Het startpunt voor organisatiebrede AI-adoptie

Gaat AI mijn werkzaamheden veranderen of zelfs (deels) overnemen? Bij de introductie van nieuwe technologie komt altijd veel emotie kijken. Bij AI is dat in extreme mate het geval. Deze technologie gaat immers aanzienlijke impact hebben op het dagelijkse werk van kenniswerkers binnen jouw organisatie. Bovendien wil je voorkomen dat medewerkers deze krachtige tool alleen inzetten om meeting notes te nemen; dat is zonde van de investering en de mogelijkheden. Hoe maak je de AI-adoptie minder emotioneel beladen, en enthousiasmeer en faciliteer je medewerkers om alles uit AI te halen?

Vanwege de emotie rond en de forse impact van AI spelen er bij een AI-adoptie nog meer prangende vragen dan bij andere technologieën. Hoe ga je om met verwachtingen, hoe zorg je dat medewerkers weten waar ze AI voor kunnen inzetten en hoe zorg je dat zij veilig met AI-data werken? In dit artikel beantwoorden we dergelijke vragen en behandelen we verschillende manieren om de medewerkeradoptie te vergroten. Daarbij vertellen we hoe jij de adoptielessen uit het verleden met zorg en aandacht kunt toepassen op AI.

Stel een communicatieplan op

Uit het verleden is gebleken dat een sterk communicatieplan essentieel is voor een succesvolle adoptie. Dit stelt je in staat verwachtingen rond GenAI-oplossingen, zoals ChatGPT en Microsoft Copilot, te managen. Een communicatieplan dwingt je om daar alvast strategisch over na te denken: hoe verschaf je medewerkers duidelijkheid over de rol die AI gaat spelen in hun werk en wat daarbij van hen verwacht wordt? Neem in de communicatie de angst rond AI weg en maak medewerkers enthousiast door de voordelen van AI te benadrukken. Doe dat bij voorkeur met concrete voorbeelden en toepassingen per rol. Zo zien gebruikers direct wat een AI-tool hen persoonlijk oplevert, bijvoorbeeld dat ze administratieve taken kunnen uitbesteden aan AI, waardoor ze productiever worden en tijd over houden. Maak ze ook bewust van de collectieve voordelen en laat zien dat je als werkgever graag investeert in AI-kennis en -skills. Deze investering is goed voor jouw organisatie en voor jouw personeel. Zijn medewerkers vanwege de werkdruk niet bereid om zich te verdiepen in nieuwe technologie? Beloon ze dan voor de tijd die ze hieraan besteden. Wie weet geeft ze dit net het vereiste zetje om met AI aan de slag te gaan.

Begin klein

Start de adoptie op individueel niveau: te beginnen bij de eindgebruikers. Dat is een les die we uit het verleden kunnen trekken. De waarde van AI ligt bij de eindgebruiker, dus maak medewerkers bewust van deze dagelijkse praktijkvoordelen. Bijvoorbeeld door gebruikersgroepen concrete use cases te bieden en uit te leggen hoe ze met AI hun dagelijkse werkzaamheden anders kunnen inrichten. Laat ze niet alleen zien dat AI hen tijdswinst oplevert, maar ook wat ze met die extra uren kunnen doen. Want een AI-adoptie gaat verder dan technologie, het vraagt ook om een andere manier van werken en andere mindset. Zo zijn HR-professionals van nature niet geïnteresseerd in datagedreven werken en nieuwe technologie. Toch wil je dat ze openstaan voor de mogelijkheden van AI. Ook daarbij kunnen use cases en uitleg per rol helpen.

