En mer effektiv kommune med Teams for telefoni

Når ansatte i Stavanger kommune plukker opp telefonen, er det gjennom Teams.

– Se for deg et ektepar hvor den ene er ansatt i kommunen og den andre i et av oljeselskapene her i regionen. Om de sitter ved siden av hverandre på hjemmekontor – så ønsker  kommunen å ha de mest moderne verktøyene.

Det sier Stein Ivar Rødland, IT-sjef i Stavanger kommune. Han er ikke akkurat beskjeden på vegne av kommunens teknologiambisjoner. Kommunale karikaturer som tregt digitalt byråkrati og utdatert utstyr er her for å brytes.

I dag er Stavanger kommune en av landets mest teknologisk fremoverlente kommuner, og har vunnet flere priser for sine satsinger på innovasjon og digitalisering.

De har et kunstig intelligent system som predikerer sykefravær. Storskala datasjøer i skyen gjør åpne data tilgjengelig for nye tjenester i både offentlig og privat sektor. Skreddersydde løsninger for cybersikkerhet med Microsoft Sentinel overvåker trusler mot kritiske tjenester i sanntid. Bare for å nevne noe.

– Vi ønsker å være en moderne arbeidsplass. Vi ønsker å ha de beste løsningene for våre medarbeidere, brukere og innbyggere. Og vi ønsker å være attraktive og rekruttere de beste hodene, sier Rødland.

Stein Ivar Rødland, IT-sjef i Stavanger kommune

Mer fleksible og effektive arbeidsdager med Teams

Men én ting er å ha en moderne digital infrastruktur. En annen er å sette seg store mål og visjoner knyttet til teknologi. Men noe helt annet er å implementere ny teknologi i praksis, for daglig bruk blant 11.000 offentlig ansatte.

Det var nettopp det Stavanger kommune gjorde da de gikk over til Microsoft Teams for telefoni tidlig 2020, rett før pandemien tvang resten av landet over på tilsvarende plattformer. God timing, tenker du kanskje? Rødland nikker seg enig:

– Vi var forberedt på unntakstilstand, vi!

For det er ingen overdrivelse å påstå at telefonene gikk varme de første ukene og månedene av pandemien. Nærmest over natten måtte kommunen snu opp ned på hvordan de jobbet. Det var digitale møter og nye samarbeid. Kommunikasjonen endret seg fra dag til dag, og mange måtte svare til et enormt informasjonsbehov.

I Norges fjerde største kommune og en av landets største arbeidsplasser besto Teams testen.

Ikke bare fungerte det som offisielt telefonisystem. Det gjorde også arbeidsdagene mer effektive og fleksible. Gjennom Teams kunne man ta telefonen med headset – og slik bevege seg fritt omkring, i stedet for å være låst til en arbeidspult.

Med video, møte, chatte- og samarbeidsfunksjonalitet i samme tjeneste, samlet de alle nødvendige kommunikasjonsløsninger i én enkelt applikasjon. Det var praktisk å kunne invitere flere inn i telefonsamtaler, lagre chatlogger og åpne opp for fleksible videomøter, forklarer Rødland.

Tryggere i skyen

I dag rutes omtrent alle kommunenes telefonnumre via Teams. Det gjelder alt fra resepsjonen i sykehjem  til kontaktlærere og lokalpolitikere.

– Når noen i Stavanger slår et kommunalt telefonnummer, sørger Teams for at noen plukker opp røret i den andre enden, forklarer Rødland.

Fordelene med Teams for telefoni er mange. Blant annet innebærer løsningen at telefonisystemet virker i sky fremfor i lokale servere. Det gjør det enklere å gjøre oppdateringer og bedrive vedlikehold. I tillegg ivaretas sensitiv informasjon av Microsoft Azures toppmoderne sikkerhetsprotokoller.

Tidligere hadde Stavanger kommune 400 IP-telefoner i drift. De fleste av disse er nå faset ut og erstattet med Teams.

– Det er jo et bilde på at bruksmønstre blant ansatte i kommunen har endret seg over tid, og at de har blitt vant til denne typen kommunikasjon. I begynnelsen var det kanskje litt uvant å ringe fra PC-en. Man stolte ikke helt på det. Mens nå har dette blitt vanlig, sier Rødland.

Det viktigste er personen du møter i den andre enden av røret

Rødland ramser opp skreddersydde funksjonaliteter de har fått på plass i Teams: Blant annet kan brukere i sentralbord selv bestemme hvem som skal gå inn og ut av køer og dirigere telefonflyten ved hjelp av enkle verktøy. I tillegg kan ansatte selv gå inn og bestille tilgjengelige telefonnumre eller andre enkle operasjoner – helt uten involvering fra IT-avdelinger.

– Slike optimaliseringer kan ofte gjøre store utslag i visse situasjoner. Takket være Microsoft Teams er det nå enklere å komme i kontakt med kommunen enn noen gang, sier Rødland og legger til:

– Men det viktigste er likevel at personen du møter i den andre enden av røret er den samme, og gir deg den samme tjenesten eller informasjonen – uavhengig av teknologien som muliggjør samtalen. Fungerer det sømløst, uten forstyrrende nedetid eller unødvendig kompleksitet – er det en god løsning. Og akkurat nå har vi en god løsning, avslutter han.