henkilö, joka istuu pöydän ääressä kannettavan tietokoneen edessä

Hybridiaika vaatii uusia taitoja, modernia teknologiaa ja empatiaa

Harri Mikkanen

Harri Mikkanen

Microsoft Surface liiketoimintajohtaja

Lukuaika, 3 min.

Työ on muuttunut pysyvästi. Muutos on tapahtunut todella nopeasti ja tietotyön aika ja paikka hakevatkin nyt voimakkaasti muotoaan. Uuden selvityksemme mukaan 80 % johtajista uskoo työnteon olevan pysyvästi hybridimoodissa ja 13 % työntekijöistä haluaa jäädä kokoaikaisesti etätöihin. Ja vaikka organisaation oma toiminta palautuisikin aikaisempaan moodiin, on sen asiakkaiden työskentely voinut muuttua niin merkittävästi, että omiakin työtapoja on pakko tarkastella uusiksi.

Luottamus on aina ollut yksi etätyön kulmakivistä. Pelko tuottavuuden laskusta etätöissä on havaittu turhaksi ja luottamus työntekijöihin on palkittu, koska 88 % yritysjohtajista sanoo tuottavuuden olevan etätöissä vähintään samalla tasolla kuin toimipaikoilla. Tämä on iso loikka, koska etätyön jarruttelusta on nyt nopeasti siirrytty siihen, että se nähdäänkin isona mahdollisuutena rekrytoida ja pitää töissä pätevää henkilöstöä.

Koronakriisin alkaessa oman työn haasteet piti ratkaista ensin, mutta nyt pitäisi ratkaista se, miten tuloksellista tietotyötä tehdään yhdessä, kun kaikki ovat ’missä sattuu’. Emme voi enää olettaa, että kaikki ovat samassa paikassa tai kaikki ovat etänä. Tyypillisin tilanne on hybridi, jossa osallistutaan eri muodoin – toimistolta, kotoa ja neuvotteluhuoneista.

Olemme siirtyneet pysyvästi hybridiaikaan

Muutoksen keskellä on tärkeä huomioida, että työntekijöiden yksilölliset tarpeet voivat vaihdella todella paljon. Tarpeita ei voi jaotella pelkästään työroolien mukaan, vaan jokaisen omat tarpeet voivat vaihdella jopa saman työpäivän sisällä: välillä tehdään keskittymistä vaativia asioita yksin rauhallisessa paikassa, seuraavaksi tavataan asiakkaita ja sitten sparraillaan uusia ajatuksia kollegoiden kanssa. Tämä luo hyvin erilaisia kohtaamistilanteita ja organisaatioiden kyvyt taklata näitä haasteita vaihtelevat todella paljon. On ihan eri asia pitää viiden hengen ideapalaveri kuin kolmen tunnin fasilitoitu webinaari sadalle hengelle.

Microsoftin oma tutkimus nostaa esiin sen, että jatkuvaa keskittymistä vaativa videoyhteys väsyttää käyttäjiä ja nyrkkisääntönä yhden videokokouksen ei tulisikaan kestää 30 minuuttia pidempään. Paljon kokouksia sisältävän työn rytmittämistä pitääkin miettiä ihan erikseen. Kokousjaksojen kesto tulisi pitää maltillisena ja jättää riittävästi aikaa tauoille ja siirtymille. Moni kaipaa toimistoa ja työmatkoja työn rytmittämiseen ja OP Ryhmän pääjohtaja Timo Ritakallio toteaakin selvityksessämme: ”Ihmisen aivot tarvitsevat siirtymiä paikasta toiseen, jotta työ ei ole yhtä mössöä, vaan sillä on selkeä alku ja loppu.”

Videon hyödyntäminen on hyvä asia eikä siitä saa tehdä vain kokousväsymyksen syntipukkia! Video tuo esiin eleet ja ilmeet, jolloin muiden osallistujien huomioiminen helpottuu. Esittäjä saa myös paremman kokonaisnäkemyksen yleisön reaktioista. Tekniikka kehittyy huimaa vauhtia ja Microsoft Teamsiin on tulossa monia kokoustamista helpottavia tai rikastavia ominaisuuksia. Näistäkin uudistuksista saa parhaan hyödyn irti miettimällä sitä, miten nämä ominaisuudet auttavat saavuttamaan tavoiteltavia asioita ja muistamalla panostaa uuden opetteluun. Väitän monen organisaation hukkaavan arvokasta aikaa siihen, että välineitä ei vain osata käyttää oikein – tällöin välineistä ei saada kaikkea hyötyä irti tai pahimmillaan joitakin suunniteltuja asioita ei saada tehtyä ollenkaan.

