Lästid, 8 min.

När det är kallt utomhus ökar trycket vid portarna på Stockholms härbärgen. Vinternatt/Sommarnatt är ett akutboende för människor som kommit till Sverige från länder inom och utanför Europa. Personalen måste hantera incheckningsprocessen i realtid, göra prognoser, föra statistik och rapportera statistik till kommunen. Detta är inte en situation där papper och penna skiner.

Dörrarna på Vinternatt/Sommarnatt öppnar klockan 21.00. De som önskar sovplats kallas för deltagare och när det är minusgrader står de redo vid dörren innan öppning, med en biljett hämtad från Korskyrkan.

–  De vill komma in så fort som möjligt, speciellt när det är så kallt ute. Det är viktigt att ha rätt bemötande, för att det ska bli ett lugnt mottagande. Får de vänta för länge i kön är det lätt att det uppstår konflikter och oroligheter.

Debora Appelros är enhetschef på akutboendet och spenderar själv flera kvällar i veckan på plats. Under en stressig kväll på Vinternatt/Sommarnatt har de 50 sovplatserna gått åt, och incheckningen pågår till omkring 21.30.

– Alla är väldigt hungriga när de kommer. De flesta går direkt till köket och vill äta. Kanske går några få och duschar. På vintern äter de väldigt mycket, en person kan äta tre portioner för att den är så hungrig.

På kvällarna har akutboendet två anställda på plats, och tre till fem volontärer. Akuta uppgifter dyker upp i stunden som personalen måste prioritera.

– Det kan vara någon som behöver en hygienartikel eller vinterjacka. Vi har en del deltagare med psykisk ohälsa som behöver sitta och prata. Det kan ta tid. Man behöver verkligen se människor i ögonen, berättar Debora.

Det är mycket springande för att se till att alla mår bra, och även för att hantera det praktiska.

– Någon behöver springa till förrådet, hämta de grejer som behövs. Kolla att ingen kommer in i kvinnorummet. Kolla att duschen är helt säker för kvinnor också. Kolla om volontärerna mår bra. Finns det tillräckligt med mat? Någon behöver koka mer pasta. Ibland äter de extra, extra mycket.

 

Under en stressig kväll på Vinternatt/Sommarnatt har de 50 sovplatserna gått åt.

Incheckningsprocessen

Deltagare får tillbringa max fem nätter i rad på akutboendet, enligt direktiv från Stockholms stad. Därefter måste det gå två nätter innan man kan hämta ut en ny biljett, utan undantag. Dokumentationen av allt detta är viktigt inte bara för akutboendets och deltagarnas skull, utan även för att statistik ska skickas vidare till Stockholms Stadsmission och sedermera kommunen. Processen för incheckningen var under lång tid komplicerad och analog. Den såg ut på följande sätt:

  1. Personalen på akutboendet har ett uttonat A4-ark som ser ut som en kopia av en kopia av en kopia, liknande vad läraren använde som provunderlag i lågstadiet.
  2. På papperet checkar man in deltagarna och skriver att ”Pelle sover i säng 7 och Lisa i säng 8”.
  3. Pelles kompis kommer också och då behöver man dra streck över papperet och börja flytta runt.
  4. Detta pågår tills incheckningen är slut, och ett A4 har blivit tre A4.
  5. Alla tre A4 är nu både uttonade och grötiga då man i stressen har behövt flytta om så mycket.
  6. Personalen får vänta tills alla gått och lagt sig och reda ut vad man skrev ned under kvällen, överföra det till ett Excel-ark och sedan göra en prognos till morgondagen.

Därefter lades allt in i en pärm som personalen vid ett senare behövde bläddra i för att hitta den data som ska rapporteras.

Numera sker detta med ett par knapptryck.

 

Volontärernas arbete är avgörande för att akutboendet ska gå runt.

En volontär får en uppenbarelse

På Akutboendet Vinternatt/Sommarnatt har många människor valt att engagera sig ideellt som volontärer. Peter Örneholm, systemutvecklare på IT-konsultbolaget Active Solution var tidigare en av dessa volontärer som fick tampas med det analoga arbetet.

– Jag upplevde att arbetet med incheckning och statistik gjorde att de som jobbar där inte kan lägga tid på att bygga mänskliga relationer utan fastnade i processer, förklarar han.