Creëer leertrajecten en een champion community

GenAI-tools zoals Copilot zijn veel krachtiger als gebruikers weten hoe ze deze kunnen inzetten. Dus zorg dat ze de praktische mogelijkheden van Copilot kennen. Daarvoor kun je AI-leertrajecten opzetten en educatiesessies organiseren, bijvoorbeeld over prompting. Ook dat kun je per rol inrichten, om de werkwijze en voordelen nog concreter te maken. Daarnaast versnel je het adoptieproces wanneer medewerkers van elkaar leren. Je stimuleert kennisdeling door een champion community met power-users op te zetten; enthousiastelingen die geïnteresseerd zijn in AI omdat ze hun eigen (werk)leven makkelijker willen maken. Dit hoeven geen IT-ers of tech savvy medewerkers te zijn. Het is juist goed als power-users uit verschillende hoeken van een organisatie komen, want professionals uit verschillende functies hebben verschillende wensen voor AI-tools en dus andere skills nodig.

Start top-down

Een AI-adoptie gaat niet alleen over de ‘hoe’ maar vooral ook over het ‘waarom’: waarom zou een medewerker AI gaan gebruiken? Het antwoord moet eveneens van bovenaf door de hele organisatie heen druppelen. Ook hier begin je klein, boven in de management-piramide, om zo het enthousiasme rond AI door de hele organisatie te verspreiden. Daarin spelen managers een belangrijke rol. Zij moeten uitleggen wat AI individuele gebruikers en de organisatie als geheel gaat opleveren, maar ook het goede voorbeeld geven door zelf AI-tools te gebruiken. Ook hackatons en een adoptieplan vergroten de succeskans van een AI-adoptie. In hackatons ervaren gebruikers zelf de mogelijkheden van AI. In een adoptieplan kan je per rol de toepassingsmogelijkheden en voordelen schetsen. Door een dergelijke top-down aanpak raakt jouw organisatie intrinsiek gemotiveerd om met AI te werken en groei je snel uit tot een AI-koploper.

Breng de datasecurity op orde

Uit het verleden hebben we geleerd dat privacy en security belangrijke succesvoorwaarden zijn bij de uitrol van een nieuwe technologie. Dat geldt zeker ook voor AI. Is de data die AI gebruikt wel correct, wie kan erbij en blijft data binnen de organisatie? Het is zaak om eerst alles rond data governance goed te regelen, voordat je AI voor de hele organisatie beschikbaar stelt. Je verbetert de datasecurity door IT-security vanaf de start bij een AI-adoptietraject te betrekken. Ook is het raadzaam om een geïntegreerde AI-tool te gebruiken, zoals Copilot. Deze oplossing is onderdeel van Microsoft365 en biedt daardoor allerlei mogelijkheden om data te classificeren en op individueel niveau personen te autoriseren. Bovendien blijven AI-gegevens op jouw interne IT-omgeving. Microsoft gebruikt deze niet om AI-modellen van andere klanten te trainen.

Hoe kan Microsoft helpen?

Microsoft kan helpen bij het wegnemen van security- en privacy-barrières. We denken mee over het implementatieplan, identificeren risico’s en bieden technologische experts om security issues op te lossen. Daarnaast hebben we onlangs de AI Learning Hub gelanceerd waarbij organisaties en individuen worden ondersteund binnen hun AI-leertraject met op maat gemaakte aanbevelingen, ongeacht hun ervaringsniveau met AI, specifiek ontworpen voor alle verschillende rollen binnen de organisatie. Wanneer je meer ondersteuning nodig hebt, kun je ook terecht bij een van onze partners. Zij bieden onder andere trainingen en workshops om AI-vaardigheden te verbeteren en bredere change management trajecten begeleiden.

Data gedreven inzichten over jouw eindgebruikers, kunnen je helpen een goede start te maken. Koppel Copilot daarom aan Microsoft Viva. Daarmee kan je het AI-gebruik monitoren per individu, team of afdeling. Zo kom je erachter welke medewerkers op welke gebieden de beperkende factor vormen. Daar kun je jouw communicatieplan op afstemmen – het startpunt voor een succesvolle, organisatiebrede AI-adoptie waarbij de negatieve emoties rond AI worden omgezet in iets positiefs dat AI-gebruik stimuleert, van zowel onderop als bovenaf.

Ontdek Microsoft Copilot en start jouw AI-traject vandaag nog.