PCOU Willibrord bepaalt de toekomst van het onderwijs door slimme automatisering

“Het draait allemaal om lesgeven en tijd geven aan de docenten, zodat ze tijd kunnen geven aan de studenten. Als we IT eenvoudig kunnen maken, is dat mijn doel, mijn ding.”

Peter Schep, ICT Manager bij PCOU Willibrord Foundation, legt uit waarom hij gelooft dat efficiënte IT centraal staat in het leren en ontwikkelen van zowel docenten als studenten. Net als Peter is de stichting een voorstander van het integreren van innovatieve technologie in het onderwijs.

Het doel van de stichting, die 41 scholen in de stad Utrecht beheert, is ervoor te zorgen dat studenten het beste onderwijs en de beste middelen krijgen. Een manier waarop de leden van de stichting geloven dat dit mogelijk is, is door middel van hybride leren – waarbij technologie wordt gebruikt om een naadloze combinatie van afstands- en klassikaal onderwijs mogelijk te maken.

Vóór COVID-19 varieerde de technologie in elke school. “Er zijn hele kleine scholen en hele grote scholen”, vat Peter samen. “Er zijn een aantal erg technisch ingestelde scholen waar iedereen een laptop heeft, en sommige scholen werken alleen met boeken. Elke school heeft een andere kijk op de manier waarop ze lesgeven.”

Tot begin 2020 had elke school een eigen gedecentraliseerde structuur, waardoor het voor de stichting moeilijk was om haar processen te standaardiseren en de gegevens van verschillende studenteninformatiesystemen (SIS) te verzamelen en te beheren. Dus begonnen Peter en zijn team een proces om alle gegevens van de scholen naar een gecentraliseerde infrastructuur te verplaatsen. Door deze nieuwe, flexibele architectuur konden de scholen zich beter concentreren op het onderwijs, terwijl één gecentraliseerd team voor de IT zorgde.

Op dat moment wist Peter niet hoe belangrijk deze stap zou zijn om een andere uitdaging aan te pakken die voor de deur stond.

Een wereldwijde pandemie versnelt de digitalisering

Kort nadat de nieuwe gecentraliseerde infrastructuur er was, sloeg COVID-19 toe. De stichting moest snel handelen om zich aan te passen aan een nieuwe realiteit binnen het onderwijs. Het was niet meer mogelijk om ter plaatse les te blijven geven aan studenten.

Voorafgaand aan de pandemie had slechts één school Microsoft 365 geïnstalleerd om leren op afstand mogelijk te maken. Oorspronkelijk was het plan geweest om deze technologie geleidelijk uit te rollen als, en wanneer, een school besloot het onderwijs te willen digitaliseren, maar dit was niet langer praktisch.

“De docenten waren op zoek naar een methode om te blijven lesgeven, en de enige manier om dit te doen was digitaal”, zegt Peter. “Dus zijn we begonnen met het uitrollen van de nieuwe technologie door Microsoft 365 met Microsoft Teams te implementeren in 31 basisscholen en 3 middelbare scholen. We moesten het traditionele klassikale onderwijs omdraaien.”

Van maart tot juli begon het team van Peter de technologie in elke school te implementeren en de docenten te leren hoe ze Microsoft Teams en andere Microsoft 365-applicaties moesten gebruiken om te profiteren van de mogelijkheden ervan. Het was een proces dat slechts ongeveer zes dagen per school in beslag nam. “We hebben webinars gemaakt en geleid, zodat de docenten via e-learning konden leren hoe ze de nieuwe technologie konden gebruiken. We deelden ook documenten rond Microsoft Teams, om de docenten te laten zien hoe ze onderwerpen kunnen benaderen of tests voor de studenten kunnen maken.”

Dit proces stelde docenten in staat om online op een nieuwe en flexibele manier les te geven. Maar terwijl het initiëren van hybride leren op zoveel mogelijk scholen binnen de stichting het leren op afstand mogelijk maakte, stonden Peter en zijn team voor andere uitdagingen.