Fokus blev mer på det administrativa än det som är verksamhetens syfte. Och då slog det honom:

– Jag kan steka köttbullar, tvätta toaletter och bädda sängar. Men mellan 9 och 17 varje dag hjälper jag kunder att frigöra tid för att kunna fokusera på sin verksamhet och såg därmed möjligheterna som fanns på boendet.

Peter föreslog att han skulle försöka göra en praktisk app som tar bort den administrativa belastningen.

– Jag gick tillbaka till min arbetsgivare och lyfte idén som ett välgörenhetsprojekt. Vi var 3-4 personer som satte oss ned och byggde grunden.

Han tog sedan med sig arbetet till volontärkvällarna. I dialog med andra som jobbade där började han finjustera appen, och när andra volontärer gick och bäddade sängar så satt han och kodade.

– En bra drivfaktor var att jag själv var en av användarna av systemet. Ingen ska behöva stå och frysa en kvart längre för att vi har dåliga administrativa system. Jag har hört om allt för många lösningar som gör att folk gråter när de ska in till jobbet. Ett relevant verksamhetssystem hjälper istället för stjälper.

 

Akutboendet är en plats där deltagarna kan värma sig och samla energi.

Shelter

Till slut var appen färdigutvecklad och redo att bli ersätta A4-papperen på Vinternatt/Sommarnatt. Appen döptes till Shelter. Den är byggd i webbtekniken ASP.NET och driftas i Microsoft Azure.

– Teknikmässigt är det ingen jättegrej. Den skulle inte vinna pris för den mest avancerade arkitekturen, men den är lättviktig, snabbfotad och löser de utmaningar som fanns, menar Peter Örneholm.

Shelter underlättar arbetet på flera plan. Den hanterar den omständliga incheckningsprocessen, och ger en klar överblick av samtliga deltagare. Användarna får också notifikationer när till exempel någon har sin sista natt och behöver checka ut. På så vis får akutboendet bättre kontroll och kan ägna mer tid på själva mottagandet under incheckningen.

Shelter hanterar också information om deltagarna, som ursprung, ålder och annat som behövs för statistiken. Användarna kan söka i historiken och slipper därmed även pärmbläddrandet.

– Appen är också kreativ, berättar Debora Appelros, den använder olika färger för att visa oss vad systemet vill visa. Informationen är väldigt tydlig och ger små notiser så man inte behöver söka för mycket.

Man byggde även in offlinestöd för att lösa problemet med dålig uppkoppling i källaren.

 

Genom att automatisera det administrativa arbetet har man frigjort tid åt att ta hand om deltagarna.

En digitaliserad verksamhet

Peters arbetsgivare Active Solution tog fram och skänkte Shelter till akutboendet som en del av företagets policy att låta medarbetarna använda arbetstid för välgörande ändamål. Shelter blev snabbt ett helt affärskritiskt system för akutboendets verksamhet och Active Solution jobbar nu kommersiellt med Stockholms Stadsmission. Det innebär bland annat att de vidareutvecklar, driftar och förvaltar systemet.

Debora Appelros har ingen bakgrund i socialområdet. Det var en jul för många år sedan som hennes svärfamilj tog med henne till ett akutboende på Slakthusområdet för att hjälpa till. Hon gick dit med inställningen att det bara skulle vara en gång.

– Det var juldagen och jag ville bara vara hemma och slappa, men eftersom hela familjen skulle dit hade jag inte så mycket val.

Men allt vände när deltagarna började komma in.

– Alla var så himla trevliga. Jag fick agera tolk och kände mig verkligen hjälpsam. Jag har levt många år i Sverige och känt mig utanför, jag hittade inget sammanhang, jag tillhörde ingenting, men när jag satte min fot här tänkte jag: jag har hittat mig själv, jag tillhör den här platsen, berättar hon.

– Från den dagen beslutade jag att jag aldrig ska sluta att komma hit.

 

Om Stockholms Stadsmission

Stockholms Stadsmission är en idéburen organisation, fristående från kommun, stat och kyrka, som arbetar för att skapa ett mänskligare samhälle för alla. Detta gör de genom att arbeta med social omsorg, utbildning och arbetsintegration. Något som de gjort ända sedan 1853 då de bildades för att stötta de mest utsatta i samhället.

