Starka team viktiga för att lyckas med flexibla arbetssätt

Det har hänt en hel del när man tittar tillbaka på den skillnad som IT har gjort på våra arbetsplatser. På 50-talet kom den första datorn till Sverige. I takt med datorns ökade utbredning och betydelse har arbetsplatsen och arbetet förändrats. 2012 introducerade vi Det nya arbetslivet, där arbete är något du gör, inte en plats du går till. Sedan dess har många företag och organisationer inspirerats att förändra sitt sätt att jobba. Att våga satsa på teknik för att genomföra förändringen och nå nya möjligheter.

Men företag och organisationer har kommit olika långt på den här resan, och många har tvingats skynda på sin digitalisering i år i och med covid-19. Därför har vi det senaste halvåret hjälpt många kunder och partners att hitta sätt att möjliggöra ökat distansarbete. Det handlar om att hitta en ny modell för arbete som både möter kunders behov samtidigt som de skyddar anställda för de risker som pandemin medför.

I takt med att pandemin fortsätter börjar vissa organisationer försiktigt öppna sina kontorsdörrar igen, medan andra återigen stänger dem. För att hjälpa våra kunder navigera dessa osäkra tider gav vi Boston Consulting Group och KRC Research i uppdrag att undersöka vilka erfarenheter distansarbetandet har givit både anställda och chefer. Vi har också ställt frågor om deras förväntningar inför framtiden.

Både chefer och anställda tror att distansarbete är här för att stanna

Trots att anställda fortfarande upplever ett värde i att arbeta från ett kontor så visar undersökningen att medarbetare i Sverige anser att en bra balans är att tillbringa cirka en femtedel (20%) av arbetstiden utanför den traditionella kontorsmiljön. Kontoret ser man framförallt som ett viktigt sätt att bibehålla kontakten och samarbetet med sina kollegor.

Även chefer tror på ett förändrat arbetssätt i framtiden. I förra årets undersökning uppgav endast en 15 procent av de tillfrågade cheferna att deras företag hade en policy för distansarbete. Idag har den siffran växt till 74 procent bland svenska företag. Tre av fyra (76 %) tillfrågade chefer i Sverige rapporterar samma eller till och med ökad produktivitet bland anställda vid distansarbete. Och fler än hälften (57%) anger också att policy för distansarbete är ett bra sätt att behålla sina bästa anställda.

Distansarbete ger bibehållen produktivitet men försvårar innovation

I de samtal vi har haft med våra kunder under de senaste månaderna säger många företagsledare att utmaningarna med distansarbete inte främst är relaterade till att driva affären eller att hålla en hög nivå av produktivitet. Utmaningarna handlar snarare om hur man ska få team att känna sig sammansvetsade och delaktiga i företagets visioner och kultur.

Och det är kanske inte så konstigt. När människor fysiskt tillbringar tid tillsammans fem dagar i veckan är det lätt att etablera nära relationer. Små saker som att dela ett skämt i fikarummet, äta lunch tillsammans eller jobba ihop mot en deadline skapar sammanhållning. På ett kontor har chefer dessutom möjlighet att gå runt och prata med de anställda mer informellt för att se hur alla mår. Alla dessa till synes små saker ger tillsammans stor påverkan på upplevelsen av företagets gemensamma kultur. Förutsättningar för nytänkande och innovation främjas när människor känner att de är del av ett team och känner sig som en viktig del av ett större sammanhang. Tre utmaningar som anställda nämner i samband med distansarbete är:

1. Bibehålla en företagskultur
2. Teamets sammansvetsning
3. Hantera brister i informationsflöden

Det är kanske inte konstigt att graden av innovation sjunker om anställda upplever sig vara distanserade från sitt team och arbetsgivare. Det visar sig också svaren i studien. I rapporten uppger två av fem (29%) av tillfrågade cheferna i Sverige att deras företag har en hög grad av innovation gällande produkter och tjänster. I undersökningen från förra året tyckte mer än hälften (41%) att de hade en hög grad av innovation.

Insikter för chefer som strävar efter att främja produktivitet och innovation i en värld med distansarbete

1. Ge team större mandat
Det går att se skillnader mellan företag som både lyckas upprätthålla hög produktivitet och hög innovationskraft jämfört med de som endast lyckats upprätthålla hög produktivitet.

På svenska företag som uppger att de lyckas med båda dimensionerna säger anställda i högre grad att de har möjlighet att fatta beslut och förhålla sig till sina jobb på ett sätt som fungerar bra för dem. De anger bland annat att de har möjlighet att fatta beslut utan att fråga en chef (51%) och att det på arbetsplatsen är okej att begå misstag (83%). Samma siffror för företag som inte lyckas bibehålla samma innovationsgrad är 33%respektive 55%.

