De toekomst van werk: de goede, de uitdagende en onbekende aspecten van werken op afstand

In de afgelopen maanden is onze manier van werken drastisch veranderd. De vraag is nu, blijven deze veranderingen in de toekomst bestaan? In ons tweede Work Trend Index rapport bespreken we de belangrijkste bevindingen. In dit rapport combineren we 3 bronnen. Zo kijken we naar hoe klanten onze tools gebruiken, leren we van de uitkomsten van een Harris Poll enquête onder ruim 2.000 respondenten die op afstand werken in 6 verschillende landen1 en halen we informatie uit meer dan 30 Microsoft onderzoeken over werken op afstand, op basis van enquêtes, interviews, focusgroepen en meer.

Het doel van dit onderzoek is om zowel de goede als de uitdagende aspecten van werken op afstand aan het licht te brengen. Deze bevindingen geven ons inzicht in hoe werk in de toekomst zal veranderen én hoe we daar mee om kunnen gaan. Lees hieronder onze belangrijkste bevindingen.

Onze hersengolven onthullen: videovergaderingen leiden tot vermoeidheid

Een uitdaging van werken op afstand die we vaak voorbij horen komen, is dat het uitdagender of vermoeiender kan zijn in vergelijking met persoonlijk met iemand samenwerken op locatie. Onderzoekers van ons Human Factors Lab hebben recentelijk onderzoek gedaan om dit fenomeen beter te begrijpen. Zorgen werken op afstand en videovergaderingen voor meer belasting? De hersenwetenschap beantwoord deze vraag met ‘ja’.

Op afstand samenwerken is moeilijk, maar de transitie terug naar kantoor zal net zo moeilijk zijn

In ons Human Factors Lab, waar we bestuderen hoe mensen omgaan met technologie, hebben wetenschappers een experiment uitgevoerd om te begrijpen hoe de hersenen reageren op afstand samenwerken via computerschermen, in vergelijking met persoonlijke ontmoetingen. Deze studie is al voor COVID-19 van start gegaan, als test door Microsoft om meer te leren over werken op afstand.

We vroegen 13 teams bestaande uit 2 personen om vergelijkbare taken samen uit te voeren – een keer op locatie persoonlijk, de andere keer op afstand. De personen droegen een EEG-apparaat dat veranderingen in hersengolven volgde. Uit deze studie bleek dat samenwerking op afstand een grotere mentale uitdaging is dan samenwerking op locatie. In het bijzonder waren de hersengolfpatronen die te maken hebben met stress en overwerk veel groter bij samenwerken op afstand. Maar we vonden ook iets onverwachts: wanneer een duo voor het eerst op afstand samenwerkte, suggereerde de hersengolven dat het moeilijker voor hen was om daarna op locatie samen te werken.

Deze studie leverde twee belangrijke lessen op. Ten eerste, mensen vinden samenwerken op afstand mentaal gezien een grotere uitdaging. Daarnaast vinden mensen terugkeren naar op locatie werken uitdagender dan vóór de pandemie.

Videovergaderingen leiden tot vermoeidheid

Een tweede studie toont ons dat hersengolfpatronen geassocieerd met overwerk en stress significant hoger zijn in videovergaderingen, in vergelijking met ander werk zoals het schrijven van e-mails. Door de aanhoudende concentratie treed vermoeidheid na 30-40 minuten op in een vergadering. Wanneer je dus een dag vol videovergaderingen hebt, zal de stress ongeveer na 2 uur toeslaan. Volgens het onderzoek zijn er verschillende factoren die leiden tot dit gevoel van vermoeidheid: voortdurend moeten focussen op het scherm voor relevante informatie en om betrokken te blijven; er zijn minder non-verbale signalen die je helpen en je hebt weinig zicht op de mensen met wie je communiceert.

Hersengolven onthullen dat aanhoudende concentratie in videovergaderingen voor vermoeidheid zorgt.
Bron: Onderzoek door Microsoft waarbij de hersenactiviteit van 12 deelnemers is gemonitord door gebruik te maken van fysiologische monitoring methodes (EEG) en hartslagen. 4 april – 1 mei 2020.

