Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse
Leestijd, 5 min.

Is jouw gemeente optimaal bereikbaar? Burgers verwachten dat ze razendsnel de juiste ambtenaar aan de lijn krijgen. Ambtenaren willen op hun beurt de mogelijkheid om te bellen, chatten en vergaderen via hun smartphone, vaste telefoon of pc en via app of webbrowser. Desondanks kiezen sommige gemeentes ervoor om hun medewerkers alleen een mobiel (06) nummer te laten gebruiken. Beter is het om ze een mobiel nummer voor privé en een vast nummer voor zakelijk in te zetten. Hiervoor zijn 6 redenen. 

1. Alles-in-één platform verbetert gemak 

 Bereikbaarheid is allang meer dan alleen mobiele telefonie. Veel gemeenteambtenaren zijn inmiddels gewend om via hun computer of smartphone via Teams te vergaderen, te bellen en chatberichten naar collega’s te sturen. Microsoft Teams Phone integreert alle vormen van communicatie (inclusief vaste telefonie) binnen één apparaat waarbij het niet uitmaakt of je achter een computer zit of even alleen beschikt over je smartphone. Ambtenaren hoeven daardoor niet meer te kiezen of ze hun mobiele telefoon of computer gebruiken om intern of extern te bellen. Dat werkt een stuk efficiënter en eenduidiger. Bovendien kiezen ambtenaren vanuit één telefoonboek, waardoor ze nooit meer op zoek hoeven naar dat ene nummer.  

2. Privé en werk duidelijk gescheiden 

Soms gebruiken ambtenaren hun privé 06-nummer, soms krijgen ze een mobiel nummer van de gemeente. Beide scenario’s zijn niet handig. Hoe meer we thuiswerken, hoe moeilijker het is om de balans te vindentussen werk en privé. Als elke ambtenaar alleen bereikbaar is via hun mobiele nummer, is het lastig om deze buiten werktijd of bij vakantie uit te schakelen of door te zetten. Word je tijdens verlof toch gebeld, zit je meteen weer midden in het werk. Dat is niet goed voor de broodnodige ontspanning. Een zakelijk vast nummer scheidt zakelijk en privé veel beter. 

Via Teams Phone koppel je eenvoudig een vast nummer aan een werkplek. Ambtenaren bepalen vervolgens zelf of ze doorschakelen naar hun mobiele nummer, dat van een collega die dienst heeft, een groepsnummer, een receptionist of het klantcontactcentrum. Bijkomend voordeel is dat gemeentes geen mobiele privénummers hoeven te gebruiken in de communicatie naar burgers of leveranciers. Nummers met het vertrouwde, gemeentelijke kengetal volstaan. De routering van dit nummer doet de systeembeheerder of de ambtenaar zelf. De medewerker is hierdoor altijd privé bereikbaar, ook buiten werktijd. En aangezien het mobiele privénummer niet meegestuurd hoeft te worden, is het ook niet bekend bij burgers of leveranciers. Dit is handig als de betreffende ambtenaar bijvoorbeeld uit dienst gaat. Dit hoeft dan niet gemeld te worden bij elk zakelijk contact. Het aanpassen van het nummer op de website is hierdoor ook verleden tijd. 

3. Beter bereikbaar dankzij flexibiliteit 

Bereikbaarheid kan reputaties maken of breken. De gemeente moet daarom altijd herkenbaar overkomen en optimaal bereikbaar zijn. Ambtenaren die hun mobiele privénummer gebruiken, schakelen soms hun nummerweergave uit. Hierdoor kan een leverancier, burger of collega ze niet terugbellen. Dit is soms handig om niet op onhandige tijden teruggebeld te worden, maar het is niet erg servicegericht. Bij Microsoft Teams kiezen ambtenaren bij uitgaande gesprekken of ze hun persoonlijke vaste nummer of een algemeen nummer van de gemeente meesturen.

4. Groepsidentiteit gemakkelijk geregeld 

Het is doorgaans niet mogelijk om groepen te maken met mobiele telefonie. Dit wordt veelal ook niet vereist in aanbestedingen voor mobiele telefonie. Dit is echter bij gemeentes juist wel noodzakelijk voor een optimale bereikbaarheid. Op afdelingen als communicatie, belastingen en de buitendienst meerdere mensen. Met Teams Phone regelt de gebruiker of beheerder eenvoudig de individuele bereikbaarheid én die van de groep via één nummer in respectievelijk de Teams client of het admin center. Bellen leden van de piketdienst bijvoorbeeld uit, dan zien ontvangers dat ene vertrouwde nummer. Ook inkomende oproepen daarop verdeel je slim, zodat afdelingen optimaal bereikbaar zijn.

