En kombination av envishet, nyfikna användare, ledningens stöd och rätt verktyg har gjort Uddevalla kommun till en ledande aktör när det gäller att dra nytta av digitaliseringens möjligheter.
För tio år sedan befann sig Uddevalla kommun i flera avseenden i samma situation som många andra svenska kommuner. Lokala företagare kände frustration över svårigheter att nå kommunen. Kommunens anställda, särskilt inom den sociala sektorn, upplevde en hög arbetsbörda.
Dessutom var IT-lösningarna en rörig blandning, ofta utan en adekvat koppling till verksamhetens behov. Detta påverkade både anställda och invånare, då många ärenden i kommunens e-tjänster lämnades olösta – med ökad tidsåtgång och irritation som följd.
Att IT kunde bidra till mer nytta i kommunen var något som IT-chefen Britt-Inger Berntsson länge hade ”missionerat om”, berättar hon.
– Jag och mina kollegor har haft ett mantra – ”behovet, behovet, behovet” – när någon kommit och begärt en specifik IT-produkt. Målet har varit att involvera verksamheterna mer i IT-utvecklingen. Vi strävar efter samarbete, men jag tror att många har känt sig lite rädda för IT.
Tidig automatisering inom socialtjänsten
För några år sedan vände situationen. Britt-Inger Berntsson kopplar detta till inköpet av licenser för Microsoft Power Platform.
– Microsofts verktyg har varit en ögonöppnare. Socialtjänstens chef var den första som insåg potentialen och fick snabbt sitt team att följa med. Tillsammans utvecklade vi verktyg för automatisering av bland annat avgiftshantering och beställning av matlådor – uppgifter som tidigare krävde manuell hantering.
Socialtjänsten blev ett föredöme som snabbt uppmärksammades av andra inom kommunen. Därmed uppstod den stora ketchup-effekten, som Britt-Inger Berntsson uttrycker det.
– Många tänkte nog ”om de kan, så kan vi”, och plötsligt hade vi flera spännande utvecklingsprojekt inom olika förvaltningar.
Ökad kvalitet och roligare arbete
Kommunens kommunikationschef, Mats Eliasson, instämmer med Britt-Ingers beskrivning av socialtjänsten som digitala pionjärer inom kommunen.
– Det är fantastiskt att se hur tekniken nu kan hantera uppgifter som inte kräver mänsklig närvaro. Det frigör tid som kan ägnas åt arbetsuppgifter som kräver empati, kreativitet och personlig närvaro. Det blir effektivt samtidigt som det ökar kvaliteten på de tjänster vi erbjuder och gör att medarbetarna tycker att arbetet är roligare.
Som en del av kommunens påskyndade IT-utveckling genomförde Mats Eliasson och hans team ett ”företagsmaraton” i början av 2023.
– Vi besökte omkring hundra lokala företag på en vecka. Målet var att ta reda på deras behov gentemot oss, både när det gällde hårda och mjuka frågor.
Det visade sig snabbt att det främst handlade om mjuka frågor, som bemötande och tillgänglighet, konstaterar han.
– Vi insåg bland annat att företagarna hade anpassat sig betydligt till våra villkor när det gäller öppettider och tillgång till tjänster. Det ledde till två idéer som snart blir verklighet. Den första är 24/7-tillgänglighet, där företagen nu har fått portalen ”Mina sidor” för att enkelt komma åt allt relevant i sina kontakter med kommunen.
Den andra idén är införandet av automatiska myndighetsbeslut, vilket sparar betydande tid för både företag och handläggare.
Kräver bästa möjliga säkerhet
Arbetet med digitalisering har varit central i Uddevalla kommun under en längre tid. Dock har fokus inte enbart varit att digitalisera processer, utan framförallt att hitta sätt att utveckla verksamheterna med stöd av tekniska lösningar.
– För att bli involverad och delta i verksamhetsutvecklingen måste vi täcka in de mest grundläggande aspekterna i alla relationer. Det handlar om respekt för varandras kompetenser och vad varje person bidrar med. Skapandet av förtroende och trygghet är avgörande i dessa sammanhang, säger Britt-Inger Berntsson.
– Vår tekniska lösning fokuserar i hög grad på att skapa trygghet och göra det enkelt att fortsätta utvecklingen inom kommunen. Som IT-organisation tar vi hand om många av de mest komplicerade aspekterna, exempelvis hantering av säkerhet i miljön. Den digitala världen är turbulent, med ständigt framväxande hot från olika håll. Vi anpassar vår leverans kontinuerligt för att förbli ett steg före. När vi samarbetar med våra verksamheter erbjuder vi digital trygghet, vilket möjliggör fortsatt verksamhet och utveckling. I stort sett låter vi dem bygga vidare på våra insatser för att nå längre.