We raden aan om elke 2 uur regelmatig een pauze in te lassen om de hersenen ‘weer op te laden’, vergaderingen te beperken tot 30 minuten of lange vergaderingen waar mogelijk met korte pauzes te onderbreken. Ook door de inzet van onze technologie ondersteunen we hierbij. Zo hebben we een reeks updates voor Teams uitgebracht, die bijdragen aan een gezondere en betere werkomgeving. Dit zijn de nieuwe functionaliteiten Together mode en Dynamic view.

Together mode is een nieuwe vergaderoptie in Teams die gebruik maakt van AI-technologie om deelnemers digitaal op één gedeelde achtergrond te plaatsen, waardoor het lijkt alsof je in dezelfde ruimte zit als alle anderen in de groep. De Together mode is ontworpen om meer menselijke verbinding te creëren en vergadermoeheid tegen te gaan. Together mode is ideaal voor bijvoorbeeld brainstormsessies en rondetafelgesprekken, waarbij meerdere mensen aan het woord zijn. Recent onderzoek2 met sensoren die de hersenactiviteit maten laat zien dat de hersenen minder belast worden in een vergadering met de Together mode, wanneer we dit vergelijken met de reguliere ‘grid view’. Dit resultaat suggereert dat de Together mode kan helpen bij het omgaan met vermoeidheid door vergaderen.

Hersenactiviteit suggereert dat Together mode in Microsoft Teams kan helpen bij het verminderen van vermoeidheid door vergaderingen.
Bron: Onderzoek door Microsoft met behulp van fysiologische signaalmonitoring (EEG) in juni 2020 om de hersenactiviteit te vergelijken tussen twee vergaderweergaves in Microsoft Teams: Together mode en rasterweergave. De afbeelding laat de gemiddelde hersenactiviteit van respondenten zien. De kleurcodering toont de totale hoeveelheid energie van de verschillende hersengolven.

Dynamic view — Hoewel de Together mode een nieuwe vergaderervaring biedt, is het niet voor elke vergadering bedoeld. De nieuwe Dynamic mode geeft gebruikers meer controle en bouwt voort op de vorige maand aangekondigde verbeteringen van de Teams vergaderingen, waaronder een grote gallery view voor maximaal 49 personen en virtuele breakout-ruimtes. Met de nieuwe bedieningselementen is het mogelijk om de weergave te personaliseren. Voorbeelden zijn het weergeven van specifieke deelnemers naast elkaar en het minimaliseren van gedeelde content.

Teams staat nu meer dan 1.000 deelnemers toe voor interactieve sessies en tot wel 20.000 voor het bijwonen van vergaderingen zoals presentaties. Ook vertaalt Teams, op het moment enkel nog in het Engels, nu live transcripten van vergaderingen. Hiermee willen we gebruikers in staat stellen om vergaderingen inclusiever, boeiender, en effectiever te maken.

Andere bevindingen
COVID-19 heeft de werkcultuur wellicht voor altijd veranderd.
De 9 tot 5 werkdag is langzaam aan het vervagen.
Fysieke kantoren zullen niet verdwijnen.

COVID-19 heeft de werkcultuur wellicht voor altijd veranderd

Een terugkerend thema in al onze onderzoeken is dat deze bijzondere omstandigheden de ‘versmelting’ van werk en privé aanzienlijk hebben versneld – dit kan zelfs een blijvende verandering van de werkdynamiek zijn.

Meer dan de helft van de ondervraagde ouders (54%) in het onderzoek gaf aan dat het moeilijk was om een balans te vinden tussen het huishouden en werk. Millennials en generatie Z zeggen het meeste moeite te hebben met het vinden van een juiste balans. Dit kan komen doordat deze groep vaker voor jongere kinderen moet zorgen, of omdat ze werkplekken delen met huisgenoten.

Door de versmelting van werk en privé, hebben millennials en generatie Z meer moeite in het vinden van een balans dan oudere generaties.
Bron: Harris Poll enquête in opdracht van Microsoft van 26 tot 30 mei, onder 2.285 volwassenen boven de 18 jaar, die momenteel op afstand werken in de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk, Duitsland, Italië, Mexico en China.

