henkilö, joka istuu pöydän ääressä kannettavan tietokoneen edessä

Hybridiaika vaatii uusia taitoja, modernia teknologiaa ja empatiaa

Harri Mikkanen

Harri Mikkanen

Microsoft Surface liiketoimintajohtaja

Lukuaika, 3 min.

Työ on muuttunut pysyvästi. Muutos on tapahtunut todella nopeasti ja tietotyön aika ja paikka hakevatkin nyt voimakkaasti muotoaan. Uuden selvityksemme mukaan 80 % johtajista uskoo työnteon olevan pysyvästi hybridimoodissa ja 13 % työntekijöistä haluaa jäädä kokoaikaisesti etätöihin. Ja vaikka organisaation oma toiminta palautuisikin aikaisempaan moodiin, on sen asiakkaiden työskentely voinut muuttua niin merkittävästi, että omiakin työtapoja on pakko tarkastella uusiksi.

Luottamus on aina ollut yksi etätyön kulmakivistä. Pelko tuottavuuden laskusta etätöissä on havaittu turhaksi ja luottamus työntekijöihin on palkittu, koska 88 % yritysjohtajista sanoo tuottavuuden olevan etätöissä vähintään samalla tasolla kuin toimipaikoilla. Tämä on iso loikka, koska etätyön jarruttelusta on nyt nopeasti siirrytty siihen, että se nähdäänkin isona mahdollisuutena rekrytoida ja pitää töissä pätevää henkilöstöä.

Koronakriisin alkaessa oman työn haasteet piti ratkaista ensin, mutta nyt pitäisi ratkaista se, miten tuloksellista tietotyötä tehdään yhdessä, kun kaikki ovat ’missä sattuu’. Emme voi enää olettaa, että kaikki ovat samassa paikassa tai kaikki ovat etänä. Tyypillisin tilanne on hybridi, jossa osallistutaan eri muodoin – toimistolta, kotoa ja neuvotteluhuoneista.

Olemme siirtyneet pysyvästi hybridiaikaan

Muutoksen keskellä on tärkeä huomioida, että työntekijöiden yksilölliset tarpeet voivat vaihdella todella paljon. Tarpeita ei voi jaotella pelkästään työroolien mukaan, vaan jokaisen omat tarpeet voivat vaihdella jopa saman työpäivän sisällä: välillä tehdään keskittymistä vaativia asioita yksin rauhallisessa paikassa, seuraavaksi tavataan asiakkaita ja sitten sparraillaan uusia ajatuksia kollegoiden kanssa. Tämä luo hyvin erilaisia kohtaamistilanteita ja organisaatioiden kyvyt taklata näitä haasteita vaihtelevat todella paljon. On ihan eri asia pitää viiden hengen ideapalaveri kuin kolmen tunnin fasilitoitu webinaari sadalle hengelle.

Microsoftin oma tutkimus nostaa esiin sen, että jatkuvaa keskittymistä vaativa videoyhteys väsyttää käyttäjiä ja nyrkkisääntönä yhden videokokouksen ei tulisikaan kestää 30 minuuttia pidempään. Paljon kokouksia sisältävän työn rytmittämistä pitääkin miettiä ihan erikseen. Kokousjaksojen kesto tulisi pitää maltillisena ja jättää riittävästi aikaa tauoille ja siirtymille. Moni kaipaa toimistoa ja työmatkoja työn rytmittämiseen ja OP Ryhmän pääjohtaja Timo Ritakallio toteaakin selvityksessämme: ”Ihmisen aivot tarvitsevat siirtymiä paikasta toiseen, jotta työ ei ole yhtä mössöä, vaan sillä on selkeä alku ja loppu.”

Videon hyödyntäminen on hyvä asia eikä siitä saa tehdä vain kokousväsymyksen syntipukkia! Video tuo esiin eleet ja ilmeet, jolloin muiden osallistujien huomioiminen helpottuu. Esittäjä saa myös paremman kokonaisnäkemyksen yleisön reaktioista. Tekniikka kehittyy huimaa vauhtia ja Microsoft Teamsiin on tulossa monia kokoustamista helpottavia tai rikastavia ominaisuuksia. Näistäkin uudistuksista saa parhaan hyödyn irti miettimällä sitä, miten nämä ominaisuudet auttavat saavuttamaan tavoiteltavia asioita ja muistamalla panostaa uuden opetteluun. Väitän monen organisaation hukkaavan arvokasta aikaa siihen, että välineitä ei vain osata käyttää oikein – tällöin välineistä ei saada kaikkea hyötyä irti tai pahimmillaan joitakin suunniteltuja asioita ei saada tehtyä ollenkaan.

