Michael Collewijn
Technical Specialist Modern Workplace at Microsoft
Is jouw gemeente optimaal bereikbaar? Burgers verwachten dat ze razendsnel de juiste ambtenaar aan de lijn krijgen. Ambtenaren willen op hun beurt de mogelijkheid om te bellen, chatten en vergaderen via hun smartphone, vaste telefoon of pc en via app of webbrowser. Desondanks kiezen sommige gemeentes ervoor om hun medewerkers alleen een mobiel (06) nummer te laten gebruiken. Beter is het om ze een mobiel nummer voor privé en een vast nummer voor zakelijk in te zetten. Hiervoor zijn 6 redenen.
Bereikbaarheid is allang meer dan alleen mobiele telefonie. Veel gemeenteambtenaren zijn inmiddels gewend om via hun computer of smartphone via Teams te vergaderen, te bellen en chatberichten naar collega’s te sturen. Microsoft Teams Phone integreert alle vormen van communicatie (inclusief vaste telefonie) binnen één apparaat waarbij het niet uitmaakt of je achter een computer zit of even alleen beschikt over je smartphone. Ambtenaren hoeven daardoor niet meer te kiezen of ze hun mobiele telefoon of computer gebruiken om intern of extern te bellen. Dat werkt een stuk efficiënter en eenduidiger. Bovendien kiezen ambtenaren vanuit één telefoonboek, waardoor ze nooit meer op zoek hoeven naar dat ene nummer.
Soms gebruiken ambtenaren hun privé 06-nummer, soms krijgen ze een mobiel nummer van de gemeente. Beide scenario’s zijn niet handig. Hoe meer we thuiswerken, hoe moeilijker het is om de balans te vindentussen werk en privé. Als elke ambtenaar alleen bereikbaar is via hun mobiele nummer, is het lastig om deze buiten werktijd of bij vakantie uit te schakelen of door te zetten. Word je tijdens verlof toch gebeld, zit je meteen weer midden in het werk. Dat is niet goed voor de broodnodige ontspanning. Een zakelijk vast nummer scheidt zakelijk en privé veel beter.
Via Teams Phone koppel je eenvoudig een vast nummer aan een werkplek. Ambtenaren bepalen vervolgens zelf of ze doorschakelen naar hun mobiele nummer, dat van een collega die dienst heeft, een groepsnummer, een receptionist of het klantcontactcentrum. Bijkomend voordeel is dat gemeentes geen mobiele privénummers hoeven te gebruiken in de communicatie naar burgers of leveranciers. Nummers met het vertrouwde, gemeentelijke kengetal volstaan. De routering van dit nummer doet de systeembeheerder of de ambtenaar zelf. De medewerker is hierdoor altijd privé bereikbaar, ook buiten werktijd. En aangezien het mobiele privénummer niet meegestuurd hoeft te worden, is het ook niet bekend bij burgers of leveranciers. Dit is handig als de betreffende ambtenaar bijvoorbeeld uit dienst gaat. Dit hoeft dan niet gemeld te worden bij elk zakelijk contact. Het aanpassen van het nummer op de website is hierdoor ook verleden tijd.
Bereikbaarheid kan reputaties maken of breken. De gemeente moet daarom altijd herkenbaar overkomen en optimaal bereikbaar zijn. Ambtenaren die hun mobiele privénummer gebruiken, schakelen soms hun nummerweergave uit. Hierdoor kan een leverancier, burger of collega ze niet terugbellen. Dit is soms handig om niet op onhandige tijden teruggebeld te worden, maar het is niet erg servicegericht. Bij Microsoft Teams kiezen ambtenaren bij uitgaande gesprekken of ze hun persoonlijke vaste nummer of een algemeen nummer van de gemeente meesturen.