Het vinden van een balans tussen kinderopvang en werken op afstand lijkt vooralsnog tijdelijk, wel kan het onze manier van denken over collega’s op de lange termijn al veranderen. 62% van de respondenten gaf aan dat ze meer empathie voelen richting collega’s over de hele wereld, omdat ze nu een beter beeld hebben van hun privéleven. Dit zagen we vooral in China en Mexico, waar respectievelijk 91% en 65% van de ondervraagden zich meer empathisch voelden.

Thuiswerken zorgt voor meer empathie tussen collega’s wereldwijd’
Percentages per land die een stijging zien in empathie

“We hebben de thuiswerk levensstijl geaccepteerd. In mijn organisatie gaven ze aan dat je overdag tijd kunt vrijmaken voor de kinderen en later kunt inloggen om te werken. Ik voel me opgelucht dat ze de impact van kinderen thuis begrijpen.” – respondent.

In sommige gevallen zorgt de overstap naar werken op afstand ook voor een positieve bijdrage aan de mate van betrokkenheid. Meer dan de helft (52%) van de respondenten voelt zich meer gewaardeerd. Ook hebben ze het idee dat ze meer kunnen bijdragen, omdat iedereen zich in dezelfde virtuele ruimte bevindt. We zien dit vooral terugkomen bij werknemers in China (65%) en Duitsland (57%). Ook zien we dat chatfunctionaliteiten in meetings een kanaal zijn geworden waarin mensen hun perspectieven en ideeën delen. Zo is het aantal chatberichten in Teams meer dan 10x toegenomen in de periode van 1 maart tot 1 juni.

Werknemers voelen zich meer betrokken wanneer iedereen op afstand aan vergaderingen deelneemt.
Bron: Harris Poll enquête in opdracht van Microsoft van 26 tot 30 mei, onder 2.285 volwassenen boven de 18 jaar, die momenteel op afstand werken in de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk, Duitsland, Italië, Mexico en China.
Voelen werknemers op afstand zich meer betrokken tijdens meetings dan voorheen? Weet niet / Nee / Ja

De 9 tot 5 werkdag is langzaam aan het vervagen

In ons vorige rapport, over de periode 1 maart tot en met 31 maart, zagen we dat de gemiddelde tijd tussen het eerste en laatste gebruik van Teams met meer dan 1 uur was toegenomen. Nu duiken we verder in dit onderwerp – is de 9 tot 5 werkweek aan het verdwijnen? De data suggereert van wel. In Teams werken mensen steeds vaker in de ochtend- en avonduren, maar ook in het weekend. Tussen 08:00 en 09:00 en 18:00 tot 20:00 zien we een toename van tussen de 15% en 23%. In het weekend neemt dat nog meer toe, daar zien we een toename van 200%.

Is de 9 tot 5 werkdag weg? De overgang naar werken op afstand brengt ook flexibelere werktijden’
Percentuele verandering in gemiddelde aantallen van Microsoft Teams chats van maart tot juni 2020

Om onze gebruikers te helpen om hun tijd beter te beheren in deze nieuwe werkomgevingen, hebben we diverse updates in Teams uitgebracht. Zo is er de focus status, die laat zien dat je tijd geblokkeerd hebt om gefocust werk uit te voeren.
Je kan ook quiet hours and quiet days instellen, zodat je geen notificaties ontvangt uit Teams.

Binnenkort zullen we de Reflect messaging extension lanceren, waarmee managers op een eenvoudige manier vragen kunnen stellen aan hun team over onderwerpen zoals de balans tussen werk en privé. Deze aanpasbare vragen zijn ontworpen om het emotionele welzijn van een team te meten, reacties kunnen zowel openbaar als anoniem zijn. Ook introduceren we videofilters in Teams. Voordat gebruikers aan een vergadering deelnemen, kunnen zij filters gebruiken om het lichtniveau subtiel aan te passen en de focus van de camera te verzachten om het videobeeld aan te passen.

We zien deze combinatie tussen werk en privé als een duurzame trend, met de potentie voor technologie om onze uitdagingen te verlichten. We zullen daarom blijven innoveren op deze gebieden.