Hybridi vaatii empatiaa

Empatiaa on vaikea digitalisoida, kuten aivotutkija Katri Saarikivi Espoon kaupungin blogissa toteaa: ”Digimaailmassa empatiamekanismit eivät kuitenkaan toimi aina täysteholla. Esimerkiksi, kun ollaan pelkän tekstin varassa, ei kehonkieli välity.” Siksi paraskaan teknologia ei automatisoi osallistamista ja kaikkien osallistujien riittävää huomioimista.

Onkin ilahduttavaa, että tuoreen selvityksemme mukaan 62 % suomalaisista tiiminvetäjistä kokee oppineensa empaattista johtamista. Tässä olemme muuta Eurooppaa edellä. Monella työnantajalla on aito huoli työntekijöiden voinnista, kun kaikkia kollegoita ei tavata ja tavoiteta samalla tavalla kuin aikaisemmin. Kati Viita, kollegani ja Microsoftin muutoskonsultti, toteaa asiakkaiden tuoneen erikseen esiin huolen siitä, miten saadaan esiin ’äänettömien äänet’ kokouksissa ja kokousten ulkopuolella.

Työelämä on siis muuttunut nopeasti ja se vaatii uudenlaisia taitoja. Ei pelkästään tekniikkaa, vaan myös empatiaa ja parempaa ymmärrystä erilaisten kohtaamistilanteiden hallitsemisesta.

Mikäli haluat tunnistaa paremmin erilaiset kohtaamistilanteet ja ymmärtää paremmin virtuaalifasilitoinnin merkityksen uusien haasteiden ratkaisemisessa, osallistu webinaariimme 12.11.2020.

Ylläpidä tuottavuutta näiden etätyöratkaisujen avulla

Tutustu, miten voit edistää tiimiesi yhteydenpitoa, tuottavuutta ja tietoturvaa

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Koulutus

  • School Data Sync ja PrimusQuery

    School Data Sync ja PrimusQuery

    Microsoft School Data Sync julkaistiin tammikuussa 2017. Sitä voidaan käyttää opiskelijahallintojärjestelmän tietojen (koulut, luokat, kurssit, opettajat, oppilaat, kurssiosallistumiset) viemiseen Azure AD:hen ja Office 365:een. Muun muassa Microsoft Classroom Preview ja Intune for Education hyödyntävät School Data Syncillä synkronoituja tietoja. Jos School Data Sync on käytössä, niin Microsoft Classroom Preview’n tilat voidaan luoda täysin automaattisesti ja […]

  • Teams opetuksessa 3/3: Opinnäytetyön ohjaus Metropoliassa

    Teams opetuksessa 3/3: Opinnäytetyön ohjaus Metropoliassa

    Hannu Turunen, digitutor, MIE-sertifioitu fysiikan lehtori Metropoliasta, hyödyntää Teamsiä myös opinnäytetyön ohjauksessa. ”Taas samat sähköpostit eteenpäin”, Hannu ajatteli uuden opinnäytetyön ohjauksen alussa. ”Sitten ajattelin, että miksen tekisi tätä Teamsissä?” ”Opinnäytetyön ohjaukseen Teams tuntui sopivan todella hyvin. Ajattelin, että tärkeintä olisi, että kaikki asiat olisivat yhdessä paikassa; opinnäytetyöt, kommentit, lähdemateriaali, ohjeistus.”   ”Plannerin käyttö Teamsissa sopii […]

