une personne assise à une table utilisant un ordinateur portable

Comment organiser des réunions réussies et sécurisées avec Microsoft Teams

Patrick Viaene

Patrick Viaene

Microsoft 365 Lead

Temps de lecture, 6 min.

Le nombre de collaborateurs travaillant à distance depuis leur domicile est aujourd’hui tel qu’il n’a jamais été aussi important de rester productifs et de perfectionner nos compétences en matière de travail à distance. Nous avons constaté une hausse en flèche du nombre de collaborateurs réussissant à collaborer en toute sécurité via Microsoft Teams. Cela dit, que vous soyez un nouvel utilisateur de Teams ou que vous l’utilisiez déjà pour vos réunions, nous voulons nous assurer que vous tirez pleinement parti de l’ensemble de ses fonctions de collaboration et de sécurité.

Voici donc neuf de nos meilleures astuces pour tirer le meilleur parti des réunions en ligne en toute sécurité…

1. Connectez-vous en toute sécurité avec des personnes internes et externes à votre organisation

La prochaine fois que vous planifierez une réunion dans Microsoft Teams ou Microsoft Outlook, il vous suffit d’inclure l’adresse électronique de vos contacts externes et Teams se chargera du reste, à savoir leur envoyer une invitation par e-mail, qui contient des instructions pour participer à la réunion en ligne.

Votre contact n’a qu’à cliquer sur le lien, entrer son nom et participer à la réunion dans son navigateur. Et tout cela, sans devoir installer le moindre plug-in, ni télécharger le client Teams.

2. Permettez aux utilisateurs de participer par téléphone où qu’ils soient 

Conçu pour les participants en déplacement, sans accès à Internet, ou qui préfèrent participer à une réunion par téléphone, Teams garantit que vos réunions sont inclusives.

Les utilisateurs autorisés à participer aux conférences audio reçoivent automatiquement des instructions pour participer par téléphone. Celles-ci sont disponibles dans leur invitation à la réunion Teams. Lorsqu’ils appuient sur le numéro à partir d’un téléphone mobile, le numéroteur compose le numéro automatiquement et l’accès à un pont de conférence est également possible. L’époque où il fallait mémoriser les numéros est à présent révolue.

3. Gardez le contrôle avec les options de réunion 

Teams offre à l’organisateur de la réunion de nombreuses options lorsqu’il s’agit de définir les rôles et autorisations pour les participants d’une réunion en ligne.

Par exemple, vous pouvez créer une salle d’attente qui permet à l’organisateur de fixer à quel moment certaines personnes pourront rejoindre la réunion. Cette option est très utile lorsque la discussion porte sur certains aspects confidentiels. Vous pouvez également désigner des présentateurs, mettre les participants en sourdine, et démarrer ou arrêter des enregistrements, etc., pour ne citer que quelques-unes des autres options.

4. Conversations vidéo individuelles 

À l’heure actuelle, lorsqu’une réunion en présentiel n’est pas envisageable, une réunion vidéo en ligne constitue une alternative. Voir l’expression de son interlocuteur lorsqu’il parle donne tellement plus de contexte à son discours.

Encouragez tous les participants de votre réunion Teams à activer la fonctionnalité vidéo pour une conversation moins impersonnelle. Puis, pour éviter que vos interlocuteurs soient distraits par le décor unique de votre cuisine ou par votre animal de compagnie qui passe derrière vous, activez le floutage de l’arrière-plan ou des arrière-plans personnalisés.

5. Ne partagez que le nécessaire 

Comme chacun le sait d’après sa propre expérience des réunions, en faire moins, c’est parfois mieux. Et, en cas de partage de contenu dans les réunions Teams, vous contrôlez ce que les autres voient.

Vous pouvez décider si vous devez afficher la totalité de votre bureau ou seulement une fenêtre spécifique. Une fois encore, cette fonctionnalité est utile si vous ne voulez pas que les participants voient des informations confidentielles. Et si un collaborateur partage son bureau ou une application, vous pouvez demander au présentateur de vous en donner le contrôle.

6. Demandez à chacun de compléter le tableau blanc 

Ce n’est pas parce que vos collaborateurs ne sont pas dans la même pièce que vous ne pouvez pas mettre vos idées en commun sur un tableau blanc.

Le Tableau blanc collaboratif Microsoft est intégré à chaque réunion Teams, ce qui permet aux participants d’apporter leur contribution grâce aux fonctionnalités tactiles, à leur souris ou aux entrées manuscrites. Les sessions du Tableau blanc collaboratif sont enregistrées pour chaque réunion et sont mises à disposition pour une utilisation ultérieure et pour référence dans la conversation de la réunion.

7. Participez à la réunion, même si vous n’avez pas pu y participer en direct 

Qu’ils arrivent avec un peu de retard ou qu’ils soient déjà occupés par un exercice d’alerte incendie, il arrive parfois que des collaborateurs ne puissent pas participer à la réunion. Au lieu de devoir les tenir informés lors d’une autre réunion, il suffit d’enregistrer votre réunion Microsoft Teams. Non seulement la réunion enregistrée est sauvegardée dans le Cloud (un lien est fourni dans la conversation de la réunion), mais les participants peuvent effectuer des recherches dans la transcription de la réunion et accéder directement au moment de la réunion qui les intéresse.