Framgångsrikt ledarskap handlar om att lita på team och ge dem det utrymme de behöver för att tackla utmaningar på sitt sätt. Chefer behöver fokusera på att undanröja hinder snarare än att detaljstyra och kontrollera. En företagskultur där misstag inte bestraffas utan ses som viktiga för att kunna lära sig, utvecklas och växa lägger grunden för innovation.

2. Värna om de anställdas fokus
Uttrycket att vara ”in the zone” eller hitta ”flow” har blivit mer populärt på senare år. Det finns goda anledningar till det. När en person får möjlighet att fokusera och nå ett tillstånd av ”flow” blir resultaten bra och personen tenderar att trivas med sin arbetsuppgift.

Att skapa förutsättningar för ”flow” är ett effektivt sätt att lägga grunden för innovation. Ungefär 87 procent av tillfrågade medarbetare i Sverige som har förutsättningar att arbeta fokuserat säger att de regelbundet bidrar med inspel för nya lösningar för att möta utmaningar och idéer för effektivare sätt att arbeta.

Ett enkelt sätt att se till att hjälpa människor att hitta och behålla sitt fokus är att lära dem använda produktivitetsverktygens inbyggda möjligheter till att slippa avbrott och störningar. Funktioner som ”stör ej” hjälper människor att ta kontroll över sin dag och få mer fokustid. En annan insikt från rapporten är att anställda känner sig mest produktiva på morgonen. En slutsats från det kan vara att planera bredare möten till eftermiddagar för att möjliggöra fokus.

3. Träning och coachning av chefer
Många svenska teamchefer har under det gångna året fått sina första erfarenheter av att leda människor som arbetar på distans. Majoriteten av dem säger (63 %) att de ännu inte lärt sig hur de effektivt ska kunna delegera beslut och leda virtuella team. Undersökningen pekar på att ungefär hälften av alla mellanchefer inte alltid känner att de har det stöd från företagsledningen som de skulle behöva för att hantera balansen mellan att upprätthålla verksamheten och säkerställa att personalen inte drabbas av pandemin.

För att chefer ska kunna ge bra stöd till och goda förutsättningar för sina team att lyckas måste de utrustas med kunskaper om ledarskap i en ny hybrid arbetsvärld. Det krävs nya och annorlunda kunskaper för att maximera potentialen i hybridarbetande team. Här kan utbildning och coaching av dessa chefer ge stor effekt.

En viktig lärdom blir att det krävs rätt teknik och verktyg för att distansarbetande team ska lyckas. Innovation sker när anställda känner att de har rätt förutsättningar för att fatta beslut, ta risker och bidra med idéer för innovation även om de inte är på plats på ett kontor. De företag som lyckas skapa god sammanhållning och enighet kring prioriteringar och visioner kommer att klara av att både hålla hög produktivitet och hög innovationstakt.

Nyckeln till att både upprätthålla produktivitet och möjliggöra innovation i ett nytt arbetslandskap kommer att handla om förmågan att bygga starka team. Företag måste lyckas skapa sammanhållning och gemensamma mål utan att det kräver att alla samlas fysiskt på ett kontor.

En annan insikt från rapporten är att 60%av de tillfrågade medarbetarna i Sverige uppger att de är som mest produktiva på förmiddagen, mellan 08.00-12.00. Med det i åtanke är ett tips att planera in större möten till eftermiddagar för att låta medarbetarna fokusera på förmiddagen.

• Du kan ladda ner den fullständiga rapporten här.

Vi arrangerar också ett par webbinarier där vi presenterar mer insikter från rapporten, du anmäler dig på länkarna nedan.
Webbinarierna sänds live datumen nedan, men går även att se i efterhand för de som föredrar det.

• Future of Work, on October 29 – The Impact of Hybrid Working on Innovation and Productivity
• Future of Work, on November 12 – Practical Strategies for Managers and Leaders within a Flexible Work Environment
• Future of Work, on December 3 – The Journey to the Hybrid Future: What is the path to maturity?
• Framtidens arbetsplats, On demand  – Ledarskap och innovation på den nya digitala arbetsplatsen

Studien har genomförts på uppdrag av Microsoft på 15 marknader i Europa under augusti 2020. Studien är genomförd av KRC Research i samarbete med Boston Consulting Group i samråd med Dr. Michael Parke, professor på The Warton School of the University of Pennsylvania. Totalt har drygt 9000 chefer och medarbetare på stora företag (250+ anställda) tillfrågats. I Sverige är det totalt drygt 500 medarbetare och drygt 100 chefer som svarat på undersökningen.