5. Minder beheerlast en contractconsolidatie 

Bij gemeentes is er vaak sprake van meerdere communicatieplatformen: de telefooncentrale voor vaste telefonie, mobiele telefonie en Microsoft Teams. De licenties en het onderhoud van de verschillende platformen betekent dubbele kosten. Gemeentes die over gaan op Teams Phone, kunnen afscheid nemen van hun telefooncentrale omdat Microsoft 365 deze vervangt. Eén systeem neemt ook tijd uit handen. Het aanmaken en veranderen van namen en rechten van gebruikers kan via Teams eenvoudig via Active Directory. Net als het blokkeren van een nummer of beheer van een telefoonboek is dit in één keer geregeld. Omdat vaste telefonie verloopt via de Teams app op de smartphone kan een gemeente ervoor kiezen ambtenaren de Teams app op hun privé smartphone te laten gebruiken. Dit kan eventueel in combinatie met een vergoeding. Dit biedt verdergaande mogelijkheden om beheer te vereenvoudigen en kosten te besparen. 

6. Klaar voor verdere integratie 

Bereikbaarheid werkt twee kanten op. Burgers willen snel iemand aan de lijn, maar ook dat ze bijtijds worden teruggebeld. Door de eenvoudige integratie met zaaksystemen sla je nummers en afspraken centraal op. Dit maakt een einde aan notities en e-mails met terugbelverzoeken die wel eens worden vergeten. Dus geen versnipperde data meer, maar één planningstool waarin je de bereikbaarheid regelt en toetst. Lukt het iemand niet om op het afgesproken moment terug te bellen? Dan neemt een beschikbare collega dit automatisch over. Hoe goed bereikbaar is je gemeente? Via automatische logboeken zie je waar het goed gaat en waar je kunt verbeteren.

Wil jouw gemeente chatbots inzetten voor 24/7 interne en externe communicatie? Of lijkt een digitale balie met videoverbinding handig? Dit is met losstaande systemen complex om in te richten. Teams Phone legt een flexibele basis voor innovatieve diensten die nu en in de toekomst het gemeentelijke serviceniveau verbeteren.  

Met Teams Phone regel je de interne en externe bereikbaarheid optimaal en met minder moeite dan voorheen. Heb je het goed ingesteld? Dan zullen burgers niet snel vastlopen in de communicatie en geef je ambtenaren de flexibiliteit die ze verwachten. Wil je weten wat er allemaal mogelijk is? Meld je dan aan voor één of meer van onze interactieve en leerzame workshops en lees hoe de gemeente Katwijk succesvol overstapte naar Microsoft Teams Phone. 

 

Zet Microsoft Teams in als telefonie oplossing - Discover Workshop

Meld je direct aan voor een van de interactieve en leerzame workshops over Teams Phone.

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Educatie

  • Iemand die voor een laptopcomputer zit

    SSVOZ: onderwijs op afstand dat aansluit bij de individuele leerling

    Wanneer deze periode van leren op afstand wordt geëvalueerd, krijgen sommige technieken die we hebben gebruikt ongetwijfeld een vaste plek in de klaslokalen van de nabije toekomst. Antoon Fens, Coördinator ICT bij de Stichting Stedelijk Voortgezet Onderwijs Zoetermeer (SSVOZ), leg uit dat technologie een cruciale rol heeft gespeeld voor het onderwijs in Nederland tijdens de […]

  • een groep mensen die aan een lijst zitten

    AMOS maakt het verschil met technologie

    AMOS (Amsterdamse Oecumenische Scholengroep) is een scholengemeenschap met 29 basisscholen in Amsterdam. Het verlagen van werkdruk en het verbeteren van de onderwijskwaliteit staan voorop bij AMOS. Maar hoe kies je een apparaat dat bijdraagt aan het behalen van deze doelen? En waar moet je rekening mee houden? Altijd een vaste plek achter het bureau?  Traditioneel […]

Financiële dienstverlening

  • Man with Surface Studio 2+

    Microsoft Surface in de financiële dienstverlening

    Een logische keuze voor een branche met specifieke eisen Dat organisaties in de financiële dienstverlening specifieke (en hoge) eisen stellen aan technologie is niet verrassend. Er worden bijvoorbeeld specifieke voorwaarden gesteld aan beveiliging en compliance. Tegelijkertijd spelen er nieuwe ontwikkelingen, zoals het hybride werken. Welke rol kan Surface hierin spelen? Een belangrijke ontwikkeling voor organisaties […]

Government

  • Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Binnen enkele minuten belde de gemeente Katwijk met Microsoft Teams in plaats van de traditionele PBX-centrale. “De overgang was de snelste die ik ooit zag!” Projectleider ICT Gemeente Katwijk Steven Shukrula kijkt tevreden terug hoe soepel de ommekeer verliep en hoe goed het communicatie- en samenwerkingsplatform zijn collega’s nu en in de toekomst ondersteunt.   […]

Overheid

Productie

  • Surface in manufacturing, man with Surface Duo

    Surface voor productiebedrijven

    De voordelen van Surface Bij productiebedrijven, zoals een fabriek, worden hoge eisen gesteld aan de gebruikte hardware. Bij de ontwikkeling van Surface houden we rekening met de verschillende omgevingen waarin Surface kan worden gebruikt én zorgen we ervoor dat collega’s optimaal kunnen werken met de juiste technologie. Welke rol speelt Surface binnen productiebedrijven? Verschillende uitdagingen […]

  • iemand zit aan een bureau met een laptop op tafel

    Mijn menselijk leiderschaps kompas in tijden van somberheid

    Microsoft’s Max Tchapeyou biedt een zeer persoonlijk standpunt, verwijzend naar de zes manieren waarop hij effectiever – en positiever – met zijn team heeft gewerkt.

