Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse
Leestijd, 5 min.

Is jouw gemeente optimaal bereikbaar? Burgers verwachten dat ze razendsnel de juiste ambtenaar aan de lijn krijgen. Ambtenaren willen op hun beurt de mogelijkheid om te bellen, chatten en vergaderen via hun smartphone, vaste telefoon of pc en via app of webbrowser. Desondanks kiezen sommige gemeentes ervoor om hun medewerkers alleen een mobiel (06) nummer te laten gebruiken. Beter is het om ze een mobiel nummer voor privé en een vast nummer voor zakelijk in te zetten. Hiervoor zijn 6 redenen. 

1. Alles-in-één platform verbetert gemak 

 Bereikbaarheid is allang meer dan alleen mobiele telefonie. Veel gemeenteambtenaren zijn inmiddels gewend om via hun computer of smartphone via Teams te vergaderen, te bellen en chatberichten naar collega’s te sturen. Microsoft Teams Phone integreert alle vormen van communicatie (inclusief vaste telefonie) binnen één apparaat waarbij het niet uitmaakt of je achter een computer zit of even alleen beschikt over je smartphone. Ambtenaren hoeven daardoor niet meer te kiezen of ze hun mobiele telefoon of computer gebruiken om intern of extern te bellen. Dat werkt een stuk efficiënter en eenduidiger. Bovendien kiezen ambtenaren vanuit één telefoonboek, waardoor ze nooit meer op zoek hoeven naar dat ene nummer.  

2. Privé en werk duidelijk gescheiden 

Soms gebruiken ambtenaren hun privé 06-nummer, soms krijgen ze een mobiel nummer van de gemeente. Beide scenario’s zijn niet handig. Hoe meer we thuiswerken, hoe moeilijker het is om de balans te vindentussen werk en privé. Als elke ambtenaar alleen bereikbaar is via hun mobiele nummer, is het lastig om deze buiten werktijd of bij vakantie uit te schakelen of door te zetten. Word je tijdens verlof toch gebeld, zit je meteen weer midden in het werk. Dat is niet goed voor de broodnodige ontspanning. Een zakelijk vast nummer scheidt zakelijk en privé veel beter. 

Via Teams Phone koppel je eenvoudig een vast nummer aan een werkplek. Ambtenaren bepalen vervolgens zelf of ze doorschakelen naar hun mobiele nummer, dat van een collega die dienst heeft, een groepsnummer, een receptionist of het klantcontactcentrum. Bijkomend voordeel is dat gemeentes geen mobiele privénummers hoeven te gebruiken in de communicatie naar burgers of leveranciers. Nummers met het vertrouwde, gemeentelijke kengetal volstaan. De routering van dit nummer doet de systeembeheerder of de ambtenaar zelf. De medewerker is hierdoor altijd privé bereikbaar, ook buiten werktijd. En aangezien het mobiele privénummer niet meegestuurd hoeft te worden, is het ook niet bekend bij burgers of leveranciers. Dit is handig als de betreffende ambtenaar bijvoorbeeld uit dienst gaat. Dit hoeft dan niet gemeld te worden bij elk zakelijk contact. Het aanpassen van het nummer op de website is hierdoor ook verleden tijd. 

3. Beter bereikbaar dankzij flexibiliteit 

Bereikbaarheid kan reputaties maken of breken. De gemeente moet daarom altijd herkenbaar overkomen en optimaal bereikbaar zijn. Ambtenaren die hun mobiele privénummer gebruiken, schakelen soms hun nummerweergave uit. Hierdoor kan een leverancier, burger of collega ze niet terugbellen. Dit is soms handig om niet op onhandige tijden teruggebeld te worden, maar het is niet erg servicegericht. Bij Microsoft Teams kiezen ambtenaren bij uitgaande gesprekken of ze hun persoonlijke vaste nummer of een algemeen nummer van de gemeente meesturen.

4. Groepsidentiteit gemakkelijk geregeld 

Het is doorgaans niet mogelijk om groepen te maken met mobiele telefonie. Dit wordt veelal ook niet vereist in aanbestedingen voor mobiele telefonie. Dit is echter bij gemeentes juist wel noodzakelijk voor een optimale bereikbaarheid. Op afdelingen als communicatie, belastingen en de buitendienst meerdere mensen. Met Teams Phone regelt de gebruiker of beheerder eenvoudig de individuele bereikbaarheid én die van de groep via één nummer in respectievelijk de Teams client of het admin center. Bellen leden van de piketdienst bijvoorbeeld uit, dan zien ontvangers dat ene vertrouwde nummer. Ook inkomende oproepen daarop verdeel je slim, zodat afdelingen optimaal bereikbaar zijn.

