KI på kontoret: Personlig produktivitet og effektivisering i Oslo kommune

Nå ser en av Norges største arbeidsplasser mot kunstig intelligens for å gjøre ansatte mer effektive – og for å levere bedre tjenester til Oslos innbyggere:  

En by er et sofistikert maskineri. Alt fra helsetilbud og renovasjonssystemer til kollektivtransport er brikker i et enormt puslespill som må passe for at hjulene skal gå rundt.  

Det er ikke uten grunn at Oslo kommune er blant Norges største arbeidsplasser, med over 50 000 ansatte.  

– Kommunens hovedoppgave er å sørge for at byens innbyggere får tilgang på de tjenestene de har behov for på en effektiv og rettferdig måte, sier Maria Therese Sanna, seksjonsleder for strategi, arkitektur og systemutvikling i Oslo kommune.  

I praksis er dette en enorm logistikkjobb der selv små marginer kan utgjøre store forskjeller. Her spiller digital teknologi og kunstig intelligens (KI) en viktig rolle.  

Søppel sorteres med smarte sensorer. Økt bemanningspress på sykehusene løses med KI-assistert planlegging. Maskinlæringsmodeller skal brukes for å predikere hvordan byen bør bygge for å håndtere fremtidens ekstremvær.  

Bare for å nevne noen eksempler.  

Implementert Copilot som smart nettleser 

Men det er ikke lenger slik at kunstig intelligens bare er forbeholdt noen få bruksområder. Med den rivende utviklingen man har sett de siste årene, særlig innen generativ kunstig intelligens, har avansert teknologi blitt enklere tilgjengelig for stadig flere.  

Det er noe som særlig har kommet til uttrykk innenfor personlig produktivitet og administrative oppgaver. Med KI-verktøy sparer kontoransatte over hele verden tid på møter, mail og i programmer som Word og Excel.  

Dette er en utvikling Oslo kommune har omfavnet, ved å teste ut ulike tjenester fra ulike leverandører. 

Blant annet har de innført Copilot i Microsoft Edge som en smart nettleser.  

Med dette kan de ansatte på en enkel og trygg måte sparre med copiloten om tekst – og få hjelp til å hente ut oppdatert informasjon fra nettet på en helt annen måte enn via en ordinær søkemotor.  

– Dette er en tryggere måte å bruke kunstig intelligens i kontorhverdagen, enn for eksempel ved et mer frittstående verktøy som ChatGPT, som ikke møter våre retningslinjer for datasikkerhet og compliance, sier Pål Enger, tjenesteutvikler i Utviklings- og kompetanseetaten i Oslo kommune.  

– Vi ser allerede at dette har blitt godt mottatt blant våre medarbeidere, og vi har sett direkte personlige produktivitetsgevinster, legger Sanna til.  

– Viktig for oss å være frempå 

Oslo kommune sin implementering av Copilot i Microsoft Edge har vært en lavterskel måte for de ansatte å tilegne seg kunnskap og kompetanse om kunstig intelligens uavhengig av teknologiplattform. Det har lært dem nødvendige ferdigheter – som prompting – samt gitt praktisk innsikt i de mulighetene og begrensningene teknologien representerer. 

For det er ikke akkurat slik at oppgavesettet en kommune må håndtere blir mindre komplekst med tiden. Når samfunnet beveger seg raskt, må kommunen gjøre det samme.  

– Derfor er det viktig for oss å holde tritt med utviklingen, være frempå og eksperimentere med ny teknologi, sier Enger.  

Undersøker muligheter for Copilot for Microsoft 365 

På sikt er planen å undersøke mulighetene for å ta i bruk Copilot for Microsoft 365 i kommunen.  

Copilot for Microsoft 365 innbefatter en rekke ulike copiloter som, ved hjelp av kunstig intelligens, lar brukere spare tid på hverdagslige arbeidsoppgaver som møter, mailer og regnearksjobbing.  

For i tillegg til å være koblet til nettet, resonnerer Copilot for Microsoft 365 på virksomhetsdata brukeren har tilgang til, og kan på den måten respondere innenfor en relevant kontekst.  

– Oslo kommune sitter på enorme mengder med data, og vi er alltid interesserte i hvordan vi kan bruke dem til å skape mer nytte, sier Sanna.  

For selv om det i forbindelse med kunstig intelligens snakkes mye om effektivitet, betyr ikke dette bare å gjøre ting raskere, forklarer hun. Det kan også innebære å forbedre kvaliteten på tjenestene som tilbys. 

– Det langsiktige målet, langt utover kontorstøttetjenestene der vi benytter Microsoft, er at effektive ansatte kan fokusere på komplekse problemer som krever menneskelig vurdering eller varme hender, mens rutineoppgaver kan automatiseres. Dette fører til en bedre arbeidshverdag for de ansatte og bedre tjenester for innbyggerne.  

Godt samarbeid  

Oslo kommune samarbeider med Microsoft Norge på flere områder innenfor digitalisering og kontorstøtteverktøy.  

– Gjennom ulike initiativer som Microsoft Technology Center (MTC) og ulike hackathons, har vi fått verdifulle innsikter og praktiske løsninger som har akselerert vår implementering av ny teknologi. Samarbeidet har gitt oss tilgang til verdensledende teknologi og ekspertise, noe som har vært avgjørende for vår adopsjon innenfor personlig produktivitet så langt, legger Sanna til.  

I fremtiden kommer kommunen til å fortsette å fokusere på å jobbe på tvers av fagområder, gjøre helhetlige vurderinger og ta i bruk ny teknologi mange produsenter. 

– Ved å utnytte kunstig intelligens, kan vi levere bedre brukertjenester og gjøre kommunen til et enda bedre sted for oss alle. Vi er fortsatt i en tidlig fase, men det viktigste er å begynne, prøve og lære av erfaringene våre. Oslo kommune er dedikert til å fortsette denne reisen mot en mer effektiv, responsiv og teknologisk avansert fremtid, avslutter hun.