8. Découvrez et voyez exactement ce qui s’est dit  

Combien de fois avez-vous demandé (ou voulu demander) à un des participants de répéter ce qu’il avait dit pendant une téléconférence ?

La clarté est un élément essentiel à la réussite de toute réunion. Encouragez donc les participants à activer les sous-titres en direct et à lire les sous-titres en temps réel. Cette fonctionnalité change la donne pour les malentendants, ceux qui ont différents niveaux de maîtrise de la langue ou ceux qui se connectent depuis un lieu bruyant.

9. Choisissez les appareils qui optimisent la qualité visuelle et audio 

Microsoft offre une gamme complète d’appareils certifiés Teams offrant une excellente qualité audio et vidéo. Connectez-vous et démarrez vos réunions en appuyant simplement sur un bouton tactile, et choisissez où et comment vous voulez travailler avec des appareils conçus pour tous les espaces et tous les styles de travail.

Obtenir davantage d'informations

Découvrez dès aujourd'hui comment Microsoft peut aider toute entreprise

Découvrez d’autres articles connexes par industrie :

Commerce de détail

Education

Finance

  • Securex mise sur l’innovation et améliore l’expérience client avec la plate-forme cloud de Microsoft

    Securex mise sur l’innovation et améliore l’expérience client avec la plate-forme cloud de Microsoft

    La société Securex, basée à Bruxelles, propose aux entrepreneurs et aux entreprises un large éventail de services en ressources humaines, allant de la gestion des salaires et du personnel aux solutions dans le domaine de la sécurité et du bien-être au travail en passant par les assurances et la formation. Cherchant à offrir une meilleure […]

  • een boom voor een hek

    Le spécialiste des obsèques DELA, humain et innovant dans le cloud

    DELA est une entreprise qui depuis 30 ans déjà joue un rôle prépondérant dans les assurances obsèques et l’organisation d’obsèques dans notre pays. En Belgique, près de 800 collaborateurs garantissent une approche humaine de tout le processus de deuil et pour ce faire, DELA joue résolument la carte de l’innovation. L’intégration des activités informatiques de […]

Gouvernement

  • Ineco

    Ineco améliore la productivité de ses employés grâce à des outils modernes et à l’IA

    Les difficultés que rencontrent les employés avec les logiciels ne sont pas utiles à leur productivité. Celle-ci est également affectée si les employés peinent à s’échanger des fichiers et à collaborer sur des documents. Ineco, une entreprise espagnole du secteur public, l’a bien compris. C’est la raison pour laquelle elle a décidé de modifier la […]

  • Ville de Liège : faciliter la prise de décision en temps difficiles

    Ville de Liège : faciliter la prise de décision en temps difficiles

    Pour de nombreuses organisations, les mesures de distanciation sociale imposées par le COVID-19 ont considérablement ralenti les activités quotidiennes – et pour certaines, elles les ont même stoppées net. Mais pour les autorités locales en Europe, comme la Ville de Liège, il était hors de question de ralentir ses activités, que du contraire. Qu’il s’agisse […]

Industrie

Santé

Découvrez d’autres articles connexes par dossier :

Astuces

Digital Transformation

None

  • Word, Excel et PowerPoint pour toute la famille avec Office 365 Famille

    Word, Excel et PowerPoint pour toute la famille avec Office 365 Famille

    Vous vivez sous un même toit avec les membres de votre famille ? Et chacun de vous dispose de son propre ordi, sa propre tablette et/ou son propre smartphone ? Alors, cette nouvelle devrait tous vous réjouir ! Lorsque vous vous abonnez à Office 365 Famille, Word, Excel et toutes les autres applis Office ne […]

Presse

Récits de clients

  • Chez Proximus, chaque employé dispose de son propre assistant personnel dans le cloud

    Chez Proximus, chaque employé dispose de son propre assistant personnel dans le cloud

    Vous les connaissez, ces logiciels complexes pour demander vos jours de congé, qui font perdre un temps précieux tout à la fois à l’employé et à l’employeur. Et que diriez-vous si ces demandes de congés rimaient avec rapidité, simplicité et sécurité ? Cette question préoccupait également Proximus. Cela fait bientôt six mois que le plus […]

Security & Privacy

  • Iceland runs on Trust

    Comment le cloud a aidé une petite nation à concrétiser de grandes ambitions

    En décembre 2015, le gouvernement islandais a lancé une étude de ses infrastructures numériques. Avec plus de 100 fournisseurs différents, supervisés par plus de 100 responsables informatiques dans chaque institution publique, l’objectif était simple : faciliter les opérations et rationnaliser l’informatique pour plus de 20 000 utilisateurs. La solution : Faisons un bond de deux ans et demi en avant, et voilà […]