welcome to the Microsoft brand-new office at Regeringsgatan 25 in Stockholm.    Microsoft Envision Forum: Reshaping the Financial Industry is a one–day thought leadership event for Business- and IT-leaders, designed to amplify insights and learnings in a collaborative way.    We […]

Hälso- och sjukvård

  • ”Big Bang”-strategi för digitalisering – och hur man får den att fungera

    ”Big Bang”-strategi för digitalisering – och hur man får den att fungera

    Nuförtiden finns det inget sådant som ”business as usual”. Förändringar och avbrott är det nya normala. Tänk bara på de förändringar som påverkar din organisation just nu, med ny teknik och nya sätt som ligger bakom nya attityder och förväntningar från både anställda och kunder. Allt förändras. Och det enda alla dessa förändringar har gemensamt […]

Myndigheter

  • Ineco

    Ineco höjer personalproduktiviteten med moderna verktyg och AI

    Att hålla på med krånglig programvara gör ingen mer effektiv. Och om det är svårt att dela filer och samarbeta i dokument slår det också tillbaka på produktiviteten. Det här har många företag insett. Ineco, ett spanskt företag inom den offentliga sektorn, är ett av dem. Därför bestämde de sig för att ändra hur de […]

  • MSHoloLens

    Kiruna stad flyttas med stöd av Microsoft HoloLens

    Vid installation eller reparation av infrastruktur under mark, såsom fjärrvärmeledningar och elkablar, arbetar kommunerna och myndigheterna ofta i blindo. Kartor kan vara felaktiga eller föråldrade. I vissa fall existerar de inte alls. Men med hjälp av Mixed Reality och Microsofts HoloLens finns nu en mycket intressant teknisk lösning som har börjat att användas i samband […]

Skola och högre utbildning

Tillverkning

  • Agil

    Arbeta med agilt med Microsofts verktyg

    Agil metodik uppstod som en motreaktion till de traditionella projektledningsmetoderna. Metodiken fokuserar på samarbete, inkrementell utveckling, kontinuerlig planering och kontinuerligt lärande – men det viktiga med agila arbetssätt är att vi blir mer öppna för förändrade krav under projektets gång. Förutsättningar kan ändras, nya insikter kan uppstå och man kan komma på förbättringar under arbetets […]

  • Microsoft Pivot: Accelerating Digital Change in Manufacturing

    Microsoft Pivot: Accelerate Digital Transformation in Manufacturing 13-14 March 2019

    The Manufacturing sector is undergoing an unprecedented transformation, overcoming traditional processes and legacy systems to implement disruptive and innovative technologies that will revolutionize manufacturing as we know it. This event was held between 13-14 March 2019, but you can watch the presentations on Microsoft’s YouTube Channel. To capture and realize the opportunity presented by this […]