– En annan väsentlig faktor är att ha IT-medarbetare som värderar människor högre än maskiner. Dessutom krävs mod från IT-chefen, eftersom det är en investering, framförallt i tid, innan vändningen och ketchup-effekten inträffar. Utan stöd från ledningen blir det mycket svårt.
Strategier på ledningsnivå
I Uddevalla kommun har man alltid kunnat räkna med ledningens stöd – och det gäller fortfarande, enligt kommundirektör Malin Krantz.
– När vi diskuterar verksamheter eller processer på högsta ledningsnivå har vår utgångspunkt alltid varit: går det att göra på ett annat sätt med hjälp av digitalisering?, säger hon.
De har även ett centralt IT-råd som bedömer önskemål från de lokala IT-råden i varje förvaltning. De överväger nytta och mervärde av eventuella satsningar.
– Vi tittar också på möjliga synergier. En avgörande framgångsfaktor i detta arbete är att inte längre arbeta parallellt i separata spår, säger Malin Krantz.
Ökad samverkan och delaktighet
Hittills har kommunens digitaliseringsresa inneburit ökad tillgänglighet, förenklade ansökningsprocesser, snabbare handläggning och rättvisare bedömningar, till exempel inom ekonomiskt bistånd, tack vare automatisering.
– Detta främjar samverkan mellan organisationen och invånarna, vilket gör det enklare för dem att vara involverade i kommunala beslut och känna sig mer delaktiga, säger Britt-Inger Berntsson.
För kommunanställda har fördelarna inkluderat att tidskrävande manuella uppgifter har eliminerats – allt från att boka vikarier till att hantera dokumentation inom vården – vilket har frigjort tid för mer meningsfullt arbete.
Enligt henne har vården, särskilt med användningen av AI-verktyg som Microsoft Copilot som snart kommer att implementeras, mycket att vinna på digitaliseringen.
– Generativ AI är något vi aktivt kommer att utforska, eftersom det har en enorm potential. Det är viktigt att vara med på tåget tidigt.
Även om digitaliseringsresan inom kommunen har kommit långt är den bara i sin linda, enligt Britt-Inger Berntsson.
– Det kommer förmodligen aldrig att avslutas, och det tycker jag är skönt. Tänk så tråkigt det skulle vara den dagen du kunde säga att du är färdig.
Med en tillväxt på 300 procent de senaste tre åren är frisörgrossisten HeadBrands utan tvekan snabbväxande. De var också snabba med att inse hur deras strategi kring IT och tekniken de använde inte hängde med i samma takt, vilket de tog tag i direkt. HeadBrands behövde en modern IT-lösning för att kunna öka sin produktivitet […]
Tack vare digitaliseringen är arbetslivet i ständig förändring vilket skapar behov av nya sätt att arbeta på. Ny teknologi och teknik stöttar de nya arbetssätten. Arbete idag är inte lägre bara ett utförande av rutinuppgifter utan har utvecklats till kreativt problemlösning som sker via flera enheter och lösningar. Vi ser också att arbetsgrupper är mer […]
Kunderna ringer det vanliga telefonnumret och märker egentligen ingen skillnad. Men bakom kulisserna har det skett en liten revolution. Sedan Kjell & Company flyttade in telefonin i Microsoft Teams kan medarbetare ta emot samtalen direkt i datorn, surfplattan eller mobiltelefonen. Allt som behövs är ett headset. Hemelektronikkedjan Kjell & Company har alltid varit öppna för […]
Best of Ecosystems: Aspias strategi för modernisering och tillväxt När redovisningsbyrån Aspia startade hade de 1 000 medarbetare, 15 000 kunder och omsatte runt en miljard kronor. Trots denna imponerande startposition saknade de stödfunktioner för IT, marknad, HR, Finans och försäljning. Men genom att börja från noll och anta strategin ”best of ecosystems” har de snabbt […]
Banken SEB tar klivet och förflyttar delar av sin verksamhet in i molnet. Med ett gediget arbete tillsammans med Microsofts lösningar för samarbete, produktivitet och säkerhet är molnet nu så säkert att även banken kan jobba i det. Många företag ser de sömlösa fördelarna med att jobba i molnet. Det förenklar och underlättar verksamheten och […]
”Ingenting gick att använda. Det gick inte ens att skriva ut papper från skrivarna. Vår hemtjänstpersonal hade inte tillgång till journaler, ingen kom undan” Mitt i natten den 16:e december drabbades Kalix kommun av en cyberattack. Äldreomsorgen var de första som upptäckte felet. Plötsligt kunde de inte längre logga in i sitt journalsystem. När teknikerna […]