Fysieke kantoren zullen niet verdwijnen

Veel werknemers hebben de afgelopen vier maanden (deels) op afstand gewerkt. Nu teams zich hebben aangepast aan deze nieuwe realiteit, heerst bij velen de vraag of fysieke kantoren nu zullen verdwijnen. Ons onderzoek laat zien dat werk waarschijnlijk een mix blijft tussen werken op afstand en werken op locatie. 82% van de managers verwacht na de pandemie flexibeler vanuit huis te kunnen werken. Het gemiddelde onder alle ondervraagden (managers en werknemers) is lager, namelijk 71%.

Managers en werknemers zijn het eens: thuiswerken is een verandering voor de toekomst.
82% van de managers verwacht na de pandemie flexibeler vanuit huis te kunnen werken
71% van de managers en werknemers wil graag na de pandemie vanuit huis blijven werken

“Vroeger wanneer je baas je niet kon zien, betekende dit dat je niet aan het werk was…Zolang je dingen af krijgt, maakt het eigenlijk niet uit waar je bent.” – Business Decision Maker.

Toch komen er ook een aantal pijnpunten aan het licht in ons onderzoek. Bijna 60% van de respondenten voelt zich minder verbonden met collega’s sinds we vaker op afstand werken. In China steeg dit aantal tot zelfs 70%. Bovendien heeft slechts 35% van de respondenten in het onderzoek3 een eigen werkruimte thuis. Slechts 5% van de respondenten woont alleen.

Het is dus geen verrassing dat afleiding, verbindingsproblemen en het gebrek aan een ergonomische werkomgeving de belangrijkste pijnpunten zijn wanneer het gaat om werken op afstand.

Dit geeft aan dat, hoewel de toekomst van werk meer op afstand zal zijn dan ooit, de fysieke kantoorruimte – die voordelen biedt zoals verbondenheid, ergonomische werkplekken en mogelijkheden voor sociale interactie – waarschijnlijk altijd een belangrijk onderdeel blijft van onze manier van werken in de toekomst.

Afsluiting

Al met al heeft deze wereldwijde verschuiving naar thuiswerken zowel kansen als uitdagingen gecreëerd voor de toekomst. Positief zijn de unieke omstandigheden om thuis te werken en te leren als gezin, meer empathie tussen collega’s en veranderde percepties over de effectiviteit van werken op afstand. Ook heeft het voor meer betrokkenheid gezorgd. Er zijn ook uitdagingen zoals de valkuil van langere werktijden, vermoeidheid en het gemis aan persoonlijke contacten. Een comfortabele thuiswerkplek is voor veel van ons een uitdaging voor de productiviteit.

Bij Microsoft hebben we de unieke kans om onze gebruikers te helpen de kansen optimaal te benutten en de tegelijkertijd de uitdagingen aan te gaan. We hopen dat je merkt dat naarmate de wereld van werken veranderd, dat onze tools dat ook doen. En dat, terwijl we navigeren door ongekend snelle veranderingen, we vasthouden aan onze missie om elk individu en elke organisatie meer te laten bereiken op deze wereld.

Microsoft neemt privacy serieus. We verwijderen alle persoonlijke gegevens en identificerende gegevens van organisaties, zoals bedrijfsnamen, uit de data voordat we deze gebruiken om rapporten op te stellen. We gebruiken nooit klantdata zoals informatie uit e-mails, chats, documenten of meetings voor rapporten. Ons doel is om de brede trends voor werkplekken te ontdekken en te delen op basis van geaggregeerde gegevens uit Microsoft Graph.
________________________________________
[1] Harris Poll enquête in opdracht van Microsoft van 26 tot 30 mei, onder 2.285 volwassenen boven de 18 jaar, die momenteel op afstand werken in de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk, Duitsland, Italië, Mexico en China.
[2] Onderzoek door Microsoft met behulp van fysiologische signaalmonitoring (EEG) in juni 2020 om de hersenactiviteit te vergelijken tussen twee vergaderweergaves in Microsoft Teams: Together mode en rasterweergave. De afbeelding laat de gemiddelde hersenactiviteit van respondenten zien. De kleurcodering toont de totale hoeveelheid energie van de verschillende hersengolven.
[3] Uit een doorlopend onderzoek door Microsoft bleek dat gedurende het screeningproces 35,3% van alle fulltime werknemers (N= 570) op afstand werkt in een speciaal thuiskantoor.