Så sparar Samhall tid och resurser med nya IT-lösningar

Samhall tar ett kliv in i framtiden. Med en smart IT-satsning på Microsoft Surface har de lyckats korta ned hanteringstiden för nya datorer från fem timmar till tjugo minuter – och ökat hållbarheten.

Statligt ägda Samhall beskriver sig själva som Sveriges viktigaste företag. Och det är lätt att hålla med: Målet för Samhall är att hjälpa minst 1 500 personer med funktionsnedsättning till en anställning på den ordinarie arbetsmarknaden. Första steget dit är ofta genom ett utvecklande arbete via Samhall.

Av Samhalls cirka 25 000 anställda har cirka tjugo procent behov av en dator i vardagen. Hela Samhalls affärsidé bygger på en stor omsättning av personal – så datorer behöver regelbundet nollställas. Jonas Hammarbäck, leveransansvarig för bland annat datorer och mobiltelefoner, berättar:
–  Efter ungefär 36 månader byter vi ut datorn. Vi återbrukar runt 40 procent av datorerna i dagsläget, vilket är kopiöst bra.

För cirka två år sedan, i årsskiftet 2022, började ett stort arbete att byta ut daterade modeller mot nya Microsoft Surface-enheter. Totalt ska 3 200 datorer bytas ut.
– Det kommer ta oss ungefär tre och ett halvt år, och vi har ungefär bytt ut hälften, säger Jonas Hammarbäck.

Moderniserar IT-miljön med Microsoft Surface

Att byta ut datorerna är ett led i att modernisera IT-miljön. Pär Fredriksson är chef för IT-leverans och har under de sex år han befunnit sig i företaget sett Samhall tagit steget in i framtiden.
– Vi bytte ut äldre systemlösningar mot SaaS-lösningar. Vi började också klientdela datorer, det vill säga att våra medarbetare fick tillgång till program via en central server, utan att behöva installera programmet lokalt på sin dator, säger han.
– Nästa steg är att köra ren molnhantering av all mjukvara. En uppsida med att välja Microsoft Surface var att vi tidigt fick tillgång till att automatiskt uppdatera mjukvara via Microsofts miljö. Det funkar först och bäst på Microsofts egen hårdvara.
Jonas Hammarbäck fyller i:
– Det blev därför ett naturligt val att välja Microsoft Surface som nya datorer. Med hjälp av Microsoft Autopilot får vi igång en ny enhet på tjugo minuter, till skillnad från fyra, fem timmar tidigare.

Men tidsvinsterna med Autopilot och Surface är större än så.
– För fem–sex år sen fick vi årligen göra en ny image (kopia av operativsystemet med rätt inställningar och drivrutiner) för varje datormodell. Då hade vi ett tiotal. En sådan utrullning på 3 200 datorer var oerhört tidskrävande. Den tog ungefär fyra månader, säger Jonas Hammarbäck och fortsätter:
– Idag har vi två varianter av Microsoft Surface: Laptop 6 och Pro 9. När vi rullar ut uppdateringar aktiverar jag dem, vilket tar ungefär åtta timmar för 200 datorer.

Tiden som blir över kan Jonas Hammarbäck använda till saker som förbättrar upplevelsen för slutanvändaren.
– Det finns alltid saker att skruva på för att få det lite bättre. Man får inte vara nöjd och luta sig tillbaka.

“Gedigna och stabila”

De nya enheterna upplever både Pär Fredriksson och Jonas Hammarbäck som pålitliga.
– Både den ultraportabla Pro och kontorsstandarden Laptop uppfyller våra medarbetares behov vid normalt kontorsarbete. De är lättare än konkurrenternas, känns gedigna och stabila. Det är hög kvalitetskänsla på datorerna, säger Jonas Hammarbäck.
Jonas Hammarbäck nämnde i början av artikeln att Samhall återbrukar 40 procent av datorerna i organisationen. Microsoft har dessutom gjort det möjligt att följa varje dators koldioxidavtryck.
– Vår hållbarhetsavdelning är imponerade. Tidigare har de gjort schablonmässiga kalkyler. Att vi nu kan hämta den informationen från Microsofts portal är fantastiskt, säger Jonas Hammarbäck.

Jonas och Pärs tre tips för en lyckad IT-förändring

Förbered noga och ta små steg
Säkerställ att processer och verktyg fungerar innan förändringen påbörjas. Genomför arbetet gradvis för att minska påverkan på verksamheten.

Ge processen tid
Stressa inte. Gör en grundanalys och utnyttja tiden för att bygga stabila och hållbara lösningar.

Lär av misstag och förbättra
Var beredd på att hantera problem som uppstår och använd dem som möjligheter att anpassa och optimera framåt.