Telefoni i Teams – ett givet val i moderna DeLaval

När DeLaval bytte ut sin gamla telefoni-plattform mot Teams-telefoni har de hela sitt digitala informationsflöde med Teams i centrum. Lösningen förbättrar kommunikationen, skapar nya möjligheter – och sparar tid i organisationen.

Med anor från slutet av 1800-talet, när Gustaf de Laval patenterade mjölkseparatorn, har DeLaval onekligen en imponerande historik. I dag är de ett bolag med försäljning i 100 länder och egna anläggningar i 40 länder, och de vill förstås även vara ett framtidsföretag. Detta gjorde att de för ett par år sedan genomförde en stor satsning på att framtidssäkra sin digitala arbetsmiljö.

– Vi startade denna resa på allvar år 2020, och vid det laget låg vi hopplöst efter när det gäller det digitala arbetssättet, berättar Per Andersson, Director Digital Workplace på DeLaval.

Mitt i alla förändringar som de påbörjade fanns en kommunikationsform som inte fick glömmas bort: telefonin.

– Det kan vara lätt att prioritera ned sådant som telefoni och print när man gör stora förändringar, eftersom det är så mycket annat som pockar på ens uppmärksamhet och förefaller mer akut, säger Per Andersson.

Även deras telefonilösning var ”långt ifrån modern”, som han uttrycker det.

– Vi hade en Alcatel-plattform i elva länder, och den var helt klart i behov av förändring. Visst skulle den ha kunnat moderniseras, men vår strategi var – och är – att satsa på en homogen och sammanhållen plattform för samarbete och kommunikation. Microsoft 365 med Teams som ”hub” erbjuder just detta.

Efter ett målmedvetet arbete kunde de stänga den sista Alcatel-telefonväxeln i juli 2023, och därmed avsluta den eran på DeLaval.

– Nu har vi istället en modern molnbaserad telefoni-plattform, som framöver kan utvecklas på ett enkelt och smidigt sätt. Och som dessutom kompletterar vår nya Digital Workplace med Teams i centrum på ett mycket bra sätt. Nu kan medarbetarna delta och arbeta i det digitala informationsflödet på ett lättillgängligt och effektivt sätt, säger Per Andersson.

Det här är till stor nytta inte minst för de som arbetar ”ute på golvet”.

– Vi tjänstemän inom DeLaval har förstås tillgång till en dator mer eller mindre konstant, men för den som är hänvisad till sin telefon är det värt mycket att lätt kunna kommunicera och ha tillgång till alla andra funktioner som finns i Teams.

Ytterligare en fördel med den nya lösningen är att de DeLaval har kunnat integrera sådant som befintliga högtalarsystem, videotelefoner vid portar och alarm i Teams-telefonin via SIP Gateway, en helt molnbaserad funktion som inte kräver någon hårdvaruinvestering.

– Det är funktioner och utrustning som är verksamhetskritiska för oss, och det är verkligen värdefullt att kunna använda tidigare investeringar i ett modernt system på det här sättet. Det blir både kostnadseffektivt och mer användaranpassat när allt är integrerat i en smidig lösning.

Per Andersson ser stora möjligheter att förenkla telefonin ännu mer tack vare Teams-lösningen.

I dag har de flesta hos DeLaval som använder Teams-telefoni något som heter Operator Connect, som i korthet är ett sätt att få ihop Teams-telefoni med existerande fastnätsnummer. Operator Connect är en helt molnbaserad lösning mellan deras teleoperatör och Microsoft, och den kräver inte någon hårdvaruinvestering från DeLavals sida.

– Men vi ser fram emot att istället fullt ut kunna använda Teams Phone Mobile, där ditt mobilnummer blir direkt integrerat till Teams. Det ger en ännu enklare och en mer flexibel lösning, då våra identiteter vad gäller telefonnummer, oavsett fast eller mobilt, integrerar med Teams istället för att verka i silos.

William Ridderström, Sr Customer Success Manager inom lösningsområdet Converged Communications på Microsoft, konstaterar att just Teams Phone Mobile är en funktion som ger många fördelar för en organisation.

– Bland annat så förbättras medarbetarnas tillgänglighet när de på ett enkelt sätt kan utnyttja kraften av alla funktioner i Teams, även för ett vanligt mobilsamtal. Dessutom får organisationen möjligheter att effektivisera support och eliminera överflödiga tjänster. Det innebär också ökade funktioner för säkerhet, sekretess och efterlevnad i Teams – och en mobil integration som inte kräver några tredjepartslösningar eller specialintegrationer, säger han.

Något annat som Per Andersson ser fram emot är att kunna dra nytta av tjänster som är baserade på artificiell intelligens i den nya telefoni-lösningen, med hjälp av den integrerade Teams Phone Copilot.

William Ridderström på Microsoft ger exempel på vilken typ av funktioner som AI och copilot kan bidra med till Teamstelefonin:

– Det kan till exempel handla om att kunna få aktiv brusreducering av samtalet eller automatisk textning. Det kan komma väl till pass i fabrikslokaler med störande ljud eller för den som har en hörselnedsättning. AI är tränad för att filtrera bort ljud som inte bör vara med i ett telefonsamtal, och med den nya funktionen Röstisolering (Voice Isolation) så kan en användare spela in sin röst och sedan låta AI fokusera på att det enbart är användarens röst som skall höras under pågående samtal.

Med Copilot i Teamstelefonin lyfter vi telefoni till nästa nivå.

– Jag tror många kommer att ha glädje av är att få en sammanfattning av ett samtal som man nyss haft, genom att låta Copilot sammanfatta samtalet och till exempel ge förslag på saker att agera på eller nästa steg.

Utöver alla nya, smarta funktioner har övergången till Teams-telefoni även inneburit tidsbesparingar, konstaterar Per Andersson. Det beror bland annat på att telefonin inte längre ligger separerad från IT, för med en mer central hantering kan administrationen effektiviseras och strömlinjeformas.

– Med vår moderniserade Digital Workplace, där Teams-telefonin ingår, har vi kunnat etablera en effektiv strategi som kommer att se till att vi håller oss ”långt före”, istället för att vara ”hopplöst efter” som tidigare, säger Per Andersson.