Retail

  • Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Sinds de oprichting in 2010 is HeadBrands voortdurend uitgebreid. Het bedrijf is snel gegroeid en is nu de leidende kappersgroothandel op de Scandinavische markt. HeadBrands had een moderne IT-oplossing nodig om de productiviteit van het bedrijf te verhogen en de samenwerking zowel binnen het bedrijf als extern te verbeteren. De oplossing was om het grootste […]

  • Surface in retail, man and woman at counter

    Surface voor retail

    De voordelen van Surface Retail-organisaties hebben te maken met verschillende veranderingen én kansen. Goede voorbeelden hiervan zijn de kansen op het gebied van e-commerce, maar ook relatief nieuwe winkelvormen, zoals pop-upwinkels en pick-uplocaties. Zulke ontwikkelingen stellen de nodige eisen aan technologie. Juist in deze situaties komt Surface goed van pas. Surface bestaat uit verschillende modellen. […]

Zorg

  • Iemand die voor een laptopcomputer zit

    Digitale transformatie met een oerknal en hoe je dat voor elkaar krijgt

    Tegenwoordig bestaat een ‘normale gang van zaken’ niet meer. Verandering en innovatie zijn de nieuwe norm. Denk maar aan de veranderingen die je organisatie op dit moment doormaakt met nieuwe technologie en technieken die om nieuwe houdingen en verwachtingen vragen van zowel medewerkers als klanten. Alles verandert. Het enige wat al die veranderingen gemeen hebben, […]

  • Psychologenpraktijk Timmers

    Hardware haalt barrière weg tussen cliënt en psycholoog

    Vijftien verschillende platformen kennen en onderhouden: dat was voor psychologen bij Psychologenpraktijk Timmers de werkelijkheid voordat de organisatie besloot serieus te investeren in de digitale praktijk. Een digitale praktijk die intuïtief moet voelen, en waar hardware geen onnodige barrière optrekt tussen cliënt en psycholoog. Praktijkhouders Dagmar Timmers en Gerda van Reenen vertellen over hun succesvolle […]

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digitale transformatie

Klantverhalen

  • Iemand die voor een laptopcomputer zit

    SSVOZ: onderwijs op afstand dat aansluit bij de individuele leerling

    Wanneer deze periode van leren op afstand wordt geëvalueerd, krijgen sommige technieken die we hebben gebruikt ongetwijfeld een vaste plek in de klaslokalen van de nabije toekomst. Antoon Fens, Coördinator ICT bij de Stichting Stedelijk Voortgezet Onderwijs Zoetermeer (SSVOZ), leg uit dat technologie een cruciale rol heeft gespeeld voor het onderwijs in Nederland tijdens de […]

Partners

  • Dad baking with kids using HPSpectrex360

    We are here for our partners

    At Microsoft, as part of our response to the impact of COVID-19, we have shifted tens of thousands of employees to working remotely. Many of our partners and customers have asked us to share the details of how we enable remote work for such a large workforce. We wanted to share with you some of […]

Pers / Nieuws

Security & Privacy

Tips

  • Haal alles uit telefonie en vergaderingen in Microsoft Teams

    Haal alles uit telefonie en vergaderingen in Microsoft Teams

    Waar Microsoft Teams voor veel organisaties de continuïteit van de bedrijfsvoering mede mogelijk maakte, zijn veel bedrijven nu in een volgende fase aangekomen. Een fase waarin we gaan kijken hoe we het meeste uit Teams halen. Met als doelstelling; vereenvoudiging van het IT-landschap, kostenbesparingen en meer eenvoud en efficiëntie voor eindgebruikers. Hoe je dat aanpakt? […]

Webinars

  • Vanuit huis en kantoor weer gelijkwaardig vergaderen

    Vanuit huis en kantoor weer gelijkwaardig vergaderen

    ‘Niemand werkt nog vijf dagen op kantoor, mensen werken vijf dagen thuis.’ Als iemand dit meer dan twee jaar geleden zo ter discussie had gesteld, waren we nu nog niet uitgepraat. Ook wij niet. De manier waarop we werken als gevolg van de pandemie is 180 graden veranderd. Gelukkig is er inmiddels een betere ‘hybride’ […]