Hybridi vaatii empatiaa

Empatiaa on vaikea digitalisoida, kuten aivotutkija Katri Saarikivi Espoon kaupungin blogissa toteaa: ”Digimaailmassa empatiamekanismit eivät kuitenkaan toimi aina täysteholla. Esimerkiksi, kun ollaan pelkän tekstin varassa, ei kehonkieli välity.” Siksi paraskaan teknologia ei automatisoi osallistamista ja kaikkien osallistujien riittävää huomioimista.

Onkin ilahduttavaa, että tuoreen selvityksemme mukaan 62 % suomalaisista tiiminvetäjistä kokee oppineensa empaattista johtamista. Tässä olemme muuta Eurooppaa edellä. Monella työnantajalla on aito huoli työntekijöiden voinnista, kun kaikkia kollegoita ei tavata ja tavoiteta samalla tavalla kuin aikaisemmin. Kati Viita, kollegani ja Microsoftin muutoskonsultti, toteaa asiakkaiden tuoneen erikseen esiin huolen siitä, miten saadaan esiin ’äänettömien äänet’ kokouksissa ja kokousten ulkopuolella.

Työelämä on siis muuttunut nopeasti ja se vaatii uudenlaisia taitoja. Ei pelkästään tekniikkaa, vaan myös empatiaa ja parempaa ymmärrystä erilaisten kohtaamistilanteiden hallitsemisesta.

Mikäli haluat tunnistaa paremmin erilaiset kohtaamistilanteet ja ymmärtää paremmin virtuaalifasilitoinnin merkityksen uusien haasteiden ratkaisemisessa, osallistu webinaariimme 12.11.2020.

Ylläpidä tuottavuutta näiden etätyöratkaisujen avulla

Tutustu, miten voit edistää tiimiesi yhteydenpitoa, tuottavuutta ja tietoturvaa

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Koulutus

  • School Data Sync ja PrimusQuery

    School Data Sync ja PrimusQuery

    Microsoft School Data Sync julkaistiin tammikuussa 2017. Sitä voidaan käyttää opiskelijahallintojärjestelmän tietojen (koulut, luokat, kurssit, opettajat, oppilaat, kurssiosallistumiset) viemiseen Azure AD:hen ja Office 365:een. Muun muassa Microsoft Classroom Preview ja Intune for Education hyödyntävät School Data Syncillä synkronoituja tietoja. Jos School Data Sync on käytössä, niin Microsoft Classroom Preview’n tilat voidaan luoda täysin automaattisesti ja […]

  • Lomasuunnitelma <3 OneNote

    Lomasuunnitelma <3 OneNote

    Passi, liput, hammasharja..? Suunnitteletko matkaa tai kesälomareissua ystäviesi tai perheesi kanssa? Hyödynnä oppilaitoksesi tarjoamaa Office365-tiliä lomasuunnittelussa. Luo suunnitelmasi OneNotella, tallenna se OneDriveen ja jaa se sitten läheistesi kanssa. Voit asentaa Office365:n ohjelmat, myös OneNoten, jopa viidelle eri päätelaitteelle. Olemassa olevaa suunnitelmaa voi päivittää myös Office Onlinella. Kirjaudu O365-tunnuksillasi osoitteeseen http://portal.office.com/, ja päivitä suunnitelmaasi lennossa puhelimella, […]

Teollisuus

  • Case Spitec – Laitehallintaa ja tietoturvaa paremman asiakaspalvelun ohella

    Case Spitec – Laitehallintaa ja tietoturvaa paremman asiakaspalvelun ohella

    Spitec heräsi omaan osaamattomuuteensa, kun puheet EU:n uudesta tietoturva-asetuksesta (GDPR) alkoivat. Ensin käytiin koulutuksissa itse. Sitten konsultointiin ammattilaista. Yhdessä kumppanin kanssa analysointiin nykytila ja määriteltiin kaikki välittömät tarpeet. Lista ei ollut pitkä, mutta tekemistä oli sitäkin enemmän. Ensin korjataan tietoturva, sitten uudistetaan laitehallinta. Siinä samalla koulutetaan tekijöille uuden asetuksen perusteet. Spitec teki järkevästi konsultoidessaan ammattilaista, […]

