Se till att din nästa telefonilösning är nutidssäkrad

Står du i begrepp att investera i en ny lösning för telefoni och möteslösningar? Innan du specificerar dina behov i en upphandling så vill vi gärna ge dig några tips om vad du kan tänka på för att din upphandling ska bli lyckad och investeringen lönsam.

Den digitala utvecklingen går fort. Idag handlar det inte bara om telefoni och röstsamtal, utan utmaningen som ska lösas är hur dina anställda ska kunna kommunicera och samarbeta på bästa sätt oavsett tid, plats och enhet. På den moderna arbetsplatsen flyttas fokus från individuell produktivitet till att skapa förutsättningar för samarbete. Det ställer nya krav på de lösningar som efterfrågas. Idag är det mindre meningsfullt att separera telefoni-, konferens- och möteslösningar i olika tjänster som inte hänger ihop. Och de smarta mobilernas segertåg ställer stora krav på att allt ska fungera lika bra på mobilen som på kontoret.

Det finns idag stora möjligheter att undvika risk för redundans som inte bara drar onödigt stora kostnader utan också innebär att anställda måste hantera ett antal olika system för att göra sitt jobb. Med dagens moderna arbetssätt där anställda är mobila och har behov av att kunna utföra sitt arbete både på kontoret och på språng så ökar kraven på användarvänliga tjänster som är integrerade med varandra. Samtidigt har också tekniken utvecklats så att organisationer inte längre behöver skaffa och underhålla flera olika typer av system som gör ungefär samma sak och överlappar varandra. Det blir både dyrt och krångligt för de anställda att hantera.

Microsoft Teams har utvecklats till en tjänst som kan ersätta många specifika system och göra det enkelt för anställda att lösa sina uppgifter i ett välbekant och integrerat program. Teams blir företagets nav för samarbete som erbjuder chatt, videosamtal och stora och små möten i samma gränssnitt. Den fullständiga integrationen med Office 365 gör att det inte finns behov av ytterligare nisch-tjänster och behov för anställda att lära sig och använda separata tjänster. I Teams kan ett möte till exempel börja som en spontan chat mellan två kollegor, där någon ytterligare loopas in och man växlar över till ett videosamtal för att snabbt avhandla ett ärende medan man tillsammans tar del av och redigerar ett dokument.

Det finns mycket finns att vinna på att börja ett upphandlingsarbete med att brett se över organisationens behov av samarbetsytor och kommunikationskanaler. Snarare än att börja med att kravställa efter en specifik funktion och tänka på olika funktioner som separata lösningar. Vinsten med att börja i rätt ända kan både bli lägre totalkostnader och nöjdare och mer produktiva slutanvändare.

Vi har tagit fram en e-bok som går lite mer på djupet kring faktorer att beakta vid upphandling av moderna kommunikationslösningar. Den är du välkommen att ta del av här: Enhetlig kommunikation

Lyssna också gärna på erfarenheterna från den norska kommunen Voss som var tidigt ute med talintegration i Teams. Du hittar videon här!