5. Minder beheerlast en contractconsolidatie 

Bij gemeentes is er vaak sprake van meerdere communicatieplatformen: de telefooncentrale voor vaste telefonie, mobiele telefonie en Microsoft Teams. De licenties en het onderhoud van de verschillende platformen betekent dubbele kosten. Gemeentes die over gaan op Teams Phone, kunnen afscheid nemen van hun telefooncentrale omdat Microsoft 365 deze vervangt. Eén systeem neemt ook tijd uit handen. Het aanmaken en veranderen van namen en rechten van gebruikers kan via Teams eenvoudig via Active Directory. Net als het blokkeren van een nummer of beheer van een telefoonboek is dit in één keer geregeld. Omdat vaste telefonie verloopt via de Teams app op de smartphone kan een gemeente ervoor kiezen ambtenaren de Teams app op hun privé smartphone te laten gebruiken. Dit kan eventueel in combinatie met een vergoeding. Dit biedt verdergaande mogelijkheden om beheer te vereenvoudigen en kosten te besparen. 

6. Klaar voor verdere integratie 

Bereikbaarheid werkt twee kanten op. Burgers willen snel iemand aan de lijn, maar ook dat ze bijtijds worden teruggebeld. Door de eenvoudige integratie met zaaksystemen sla je nummers en afspraken centraal op. Dit maakt een einde aan notities en e-mails met terugbelverzoeken die wel eens worden vergeten. Dus geen versnipperde data meer, maar één planningstool waarin je de bereikbaarheid regelt en toetst. Lukt het iemand niet om op het afgesproken moment terug te bellen? Dan neemt een beschikbare collega dit automatisch over. Hoe goed bereikbaar is je gemeente? Via automatische logboeken zie je waar het goed gaat en waar je kunt verbeteren.

Wil jouw gemeente chatbots inzetten voor 24/7 interne en externe communicatie? Of lijkt een digitale balie met videoverbinding handig? Dit is met losstaande systemen complex om in te richten. Teams Phone legt een flexibele basis voor innovatieve diensten die nu en in de toekomst het gemeentelijke serviceniveau verbeteren.  

Met Teams Phone regel je de interne en externe bereikbaarheid optimaal en met minder moeite dan voorheen. Heb je het goed ingesteld? Dan zullen burgers niet snel vastlopen in de communicatie en geef je ambtenaren de flexibiliteit die ze verwachten. Wil je weten wat er allemaal mogelijk is? Meld je dan aan voor één of meer van onze interactieve en leerzame workshops en lees hoe de gemeente Katwijk succesvol overstapte naar Microsoft Teams Phone. 

 

Zet Microsoft Teams in als telefonie oplossing - Discover Workshop

Meld je direct aan voor een van de interactieve en leerzame workshops over Teams Phone.

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Educatie

  • Iemand die wat uitlegt aan een ander | Booking met Power Apps

    Terug naar de werkplaats: hoe organiseren wij Room Booking met Power Apps?

    Na twee jaar thuiswerken bewegen wij ons weer terug naar het kantoor, die er vaak anders uitziet dan aan het begin van de pandemie. Vaste zitplekken en dagelijks bezoek zijn verleden tijd, aangezien we gewend zijn geraakt aan de flexibiliteit en efficiëntie van het werken vanuit huis. Hybride werken blijkt de toekomst te zijn. Om […]

  • Jouw Microsoft 365 onderwijs-cloud kan niet zonder extra back-up

    Jouw Microsoft 365 onderwijs-cloud kan niet zonder extra back-up

    Onderwijs is steeds vaker online, waardoor de hoeveelheid data van onderwijsinstellingen explosief toeneemt. Helaas stijgt ook het aantal geslaagde ransomware-aanvallen. Als het mis gaat, moet je weer snel bij je data kunnen zodat de lessen kunnen doorgaan. Hoe zorg je dat je je gegevens veilig bewaart en back-upt zodat je klaar bent voor het geval […]

Financiële dienstverlening

  • Man with Surface Studio 2+

    Microsoft Surface in de financiële dienstverlening

    Een logische keuze voor een branche met specifieke eisen Dat organisaties in de financiële dienstverlening specifieke (en hoge) eisen stellen aan technologie is niet verrassend. Er worden bijvoorbeeld specifieke voorwaarden gesteld aan beveiliging en compliance. Tegelijkertijd spelen er nieuwe ontwikkelingen, zoals het hybride werken. Welke rol kan Surface hierin spelen? Een belangrijke ontwikkeling voor organisaties […]

Government

  • Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Binnen enkele minuten belde de gemeente Katwijk met Microsoft Teams in plaats van de traditionele PBX-centrale. “De overgang was de snelste die ik ooit zag!” Projectleider ICT Gemeente Katwijk Steven Shukrula kijkt tevreden terug hoe soepel de ommekeer verliep en hoe goed het communicatie- en samenwerkingsplatform zijn collega’s nu en in de toekomst ondersteunt.   […]

Overheid

  • Een groot oud gebouw met veel ramen

    Raad van State: een virtuele rechtszaal opzetten met een oplossing voor werken op afstand

    “Deze situatie heeft bewezen dat je met de juiste middelen, ondersteuning en overtuiging de helft van de bureaus in je gebouw kunt verwijderen – en in die zin denk ik niet dat we ooit nog 700 mensen tegelijkertijd op kantoor zullen zien.” Ron Lamers, Projectmanager bij de Raad van State, praat over de technologische versnelling […]

  • Veelgehoord: wat kunnen we nu wel/niet met de publieke cloud?