  • Etex

    Etex käyttää nykyaikaisia työkaluja liiketoimintansa yhdistämisessä ja asiakaskeskeisyytensä parantamisessa

    Rakennusalalla kaikkien komponenttien on toimittava oikea-aikaisessa yhteistyössä, jotta lopputuote on mahdollisimman hyvä. Belgialaiselle rakennusratkaisuja valmistavalle Etexille tämä on jokapäiväistä todellisuutta, mutta samalla se halusi löytää keinoja tuottavuuden ja sisäisen yhteistyön parantamiseen. Yritys toimii yli 42 maassa ja työllistää yli 15 000 henkeä. Etexille digitaalinen muutos on avainasemassa sisäisten prosessien parantamisessa ja paremman asiakaspalvelun tarjoamisessa. Muutos […]

Terveydenhuolto

  • HUS hyödyntää Hololens-teknologiaa yhteistyössä Disiorin kanssa

    HUS hyödyntää Hololens-teknologiaa yhteistyössä Disiorin kanssa

    Disior – uudet teknologiat lääkärien käytössä Disior kehittää lääkärien, insinöörien ja matemaatikkojen yhteistyönä täysin uudenlaista tapaa mallintaa ja analysoida luunmurtumia ja pehmytkudosta. Yhdessä HUS:n ja Microsoftin kanssa tehtävissä projekteissa tuodaan uutta teknologiaa potilastyöhön, leikkaussaleihin ja sairaalamaailmaan. Vuoropuhelu lääkärien ja insinöörien välillä varmistaa sen, että toiveet, tarpeet ja mahdollisuudet kohtaavat. Analyysiohjelmistot muuttavat potilaskuvan matemaattiseksi malliksi, jolloin […]

  • Two female healthcare professionals looking at a tablet

    Virtual Care -webinaari

    Keskustelu Microsoft Teamsin mahdollistamistä Virtual Care -ratkaisuista – jotka italiassa tehty tapaustutkimus herätti henkiin.

Vähittäiskauppa

  • Microsoft 365 Business auttaa HeadBrandsia valmistautumaan tulevaisuuteen

    Microsoft 365 Business auttaa HeadBrandsia valmistautumaan tulevaisuuteen

    HeadBrands on perustamisvuodestaan 2010 asti kasvanut tasaista tahtia ja on nyt hiustenhoitotuotteiden johtava vähittäismyyjä Pohjoismaissa. HeadBrands tarvitsi modernin IT-ratkaisun, joka parantaa liiketoiminnan tuottavuutta ja tehostaa yhteistyötä sekä yrityksen sisällä että ulkoisesti. Tähän haasteeseen vastaamiseksi yritys päätti korvata useimmat käytössä olleet palvelunsa Microsoft 365 Businessilla. Kyseessä on täysin uusi ratkaisu, jossa yhdistyvät Microsoft Office 365:n, Windows […]

  • Vähittäiskauppa ja GDPR: neljä GDPR-vaatimusta ja miten Microsoft voi auttaa sinua noudattamaan niitä

    Vähittäiskauppa ja GDPR: neljä GDPR-vaatimusta ja miten Microsoft voi auttaa sinua noudattamaan niitä

      Lue, miten voimme auttaa sinua täyttämään GDPR:n vaatimukset ratkaisuilla, jotka ovat saatavilla jo nyt: Arvioi nykyinen riskiprofiilisi “Mistä voin tietää, miltä osin noudatan jo säädöksiä ja mihin minun pitää seuraavaksi keskittyä?” Tämä on yksi yleisimmistä vähittäismyyjien GDPR:ään liittyvistä kysymyksistä. Se on myös yksi vaikeimmin vastattavista kysymyksistä, koska jokainen vähittäismyyjä on erilainen. Onneksi uusi Compliance Manager […]

Valtionhallinto

  • Ineco

    Ineco parantaa työntekijöiden tuottavuutta uudenaikaisilla työkaluilla ja tekoälyllä