Läs mer om Microsoft Corporates sociala ansvar

Läs mer om våra ansträngningar

Kostnadsfritt whitepaper: Snabba upp din GDPR-regelefterlevnad

Utnyttja den mest fullständiga, säkra och intelligenta lösningen för digitalt arbete för att anpassa verksamheten till GDPR

Upptäck fler relaterade artiklar per bransch:

Government

  • Två personer

    Vingåkers kommun: Teams i förenklad version skapar mötesplatser för äldre

    En förenklad Teams-lösning gör det lättare för äldre att komma i kontakt med hemtjänsten. På sikt kan de även delta i kulturevenemang och träffa kompisar. Projektet Bubblan drogs igång i Vingåkers kommun under 2020 och fortsätter att formas tillsammans med användarna. – Kort kan man säga att vi har strypt antalet funktioner i Teams till […]

  • Digitala lösningar bryggar ukrainska språkbarriärer

    Digitala lösningar bryggar ukrainska språkbarriärer

    Nu är det många från Ukraina som anländer till kommuner runtom i Sverige. Samtidigt råder det brist på tolkar och pedagoger som kan det ukrainska språket, vilket sätter onödiga käppar i hjulet för såväl kommunikationen som integrationsprocessen. Modern teknik kan användas för att lösa problemet. Kommuner tvingas ofta agera på kort varsel från Migrationsverket. Kommuner […]

Hälso- och sjukvård

  • Two female healthcare professionals looking at a tablet

    SciBase utvecklade nytt analysinstrument med hjälp av Azure och Peltarions AI-plattform

    SciBase är ett medicintekniskt företag med en lång erfarenhet av icke-invasiv detektion av hudcancer och har den enda apparaten som är godkänd för melanomdetektion i USA. SciBase har med stöd från Peltarion och Microsoft nu tagit fram en ny AI-baserad applikation för analys av hudens barriärfunktion. Tekniken som används kallas Electrical Impedance Spectroscopy (EIS), som […]

  • Mentorship Program for Next Generation Value Creating Life Science Companies

    Mentorship Program for Next Generation Value Creating Life Science Companies

    Pfizer, Microsoft and Region Västerbotten offer a new mentorship program for the next generation value creating life science companies. Is your company one of them?  Preparing to scale up and extend business to broader markets is a crucial step in the growth of any company. Doing so based on real value created is even more critical for companies that aspire for sustainable growth. For the first time, a partnership […]

Myndigheter

  • Det digitala samhället

    Microsoft Envision Forum: Det digitala samhället 28/1 2020

    Digitaliseringen av svensk offentlig sektor pågår för fullt. Det betyder inte att förväntningarna sänkts, tvärtom. Våra folkvalda kräver accelererad innovation och medborgarna förväntar sig ett tjänsteutbud i linje med vad de möter i sina digitala vardagsliv. Frågan är hur vi som ansvariga för utvecklingen kan möta kraven och ta oss vidare? Du är välkommen till en inkluderande dag hos oss på Microsoft […]

  • Magnus Forsberg, Charlotta Pelagalli

    Reflektioner och erfarenheter från Det digitala samhället

    Förväntningarna och energin var det inget fel på när Microsoft bjöd hem offentlig sektor till sina nya lokaler och det Digitala Samhället. Dagen inleddes med mingel och samtal och ett härligt sorl la sig snabbt i lokalerna innan det blev dags för dagens första två inspirationstalare att äntra scenen.   Dagen till ära hade vi förmånen […]

Skola och högre utbildning

  • en gruppe personer som sitter ved et bord ved hjelp av en bærbar datamaskin

    Välkommen på Öppet hus hos Microsoft den 22:a november 2019

    I samarbete med Kodcentrum, Microsoft och initiativet Digital@Idag bjuder vi in dig som är intresserad av kodning till Microsofts huvudkontor den 22:a november. Kodcentrum är en ideell förening som helt utan kostnad introducerar barn till programmering och digitalt skapande. Genom olika initiativ, strävar Kodcentrum efter att stärka demokratin, breddar bilden av vem som programmerar och […]

  • Hybridundervisning

    De digitala klassrummen på Knutby skola

    Distansarbetet på svenska grundskolor har pushat på utvecklingen av en fungerande hybridundervisning. Microsofts Jerker Porat har besökt Knutby skola i Uppsala för att undersöka hur de använt Microsofts lösningar i avsaknaden av en fysisk skolmiljö. Microsoft har pratat med elever, lärare och vårdnadshavare om hur de samarbetat för att skapa en digital utbildningsmiljö som kan […]

