När det är kallt utomhus ökar trycket vid portarna på Stockholms härbärgen. Vinternatt/Sommarnatt är ett akutboende för människor som kommit till Sverige från länder inom och utanför Europa. Personalen måste hantera incheckningsprocessen i realtid, göra prognoser, föra statistik och rapportera statistik till kommunen. Detta är inte en situation där papper och penna skiner.
Dörrarna på Vinternatt/Sommarnatt öppnar klockan 21.00. De som önskar sovplats kallas för deltagare och när det är minusgrader står de redo vid dörren innan öppning, med en biljett hämtad från Korskyrkan.
– De vill komma in så fort som möjligt, speciellt när det är så kallt ute. Det är viktigt att ha rätt bemötande, för att det ska bli ett lugnt mottagande. Får de vänta för länge i kön är det lätt att det uppstår konflikter och oroligheter.
Debora Appelros är enhetschef på akutboendet och spenderar själv flera kvällar i veckan på plats. Under en stressig kväll på Vinternatt/Sommarnatt har de 50 sovplatserna gått åt, och incheckningen pågår till omkring 21.30.
– Alla är väldigt hungriga när de kommer. De flesta går direkt till köket och vill äta. Kanske går några få och duschar. På vintern äter de väldigt mycket, en person kan äta tre portioner för att den är så hungrig.
På kvällarna har akutboendet två anställda på plats, och tre till fem volontärer. Akuta uppgifter dyker upp i stunden som personalen måste prioritera.
– Det kan vara någon som behöver en hygienartikel eller vinterjacka. Vi har en del deltagare med psykisk ohälsa som behöver sitta och prata. Det kan ta tid. Man behöver verkligen se människor i ögonen, berättar Debora.
Det är mycket springande för att se till att alla mår bra, och även för att hantera det praktiska.
– Någon behöver springa till förrådet, hämta de grejer som behövs. Kolla att ingen kommer in i kvinnorummet. Kolla att duschen är helt säker för kvinnor också. Kolla om volontärerna mår bra. Finns det tillräckligt med mat? Någon behöver koka mer pasta. Ibland äter de extra, extra mycket.
Under en stressig kväll på Vinternatt/Sommarnatt har de 50 sovplatserna gått åt.
Incheckningsprocessen
Deltagare får tillbringa max fem nätter i rad på akutboendet, enligt direktiv från Stockholms stad. Därefter måste det gå två nätter innan man kan hämta ut en ny biljett, utan undantag. Dokumentationen av allt detta är viktigt inte bara för akutboendets och deltagarnas skull, utan även för att statistik ska skickas vidare till Stockholms Stadsmission och sedermera kommunen. Processen för incheckningen var under lång tid komplicerad och analog. Den såg ut på följande sätt:
- Personalen på akutboendet har ett uttonat A4-ark som ser ut som en kopia av en kopia av en kopia, liknande vad läraren använde som provunderlag i lågstadiet.
- På papperet checkar man in deltagarna och skriver att ”Pelle sover i säng 7 och Lisa i säng 8”.
- Pelles kompis kommer också och då behöver man dra streck över papperet och börja flytta runt.
- Detta pågår tills incheckningen är slut, och ett A4 har blivit tre A4.
- Alla tre A4 är nu både uttonade och grötiga då man i stressen har behövt flytta om så mycket.
- Personalen får vänta tills alla gått och lagt sig och reda ut vad man skrev ned under kvällen, överföra det till ett Excel-ark och sedan göra en prognos till morgondagen.
Därefter lades allt in i en pärm som personalen vid ett senare behövde bläddra i för att hitta den data som ska rapporteras.
Numera sker detta med ett par knapptryck.
Volontärernas arbete är avgörande för att akutboendet ska gå runt.
En volontär får en uppenbarelse
På Akutboendet Vinternatt/Sommarnatt har många människor valt att engagera sig ideellt som volontärer. Peter Örneholm, systemutvecklare på IT-konsultbolaget Active Solution var tidigare en av dessa volontärer som fick tampas med det analoga arbetet.
– Jag upplevde att arbetet med incheckning och statistik gjorde att de som jobbar där inte kan lägga tid på att bygga mänskliga relationer utan fastnade i processer, förklarar han.