Telefonen ringde nästan oupphörligen i flera veckor. Nu ringde det igen. ”Veronica” hörde jag en röst säga i andra änden. ”Vi har en idé!” Jag hörde omedelbart vem det var. Jag har känt Carlo Tacchetti nästan lika länge som jag har arbetat på Microsoft. Han är professor vid universitetet Vita-Salute San Raffaele och ansvarig för […]
En av de stora utmaningarna idag med att bedriva effektiv vård är schemaläggning och bemanning. Den person som är ansvarig för schemaläggning måste se till att det finns rätt kompetens på plats dygnets alla 24 timmar och arbeta fram en lösning baserad på information som finns lagrad i många olika system. Processen är oftast manuell, […]
Att hålla på med krånglig programvara gör ingen mer effektiv. Och om det är svårt att dela filer och samarbeta i dokument slår det också tillbaka på produktiviteten. Det här har många företag insett. Ineco, ett spanskt företag inom den offentliga sektorn, är ett av dem. Därför bestämde de sig för att ändra hur de […]
Med tillväxt och innovation som en del av vardagen måste tekniken stötta och underlätta. Ta del av Business Swedens glasklara fokus och varför Microsofts moln var det självklara valet.
EU:s nya dataskyddsförordning träder i kraft 25 maj. Hämta vår e-bok för vägledning kring hur ni på bästa sätt uppnår efterlevnad av GDPR. Din instutition är i ständig förändring Alla individer kopplade till ditt universitet eller din högskola är ”datasubjekt” – studenter, föreläsare, lokalvårdare och myndighetsrepresentanter, exempelvis. Varje år får ni ansvar för många nya […]
Microsofts Max Tchapeyou erbjuder en mycket personlig synvinkel, med hänvisning till de sex sätt han har funnit för att arbeta mer effektivt – och positivt – med sitt team.
En investering i ett PIM-system (Product Information Management) baserat på Azure och Inriver gav Alfa Lavals kunder en förnyad digital köpupplevelse. Oavsett bransch och plats visar kunderna upp samma höga förtroende för produktrekommendationer i systemet, som de gjorde när de handlade fysiskt från erfarna säljare från Alfa Laval. I ett industriområde i Lund ligger en […]
Rätt använd bidrar smart teknik och det nya arbetslivet till bättre utnyttjande av såväl natur- som mänskliga resurser. Ny smart teknik gör det möjligt för många av oss att arbeta när och var vi vill. När fler kan delta i onlinemöten leder det exempelvis till färre resor med allt vad det innebär för miljöpåverkan och tidsåtgång. På företag som arbetar aktivitetsbaserat har också utskrifterna minskat radikalt. När man inte längre kan lämna utskrifterna på […]
Vid installation eller reparation av infrastruktur under mark, såsom fjärrvärmeledningar och elkablar, arbetar kommunerna och myndigheterna ofta i blindo. Kartor kan vara felaktiga eller föråldrade. I vissa fall existerar de inte alls. Men med hjälp av Mixed Reality och Microsofts HoloLens finns nu en mycket intressant teknisk lösning som har börjat att användas i samband […]
”Den här filen är för stor för att skicka.” Vi har alla varit med om det. När det är bråttom och en stor filbilaga inte går att skicka är det frestande att använda offentliga filöverföringstjänster. Säkerheten blir lidande när det måste gå undan. För lokala myndigheter skapar det här ett systemproblem som medför enorma säkerhetsrisker. […]
Tillbaka på jobbet, och ännu en gång ställer du dig den klassiska frågan: ”Finns det verkligen inget bättre sätt för oss att göra det här?”. Jo, det finns det. Ett besök i vårt ”Upplevelserum” lyfter inte bara frågan, utan ger dig som ledare både svaret och lösningen. Att förstå hur en organisation kan jobba smartare […]
Att skapa appar för ditt företag har aldrig varit enklare. Ett kraftfullt användargränssnitt gör det enkelt för alla som är bekanta med Microsoft Office att anpassa och utvidga Dynamics 365 och Office 365 för att kunna skapa användbara appar. Bygg businessappar på bara några timmar! Du kan koppla data till dina appar från källor som […]
Upptäck insiktsfullt innehåll om hur du skapar ett inkluderande klassrum online – från utbildningsmaterial och videor med snabba tips till interaktiva guider och webbseminarier.