    Ohjelmistojen kanssa kamppailu ei auta tehokkaammassa työnteossa. Samoin tuottavuus kärsii, jos tiedostojen jakaminen ja asiakirjojen muokkaus yhteistyössä on vaikeaa. Espanjan julkisella sektorilla toimiva Ineco ymmärtää tämän. Siksi se päätti muuttaa tapoja, joilla työntekijät ovat vuorovaikutuksessa teknologian ja toistensa kanssa. Ottamalla käyttöön Microsoft 365 -ratkaisun yli 2 800 työntekijälleen Ineco on yhdessä kumppaninsa Necsian kanssa parantanut […]

  • Iceland runs on Trust

    Miten pilvipalvelut auttoivat pientä kansakuntaa toteuttamaan suuria tavoitteita

    Joulukuussa 2015 Islannin hallitus käynnisti digitaalisen infrastruktuuriarvioinnin. Sillä oli käytössään yli 100 toimittajaa, joita hallitsi yli 100 IT-päällikköä kussakin julkisyhteisössä. Tehtävänanto oli selvä: toiminnan yksinkertaistaminen ja IT:n virtaviivaistaminen yli 20 000 käyttäjälle. Ratkaisu: Kaksi ja puoli vuotta myöhemmin tehtiin päätös: Microsoft 365 valittiin koko julkisen sektorin yhteiseksi pilviympäristöksi. Tämä on ensimmäinen kerta, kun jokin maa […]

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

Asiakastarinat

Digitalisaatio

  • Tutkimus: työntekijät suosivat tiivistä viestintää – chat kasvattaa suosiotaan

    Tutkimus: työntekijät suosivat tiivistä viestintää – chat kasvattaa suosiotaan

    Työympäristöt ja -kulttuurit ovat keskellä muutosta. Monissa yrityksissä yhteistyö, kuten palaverit, puhelut ja sähköposteihin vastaaminen, vie jo jopa 80 prosenttia työntekijöiden työajasta. Uudet teknologian parissa kasvaneet sukupolvet tulevat työmarkkinoille ja tuovat mukanaan omat odotuksensa ja norminsa. Etä- ja freelance-työskentelyn suosio kasvaa jatkuvasti, ja joidenkin arvioiden mukaan esimerkiksi Yhdysvaltojen työntekijöistä enemmistö toimii freelancereina vuoteen 2027 mennessä. […]

Kumppaniblogi

  • Kumppaniblogi – Parempia palveluita liikkuville työntekijöille – Case Lahden kaupunki

    Kumppaniblogi – Parempia palveluita liikkuville työntekijöille – Case Lahden kaupunki

    Tämä artikkeli on osa Kumppaniblogi nimistä vieraskynäsarjaa, jossa Microsoftin kumppanit kertovat tarinoita pilvipalveluista.   Lahden kaupunki siirtää IT-infraansa pilveen ja samassa yhteydessä uusintaan meni omilla palvelimilla sijaitseva ja SharePoint 2013:n päälle toteutettu intranet. Noin 2500 käyttäjää pääsee uuden intran pariin syksyllä, kunhan Office 365:n käyttöönotto on saatu loppuun ja käyttäjähallinta siirrettyä pilveen. Uuden intranet-alustan valintavaiheessa pöydällä oli kolme […]

Tietoturva ja tietosuoja

  • Hyvän GDPR:n rakennuspalikat

    Hyvän GDPR:n rakennuspalikat

    Haluan osaltani ottaa kantaa ja edistää suomalaisten yritysten ja organisaatioiden valmiutta kohdata yleisen tietosuoja-asetuksen mukanaan tuomat vaatimukset. Samalla toivon vaikuttavani asenteisiin, joilla asetus kohdataan. Peikosta hyödyksi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen perimmäinen tarkoitus on tukea EU:n digitaalisen sisämarkkinan kehitystä ja vahvistaa luottamusta yritysten ja asiakkaiden välille lisäämällä henkilötietojen käsittelyn avoimuutta ja läpinäkyvyyttä. Samalla asetus vahvistaa rekisteröityjen, kuten […]

Vinkit

  • Teams-webinaari 16.4.2018

    Teams-webinaari 16.4.2018

    Teams oppilaitoskäytössä. Kuka, mitä, missä, häh? Rekisteröidy ensin tästä. Saat hetken päästä sähköpostin, jossa on linkki 16.4.2018 tallennettuun noin tunnin mittaiseen Teams-webinaariin, jonka vetää Mustosen Pasi. Webinaari kannattaa aloittaa suoraan 9 minuutin kohdalta, niin pääsee heti asiaan. Hyvää webinaaria toivottaa Edu-tiimi!