Fokus blev mer på det administrativa än det som är verksamhetens syfte. Och då slog det honom:
– Jag kan steka köttbullar, tvätta toaletter och bädda sängar. Men mellan 9 och 17 varje dag hjälper jag kunder att frigöra tid för att kunna fokusera på sin verksamhet och såg därmed möjligheterna som fanns på boendet.
Peter föreslog att han skulle försöka göra en praktisk app som tar bort den administrativa belastningen.
– Jag gick tillbaka till min arbetsgivare och lyfte idén som ett välgörenhetsprojekt. Vi var 3-4 personer som satte oss ned och byggde grunden.
Han tog sedan med sig arbetet till volontärkvällarna. I dialog med andra som jobbade där började han finjustera appen, och när andra volontärer gick och bäddade sängar så satt han och kodade.
– En bra drivfaktor var att jag själv var en av användarna av systemet. Ingen ska behöva stå och frysa en kvart längre för att vi har dåliga administrativa system. Jag har hört om allt för många lösningar som gör att folk gråter när de ska in till jobbet. Ett relevant verksamhetssystem hjälper istället för stjälper.
Akutboendet är en plats där deltagarna kan värma sig och samla energi.
Shelter
Till slut var appen färdigutvecklad och redo att bli ersätta A4-papperen på Vinternatt/Sommarnatt. Appen döptes till Shelter. Den är byggd i webbtekniken ASP.NET och driftas i Microsoft Azure.
– Teknikmässigt är det ingen jättegrej. Den skulle inte vinna pris för den mest avancerade arkitekturen, men den är lättviktig, snabbfotad och löser de utmaningar som fanns, menar Peter Örneholm.
Shelter underlättar arbetet på flera plan. Den hanterar den omständliga incheckningsprocessen, och ger en klar överblick av samtliga deltagare. Användarna får också notifikationer när till exempel någon har sin sista natt och behöver checka ut. På så vis får akutboendet bättre kontroll och kan ägna mer tid på själva mottagandet under incheckningen.
Shelter hanterar också information om deltagarna, som ursprung, ålder och annat som behövs för statistiken. Användarna kan söka i historiken och slipper därmed även pärmbläddrandet.
– Appen är också kreativ, berättar Debora Appelros, den använder olika färger för att visa oss vad systemet vill visa. Informationen är väldigt tydlig och ger små notiser så man inte behöver söka för mycket.
Man byggde även in offlinestöd för att lösa problemet med dålig uppkoppling i källaren.
Genom att automatisera det administrativa arbetet har man frigjort tid åt att ta hand om deltagarna.
En digitaliserad verksamhet
Peters arbetsgivare Active Solution tog fram och skänkte Shelter till akutboendet som en del av företagets policy att låta medarbetarna använda arbetstid för välgörande ändamål. Shelter blev snabbt ett helt affärskritiskt system för akutboendets verksamhet och Active Solution jobbar nu kommersiellt med Stockholms Stadsmission. Det innebär bland annat att de vidareutvecklar, driftar och förvaltar systemet.
Debora Appelros har ingen bakgrund i socialområdet. Det var en jul för många år sedan som hennes svärfamilj tog med henne till ett akutboende på Slakthusområdet för att hjälpa till. Hon gick dit med inställningen att det bara skulle vara en gång.
– Det var juldagen och jag ville bara vara hemma och slappa, men eftersom hela familjen skulle dit hade jag inte så mycket val.
Men allt vände när deltagarna började komma in.
– Alla var så himla trevliga. Jag fick agera tolk och kände mig verkligen hjälpsam. Jag har levt många år i Sverige och känt mig utanför, jag hittade inget sammanhang, jag tillhörde ingenting, men när jag satte min fot här tänkte jag: jag har hittat mig själv, jag tillhör den här platsen, berättar hon.
– Från den dagen beslutade jag att jag aldrig ska sluta att komma hit.
Om Stockholms Stadsmission
Stockholms Stadsmission är en idéburen organisation, fristående från kommun, stat och kyrka, som arbetar för att skapa ett mänskligare samhälle för alla. Detta gör de genom att arbeta med social omsorg, utbildning och arbetsintegration. Något som de gjort ända sedan 1853 då de bildades för att stötta de mest utsatta i samhället.
