Azure cost management voor educatie: dit wil je weten 

Steeds meer onderwijsinstellingen gaan over naar de cloud, meestal Azure. Omdat je in cloud betaalt naar gebruik, is het belangrijk om regelmatig te controleren of je kosteneffectief bent en of je extra maatregelen kunt nemen. Met Azure cost management haal je daar het optimale uit. In dit blog laten we een best practice zien: Fontys Hogeschool deelt leerzame lessen uit de praktijk. 

Migratie van virtuele machines (VM’s) naar de cloud, kostenbesparing: het zijn hot items bij veel onderwijsinstellingen. ‘In het mbo, hbo en universitair onderwijs kan op het gebied van Azure in kostenbeheer nog best wat geoptimaliseerd worden’, zegt Cloud Consultant Gino van Essen van Microsoft-partner Bechtle. ‘Betere omgevingen creëren en zorgen voor lagere kosten blijken in de praktijk vaak een ondergeschoven kindje. Zonde, want zo laat je geld liggen.’

Kritisch in kaart brengen 

Wil je als onderwijsinstelling grip krijgen op je kosten in de cloud, dan is het zaak om eerst in kaart te brengen welke VM’s er zijn en wat ze doen. Er zijn bijvoorbeeld: 

• 20 Windows Servers die 24/7 aan staan 
• 5 Linux VM’s die voor 75 procent aan staan 
• 10 SQL server VM’s via Azure Marketplace 
• 5 Azure SQL databases PaaS.  

Het gaat om 10 tb storage en 25 managed disken (128 gb).  

Hoe maak je dit kostenefficiënt? ‘Stel jezelf de volgende vragen: is het nodig dat bepaalde VM’s altijd aan staan, of kun je af met alleen werkdagen? Zijn de VM’s en je managed disken niet veel te groot? Bepaal je behoefte, voor welke termijn en voor wie’, adviseert Gino.

Kosten optimaliseren 

Stapsgewijs kun je jouw Azure-kosten optimaliseren op de volgende manieren:  

1 Zet ongebruikte of verouderde services uit. 

2 Pas services aan naar het gebruik: right size. 

3 Pas Reserved instances toe: door je te committeren voor een langere gebruiksperiodee, krijg je extra korting. 

4 Maak gebruik van Hybrid Benefit licentie als onderdeel van de Software Assurance op je Windows Server of SQL Server licenties. Dit is voordeliger dan het via Azure als PAYG afrekenen van je licentie. 

5 Zorg ervoor dat je in je DevTest subscriptions ook de Azure dev/test-prijzen voor demo/ontwikkelomgevingen gebruikt. 

6 Configureer budgetten en koppel kosten aan afdelingen, teams of projecten. 

7 Ga aan de slag met serverless technologieën en innovatieve architecturen. 

Case: Fontys Hogeschool 

Hoe ziet die kostenoptimalisatie er in de praktijk uit? Jelle Broekhuijsen, Azure Solutions Architect bij Gridly, begeleidde Azure cost management van Fontys Hogeschool bij migratie naar de cloud. Right sizing speelde, zoals bij veel onderwijsinstellingen, een belangrijke rol: het herijken van de vereiste capaciteit voor workloads. ‘Bij de migratie hebben we met behulp van Microsoft-tools de overcapaciteit eruit gehaald’, vertelt Jelle. ‘Op basis daarvan zijn de VM’s op Azure ingericht. Nu kijken de workload-eigenaren kritisch naar wat hun oplossingen daadwerkelijk verstoken aan Azure, of ze echt zo groot moeten zijn, dag en nacht moeten draaien. Het eigenaarschap is afgedwongen via Azure Policy en is een goede manier om mensen kostenbewust te maken. De vervuiler betaalt.’   

Cost management: zoek de verbinding 

Een belangrijke les die Fontys wil delen: cost management is een proces, geen activiteit. Het overstijgt het operationele, en is ook tactisch en strategisch. ‘Zorg ervoor dat je een werkgroep maakt met afgevaardigde medewerkers vanuit cloud adoption én cloud governance: die twee moet je met elkaar verbinden, bijvoorbeeld in een virtueel team’, adviseert Jelle. Fontys gaf hier vorm aan door een maandelijks Azure Governance Overleg, voor structurele afstemming tussen product owners, NIS, governance werkgroepen en overige stakeholders. ‘Hoe je dat ook doet, belangrijke boodschap is: maak van cost management een vast agendapunt en zorg voor periodieke optimalisaties, passend bij jullie instelling’, besluit Jelle.