Het is doorgaans niet mogelijk om groepen te maken met mobiele telefonie. Dit wordt veelal ook niet vereist in aanbestedingen voor mobiele telefonie. Dit is echter bij gemeentes juist wel noodzakelijk voor een optimale bereikbaarheid. Op afdelingen als communicatie, belastingen en de buitendienst meerdere mensen. Met Teams Phone regelt de gebruiker of beheerder eenvoudig de individuele bereikbaarheid én die van de groep via één nummer in respectievelijk de Teams client of het admin center. Bellen leden van de piketdienst bijvoorbeeld uit, dan zien ontvangers dat ene vertrouwde nummer. Ook inkomende oproepen daarop verdeel je slim, zodat afdelingen optimaal bereikbaar zijn.
Bij gemeentes is er vaak sprake van meerdere communicatieplatformen: de telefooncentrale voor vaste telefonie, mobiele telefonie en Microsoft Teams. De licenties en het onderhoud van de verschillende platformen betekent dubbele kosten. Gemeentes die over gaan op Teams Phone, kunnen afscheid nemen van hun telefooncentrale omdat Microsoft 365 deze vervangt. Eén systeem neemt ook tijd uit handen. Het aanmaken en veranderen van namen en rechten van gebruikers kan via Teams eenvoudig via Active Directory. Net als het blokkeren van een nummer of beheer van een telefoonboek is dit in één keer geregeld. Omdat vaste telefonie verloopt via de Teams app op de smartphone kan een gemeente ervoor kiezen ambtenaren de Teams app op hun privé smartphone te laten gebruiken. Dit kan eventueel in combinatie met een vergoeding. Dit biedt verdergaande mogelijkheden om beheer te vereenvoudigen en kosten te besparen.
Bereikbaarheid werkt twee kanten op. Burgers willen snel iemand aan de lijn, maar ook dat ze bijtijds worden teruggebeld. Door de eenvoudige integratie met zaaksystemen sla je nummers en afspraken centraal op. Dit maakt een einde aan notities en e-mails met terugbelverzoeken die wel eens worden vergeten. Dus geen versnipperde data meer, maar één planningstool waarin je de bereikbaarheid regelt en toetst. Lukt het iemand niet om op het afgesproken moment terug te bellen? Dan neemt een beschikbare collega dit automatisch over. Hoe goed bereikbaar is je gemeente? Via automatische logboeken zie je waar het goed gaat en waar je kunt verbeteren.
Wil jouw gemeente chatbots inzetten voor 24/7 interne en externe communicatie? Of lijkt een digitale balie met videoverbinding handig? Dit is met losstaande systemen complex om in te richten. Teams Phone legt een flexibele basis voor innovatieve diensten die nu en in de toekomst het gemeentelijke serviceniveau verbeteren.
Met Teams Phone regel je de interne en externe bereikbaarheid optimaal en met minder moeite dan voorheen. Heb je het goed ingesteld? Dan zullen burgers niet snel vastlopen in de communicatie en geef je ambtenaren de flexibiliteit die ze verwachten. Wil je weten wat er allemaal mogelijk is? Meld je dan aan voor één of meer van onze interactieve en leerzame workshops en lees hoe de gemeente Katwijk succesvol overstapte naar Microsoft Teams Phone.
Hybrid Meeting Experience
Who would ever have thought that hybrid working would take off in such a way? It raises the question: how well does the meeting room still fit in with this new way of working? After all, how can you hold an equal and effective meeting if, say, four people are working physically in the office […]
Remco de Kramer
Product Marketing Manager Microsoft 365
Inclusive meetings from home and at the office
“Nobody works five days a week at the office anymore; people work at home for five days.” If someone brought this up for discussion more than two years ago, they’d still be discussing it. Same goes for us. As a result of the pandemic, the concept of how we work has been turned on its […]
Remco de Kramer
Product Marketing Manager Microsoft 365
FeedbackFruits and Teams help students focus
mboRijnland achieves success with blended learning Do you want students that are more engaged in their lessons and are intrinsically more motivated? Then follow mboRijnland’s lead. Their online, blended lessons via Teams and FeedbackFruits have had a lot of beneficial effects on students and teachers. “This is an amazing development,” says Linda de Bruin, maths […]
Dagmar Lens
Education and Research Lead Microsoft Nederland.