    Veelgehoord: wat kunnen we nu wel/niet met de publieke cloud?

    Als overheid naar de cloud gaan, kan dat zomaar? Veel lijkt onduidelijk, maar is het uiteindelijk niet. Er zijn gewoon regels. Volgens het Rijksbrede cloudbeleid 2022 mogen overheidsdiensten ‘onder voorwaarden’ publieke clouddiensen inzetten. Daarbij zijn veiligheidsrisico’s vooraf altijd leidend. Wat voor risico loop je? In het geval van staatsgeheimen mag er nooit gebruik worden gemaakt […]

Productie

  • iemand zit aan een bureau met een laptop op tafel

    Mijn menselijk leiderschaps kompas in tijden van somberheid

    Microsoft’s Max Tchapeyou biedt een zeer persoonlijk standpunt, verwijzend naar de zes manieren waarop hij effectiever – en positiever – met zijn team heeft gewerkt.

  • Surface in manufacturing, man with Surface Duo

    Surface in Manufacturing

    The benefits of Surface In a manufacturing environment, like a factory, users often have stringent demands for their hardware. In developing Surface, we pay close attention to the different environments in which Surface can be used and seek to ensure that people can work optimally with the right technology. What can Surface do for manufacturing? […]

Retail

  • Retailers moeten AI inzetten, wij helpen je!

    Retailers moeten AI inzetten, wij helpen je!

    Succesvolle retailers hebben terugkerende klanten, groeiende marges en een accurate bevoorrading dankzij inzet van data. Wil jij dat ook? Breek dan bestaande datasilo’s af, bouw een data-gestuurd operating model en stop met hadnmatige data-analyse! Kunstmatige intelligentie (AI) geeft je nu grip op de resultaten van morgen. Met onze technologie, ons netwerk, training en een geïntegreerd […]

  • Surface in retail, man and woman at counter

    Surface voor retail

    De voordelen van Surface Retail-organisaties hebben te maken met verschillende veranderingen én kansen. Goede voorbeelden hiervan zijn de kansen op het gebied van e-commerce, maar ook relatief nieuwe winkelvormen, zoals pop-upwinkels en pick-uplocaties. Zulke ontwikkelingen stellen de nodige eisen aan technologie. Juist in deze situaties komt Surface goed van pas. Surface bestaat uit verschillende modellen. […]

Zorg

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digitale transformatie

  • Haal alles uit telefonie en vergaderingen in Microsoft Teams

    Haal alles uit telefonie en vergaderingen in Microsoft Teams

    Waar Microsoft Teams voor veel organisaties de continuïteit van de bedrijfsvoering mede mogelijk maakte, zijn veel bedrijven nu in een volgende fase aangekomen. Een fase waarin we gaan kijken hoe we het meeste uit Teams halen. Met als doelstelling; vereenvoudiging van het IT-landschap, kostenbesparingen en meer eenvoud en efficiëntie voor eindgebruikers. Hoe je dat aanpakt? […]

Klantverhalen

Partners

  • Dad baking with kids using HPSpectrex360

    We are here for our partners

    At Microsoft, as part of our response to the impact of COVID-19, we have shifted tens of thousands of employees to working remotely. Many of our partners and customers have asked us to share the details of how we enable remote work for such a large workforce. We wanted to share with you some of […]

Pers / Nieuws

Security & Privacy

  • Meer ontdekken, sneller reageren: zo helpt Security Copilot securityteams

    Meer ontdekken, sneller reageren: zo helpt Security Copilot securityteams

    Microsoft Security Copilot combineert GPT-4 met een eigen securityspecifiek model, met als fundament een gigantische set aan actuele dreigingsinformatie. Resultaat: analisten kunnen meer dreigingen detecteren, sneller reageren, risico’s beter mitigeren én efficiënter opereren. Hoe werkt Security Copilot precies? En op welke gebieden kan het securityteams ondersteunen? Opereren met de snelheid en schaal van AI Binnen […]

Tips

  • Haal alles uit telefonie en vergaderingen in Microsoft Teams

    Haal alles uit telefonie en vergaderingen in Microsoft Teams

    Waar Microsoft Teams voor veel organisaties de continuïteit van de bedrijfsvoering mede mogelijk maakte, zijn veel bedrijven nu in een volgende fase aangekomen. Een fase waarin we gaan kijken hoe we het meeste uit Teams halen. Met als doelstelling; vereenvoudiging van het IT-landschap, kostenbesparingen en meer eenvoud en efficiëntie voor eindgebruikers. Hoe je dat aanpakt? […]

Webinars

  • Security Events

    Security Events

    Graag nodigen we jou en jouw team uit om kosteloos deel te nemen aan een van onze workshops De eerste workshop geeft inzicht in informatiebeheer en de tweede workshop focust op openbaarheid en WOO-verzoeken met Microsoft 365. Deze workshops zijn ontworpen om jou te laten ervaren hoe technologie kan helpen om als organisatie te voldoen aan voorschriften, wetten en […]