Upptäck fler relaterade artiklar per dokumentation:

Det Nya Arbetslivet

  • a person sitting at a desk in front of a laptop computer in a virtual meeting

    Hur Sverige kunde digitaliseras på en vecka

    Den 16 mars 2020 är ett datum som för alltid kommer vara inpräntat i det kollektiva svenska medvetandet. Den 16 mars är datumet då Sveriges hantering av coronapandemin satte igång på allvar, och därmed den senaste traditionella arbetsdagen för väldigt, väldigt många. Redan vid den här tidpunkten hade den globala pandemin fått konsekvenser för världens […]

Digital HR

  • Microsoft Tech Summit Stockholm

    Uppföljning från eventet ”Det offentliga Sverige” den 10 december

    Digitalt event ”Det offentliga Sverige” Vägen till miljarderna – göra det omöjliga möjligt. Genomfördes den 10 december, men kan ses här: Digital sändning – Det Offentliga Sverige Vill du fördjupa dig inom eventets programpunkter? Som en uppföljning på eventet kommer ett webbinarium arrangeras av Microsofts partner Sogeti, del av CapGemini gruppen. Hur möter vi medborgare […]

Digital Transformation

  • Magnus Forsberg, Charlotta Pelagalli

    Reflektioner och erfarenheter från Det digitala samhället

    Förväntningarna och energin var det inget fel på när Microsoft bjöd hem offentlig sektor till sina nya lokaler och det Digitala Samhället. Dagen inleddes med mingel och samtal och ett härligt sorl la sig snabbt i lokalerna innan det blev dags för dagens första två inspirationstalare att äntra scenen.   Dagen till ära hade vi förmånen […]

Kundreferenser

  • Vikten av tillgänglighet i modern teknik

    Vikten av tillgänglighet i modern teknik

    Det finns inga gränser för vad människor kan åstadkomma när teknologin reflekterar varje individ. Microsofts uppdrag är att se till att alla har verktygen de behöver för att förverkliga sina drömmar. I Sverige går cirka 3 000 elever med synnedsättning i vanliga skolor. Många får särskilt stöd men i övrigt delar de det mesta av […]

Pressrum

  • TechDays2018

    Höjdpunkter från Microsoft TechDays 2018

    TechDays är Microsofts största konferens i Sverige för IT tekniker, utvecklare och IT-chefer. 24-25 oktober hölls 2018 års upplaga med tema: The Future Computed – något som präglade de två dagarnas över 100 sessioner, 135 framföranden av internationella och svenska talare. Nytt var även de korta programpunkterna med TechDays Talks, som ni kan återuppleva via […]

Security & Privacy

  • Cyber Signals: Försvar i ett eskalerande ransomware-landskap

    Cyber Signals: Försvar i ett eskalerande ransomware-landskap

    Cyberkriminalitet är en industri som omsätter mångmiljardbelopp. Federal Bureau of Investigations (FBI) beräknade i en rapport från 2021 att kostnaden för cyberbrott i USA det året uppnådde mer än 6.9 miljarder USD. Den Europeiska unionens cybersäkerhetsbyrå (Enisa) rapporterar att det mellan maj 2021 och juni 2022 stals cirka 10 terabyte data varje månad av ransomware-hotaktörer, […]

Startups

  • Carolina Gomez, Lisa Lindström poserar för ett foto

    Åtta kvinnor att hylla den 8 mars 

    Trots en underrepresentation i branschen finns det massvis med fantastiska kvinnor inom tech som gör allt för att bana väg för en mer jämställd framtid. I samband med internationella kvinnodagen vill vi lyfta fram åtta starka kvinnor som på ett eller annat sätt arbetar med tech och som inspirerar och är förebilder för kommande generation. Åsa Zetterberg, förbundsdirektör, IT&Telekomföretagen  Motivering: Vi […]

Tips

  • students in a classroom

    Är du vårdnadshavare med skolbarn som studerar hemifrån?

    Många föräldrar i Sverige arbetar just nu hemifrån tillsammans med sina barn som erbjuds distansutbildning i hemmet. De upptäcker att det kommer upp helt nya frågor kring studierutiner och ny teknik. Vi har därför här samlat några generella tankar som kan fungera som inspiration för att fortsätta att uppnå goda skolresultat i den för många […]