Se réunir sans bouger à l’hôpital universitaire de Louvain

À l’UZ Leuven, l’hôpital universitaire de Louvain, les vidéoconférences sont accessibles à tous, tant en interne que dans le cadre de collaborations avec d’autres hôpitaux. “Il est désormais possible de participer à des réunions et de communiquer sans quitter son bureau”, résume Reinoud Reynders, IT Manager Infrastructure & Operations.

L’UZ Leuven utilisait déjà la vidéoconférence à échelle réduite pour le partage de dossiers médicaux avec d’autres hôpitaux, mais dans un cadre traditionnel: à l’aide de systèmes distincts et dans des salles de réunion adaptées. Chacun devait systématiquement se déplacer vers ladite salle. Or, l’hôpital universitaire de Louvain était, depuis plusieurs années déjà, un fervent utilisateur de la technologie Microsoft, notamment via l’environnement Office.

Quand le téléphone ne suffit plus

Les besoins en communications plus nombreuses et plus riches ne cessent de s’accroître. “Notre coopération fondamentale avec les hôpitaux nous a contraints à revoir notre façon de collaborer et de nous réunir”, indique Reinoud Reynders, IT Manager Infrastructure & Operations à l’UZ Leuven. “Ainsi est-il parfois nécessaire de partager le dossier médical de patients entre hôpitaux. À un certain moment, le téléphone ne suffit plus pour communiquer efficacement.”

L’UZ Leuven a donc lancé un projet basé sur la solution Lync de Microsoft, rebaptisée entre-temps Skype for Business. “D’emblée, nous n’avons pas considéré cette application comme de la vidéoconférence. Nous y avons plutôt vu de la communication unifiée: une solution réunissant plusieurs formes de communication, comme la communication vocale, l’e-mail, la messagerie instantanée et la vidéo.” Skype for Business est installé par défaut dans l’environnement Office de Microsoft. “De nombreux collègues ont découvert que la suite Office ne leur permettait pas uniquement de téléphoner à l’aide de leur ordinateur, mais offrait bien d’autres possibilités.”

Le chirurgien a accès, depuis la table d’opération, aux images produites par le microscope du pathologiste. Reinoud Reynders, IT Manager Infrastructure & Operations UZ Leuven

L’UZ Leuven utilise ainsi Skype for Business pour les communications avec les hôpitaux de Herentals et Turnhout. Un exemple? Les services de chirurgie cardiaque de l’UZ Leuven et de l’AZ Turnhout collaborent très intensément. Lorsque des réunions sont nécessaires, elles passent systématiquement par Skype for Business. L’échange d’informations par partage d’écran est particulièrement fréquent.

À Louvain, l’interaction entre les services de pathologie et le quartier opératoire s’est modifiée. Par le passé, la plupart des pathologistes travaillaient à proximité des salles d’opération. Aujourd’hui, ils sont installés à l’autre bout du campus, précise Hans Maris, administrateur système à l’UZ Leuven. Heureusement, la technologie abolit les distances, puisque les images produites par le microscope du pathologiste sont diffusées en streaming au quartier opératoire. “Le chirurgien a donc accès à l’écran du microscope, et ce, sans quitter la salle d’opération”, résume Hans Maris.

Positif pour le budget de l’hôpital

“Le coût d’un système de vidéoconférence et de l’équipement d’une salle pour huit ou neuf personnes atteignait rapidement 20.000 euros: aujourd’hui, quelques milliers d’euros suffisent”, affirme Reinoud Reynders. “De plus, les possibilités en termes de communication sont beaucoup plus étendues. Même si nous continuons à équiper des salles de réunion, chacun peut utiliser la technologie depuis son propre poste de travail.”

La technologie se propage à une vitesse remarquable, au sein de l’UZ Leuven comme chez ses partenaires externes. “Nous tentons de contribuer à la démocratisation de la technologie”, ajoute Eric Martens, Business Group Lead de la division Office de Microsoft. “L’application est abordable et ouverte. Vous pouvez l’utiliser sur plusieurs appareils et environnements, et l’installer sur le réseau de l’entreprise, voire dans le cloud.”

La technologie permet de travailler différemment, les collaborateurs prennent conscience que d’autres moyens de communication, comme le chat, peuvent constituer une alternative à l’e-mail et au téléphone. Eric Martens, Business Group Lead de la division Office de Microsoft

De plus, Skype for Business accroît l’efficacité des entreprises et de leurs collaborateurs. “La technologie permet de travailler différemment, les collaborateurs prennent conscience que d’autres moyens de communication, comme le chat, peuvent constituer une alternative à l’e-mail et au téléphone”, prolonge le manager de Microsoft.

Autre atout? La technologie est incluse dans la suite Office de Microsoft, que de nombreuses entreprises et leurs collaborateurs utilisent déjà. “Cette technologie est donc utile à un large public et très intuitive », affirme Eric Martens. « Malgré l’inévitable intervention du département informatique – comme toujours dans l’implémentation de nouvelles applications – l’utilisateur final peut la prendre en main immédiatement, moyennant une formation succincte.”

Afflux

À l’UZ Leuven, Skype for Business fait l’objet du même type de support. “Nous fournissons un accompagnement intensif via le département informatique, afin que nos collaborateurs puissent exploiter cette solution dès l’été”, souligne Reinoud Reynders.

Si la technologie fonctionne à merveille, il faut encore répondre à certaines questions, en particulier lorsqu’il s’agit d’organiser une réunion virtuelle, par exemple avec des partenaires externes, prévient Reinoud Reynders: “Chaque participant dispose-t-il d’une webcam? Un plug-in donné a-t-il été installé sur l’ordinateur? Il ne s’agit souvent que de détails, mais rien n’est plus irritant que de ne pas pouvoir démarrer une réunion vidéo à l’heure prévue à cause de problèmes techniques.”

Plusieurs centaines de personnes utilisent Skype for Business au sein de l’UZ Leuven. “Ce nombre devrait continuer à augmenter », conclut Reinoud Reynders. “Nous arrivons à peine à suivre la demande interne.”