Arbeta hemifrån. Det jag har lärt mig som tidig anhängare

Man skulle nog kunna kalla mig en ”tidig anhängare” av distansarbete. För ungefär 15 år sedan var jag ansvarig för mobilitet och konvergens vid ett stort telekommunikationsföretag när dessa begrepp var helt nya. Därför bestämde jag mig för att försöka leva som jag skulle lära hela dagen, och insisterade på att arbeta på distans så ofta jag kunde. Jag vägrade till och med att ha en fast uppkoppling eller fiber, utan förlitade mig på gamla Vodafone Connect-kort, om någon kommer ihåg dem?

 I dag har vi betydligt mer överlägsen teknik: utmärkta bärbara datorer och telefoner, programvara som Microsoft Teams, samt 5G eller fiber i våra hem. Men det här något vi kanske inte riktigt har insett: det räcker inte att tekniken är redo för människorna – människorna måste också vara redo för tekniken.

Av uppenbara skäl har de första månaderna under 2020 lett till ett behov av en otrolig ökning av flexibla arbetsmöjligheter, men det tar tid att anpassa sig till nya arbetssätt. Man kan förstå att det blir en svår övergång för många människor.

1. Sätt på kameran

Över 50% av kommunikationen är icke-verbal. Därför hjälper kameran dig både att förstå andra och att göra dig förstådd.

Om kameran är på blir ansvarskänslan dessutom större, eftersom det ger mig en extra orsak att hålla fast vid rutinerna genom att klä mig och bete mig som om jag ska till kontoret.

2. Använd chattfunktionen i Teams

Om du använder Microsoft Teams är chatten ett utmärkt sätt att hålla energinivån uppe under möten med många deltagare. Det kanske bara är några få personer som pratar aktivt, men de andra bör uppmuntras till att kommentera det som sägs, ställa frågor, skapa små undersökningar eller bara lägga in emojis och reaktioner. Det bidrar verkligen till att alla är engagerade.

3. Använd headsetet

Ända tills helt nyligen då våra restriktioner minskade något hade jag två barn som fick hemundervisning samtidigt som jag arbetade, så det fanns många fördelar med att använda headset.

Det är ännu bättre om headsetet har brusreducering, eftersom det hjälper dig att behålla fokus och slippa bli distraherad av andra som bor i hemmet.

4. Schemalägg pauser

Det är lätt att glömma att det uppstår många naturliga pauser när du arbetar på kontoret och har fysiska möten. Fundera över hur du kan lägga in dessa i ditt schema hemma.

5. Fortsätt röra på dig

Lägg in tid för detta i din kalender.

Om du har utrymme kan det också vara bra att flytta på dig och arbeta på olika platser i hemmet. En del möten är mycket formella. I så fall kan du försöka höja upp den bärbara datorn till rätt nivå och tänka på ljuset i rummet. Är det i stället ett informellt samtal eller ett möte med bara dig och en till kanske du vill luta dig tillbaka i soffan eller en mer bekväm stol. Dessutom kan du använda funktionen för att göra bakgrunden oskarp om du vill ha en mer privat miljö där andra inte kan se din omgivning.

6. Växla mellan roller

Du kanske behöver ha flera roller just nu: kollega, partner, förälder, lärare. Du kanske klarar av att utföra alla helt perfekt. Men det är inte troligt att du kan sköta alla samtidigt.

Försök att dela in dagen så att du bara behöver fokusera på en roll i taget. Om det är möjligt säger du till familjen ”Jag går till jobbet nu. Vi ses om fyra timmar.” Gå sedan till ett annat rum, stäng dörren och var inte tillgänglig.

Gör samma sak för familjetid och hemundervisning. Många känner att de alltid måste vara tillgängliga och arbetar för mycket när de är hemma. Planera in tid då du inte tar emot samtal eller läser e-post.

7. Fortsätt vara social

Du kanske har upptäckt nya sätt att hålla kontakten med nära och kära under nedstängningen. Det är toppen. Men glöm inte att det även är viktigt med sociala kontakter med dina kollegor.

Det krävs bara lite mer planering. Ni kanske kan ordna fikamöten eller en after work på fredagen, där ni pratar så lite som möjligt om jobbet. Eller så planerar du in att äta lunch med en kollega över Teams, precis som om ni gick till matsalen på kontoret.

Det här är inte bara viktigt för motivationen och den psykiska hälsan, utan även för verksamheten. För några år sedan visade en studie som utfördes för Microsofts räkning att mindre än 20% av de bästa idéerna togs fram i jobbmiljöer, som möten eller brainstormingsessioner. I själva verket kom man på den största delen av idéerna under avslappnade samtal med kollegor. Ännu en bra orsak att bibehålla den där informella tiden.  

Till sist, om det bara är en sak du får med dig från det här hoppas jag att det är detta:

Om du inte har arbetat hemifrån tidigare och har svårt att anpassa dig är det helt okej! Håll ut, det blir lättare. Innan du vet ordet av är du ett proffs och är redo för allt som framtiden kan bjuda på.