Teollisuus

Terveydenhuolto

  • Mies, jolla on silmälasit, hymyilee kameralle

    HUS: tietojen turvallinen jakaminen elintärkeitä päätöksiä varten

    Sairaudet ovat usein hyvin epäoikeudenmukaisia. Tämä valitettava totuus korostui jälleen kerran koronavirusepidemian yhteydessä alkuvuodesta 2020, kun monet terveydenhuolto-organisaatiot joutuivat kohtaamaan haasteita, joita maailmassa ei ollut esiintynyt kokonaiseen vuosisataan. Sairaalat edellyttivät nopeaa vastetta voidakseen hidastaa viruksen leviämistä ilman, että sillä on vaikutusta hoidon laatuun. Tällainen tilanne aiheuttaa paineita mille tahansa instituutiolle, mutta Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirille […]

  • HUS hyödyntää Hololens-teknologiaa yhteistyössä Disiorin kanssa

    HUS hyödyntää Hololens-teknologiaa yhteistyössä Disiorin kanssa

    Disior – uudet teknologiat lääkärien käytössä Disior kehittää lääkärien, insinöörien ja matemaatikkojen yhteistyönä täysin uudenlaista tapaa mallintaa ja analysoida luunmurtumia ja pehmytkudosta. Yhdessä HUS:n ja Microsoftin kanssa tehtävissä projekteissa tuodaan uutta teknologiaa potilastyöhön, leikkaussaleihin ja sairaalamaailmaan. Vuoropuhelu lääkärien ja insinöörien välillä varmistaa sen, että toiveet, tarpeet ja mahdollisuudet kohtaavat. Analyysiohjelmistot muuttavat potilaskuvan matemaattiseksi malliksi, jolloin […]

Vähittäiskauppa

Valtionhallinto

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

Asiakastarinat

  • henkilö istuu kannettavan tietokoneen ääressä

    Nopea ja tehokas lähestymistapa digitalisaatioon – ja miten se onnistuu

    Tänä päivänä yritystoiminnan hoitaminen “tavalliseen tapaan” on jäämässä jalkoihin. Muutoksista ja mullistuksista on muodostunut uusi normaali. Ajattele niitä muutoksia, jotka vaikuttavat organisaatioosi juuri tällä hetkellä: uusi teknologia ja uudet tekniikat ohjaavat niin työntekijöiden kuin asiakkaiden uusia asenteita ja odotuksia. Kaikki on muuttumassa. Ja asia, joka yhdistää kaikkia näitä muutoksia, on nopeus. Ne tapahtuvat poikkeuksellisen nopealla […]

Digitalisaatio

  • Lomasuunnitelma <3 OneNote

    Lomasuunnitelma <3 OneNote

    Passi, liput, hammasharja..? Suunnitteletko matkaa tai kesälomareissua ystäviesi tai perheesi kanssa? Hyödynnä oppilaitoksesi tarjoamaa Office365-tiliä lomasuunnittelussa. Luo suunnitelmasi OneNotella, tallenna se OneDriveen ja jaa se sitten läheistesi kanssa. Voit asentaa Office365:n ohjelmat, myös OneNoten, jopa viidelle eri päätelaitteelle. Olemassa olevaa suunnitelmaa voi päivittää myös Office Onlinella. Kirjaudu O365-tunnuksillasi osoitteeseen http://portal.office.com/, ja päivitä suunnitelmaasi lennossa puhelimella, […]

Kumppaniblogi

  • Kumppaniblogi – Innofactorin Kokemuspaja auttaa ymmärtämään miten pilvipohjaiset sovellukset mahdollistavat tehokkaamman työskentelyn

    Kumppaniblogi – Innofactorin Kokemuspaja auttaa ymmärtämään miten pilvipohjaiset sovellukset mahdollistavat tehokkaamman työskentelyn

    Innofactorin Fiksummin Yhdessä Kokemuspaja Koe tiimisi kanssa, miten Microsoft 365 ja modernit kollaboraatioratkaisut, kuten Teams, vievät tiimityöskentelynne seuraavalle tasolle! Innofactorin Fiksummin Yhdessä Kokemuspaja käytännössä Innofactorin kolmen tunnin kokemuspaja Suurten ja keskisuurten organisaatioiden johtoryhmille. Suositeltu ryhmän koko 5-8 Järjestetään Innofactorin tiloissa Espoon Keilarannassa Koet session aikana kuinka modernit työskentelytavat auttavat lisäämään arvoa yrityksellesi sekä ratkaisemaan nykyisiä […]

Tietoturva ja tietosuoja

Vinkit