Du kan mer än du tror. Idag är det inte svårt att med hjälp av lågkodverktyg själv skapa egna lösningar och automatiserade processer istället för att köpa in dyra lösningar. Med Microsoft Power Platform skapas förutsättningar för innovation i företag och organisationer. Här ingår verktyget Microsoft Power Apps som möjliggör för användaren att skapa mer med mindre. Vinsterna med denna typ av lågkodsverktyg är många. Det handlar om allt från lägre utvecklingskostnader till minskad stress och högre effektivitet. Något den skandinaviska vårdgivaren Aleris tagit fasta på. De gick från idé till lansering på drygt en månad. Idag har de en smidig app som använder sig av en automatiseringslösning, och som gör vardagen enklare för medarbetarna på Sabbatsbergs sjukhus i Stockholm.
Från Excel till Power Apps
Ulrika Bengtsson är kvalitetssamordnare hos Aleris vid avdelningen för klinisk fysiologi på Sabbatsbergs sjukhus i Stockholm. Aleris inriktar sig på specialistvård och hjälper patienter på över 100 mottagningar i Sverige. Här på avdelningen i Stockholm undersöks patienter som har besvär från hjärta, kärl och lungor.
Under en längre tid hade Ulrika haft en utmaning i hanteringen av medarbetarnas behörigheter för att få genomföra olika undersökningar. All information om respektive medarbetares behörighet, för att kunna genomföra exempelvis ett EKG eller en ultraljudsundersökning, samlades i en stor Excelfil. Ett dokument som bara växte och växte i takt med att mer information matades in och förändringar gjordes. Det här var ett arbetssätt som skapade problem snarare än nytta.
Först och främst var det svårt att få en överblick av viktig information. Det var tidsödande att uppdatera manuellt vilket även medförde en risk att data försvann på vägen. Det var helt enkelt inte ett optimalt sätt att arbeta på och jag märkte hur det skapade onödig stress. Så jag gick till Niclas med mitt problem och en önskan om en smartare lösning, säger Ulrika.
Tjusningen med lågkodlösningar som Power Apps är att vi med små investeringar kan skapa stor nytta.
Niclas Skyttberg är chefsläkare på Aleris Group och har en bakgrund med jobb i gränslandet mellan IT och vårdverksamhet. Idag är han ansvarig för ledningssystem och patientsäkerhet. Som kund hos Microsoft hade Niclas testat möjligheterna med Microsoft Power Plattform, och Power Apps specifikt.
Tjusningen med lågkodlösningar som Power Apps är att vi med små investeringar kan skapa stor nytta. Detta då det enkelt går att ansluta existerande datakällor, från exempelvis ett Exceldokument till en Sharepointlista, och sedan arbeta mallbaserat med smidiga dra-och-släpp-funktioner utan att behöva skriva någon kod.
Efter att ha genomfört en serie testprojekt för olika back-office-funktioner var Niclas på jakt efter ett case där han och teamet kunde visa hur de med interna resurser kunde bygga en lösning som förenklade vardagen för medarbetarna. När Ulrika berättade om sin utmaning såg jag möjligheten använda en automatiserad lösning i PowerApps för att göra det smidigare att arbeta med schemat och behörighetsnivåerna, säger Niclas.
Efter några korta inledande möten där Ulrika och Niclas diskuterade behov och funktioner började arbetet med att bygga appen. Jag blev förvånad över hur snabbt det gick. En månad efter mitt första möte med Niclas var applikationen klar. Då allt var inbäddat direkt i Microsoft Teams, som vi redan var vana vid att jobba i, gick det enkelt att komma igång med appen, säger Ulrika.
Två appar
Niclas och hans team har byggt två appar med hjälp av Microsoft Power Apps, ett program som ingår i Microsoft Power Plattform. En app för medarbetarna och en för cheferna. Apparna är anpassade efter användarnas olika arbetssituationer. För att få bästa möjliga översikt har cheferna fått en version med ett gränssnitt i liggande desktopformat. Medarbetarna som rör sig mycket ute på avdelningen har i sin tur fått en smart mobilanpassad version.
-Vi märkte redan dag ett hur mycket smidigare allt blev. Om någon är sjuk i teamet kan alla enkelt och snabbt se vem som har rätt behörighet att kunna utföra undersökning istället. Det här har bidragit till en ökad trygghet i verksamheten, säger Ulrika. Förändringar av data kopplat till behörigheter och schema sker nu automatiserat vilket visat sig spara tid och minskat stressen bland användarna. Med den nya lösningen kan Ulrika och hennes team nu även arbeta mer proaktivt.
I appen har de byggt in en färgkodslösning efter det klassiska trafikljuset. Det här gör att de direkt får en tydlig bild av vilka medarbetare som måste uppdatera sina behörigheter, och vilkas behörigheter som är på väg att gå ut. Rött står för ”har gått ut” och gult för ”på väg att gå ut”. Information som visat sig användbart på flera håll då chefer nu kan ta med sig underlaget in i medarbetarsamtal.
Responsen har varit väldigt positiv, vilket även spridit sig till flera avdelningar inom Aleris. Jag har demat appen för vår centrala kvalitetsgrupp och den väckte direkt en nyfikenhet. Det märks nu att det pratas mer och mer om hur automatiseringslösningar, som vår app är ett exempel på, kan användas för att lösa fler verksamhetsutmaningar, fortsätter Ulrika.
Sättet Aleris har använt Microsoft Power Platform, och Power Apps på, visar hur automatiseringslösningar kan underlätta vardagen för medarbetarna. Och här finns mer för företagen att skapa. Om jag ska sia några år framåt så tror jag att den här verktygsportföljen med Microsoft Power Platform kommer att vara lika självklar att använda i vår verksamhet som Excel, Word och Powerpoint är idag. För det finns fler vinster att hämta när du snabbt kan visa upp resultat på något du byggt effektivt med interna resurser, avslutar Niclas.
