Thuis werken. Wat ik heb geleerd als early adopter.

Je kunt me wel een ‘early adopter’ van werken op afstand noemen. Zo’n 15 jaar geleden was ik verantwoordelijk voor mobiliteit en convergentie bij een groot telecombedrijf toen die concepten nog in de kinderschoenen stonden. Ik besloot om de daad bij het woord te voegen en zo vaak mogelijk op afstand te werken. Ik weigerde zelfs een vaste lijn of glasvezelverbinding te gebruiken en vertrouwde in plaats daarvan op de oude Vodafone Connect Cards. Kent iemand die nog?

 Tegenwoordig hebben we veel betere technologie: uitstekende laptops en telefoons, software zoals Microsoft Teams, en 5G of glasvezel in onze huizen. Er is echter nog een aspect dat we ons niet altijd realiseren. Je bent er nog niet met technologie die klaar is voor mensen. De mensen moeten ook klaar zijn voor de technologie.

 In de eerste maanden van 2020 hebben we om voor de hand liggende redenen een enorme versnelling in flexibele werkregelingen gezien, maar het kost tijd om je aan te passen aan nieuwe manieren van werken. Voor veel mensen blijkt het een moeilijke overgang.

1. Zet je camera aan

Communicatie is voor ruim vijftig procent non-verbaal. De camera helpt je dus om anderen te begrijpen en helpt anderen om jou te begrijpen.

Met de camera aan heb ik ook meer zelfdiscipline, een extra reden om een routine aan te houden en me aan te kleden en te gedragen alsof ik op kantoor ben.

2. Gebruik de chatfunctionaliteit van Teams

Als je met Microsoft Teams werkt, is chatten een geweldige manier om de vaart erin te houden bij vergaderingen met veel deelnemers. Er zijn misschien maar een paar mensen die iets zeggen, maar je kunt de anderen aanmoedigen om te reageren op wat er wordt gezegd, vragen te stellen, snelle enquêtes te houden of zelfs gewoon emoji’s en reacties toe te voegen. Op die manier blijft iedereen betrokken.

3. Gebruik je headset

Voordat onze lockdown werd versoepeld, volgden mijn twee kinderen thuisonderwijs terwijl ik zelf ook thuis werkte, dus mijn headset kwam prima van pas.

Headsets met ruisonderdrukking zijn nog beter, omdat je hiermee geconcentreerd kunt blijven en afleiding kunt voorkomen, wie er ook thuis is.

4. Las pauzes in

Je vergeet snel dat er veel natuurlijke pauzes zijn als je op kantoor werkt en persoonlijke vergaderingen hebt. Probeer dus regelmatig pauzes in te plannen in je schema thuis.

5. Blijf in beweging

Reserveer tijd in je agenda voor beweging.

Als je voldoende ruimte hebt, kun je ook rondbewegen en werken in verschillende delen van je huis. Sommige vergaderingen kunnen zeer formeel zijn. Zet je laptop dan op de juiste hoogte en zorg voor goede verlichting in de kamer. Voor informele chats of een-op-een-vergaderingen kun je ook ontspannen op de bank of in een leunstoel gaan zitten. Als je niet wilt dat mensen je achtergrond zien, gebruik je de functie Vervagen om je omgeving af te schermen.

6. Wissel van rol

Je hebt op dit moment misschien verschillende rollen: collega, partner, ouder, thuisleraar. Je kunt al die rollen vast heel goed vervullen. Maar waarschijnlijk niet tegelijkertijd.

Probeer je dag zo in te delen dat je je op één rol tegelijk kunt richten. Zeg bijvoorbeeld tegen je gezin “Ik ga nu aan het werk. Tot over vier uur.” Ga dan naar een andere kamer, sluit de deur en richt je op je werk.

Doe hetzelfde als je tijd met je gezin doorbrengt en thuisonderwijs geeft. Veel mensen denken dat ze altijd bereikbaar moeten zijn en moeten overwerken als ze thuis zijn. Reserveer tijd waarin je geen gesprekken beantwoordt of e-mails controleert.

7. Blijf sociaal

Je hebt misschien nieuwe manieren ontdekt om in contact te blijven met je vrienden en familie tijdens de lockdown. Dat is geweldig. Maar vergeet niet dat sociale interactie met collega’s ook heel belangrijk is.

Dat kost alleen wat meer planning. Organiseer bijvoorbeeld een dagelijks tele-koffiepraatje of digitale vrijdagmiddagborrels en praat dan zo min mogelijk over het werk. Of lunch met een collega via Teams, net als in de kantine op kantoor.

Dat is niet alleen belangrijk voor de motivatie en geestelijke gezondheid, maar ook voor het bedrijf. Een onderzoek in opdracht van Microsoft van een paar jaar geleden wees uit dat minder dan 20% van de beste ideeën werden bedacht in een werkomgeving, zoals vergaderingen of brainstormsessies. De overgrote meerderheid van die ideeën ontstonden in feite tijdens informele uitwisselingen met collega’s. Een reden te meer om vast te houden aan die informele interactie.  

Onthoud in elk geval het volgende:

Als je nog niet eerder vanuit huis hebt gewerkt en moeite hebt om je aan te passen, is dat niet erg. Houd vol, het wordt vanzelf makkelijker. Voordat je het weet, ben je een professional en ben je voorbereid op wat de toekomst ook in petto heeft.