Contingentie opbouwen door automatisering

Toen de zomer aanbrak, maakte de wereldwijde pandemie nog steeds een groot deel uit van het leven van de Utrechters, en het ICT-team van PCOU Willibrord realiseerde zich dat ze een duurzamere langetermijnoplossing voor werken op afstand moesten creëren, mocht er weer een crisis toeslaan.

Nu Microsoft Teams op de meeste scholen was geïnstalleerd, moest de stichting een manier vinden om de logistiek van het organiseren van duizenden studenten en docenten in klassen af te handelen, een voorheen handmatig proces dat aan het einde van elk schooljaar werd afgerond.

Hiervoor werkten Peter en zijn team samen met Microsoft-partner SPEYK om een strategie te bedenken en uit te voeren waarmee ze de schooladministratiesoftware (SIS), met de gegevens over de studenten, docenten en klassen, konden verbinden met een gecentraliseerd en geautomatiseerd systeem.

“We spraken met SPEYK omdat we wisten dat als we iets op die bron konden aansluiten en het aan Teams konden verstrekken, we 5.000 digitale lessen zouden kunnen maken, die altijd up-to-date en nauwkeurig zijn”, voegt Peter toe.

“Toen COVID-19 kwam, vroeg Peter ons hoe we afstandsonderwijs in de scholen konden faciliteren”, zegt Erwin Peters, Sales & Marketing Manager bij SPEYK. “We dachten erover na hoe we de hybride onderwijsoplossing over meerdere schooljaren duurzaam konden maken. Dat is toen we begonnen met het project om Microsoft School Data Sync te implementeren, waarmee we het SIS aan Teams konden koppelen om een geautomatiseerde overgang van het ene schooljaar naar het andere te creëren.

We werkten samen met een van onze consultants om gegevens uit het SIS te implementeren en te analyseren. We hebben het vervolgens vertaald naar een organisatiestructuur die past bij de scholen als onderdeel van de hybride wedergeboorte.”

Dit gecentraliseerde SIS, geïntegreerd met Microsoft School Data Sync, staat centraal in het efficiënte dagelijkse beheer van lessen. “Als een docent COVID-19 heeft of niet kan werken,” legt Peter uit, “kunnen we de docent in het SIS vervangen en verandert er niets voor de student. Ze kunnen nog steeds de les volgen zoals ze dat normaal in het schoolgebouw of op afstand zouden doen en er is een leraar. Zodat we permanente educatie kunnen bieden.”

Microsoft School Data Sync zorgt ervoor dat leren op afstand op PCOU Willibrord-scholen soepel verloopt van het einde van het schooljaar tot het begin van het volgende. Dankzij deze eenvoudige, vaste standaardtechnologie heeft het team van Peter in het schooljaar 2020-2021 8.359 klasgroepen kunnen maken binnen Microsoft Teams met 9.369 leerlingen en 678 docenten die aan die klassen zijn gekoppeld. Door de geautomatiseerde werking zijn voorheen handmatige processen nu handiger, sneller en veiliger.

Een traditionele sector begint te evolueren

De komende jaren werken Peter en zijn team aan de implementatie van voorspellende analyses en een chatbot-functie, en onderzoeken ze hoe kunstmatige intelligentie leraren kan helpen om efficiënter te worden qua tijd.

PCOU Willibrord gaat er prat op te blijven investeren in innovatie, en daarom staan Peter en zijn team altijd open voor nieuwe technologie. Ik ben op zoek naar partners die coole dingen doen met een passie voor onderwijs”, vertelt hij. “Het is altijd met Microsoft-technologie en altijd met cloudtechnologie.”

Voor veel traditionele scholen in de stad Utrecht is er lange tijd een terughoudendheid geweest om hybride manieren van leren en onderwijzen toe te passen, uit angst om hun identiteitsgevoel te verliezen. Maar terwijl PCOU Willibrord blijft reageren en zich blijft aanpassen aan een steeds veranderende onderwijsomgeving, beginnen andere scholen te volgen.

“Ik denk dat ze nu dringend moeten veranderen. Elke school denkt na over hoe ze de volgende digitale stap kan zetten, en iedereen raadt aan om naar één omgeving te verhuizen. Als je flexibele ICT kunt bieden, kun je je ook aanpassen aan het onderwijsproces. Zo simpel is het.”